Kapag ang isang bagay na kasing laki ng isang pandemya ay nakakaapekto sa mundo, hindi maiwasan na baguhin kung paano gumana ang mundo. Hakbang-hakbang, dumadaan sa hindi kilalang teritoryo, bawat industriya at bawat negosyo ay natututo kung paano umangkop at maging matagumpay sa bagong normal na ito - lalo na sa ligal.
Ang sistemang ligal ay sumailalim sa maraming mga paghihigpit at limitasyon, at dahil dito, naapektuhan ang dalas at pagkakaroon ng mga paggalaw, paunang pagsubok, pagsubok, at ang kabuuan ng proseso ng paglilitis sa kabuuan.
Bilang isang ligal na propesyonal, tiyak na naranasan mo mismo ang mga implikasyon ng pagkakaroon ng pagtatrabaho mula sa bahay. Ang mga virtual na pagpupulong ay naging pera tulad ng mga nakaraang proseso at system na lumipat upang mabago sa isang puwang sa online. Sa isang malinaw na pagbabago ng ligal na tanawin, ang pagpupulong ng video ay nagiging solusyon sa maraming ligal na paglilitis, na nagsisimula sa mga pagsusuri para sa pagtuklas.
Pinapayagan ng kumperensya sa video ang magkabilang panig ng payo na kumuha ng kinakailangan at kritikal na mga katotohanan, katibayan, suporta, pag-angkin, patunay, at depensa sa demanda nang hindi na kinakailangang humakbang sa korte.
Ipagpalagay na ang iyong law firm ay gumawa ng paglipat sa online - pagtaas ng bilang ng mga malalayong pagpupulong, pagpapalakas sa kagawaran ng IT, pag-aaral kung paano gamitin pagbabahagi ng screen at mga virtual na background, ginagawa ang pagsasaayos sa mas maikli, mas madaling maintindihan na mga pagpupulong at pagtatanghal sa online - maaari mo na ngayong makita kung paano nagbibigay ang teknolohiya ng pagkakataong makipag-usap nang malayo nang madali.
Sumisid tayo nang mas malalim sa kung paano ito magkakaroon ng hugis sa iba't ibang mga ligal na implikasyon.
Ang isa sa mga handiest at pasulong na tampok ng video conferencing ay may kasamang pagrekord. Ang pagpindot ng rekord sa sandaling ang isang pagpupulong sa online ay isinasagawa, nagbibigay sa mga kalahok ng isang panimula, ganap na nakunan ng pag-record ng lahat ng naganap sa pag-sync.
Gayunpaman, ito ay maaaring maging isang pamaraan na paglilipat para sa maraming mga kumpanya at negosyo. Bago lumipat sa online at karamihan sa mga taong nagtatrabaho mula sa bahay, naitala ba ang mga tawag sa pangkat? Sino ang kumuha ng mga tala ng pagpupulong? Gaano karaming oras ang ginugol sa pagtitipon? Gawing mas seamless ang paglipat sa pamamagitan ng pagsasama ng teknolohiya na gumagawa ng mabibigat na nakakataas tulad ng pagkuha ng audio, video, screengrabs, nagpadala ng mga link at dokumento para sa iyo.
Sa tabi ng pakinabang ng pagrekord ay karaniwang may transcription at matalinong buod, dalawang tampok na nagpapahusay sa proseso ng pagtuklas ng pagsusuri. Hindi lamang ang pananarinari at pananalita ng katawan ang nakuha sa pamamagitan ng video, ngunit ang tono ng boses, mga pattern ng pag-iisip, at bokabularyo ay maaaring makilala sa pamamagitan ng mga tag ng speaker ng teknolohiya, mga advanced na algorithm, at mga karaniwang link ng paksa.
Sa kabilang panig ng barya, gayunpaman, nakasalalay ang ilang mga hamon sa hinaharap na paglilitis at dapat isaalang-alang ang pagsisiyasat. Itinataas ng mass recording ang tatlong puntos ng pag-aalala mula sa isang pananaw sa pag-iimbak ng data:
Ang Pagpaparami ng Data
Kapag mas maraming mga palitan sa online ang naitala, mas maraming mga file ang nagtatambak at gayundin ang laki ng mga file ng video. Tulad ng dami ng pag-akyat ng data sa laki, ang kakayahang ligtas na mag-imbak at makuha ay tataas sa magkasabay.
