Nagtataka kung paano mag-set up ng isang virtual na pagpupulong? Mas mabuti pa, nagtataka pa rin kung ano ang isang virtual na pagpupulong? Narito ang magandang balita; Sa puntong ito ng oras, hindi mas madaling mag-set up ng isang virtual na pagpupulong at kung hindi mo pa rin malinaw ang tungkol sa kung ano ito, nasa tamang lugar ka.
Handa nang mas malapitan?
Ang Isang Virtual na Pagpupulong Ay…
Kung hindi man kilala bilang isang online na pagpupulong, o video conferencing, at audio conferencing sa ilalim ng payong ng web conferencing, ang kahulugan ng virtual na pagpupulong ayon sa Turuan ay: "Ang mga virtual na pagpupulong ay mga pakikipag-ugnayan na real-time na nagaganap sa Internet gamit ang pinagsamang audio at video, mga tool sa chat, at pagbabahagi ng application." Tulad ng isang personal na pagpupulong, ang isang virtual na pagpupulong ay nagtitipon ng mga kalahok upang magbahagi ng mga ideya, pag-uusap, at makipagtulungan sa isang pabago-bagong setting sa pagitan ng dalawa o higit pang mga endpoint, maliban sa talagang aktwal na naroroon, ang isang aparato ay ginagamit sa halip.
Ang isang virtual na pagpupulong ay kritikal sa kalusugan ng isang umuunlad na negosyo. Sinuman mula sa isang empleyado hanggang sa isang proyekto manager, c-level executive, at Propesyonal sa HR kailangang umasa sa pangkulturang teknolohiya ng komunikasyon upang magawa ang kanilang trabaho at tulayin ang agwat sa pagitan ng ibang mga tao sa oras at kalawakan. Ang mga kumpanya ng parmasyutiko at IT, mga firm ng batas, maliliit at negosyong negosyo at higit pa, lahat ay nakikinabang mula sa pagiging madali at kaugnayan ng pagkakaroon ng diskarte sa komunikasyon na nakasentro sa video.
Ito Ay Isang Virtual na Pagpupulong:
Sa pamamagitan ng paraan ng pakikipag-usap sa sinuman, kahit saan at anumang oras, pinapayagan ng mga virtual na pagpupulong na umunlad ang mga negosyo anuman ang lokasyon. Ang mga spatial na hadlang na karaniwang pumipigil sa mga nagtatrabaho na relasyon, pagpapatuloy at mga produktibong pakikipagtulungan ay wala na doon sa mga virtual na pagpupulong na hinihikayat ang koneksyon. Ang ilan sa pangkalahatang mga benepisyo ay may kasamang:
- Nabawasan ang oras ng pag-commute
- Pagputol ng mga gastos sa transportasyon, paglalakbay at tirahan
- Taasan ang pagiging produktibo = Mas kaunting kalabisan
- Mas mahusay na pagpapanatili ng empleyado
- Competitive kalamangan
At pagdating sa negosyo, isaalang-alang kung paano gumagana ang pagsasama ng isang diskarte na nakasentro sa video sa iyong diskarte sa komunikasyon upang suportahan:
- Ang isang mas digital na pinagana at nakakonektang trabahador
- Pag-access sa pamamahala
- Isang pinahusay na pandaigdigan kultura ng komunikasyon
- Mas mahusay na pagiging maaasahan na katumbas ng mas mabilis na mga resulta
- Nabawasan ang mga redundance at napapanahong data at impormasyon
- Mas mahusay na halaga
- Medyo hindi pa malinaw kung paano magsimula sa video conferencing? Narito kung paano mag-set up ng isang virtual na pagpupulong:
Piliin ang Tamang Software
Isaalang-alang ang ilang mga logistik bago tumalon sa isang pangako sa isang service provider.
Gaano kadalas sa tingin mo kakailanganin mong gamitin ang software? Kung naghahanap ka para sa kumperensya sa video na handa sa enterprise, pag-isipan kung saan matatagpuan ang mga kalahok; sa bahay o sa boardroom? Kung ito ang dating, kung gayon ang komperensiya na batay sa web ay mas angkop, madali, at maginhawang gamitin.
