Ilan sa mga pagpupulong sa trabaho ang iyong naupo? Hindi bababa sa isang maliit na bilang sa buwan na ito. Tiyak na natagpuan mo ang iyong sarili sa isang maagang pagpupulong sa online na tinatalakay ang katayuan o pag-unlad ng isang proyekto. Kung hindi, marahil ay dumalo ka sa isang webinar, pagtatanghal, pagawaan, o klase sa online. Marahil ay napunta ka sa isang sesyon ng brainstorming o nangunguna ka sa pagtatanghal ng virtual benta. Alinmang paraan ang ipinakita mo, ang isang pagpupulong sa online ay karaniwang binubuo ng parehong gumagalaw na mga bahagi: Magpakita, at mag-host, maipakita sa, at makakapasok.
Ito ay ang parehong formula, ngunit hindi ito dapat maging parehong karanasan. Kung napag-alaman mong ang mga tao ay hindi nakikipag-ugnay sa nais mo o kung ang pagdalo ay nahuhulog, oras na upang bumalik sa drawing board at makita kung saan mo mapapabuti ang daloy ng pagpupulong.
Gayunpaman, huwag mag-alala, hindi ito isang malaking gawain tulad ng maaari mong isipin! Narito ang ilang mga paraan na maaari mong buuin ang mga pagpupulong upang mas maging kapaki-pakinabang at kapaki-pakinabang ang mga ito.
Una muna - ano ang gumagawa para sa isang walang silbi na pagpupulong? Ang isang hindi nakakatulong na pagpupulong na maaaring hadlangan nang higit pa sa tulong ay kung ano ang nangyayari kapag walang nangunguna dito, ang agenda ay parang sporadic, ang talakayan ay napupunta sa track o tumatagal ng masyadong mahaba at walang mga target na maabot (isang desisyon na gagawin, paksang tatalakayin, problema upang malutas, isang solusyon upang makahanap, taong kukuha, petsa upang sumang-ayon, atbp.).
Isang nakabubuting pulong? Mga pambihirang tool kasama ang mga pambihirang tampok at kasanayan na inilalagay sa paggalaw. Ito ang 5 mga katangian na bumuo ng lakas at idaragdag sa integridad ng iyong online na pagpupulong:
1. Ang pagkakaroon ng Isang Natukoy na Pakay At Layunin
Bago mag-set up ng isang online na pagpupulong, tanungin ang iyong sarili, "Kailangan ko bang sirain ang daloy ng trabaho sa isang pagpupulong?" Ang pag-alam nang eksakto kung ano ang kailangan mo ay matukoy ang likas na katangian ng iyong kahilingan at sa huli ang pagpupulong.
Mula doon, malalaman mo kung ang kailangan mo lang ay maghanda ng isang kalahok ng dokumento na maaaring mabasa at magbigay sa iyo ng puna sa kanilang sariling oras, o kung kailangan mo lamang ng isa o dalawang tao upang magpakita sa halip na ang buong koponan.
2. Malinaw na Mga Tungkulin sa Delegado
Para sa isang mabisang pagpupulong na tunay na maghahatid sa iyo sa kung saan, magpatala sa mga sumusunod na tungkulin at kani-kanilang mga indibidwal:
Ang Driver: Ang pinuno ng pagpupulong na pinagsama ang lahat sa una.
Ang Nag-aapruba: Ang may-ari o stakeholder na maaaring gumawa ng pangwakas na desisyon.
Ang Mga Nag-aambag: Ang mga mayroong impormasyon at data at maaaring makamit ang layunin ng pagpupulong.
Ang Mga Nai-alam na Tao: Ang mga nasa alam ang pre at post-meeting, ngunit hindi kinakailangang dumalo.
Pro-tip: Ang software ng kumperensya sa video na isinasama sa mga tool sa pamamahala ng proyekto at mga kalendaryo ay mas ginusto kaysa sa mga solusyon na hindi tugma.
3. Isang Maayos na Istraktura
Habang ang lahat ng mga pagpupulong ay dapat payagan ang ilang kalayaan at puwang na maging mabilis, ang paglikha ng isang lalagyan na nirerespeto ang oras at lakas ng mga tao ang batayan para sa mga pagpupulong na pumukaw sa mga ideya sa halip na pigain sila. Lumikha ng isang agenda na nagbabalangkas sa mga paksa ng talakayan at gumamit ng isang timer upang manatili sa track.
Ipaalam na ang mga indibidwal ay may isang itinakdang dami ng oras upang tumugon. Ipakilala ang ideya ng isang Parking Lot kung saan ang mga ideya ay "nai-park" kung may potensyal ngunit hindi sila pupunta saanman ngayon.
