Çevrimiçi bir toplantı planlarken, katılımcıların dikkatini çekmesini ummaktan fazlasını yapmalısınız! Aslında, onlara meşgul olmaları ve hazır bulunmaları için ilham vermek istiyorsunuz. Bunun gerçekleşmesi için çevrimiçi toplantınızın yapılandırılması gerekir. Tasarlanması gerekiyor ve kitlenize hitap etti.
Sonuçta, başka türlü amaç ne? Duyulan tek ses cırcır böcekleriyse, neden ilerleme raporlarını gözden geçirmek veya bir sahada beyin fırtınası yapmak için iletişim hatlarını açmak için birlikleri toplamak için zaman harcıyorsunuz?
Çevrimiçi toplantılarınıza daha etkileşimli bir yaklaşımla, yüksek katılım, bilgilerin daha iyi emilmesi ve içeriğinizin daha kapsamlı bir şekilde anlaşılmasını bekleyebilirsiniz. Hatta belki biraz eğlenceli!
İşe başlayalım – iş toplantıları, yani!
Harvard Business Review makalesine göre, üst yönetim, üst düzey yöneticiler ve diğer karar vericiler, zamanlarının yaklaşık dörtte üçünü iş ilerlemesini tartışmak için başkalarıyla buluşarak geçiriyor. Bu toplantılarda çok zaman harcanıyor.
Uzak çalışanları da unutmayalım. Sofistike teknoloji sayesinde, farklı konumlardaki ekipler ve iş arkadaşlarıyla çevrimiçi toplantılar mümkündür ancak yine de zaman dilimleri, bağlantı ve koordinasyon projeleri ile ilgili zorluklar vardır. Burada harcanan zaman kaybolabilir veya kötüye kullanılabilir.
Çevrimiçi toplantılarınızın verimli olmasını ve zamanı iyi kullanmasını sağlamak için elinizden gelen her şeyi yapıyor musunuz?
Eğer arıyorsanız:
- İş arkadaşlarınızla ve uzaktaki çalışanlarla koordinasyon sağlamanın daha basit yollarını bulun
- Zaman veya mesafe ne olursa olsun bağlantıda kalın
- Etkileşimleri canlandırın
- Daha fazla katılım ve etkinlik için bastırın
Ardından, toplantıları daha etkileşimli ve etkili hale getirmek için canlandırmak için birkaç fikir:
İlk önce kendinize sorun: Bu toplantı zorunlu mu? Bu toplantıyı gerçekten yapmanız gerekiyor mu?
Katılımcıların etkileşimde bulunabilmeleri ve işbirliği yapabilmeleri için seslerin, görüşlerin, bulguların ve bilgi paylaşımının duyulması gerekir. Çevrimiçi bir toplantı örneğinde, bir monolog yerine bir diyalog tercih edilir.
Katılımcıların ekleme yapmasını veya yalnızca dinlemesini gerektirmeyen bir duyuru veya bilgi varsa, mesajınızın bir e-postaya nasıl daha uygun olabileceğini düşünün. Etkileşimli ve ilgi çekici toplantılarda, katılımcılardan yalnızca dinlemelerini istemek ilgilerini kaybetmelerine veya ilgilerini çekmelerine neden olabilir.
Çevrimiçi bir toplantının içeriği ve amacı "gerekli" olarak belirlendikten sonra yapılacaklar şunlardır:
12. Beklentileri Yönetin
Katılımlarının gerekli olduğunu önceden bildirerek meslektaşlarınız arasında doğru zihniyeti geliştirin. Çevrimiçi toplantıdan önce gönderilen gündemde, herkesin ne bekleyebileceğinin basit bir düzenini sunun.
Sorunu gösterin ve katılımcılara fikirlerinin ve girdilerinin istendiğini bildirin. Bu onlara bazı temel kurallar koyarken düşünme ve problem çözme zamanı sağlar.