Tingnan kung anong mga tampok ang ibinigay. Dumating ba ito sa pagbabahagi ng screen (perpekto para sa serbisyo sa IT customer at mga pagtatanghal); isang online whiteboard (kapaki-pakinabang para sa mga layuning pang-edukasyon o brainstorming malikhaing gawain); o pagbabahagi ng dokumento (ginagawang mas streamline ang pagbabahagi ng mga handout, mahahalagang dokumento, at onboarding bagong talento), atbp.
Maging Malinaw Sa Bakit Kailangan mo ng Isang Virtual na Pagpupulong
Bakit ka muna nagtatawag ng isang pagpupulong? Panloob ba (mga anunsyo, onboarding, sesyon ng tisyu, pulong ng pamamahala) o panlabas (pitch ng benta, bagong pag-unlad ng negosyo)? Mag-isip tungkol sa istraktura at dahilan at pagkatapos natural, iba pang mga piraso ay mahuhulog sa lugar tulad ng pagdalo.
Magpasya Sino ang Kailangang Dumalo
Ang mga pagpupulong na virtual ay lalong epektibo para sa pag-koral ng mga tao nang sabay, sa ibang lugar. Kaya't kung mayroon kang mga kalahok sa ibang bansa, sa bahay o sa bulwagan, maaari kang kumonekta nang madali at mabisa nang walang kinalaman sa lokasyon. Hangga't may kamalayan ang bawat isa sa isang potensyal na pagkakaiba sa oras o gumagamit ng Time Zone scheduler, madali itong dumalo. Gayunpaman, tandaan na ang mga kinakailangang tao lamang ang dapat na anyayahan. Makatipid ng oras at pera sa pamamagitan lamang ng pagsasama ng mga kalahok na mahalaga. Para sa sinumang iba pa, itala ang pagpupulong upang maipadala sa paglaon.
Lumikha ng Isang Balangkas
Ang pagtatakda ng isang adyenda ay maisaayos ang iyong mga saloobin upang magkaroon ka ng isang napapanahon, malinaw na kristal, at nakakaengganyong virtual na pagpupulong. Dagdag pa, makakatulong ito sa mga kalahok na malaman kung ano ang inaasahan sa kanila. Ano ang kailangan nilang ibigay? Mayroon bang anumang materyal na kailangan nila upang magsipilyo bago ang pag-sync? Gaano katagal tatakbo ang pagpupulong? Ang pagsasama ng isang maikling layout ay maiiwasan ang pagkalito at makakatulong sa mga kalahok na pakiramdam na handa.
Magpadala ng Mga Imbitasyon At Paalala
Ano ang mahusay tungkol sa mga virtual na pagpupulong ay maaari kang mag-host ng isa ngayon bilang isang hindi mabilis na sesyon o iskedyul nang maaga. Madaling i-plug ang lahat ng kinakailangang impormasyon sa paunang imbitasyon tulad ng oras, petsa, at iba pang mahahalagang impormasyon dahil awtomatiko ito. Itakda ang mga paalala upang makatulong na maiugnay ang iyong mga tawag upang paalalahanan ang mga kalahok ng paparating na pag-sync. Para sa higit pang mga kagyat na pagpupulong na kailangang maganap on the spot, gumamit ng mga notification sa SMS upang maalis ang mga detalye ng pagpupulong diretso sa mga aparato ng mga kasali. Wala nang oras na nasayang sa paghihintay para sa huli na pagdating o mga hindi dadalo.
Gumamit ng Mga Tampok Para sa Mas Mabisang Mga Virtual na Pagpupulong
Ang tamang software ng video conferencing para sa iyong virtual na pagpupulong ay may kasamang maraming praktikal at maginhawang tampok upang mapagbuti ang iyong karanasan sa online. Para sa pinakamahusay na mga resulta, tiyaking ang teknolohiyang pinili mo ay puno ng:
- Pagbabahagi ng Screen: Agad na ibahagi ang iyong screen sa mga kalahok upang humantong sa isang pagtatanghal o malutas ang isang problema sa IT.
- Pagrekord: Mag-record ngayon upang panoorin sa ibang pagkakataon. Perpekto para sa mga kalahok na hindi makadalo ng isang tawag.
- transcript: Ang mga awtomatikong paglilipat ng lahat ng naitala na pagpupulong ay tinitiyak na walang ideya na maiiwan.
- Online na Whiteboard: Isang malikhaing paraan upang maipahayag ang mga konsepto at graphics gamit ang mga imahe, kulay, at hugis.