4. Malinaw na Mga Punto ng Pagkilos
Kaya, sinabi ng lahat ang kanilang piraso at ang layunin na kailangang pag-usapan ngayon ay may mga punto ng pagkilos at oryentasyon. Pro-tip: Huwag tapusin ang pagpupulong nang walang isang call to action - magkakaroon ba ng isang follow-up na pagpupulong? Sino ang mananagot para sa kung ano ang susunod? Alam ba ng bawat tao kung ano ang kanilang pananagutan? Ano ang deadline? Siguraduhin na ang tamang tala ay kinuha, ang pagrekord ay ginawa at ang tool sa pamamahala ng proyekto ay na-update.
Okay, ngayon para sa nakakatuwang bahagi
5. Pagtuturo ng Katuwaan
Oo naman, bawat koponan ay may sariling diskarte pagdating sa paglikha ng kultura ng kumpanya o pagdaragdag ng isang maliit na dosis ng kaguluhan, ngunit ang pagpapanatili ng sangkap na iyon ng kasiyahan at sorpresa ay kung ano ang tumatagal ng kaunting labis na pagsisikap.
Subukang basagin ang yelo gamit ang isang katanungan na nai-post sa online whiteboard o pag-aayos ng isang propesyonal ngunit gaanong puso na aktibidad tulad ng Virtual Show at Tell. Maraming pagsasanay sa pagbuo ng koponan upang pumili mula sa.
Sa sandaling nakuha mo ang isang mahigpit na hawakan sa 5 mga katangian na nagpapatatag sa kung ano ang gumagawa para sa isang mahusay na pagpupulong, naka-set up ka na upang galugarin ang mga tampok sa pagpupulong ng video mula sa Calbridge na humuhubog sa pagkakayari at pag-agos ng iyong mga pag-sync. Hayaan ito sa teknolohiya upang gawing nakabubuo ang mga pagpupulong na may mga tampok at tool na nakakakuha ng presensya, at nakikipag-ugnayan.
Pro-Tip: Oh, at kung talagang nais mong makuha ang karamihan sa iyong mga pagpupulong (kasama ang kasiyahan) - laging gumamit ng video at paalalahanan din ang mga kalahok.
Narito kung paano lumayo mula sa pakiramdam ng pagod sa pakiramdam na mas pinaputok:
Awtomatikong Transcription
Sa tampok na lagda ng Callbridge na Cue ™, walang sinuman ang dapat bigyang diin tungkol sa kung isinulat nila itong "iyon". Ang mga kalahok ay hindi kailangang mag-alala o makaligtaan ang susunod na pangungusap kapag ang Cue ™ ay awtomatikong naglilipat ng mga pag-record.
Dagdag pa, ang Cue ™ ay nagbibigay ng mga tag ng speaker, at mga stamp ng oras at petsa, na awtomatiko. Gumawa ng mga tala kung nais mo, ngunit siguraduhin na ang lahat ay alagaan para sa iyo!
Makakuha ng Mas Malalim na Pag-unawa sa Mga Emosyon
Sukatin ang emosyonal na temperatura ng iyong online na pagpupulong sa Sentiment Analysis; Isang sopistikadong tampok na kumukuha ng positibo at negatibong emosyon upang mabigyan ka ng mas masusing pag-unawa sa pananarinari at kahulugan na pinaglalaruan.
Bonus: Tingnan ang Insight Bar upang makakuha ng isang mas mahusay na indikasyon kung saan at anong uri ng mga katanungan ang tinanong sa buong pagpupulong
Hilahin ang Isang Virtual na Background
Hayaan ang hanay ng mga virtual na background ng Callbridge na itakda ang eksena para sa iyong pagdating at presensya. Pumili ng mga setting ng totoong mundo, abstract na kulay, at mga hugis, o i-upload ang iyong sariling disenyo ng brand at branded.
Hikayatin ang Mas Mahigpit na Mga Koneksyon
Cater sa mas maliit na mga pangkat na nais kumonekta sa isang puwang na nakahiwalay mula sa pangunahing pagpupulong sa Mga Breakout Room. Gamitin ang mga puwang na ito upang mapadali ang mga talakayan sa pag-ikot, magtrabaho sa magkakahiwalay na gawain, o suporta ng 1: 1.
Makipagtulungan nang malikhain
Hayaang ipahayag ng mga kalahok kung ano ang ibabahagi nila gamit ang kulay, hugis, tunog, video, at mga imahe sa tulong ng Online Whiteboard. Ang bawat isa ay maaaring magdagdag at magbahagi sa real-time. Maaari mo itong paganahin ngayon, o i-save ito at muling bisitahin ito sa ibang pagkakataon.
Makipagtulungan sa Callbridge at mabilis kang makakakuha ng traksyon sa kung paano pinapatakbo at dinaluhan ang iyong mga pagpupulong sa online, lalo na sa mga pagsasama ng third-party kasama ang Walang ingat at Google Calendar. Paggamit ng mga tampok na state-of-the-art tulad ng Pagtatasa ng sentimyento, pagkasalin, Pagbabahagi ng Screen, at higit pa, mayroon ka nang kalamangan kumpara sa ibang software ng video conferencing sa merkado.