Pamamahala ng Mga Rekord
Ang ligtas at ligtas na pag-iimbak ng data ay mahalaga dahil ang impormasyong ibinahagi at tinalakay ay maaaring maging lubos na sensitibo at hindi inilaan para makita ng sinumang iba pa. Isaalang-alang kung paano at saan naiimbak ang mga file na ito. Sino o ano ang pangangalaga? Sino ang may access, at paano sila protektado?
Pagkatuklas
Dati, posibleng ang mga pagpupulong ay naitala sa audio, o nakasulat sa isang dokumento sa pagpoproseso ng salita, samakatuwid, na nililimitahan ang kawastuhan at saklaw ng ibinigay na impormasyon.
Marahil ang data ay pinagsama sa isang pagtatanghal o agenda. Ngayon, ang potensyal para sa mas detalyadong mga elektronikong file at transkripsyon ay higit na mas nakabubuti kaysa dati. Ang naitala na mga pagpupulong sa online ay may kakayahang makunan ng audio at o video kasama ang lahat ng nilalaman ng pagpupulong na may kasamang bawat transaksyon at palitan sa buong pagpupulong.
Isaisip ang halaga ng mga ekspresyon ng mukha, gesticulation, at lahat ng iyon nakikipag-usap nang hindi nagsasalita.
Isang bagay na Dapat Tandaan:
Ang pag-access sa mga naitala na pagpupulong ay maaaring patunayan na pareho a positibo at negatibo bilang isang "digital footprint" ay maaaring maging batayan para magamit sa paglaon. Tiyaking napapanahon at transparent ang iyong mga panukala sa privacy at seguridad dahil ang mga kahilingan sa pagtuklas ng demanda ay maaaring magsama ng mga pagpupulong ng video tulad ng karaniwang mga email at dokumento.
Upang matiyak ang pangkalahatang kawastuhan at transparency, magtakda ng mga patakaran na lumilikha ng pagkakaisa pagdating sa video conferencing. Ang pag-aayos ng data, pagpapasya sa mga alituntunin, at sa pangkalahatan ay pagtaguyod ng isang daloy o pamamaraan pagdating sa mga pagpupulong sa online ay makatiyak na limitado ang mga panganib sa seguridad, mina-mina ang data at madaling magagamit ang impormasyon:
- Magpasya sa pagbibigay ng pangalan ng mga kombensiyon para sa mga pagpupulong at kung sino ang namumuno sa pamamahala ng mga recording. Saan nakatira ang mga pag-record at ano ang mga panuntunang pang-administratibo para sa pag-iimbak, kakayahang ma-access, matanggal, matuklasan, atbp?
- Depende sa laki ng pagpupulong, italaga ang mga responsibilidad sa pagrekord sa isa o ilang mga kalahok. Pumili ng isang kalahok mula sa bawat kagawaran, superbisor o tagapamahala upang maging singil sa pagtatala ng iba't ibang uri ng mga pagpupulong. Sino ang magiging moderator at anong mga patakaran, patakaran, at pamamaraan ang kailangang mailagay para sa iba't ibang mga virtual na pagpupulong?
- Anong "view" ang nais mong i-save? Sa sandaling napagpasyahan mo kung sino ang moderator (o marahil ay may iilan) pumili kung alin sa iba't ibang mga pagpipilian sa pagpupulong na natutugunan ang mga pangangailangan ng iyong kumpanya at kung sino ang gagawa ng pagrekord mula sa aling computer - o punto ng pananaw.
- Pagmasdan ang wakas mga buod at mga ulat na ibinigay ng platform ng kumperensya sa video at tinutukoy kung sino ang responsable para sa kanila. Sino ang tatanggap sa kanila at paano sila maa-access?
- Iwasang madiskaril ang pagtuklas sa mga pagdeposito ng video conferencing na:
Itaguyod ang pisikal na lokasyon ng tagapagtaguyod at kung paano siya mai-set up ng lohikal upang kumonekta sa virtual na pagpupulong
Sumama sa isa pang pagpipilian kung ang reporter ng korte at ang deponent ay hindi maipakita sa parehong lokasyon
Kumuha ng mga eksibisyon sa deponent sa pamamagitan ng koreo nang maaga o elektronikong panahon ng pagtitiwalag
Tumakbo nang maayos - subukan ang teknolohiya bago ang araw ng virtual deposition
Ikonekta ang maraming mga abugado at kalahok mula sa iba't ibang mga heyograpikong lokasyon
Napagkasunduan ng lahat kung ito ay itatala o hindi - kumuha ng pahintulot - Magkaroon ng patakaran sa pagpapanatili na sumisira kung paano maiimbak ang mga kumperensya sa video, at paglaon ay nawasak pagkatapos ng isang tiyak na tagal ng panahon.