Isama ang Isang Ilayo
Sa pagtatapos ng iyong virtual na pagpupulong, ano ang gusto mong iwan ng mga kalahok? Ano ang layunin at ano ang mga susunod na hakbang? Siguraduhin na ang lahat ay lumalakad palayo alam ang layunin at kung ano ang kailangang gawin sa susunod.
Sundin Up Sa Isang Email
Panatilihin itong kasingdali at kaibig-ibig hangga't maaari, ngunit narito kung ano ang isasama sa isang follow-up na email: Buod ng minuto ng pulong, mga susunod na hakbang, ang pangunahing tagumpay sa pagpupulong (dapat itong tumugma sa layunin ng iyong pagpupulong), at ang pagrekord (kung naitala mo ito ).
Mga Pinakamahusay na Kasanayan sa Virtual na Pagpupulong
Ngayon na nakakuha ka ng isang mas mahusay na pag-unawa sa kung paano ang isang virtual na pagpupulong ay maaaring palakasin ang komunikasyon sa pagitan ng nagpadala at tatanggap, mayroong ilang tuntunin ng magandang asal sumunod. Narito ang ilang mga bagay na dapat tandaan:
Teknolohiya: Gumawa ng isang pre-meeting check upang matiyak na ang iyong teknolohiya ay na-update at gumagana. Tiyaking handa nang umalis ang iyong mic, speaker at camera. I-verify ang iyong mga setting, at kung nagmo-moderate ka, maglunsad ng isang waiting room at tiyaking lahat ay awtomatikong nakatakda sa pag-mute.
Paglahok: Suriin ang iyong balangkas sa pagpupulong at sumakay sa daloy bago magsagawa ang mga bagay. Sa ganitong paraan, maaari kang maghanda kung nasaan ang mga pag-pause at pahinga, at magplano ng mga katanungan upang tanungin ang mga kalahok. Subukang isama ang isang aktibidad gamit ang online whiteboard at gamitin ang tampok sa pagbabahagi ng screen upang "ipakita" sa halip na "sabihin."
Pakikipag-ugnayan: Ang mga kalahok ay mas malamang na makuha ang iyong impormasyon kapag ginawa mong kawili-wili ang iyong paghahatid. Sa halip na i-relay lang ang mga istatistika at mga tuyong sukatan, magkwento ng may simula, gitna at wakas. I-embed ang kinakailangang data at impormasyon sa buong paggamit ng mga imahe, video, maliliwanag na kulay at pagha-highlight ng mahahalagang salita.
Magsaya: Huwag kalimutan na gumawa ng isang social na pulong sa lipunan! Buksan ang virtual na pagpupulong na may mga katanungan sa icebreaker. Ang mga katanungang medyo personal na gumagana nang maayos sa maliliit na pangkat, tulad ng, "Ano ang nakuha mo hanggang sa katapusan ng linggo?" o "Sabihin sa amin kung ano ang pinapanood mo sa Netflix."
Sa mas malaking mga pangkat, maaari kang maging mas malabo at masaya, "Ano ang isang personal na palusot na ginagamit mo palagi?" o "Aling pelikula ng bata o character ng libro ang nagpapaalala sa iyo ng iyong sarili?"
At sa isang pagpupulong, isaalang-alang ang pagtatanong ng isang nauugnay na tanong tulad ng, "Kailan ang huling pagkakataon na nagsalita ka sa isang pangkat?" o isang bagay na medyo kakaiba tulad ng, "Kung maaari kang magkaroon ng anumang buntot ng hayop, ano ito?"
Ang ideya ay upang makilala ang bawat isa sa isang propesyonal na kapaligiran ngunit may isang mas kaswal na tono. Ang isang icebreaker ay nagbibigay inspirasyon sa naaangkop na damdamin, nagpapasigla sa pag-aaral at hinihikayat ang pagbubuklod. Lahat ng mahusay na mga kasanayan upang dalhin sa virtual table!
Piliin ang Callbridge bilang iyong platform ng komunikasyon sa pangkat at panoorin bilang pagiging produktibo at pagsulong ng laso sa sandaling natutunan mo kung paano mag-set up ng isang virtual na pagpupulong. Sa mga tampok na premium na may kasamang Pagbabahagi ng Screen, transkripsyon at buod na pinalakas ng AI, kasama ang pinataas na mga hakbang sa seguridad, zero na pag-download at pagpapasadya, maaari kang gumawa ng anumang virtual na pagpupulong na nai-hit sa bahay ng mga kalahok.
