Uzaktan toplantılar, dünyanın her yerinde işlerin nasıl yapıldığının önemli bir parçası haline geldi. Büyük bir şehirde yaşıyor olsanız bile, şehrin bir bölümünde ve ofisiniz diğerinde bulunuyorsanız, bu aradaki farkı kapatmanıza yardımcı olur. Konferans görüşmeleri ve video konferans Gönderici ve alıcı arasında kelimenin tam anlamıyla hiçbir mesafe yokmuş gibi görünmesini sağlayarak iletişim kurma şeklimizi değiştirir. Singapur, Londra, New York'ta ofislerimizi ve banliyölerde yaşayan evde oturan anneleri aynı sayfada birlikte çalışabildiğimiz bir çağda yaşıyor olmamız gerçekten şaşırtıcı.
Artık şirketiniz en iyi yetenekleri bünyesine kattığına ve etkili bir toplantı ritmi oluşturduğunuza göre, yöneticilerin uzak toplantılar yerine yüz yüze toplantıları tercih ettiğine dair bir damga var. Bu geleneksel olarak doğru olsa da, daha üretken, katılımcı (ve siber güvenlik!) sayılara ve ezici hedeflere yol açan toplantılar.
Yüz yüze bir toplantıda olmadığınızda farklı kurallar geçerli olduğundan, “altın kurallar” hakkında bir konuşma yapmak herkesi içerir, böylece her senkronizasyon sonuç alacak şekilde teslim edilebilir ve alınabilir. Uzaktan çalışma ilişkisinde akılda tutulması gereken temel kurallar şunlardır:
TOPLANTIDAN ÖNCE
Teknolojinizi Tanıyın
Video kamerayı açmak ve konferans görüşmeniz için bir kod göndermek kolaydır. Ancak, eğer - cennet korusun - konferans görüşmesi sırasında teknolojik bir zorluk varsa, yazılım ve donanımın nasıl çalıştığını biraz daha iyi tanımak, sizi iyi bir yere getirebilir. Erken kurulum yapabilmek için programdan 5 dakika önce çevrimiçi olarak herhangi bir kesintiyi önleyin; veya harekete geçmeye hazır bir b planına sahip olun. Bir video kayıt provası yürütmek bile akıllıca bir harekettir!
Paylaşılan Bir Alana Katmanlar Ekleme
Paylaşılan bir alan, bir toplantı odası değildir. Aslında, kağıtlı sunum tahtaları gibi ortak alanları tutan toplantı odasıdır. çevrimiçi beyaz tahta, paylaşılan ekranlar ve daha fazlası. Uzaktan çalışanlar, konferans görüşmesi sırasında bu alanların kombinasyonundan etkilenerek fiziksel olarak orada bulunmanın ikinci en iyi şeyi hissedebilirler.
Bir Gündem Belirleyin, Önceden Paylaşın
Uzaktan konferans görüşmesi, herkesin katılabilmesini sağlamak için çaba ve planlama gerektirir. Kapsanan konuları vurgulayarak ve gündemi önceden paylaşarak, bir plana bağlı kalarak değerli anları kurtarabilirsiniz. Bu şekilde, katılımcılar neyin geleceğini bilirler ve aktif olarak dinleyebilirler ve toplantıdan kendi paylarına hazırlıklı olarak gelebilirler.
Birkaç Seçimi Davet Et
Konferans görüşmesindeki katılımcı sayısı ne kadar yüksekse, tartışmaya katkıda bulunma beklentisi o kadar düşük olur. 1-10 katılımcı idealdir.
TOPLANTI ESNASINDA
Toplantı Hedefini Ön Ve Merkezde Tutun
Basit bir deyişle, konferans görüşmesinin sonunda nelerin başarılması gerektiğini herkese hatırlatın. Örneğin, çevrimiçi beyaz tahtaya not alın, böylece herkes onu net bir şekilde görebilir ve tartışma sırasında yoldan çok saparsa katılımcıları topraklamak için kullanın.
Gamify Konferans Çağrısı Rolleri
Kolaylaştırıcı, zaman tutucu ve yazar gibi farklı katılımcılara tüm eylem noktalarını ve alınan kararları not almaları için roller verilebilir. Yinelenen toplantılar için isimler çizin ve rolleri değiştirin, böylece toplantının başında karar verilir ve - sürpriz! - bu siz olabilirsiniz! Bu oyunlaştırma insanların meşgul kalmasını sağlayacaktır.
Herkes Bir Giriş Alır
Katılımcılar, katılmaya daha isteklidirler. konferans çağrısı yanlarında kimin olduğunu daha iyi anladıklarında. Toplantıdaki herkesin hızlı bir tanıtımı, (bir simge veya resim olsa bile) bir insanlık dokunuşu ekler ve uzaktan çalışanların görüldüğünü ve duyulduğunu hissettirir!
Küçük Bir Konuşmayı Teşvik Edin
Uzak meslektaşlarla bağlantı kurmak, toplantıda varlıklarını hissettirir. Günlerini, hava durumunu, hafta sonu planlarını hızlı bir şekilde toparlayın - gerçek dünyada olduğu kadar dijital alemde de tanınıyormuş gibi hissetmelerini sağlar.
TOPLANTIDAN SONRA
Bir Takibi Bir Araya Getirin
Gönderilecek toplantının ana noktalarını ve buluşlarını özetleyin. İlgi çekici yapan kısım? Eğlenceli ve dostluk unsuru ekleyin. Bir gif, video veya komik resim, e-postayı veya sohbet mesajını akılda kalıcı hale getirmeye yardımcı olur ve bu da herkesin gelecekteki toplantılardan sonra takip e-postasını dört gözle beklemesini sağlar.
Bahsetme Numaraları
Uzaktan çalışma ilişkisinin sağlığı ve üretkenliği, hedeflere ulaşmaya, sayılara ulaşmaya ve performans hedeflerine ulaşmaya dayanır. Bunları toplantıda tartışmak için zaman ayırın veya değişiklikleri, başarıları, iyileştirmeleri vb. özetleyen bir takip e-postası gönderin.
Callbridge'in yüksek performanslı konferans yazılımının iş konferans görüşmelerine hayat vermesine izin verin. Birinci sınıf toplantı odası platformu, sanal ve gerçek dünya toplantıları arasındaki boşluğu doldurur. İle olağanüstü işbirliği özellikleri Dahil olan ekran paylaşımı, dosya paylaşımı, belge sunumu ve grup sohbeti, Callbridge'in olağanüstü görsel işitsel teknolojisi, uzaktan çalışma ilişkilerini besler.