Matapos ang isang online na pagpupulong ay nakabalot, ang mga pagrekord ay nai-save sa cloud at mananatiling naa-access sa pamamagitan ng portal ng firm o ng moderator. Ang pagpapahintulot sa pag-access ng ilang mga kalahok ay isang hakbang sa privacy at seguridad. Ang pangkalahatang pamamahala ng mga talaan, mga operating protocol, at pag-access ay dapat na maitatag sa pamamagitan ng talakayan at pagpapaunlad ng patakaran at pamamaraan.
Pigilan ang mga paglabag sa seguridad at pag-eaves ng video sa teknolohiya na ginagawang ligtas at pribado ang bawat palitan sa online. Utusan ang paggamit ng isang beses na access code o isang tao na tumatama sa talaan sa panahon ng pagpupulong. Maghanap ng mga tampok tulad ng:
- Isang beses na Code ng Pag-access: Ang bawat tawag ay naka-encrypt ng isang natatanging at pribadong code na wasto lamang para sa tinukoy at nakaiskedyul conference call.
- Lock ng Pagpupulong: Matapos na magpakita ng mga kalahok, buhayin ang tampok na ito upang maiwasan na makialam ang mga hindi nais na kalahok. Ang sinumang nahuhuli sa huli ay hihilingin na humingi ng pahintulot mula sa moderator.
- Security Code: Kung ang agenda sa pagpupulong sa online ay nagsasama ng talakayan ng lubos na sensitibong impormasyon, magdagdag sa isa pang layer ng seguridad na may karagdagang code na kinakailangan sa pagpasok sa isang kumperensya.
Ang teknolohiyang madaling magamit at nagbibigay ng mga batayan para sa pagtuklas na mayroon ay nagpapatunay na maging mas laganap. At sa pagpunta sa unahan, malabong mauuna ang paglilitis sa personal. Kung ang legal na pagtuklas at iba pang mga proseso ay maaaring magawa sa online, posible na sila ay magpapatuloy na gaganapin online.
Pagdating sa resorting software ng kumperensya sa video sa halip na magpakita nang personal,
ang mga benepisyo - kabilang ang pagtipid sa gastos, mas kaunting paglalakbay, mas maraming oras, malayong pakikipagtulungan, pagtaas ng pagiging produktibo, mas kaunting pagkaantala - tiyak na mas malaki sa mga hamon:
Hamunin # 1:
Ayon sa kaugalian, ang bawat partido ay karaniwang nasa pisikal na pagkakaroon ng kanilang ligal na tagapayo na kinakailangang magbigay, tulungan, at ipaliwanag ang mga dokumento at eksibisyon sa panahon ng pagsusuri.
solusyon:
Sa halip, sa mga kumperensya sa video, ito ay isang pagkakataon na magplano nang maaga. Ang mga abugado at ligal na payo ay dapat na ayusin ang anuman at bawat piraso ng katibayan, eksibit, dokumento, at patunay nang maaga. Dapat itong maging malinaw, may label, nakaayos, may pamagat, at ipinadala sa pamamagitan ng koreo o handa nang itanggal sa elektronikong paraan. Tiyaking napapanahon ang mga address, wastong baybay at lahat ng nangangailangan ng data ay kasama sa digital na transaksyon o ma-post na post.
Hamunin # 2:
Ang pagtatasa ng kilos at pag-ayos ng isang saksi ay maaaring maging malabo sa pamamagitan ng isang link sa video sa halip na naroroon sa parehong pisikal na lokasyon.
solusyon:
Ang isang pagsubok sa teknolohiya na tapos na sa mga araw na humahantong sa virtual na pagpupulong ay matiyak na ang kalahok ay nakikita nang malinaw at buong. Lumikha ng isang gabay sa sanggunian sa kumperensya para sa mga kliyente, kasamahan, at iba pang mga ligal na propesyonal sa loob ng iyong firm na may kasamang sapilitan na mga kasanayan para sa vocal projection, pag-iilaw, pustura, katanggap-tanggap na mga background, at anumang iba pang impormasyon na gumagawa ng pagtuklas ng video sa puntong, pinakintab at propesyonal.