Ayrıca, aşağıdakiler gibi bazı temel beklenen görgü kurallarını bilmelerini sağlayın:
- Konuşmuyorken "sessiz" tuşuna basın
- Yemek yemekten veya içmekten kaçının
- Telefonları ve diğer dikkat dağıtıcı şeyleri duraklatın
11. İş Arkadaşlarınızla Check-in
Milyonlarca insanın evden çalıştığı yakın tarihli bir pandemi ışığında, uzaktan çalışma kendini soyutlanmış hissedebilir. Basitçe Pazartesi günü bir toplantı planlayarak ve basit bir soruyla başlayarak, "Bu hafta sonu ne yaptın?" katılımı sağlayabilir ve meslektaşlarınızı açılmaya teşvik edebilirsiniz.
Daha da iyisi, toplantınızın boyutuna bağlı olarak, herkesin bir iş arkadaşına yaptıkları bir şey için ulaşmasını ve teşekkür etmesini sağlamak için bu giriş zamanını kullanın. Büyük ya da küçük, basit bir isim çağrısı ve görev haykırışı ile takdir göstererek, minnettarlık herkesi mutlu etmek için çalışır. daha bağlı hisset. Bu, sanal bir platformda sosyal bağı teşvik etmenin küçük ama güçlü bir yoludur.
Ekibiniz çok sayıda uzaktan çalışandan oluşuyor mu? Buzu kırmaya yardımcı olmak ve sosyal mesafe veya evden çalışma ile insanları daha az yalnız hissettirmek için biraz eğlence enjekte ederek daha fazla sosyal bağ duygusu aşılayın:
- Baharat Tanıtımları:
Yabancılarla dolu çevrimiçi toplantı odası? Katılımcıları kendilerini ve ilginç bir bilgiyi tanıtmaya davet edin:
-
- En sevdikleri karaoke şarkısı
- Onların imzası olan ev yapımı yemek
- Gittikleri en iyi konser
Aynı iş arkadaşlarıyla çevrimiçi toplantı odası mı? Tanıdık yüzleri şuraya davet edin:
-
- Yakın zamanda izledikleri iyi bir filmi kısaca tartışın
- Evcil hayvanlarının nasıl olduğunu paylaşın
- Üstlendikleri bir hobi veya kişisel proje hakkında bilgi verin
- Beynini kullan:
Ekip oluşturma çalışmaları, sırf ekip üyeleri daha dağınık olduğu için bir kenara bırakılmamalıdır. Katılımcıların hazır görünebilmesi için kriterleri önceden sağlayın. Toplantıyı açmanın daha ilginç bir yolu için Charades veya Balderdash'ın kısa bir çevrimiçi yorumunu deneyin. - Bir Tahmin Oyunu Oyna:
İnsanları daha fazla meşgul etmenin bir başka yolu, her katılımcıdan uzak çalışma alanlarındaki bir öğeyi tanımlayarak ISpy'ın basit bir sürümünü oynamasını istemektir.
10. Toplantı Gündeminizi Önceden Oluşturun
Toplantı gündeminiz açık ve anlaşılırsa, çevrimiçi toplantınızdan da aynı yatırım getirisini bekleyebilirsiniz! Herhangi bir plan veya öngörü olmadan, belirsiz, yanlış bilgilendirilmiş bir senkronizasyon, kafa karışıklığına ve zaman kaybına yol açacaktır.
Kilit konuların ana hatlarını çizen ve katılımcılardan neyin gerekli olduğunu ve nelerin beklendiğini belirten yapılandırılmış bir gündem hazırlayın. En az bir gün önceden gönderin ve bilgileri hızla yaymak için davetiye ve hatırlatıcı ayarlarınızı kullanmayı unutmayın.
9. Teknolojinizi Hazırlayın
Teknoloji ne kadar harika olsa da, biraz hantallaşabileceği durumlar hala var. Teknolojinizi test ederek ve tüm cihazların şarjlı olup olmadığını kontrol ederek her şeyin sorunsuz çalıştığından emin olun. Elektrik prizlerinizin nerede olduğunu öğrenin ve şarj cihazlarınızı yakınınızda bulundurun. Kameranızı, mikrofonunuzu, internet bağlantınızı test edin ve ihtiyaç duyabileceğiniz diğer her şeyi düşünün:
- Aydınlatmanız çok mu parlak veya çok mu loş?
- Etrafınız çok fazla dağınıklıkla mı çevrili?
- İnsanların gelip gittiği yüksek trafikli bir bölgede misiniz?