Hamunin # 3:
Ang isang setting na hindi institusyonal o lumilitaw na hindi walang kinikilingan o naaangkop ay maaaring nakakagulo, nakaliligaw, o humantong sa isang hindi sapat na pagsusuri.
solusyon:
Magbigay ng mga halimbawang video at tutorial sa online kung paano dapat maganap ang proseso ng pagtitiwalag sa video conference, tawag sa pagtuklas, paunang pagsubok, o proseso ng pagsubok. Balangkasin kung ano ang katanggap-tanggap, at kung aling mga set-up at background ang hahantong sa isang matagumpay na pagsusuri. Magbigay ng mga halimbawa ng hindi magandang video at kung ano ang hindi dapat gawin, pati na rin.
Hamunin # 4:
Ang hindi pagiging nasa parehong pisikal na puwang ay magbubukas sa pagsusuri sa mga potensyal na pang-aabuso o maling pag-aabuso.
solusyon:
Ang buong transparency ng talakayan ay kinakailangan form simula hanggang matapos. Sumasang-ayon sa isang kapansin-pansin na prompt sa simula ng pagpupulong ay tinitiyak na ang lahat ay sumusunod. Bukod dito, ang pagbibigay ng edukasyon at pagsasanay tungkol sa pinakamahuhusay na kasanayan sa panahon ng pagsusuri ay nagpapatibay sa mga proseso upang matiyak na ang mga ito ay streamline at up-to-standard.
Tungkol sa tunay na kalidad ng komunikasyon sa buong pagsusuri para sa pagtuklas sa pamamagitan ng video conferencing narito ang ilang pinakamahuhusay na kasanayan:
• Itakda ang Bukas sa Oras - Bago, Habang At Pagkatapos
Mga check-in, panayam, patotoo, pagpupulong, pagdeposito - tiyakin na mayroong ilang oras bago maghanda, sapat na oras sa panahon upang makalusot at ilang oras na isantabi pagkatapos upang mapakita at dumaan sa pag-record o mga buod.
• Tiyaking Gumaganap ang Lahat ng Tech
Kapag ang oras ay may kakanyahan, huwag mahuli na sinusubukan na ayusin at lutasin ang mga teknikal na isyu habang naghihintay ang lahat. Magpakita ng hanggang sa video conference nang medyo mas maaga at subukan ang iyong mic, speaker, at koneksyon.
Suriin upang makita kung ang lahat ay nasingil, magagamit ang mga labis na tanikala, malakas ang wifi, atbp. Samantalahin ang pagsubok sa audio at video na inaalok ng mga platform sa pagpupulong sa antas ng enterprise.
• Dobleng Suriin ang Spot
Pumili ng isang lugar na tahimik, walang tulog, at walang kaguluhan. Ang isang puting pader o nakasara sa silid na may isang malinaw, hindi nakakagambalang background ay pinakamahusay na gumagana.
• Manatili Sa Oras
Iparating nang maaga ang haba ng pagpupulong upang ang lahat ay makapagplano nang naaayon. Tulad ng isang personal na pagpupulong, lumikha ng isang agenda, dumikit dito, at protektahan ang oras ng bawat isa.
• Suriin ang Koneksyon sa Audio At Video
Gumamit ng isang headset upang i-minimize ang feedback at i-maximize ang iyong pandinig at projection. Gumamit ng video conferencing na may mataas na kalidad na audio / video na mga kakayahan.
Hayaan ang Callbridge na ibigay sa iyong law firm ang teknolohiya ng video conferencing na ginagawang maayos ang pagpapatakbo ng mga pamamaraan sa paunang pagsubok sa isang virtual na setting. Sa hindi kapani-paniwala na potensyal na magdala ng maraming mga paglilitis na online, ang pagkakataong mabawasan ang mga gastos, magtrabaho nang higit pa mula sa bahay, mapabilis ang mga proseso ng panghukuman, at makakuha ng karagdagang impormasyon sa isang mas mabilis na rate ay nasa iyong mga kamay.
Ang two-way na platform ng komunikasyon ng Callbridge ay may kapangyarihan na pumunta sa mas malalim at bigyan ng sukat sa paraan ng pag-uugali ng mga firma ng batas sa kanilang negosyo. Ang naitala na mga pagpupulong sa online ay nagbibigay sa lahat ng mga partido ng pakiramdam ng pagiging harapan ngunit mula sa isang ligtas at malusog na distansya. Dagdag pa, nagbibigay ito ng higit na kakayahang umangkop na pagdalo at may tamang pag-iisip, pagpaplano at paghahanda ay angkop na kapalit ng mga pagpupulong na pansarili.