- Cihazınızı en son ne zaman kapattınız/sıfırladınız?
Herkesin haberdar olması için bu noktaları toplantı öncesi gündem e-postasına dahil etmeyi düşünün.
8. Teslimatınıza Hayat Verin
Tabii ki, önemli öğeleri çözerek çevrimiçi toplantınızı etkili bir şekilde tamamlayabilirsiniz, ancak insanların ilgisini çekmek için biraz pizzazz da ekleyebilirsiniz:
- Davet Hareketi
İşe yatırım yapmanın ne kadar kolay olduğunu hepimiz biliyoruz. Masanızdan kalkmak harika bir fikir, ancak bir yangın söndürmek veya uzun bir e-posta yazmak zorunda kaldığınızda unutulabilir. Çevrimiçi toplantınızın bir noktasında, katılımcıların kanlarını hareket ettirmelerini sağlayarak ortamı biraz sallayın. Kollarınızı başınızın üzerine uzatmak veya birkaç kez ayağa kalkıp oturmak veya birkaç masa esnemesi yapmak gibi basit hareketler beyne giden oksijeni artırabilir ve yorgunluk ve uyuşukluk duygularını kırmaya çalışabilir. - Görsel Ekle
Etkileşimi teşvik edin ve içeriğinizi hedef kitlenize ulaştırın.
parlak renkler, videolar, fotoğraflar ve hızlı aramalar kullanarak. Görsel kullanımı ve belki de iyi yerleştirilmiş, uygun bir meme ile çekici olan basit anlaşılır bir sunumla içeriğinizi sindirilebilir ve unutulmaz hale getirin! - Gerçek Zamanlı Geri Bildirim Alın
Yerinde bir anket yaparak insanların içeriğinizi nasıl özümsediğini görün. Bunlar sadece eğlenceli olmakla kalmaz, aynı zamanda programı kesintiye uğratır ve size kullanışlı olan gerçek zamanlı bilgileri sağlar. Anında karar verme aracına hizmet eder, katılımı yüksek tutar ve sonraki adımların yapılandırılmasına yardımcı olur.
7. Delege Görevleri
İnsanlar çevrimiçi toplantıya moderatörlük yapmak, bir buz kırıcı etkinliği yürütmek veya not almak gibi bir katkıda bulunmakla sorumlu olduklarında, her bir kişi o kadar ilgili olacaktır. Ayrıca bu, toplantıların küçük kalmasına yardımcı olur. Yalnızca karar verici, danışman, stajyer vb. gibi orada olması gereken kişileri dahil ederek rolleri açık tutun.
- Moderatör Seçme
Bir moderatör, toplantının raydan çıkmamasını sağlar. Görevi teknolojiyi yakından takip etmek, yetki ile liderlik etmek, ihtiyacı olanlara konuşma izni vermek, kayıttan sorumlu olmak, ses ve görüntü kalitesine özen gösterilmesini izlemektir.
6. Zaman Çerçevesine Bağlı Kalın
Sahip olduğunuz sınırlı zamanın farkında olduğunuzda, üretkenlik ateşlenme eğilimindedir. Bir zaman sınırıyla çalışmak, toplantıyı "çerçevelendirir" ve odaklanmasını sağlar. 10 dakikalık bir arabellek ile her bir kilit nokta için belirli bir süre atayın. Bu şekilde herkes zamanında veya vaktinden önce bitebilir!
5. Dikkatinizi dağıtan şeyleri kaldırın
Çevrimiçi bir toplantıda e-postanızı kontrol etmek veya telefonunuza bir göz atmak kolay (ve oldukça yaygın). Zamanlamaya bağlı kalın ve dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırarak baştan çıkarmadan kaçının: dizüstü bilgisayarınızdaki sekmeleri kapatın, telefonunuzu sessize alın (veya uçak moduna!), arka plan gürültüsünü kapatmak için pencereyi kapatın (veya kulaklık kullanın) ve tasarruf edin sonrası için atıştırma!
(alt etiket: Sabahın erken saatlerinde pencerenin yanında oturan açık dizüstü bilgisayarda çalışan masada oturan kadın)
4. İşbirliğini Teşvik Edin
Katılımcılardan fikir üretmek için çevrimiçi bir toplantı kullanın. Bir düşünce kuruluşu veya beyin fırtınası oturumunun özelliklerini öğrenmek için biraz zaman ayırın. İnsanların kendi fikirlerini bulmalarına veya başkalarının fikirlerine sırt çevirmelerine izin verin; Yaratıcı meyve sularının akmasını sağlamak için çevrimiçi beyaz tahta gibi bir özelliği deneyin.
3. Oyunları Dahil Edin
İçinden gamification, çevrimiçi toplantınızdaki etkileşim seviyelerinin çatıdan geçmesini bekleyebilirsiniz! Başa küçük bir soru ekleyin ve katılımcıların takip etmesini sağlayın. Bunlar da teşvik edilebilir – uzun öğle yemeği, şirket yağması, erken izin vb. Örneğin:
- Slaytlara yerleştirmek için bir resim veya karakter seçin ve katılımcıların sunum boyunca kaç kez görüldüğünü yanıtlamasını sağlayın.
- Katılımcıların içeriği anlayıp anlamadığını test etmek için sonunda basit bir test yapın.
- Meslektaşlarınızdan alıntılar toplayın ve kimin ne söylediğini tahmin etmelerini sağlayın.
2. İyi Açıklanmış Aksiyon Öğeleriyle Bitirin
Çevrimiçi bir toplantının amacı, katılımcıları bir araya getirmek ve bir sonraki adıma doğru ilerlemek için bir araya gelmektir. Bu ancak net eylem öğeleriyle yapılabilir. Herkes ne yapması gerektiğinin farkında olduğunda ancak o zaman işler yapılabilir. Toplantı bitmeden önce, katılımcıların rolleri konusunda net olup olmadıklarını kontrol edin. Konuşulanları gözden geçirmek ve kişiyi iş için atamak için birkaç dakika ayırın.
1. Özeti Paylaşın
Çevrimiçi bir toplantıda çok şey ortaya çıkabilir. Etrafta pek çok fikir, öneri ve görüş atılır, bu nedenle iyi özetlenmiş notlar senkronizasyonun bütünlüğünü korumada etkilidir.
Kaydedilen her şeyi yakalamak için bir kayıt özelliği ve veya AI yetenekleri ile birlikte gelen video konferans yazılımını seçin. Manuel olarak not almak her zaman iyi bir fikirdir, ancak arka planda sizin için çalışan bir teknolojiye sahip olduğunuzda, gerisini halledeceğini bilerek toplantı sırasında performans gösterebilirsiniz.
Bir sonraki çevrimiçi toplantınızı öne çıkarmak için birkaç püf noktası daha:
- Toplantınızın Tüm Temas Noktalarında Markanızı Emblazon
Beklentilere hitap etmek mi? Katılımcılar şirkete gelirken şirket adınızı, sloganınızı ve önemli duyurularınızı tanıtan kendi mesajınızı kaydedin. özelleştirilebilir çevrimiçi toplantı odası. Kullanıcı arayüzünde logonuz ve marka renklerinizle gösterişli ve profesyonel harika bir ilk izlenim bırakın. - Ayak İşini Yapmak İçin Yapay Zekayı Kullanın
Çevrimiçi bir toplantıda, ileriye dönük işi yapıyorsunuz. Seçin video konferans Daha sonra kolay arama için çeviri yazılar, konuşmacı etiketleri ve tarih damgaları sağlamak için arka planda çalışan çözüm. - “Anlat” Yerine “Göster” için Ekran Paylaşımına Basın
İle ekran paylaşımı seçeneği, çevrimiçi bir toplantı sırasında açıklanması zor gösteriler ve ürün özellikleri arasında gezinmek artık daha kolay. Herkes, söylediklerinizi gözlerinin önünde görebildikleri zaman kavrayabilir. Her eylem planı gerçek zamanlı olarak gösterilebildiğinde katılımcıları aynı sayfaya getirin.
Callbridge'in çevrimiçi toplantılarınızı canlandırmasına izin verin. Sofistike teknoloji, özelleştirilebilir özellikler ve sezgisel olarak tasarlanmış bir kullanıcı arayüzü ile toplantılarınız artık daha ilginç ve üretken hale geldi.
