2020 kükreyen bir başlangıç yaparken, yıl ortasına kadar video konferans deneyiminizin on kat iyileştiğini söylemek güvenli. Ofisiniz büyük olasılıkla daha çevrimiçi, evden çalışma yaklaşımına dönüştü ve müşterilerle video konferansı kullanarak, ekip brifinglerinde, üst yönetim konferans görüşmelerinde, beyin fırtınası oturumlarında, durum toplantılarında… üzerinde.
Dahası, herkesin şu anda karşı karşıya olduğu değişen zamana uyum sağlamaya devam ettikçe, iş gücü, fiziksel (veya sanal olarak!) işe nasıl gidecekleri konusunda bölünüyor. Tam zamanlı olarak evden çalışan meslektaşlarınız var mı? Yönetim haftada 2 gün ofise girip ardından uzaktan mı çalışıyor? Haftanın 5 günü ofiste kalması gereken müşteriler arasında gidip geliyor musunuz?
Meslektaşlar ve ekip üyeleri dijital ve fiziksel ortamlara yayıldığında, herkesi bir arada tutmak imkansız olmasa da zor bir görev olabilir! Zaman kısıtlamaları, dil engelleri, hiyerarşideki farklılıklar ve zaman yönetimiyle ilgili genel zorluklar olsa da, herkes gerçekten birlikte çalışmayı mümkün olduğunca etkili ve üretken kılmak istiyor.
Ekibiniz evde, ofiste veya sahada bölünmüşse, işbirlikçi bir çalışma ortamını etkili bir şekilde nasıl sürdüreceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
Ofisler Arası İşbirliğini Yönetmenin 9 Yolu:
9. E-posta Dağınıklığından Kaçının
E-postalar, bir "iz" olmasını sağlarken hızlı ve etkili iletişim kurmanın anahtarıdır. Ancak küçük bir soru, uzayıp karmaşıklaşan devasa bir sohbete dönüştüğünde, değiş tokuşun gerçek etkinliği dolambaçlı hale gelir.
İşlerin, durumların ve güncellemelerin görünür ve görsel olarak sunulduğu bir kanal sağlayan bir iş iletişim aracına geçmek, ekipteki herkese neler olup bittiğine dair daha yönetilebilir bir bakış açısı sunar. Slack gibi bir iş birliği aracı, entegrasyon seçenekleriyle dolu video konferans yazılımları gibi bu tür bir uyumu yaratır . Bu şekilde, en üst düzey iş birliği performansı için iki platformu bir araya getirebilirsiniz.
8. İş Yüklerine Göz Atın
Bir proje yönetim aracı aracılığıyla herkesin ne üzerinde çalıştığını görmek, projenin durumunu ve projede kimin olduğunu ayırt etmeye yardımcı olur. Bu şekilde ister evde ister iş için seyahat ediyor olun, üzerine atlayabilir ve boru hattında ne olduğunu görebilirsiniz.
Dosyaları, konumları ve zaman takibini düzenlemek için renk kodlamasından ve satır-sütun sisteminden yararlanın. Öte yandan, projeyi gerçek zamanlı olarak görüşmek üzere video konferans kullanarak çevrimiçi bir toplantı yapmak , meslektaşlarınıza bulundukları yer ve yoğun çalışma ortamında nasıl hissettikleri hakkında açıkça konuşma fırsatı sunar. Durum ve güncellemelerin tartışıldığı çevrimiçi toplantılar düzenlemek, öncelikli maddeleri, darboğazları belirlemeye ve zaman çizelgelerindeki aksaklıkları azaltmaya yardımcı olacaktır.
(alt etiket: Sokakta yürürken elinde cep telefonuyla ona bakıp parmaklarını karıştıran şık kadın.)
7. Zaman Dilimlerine Dikkat Edin
Yatmadan hemen önce bir "kırmızı göz" toplantısına katılmak zorunda olmak ideal değildir, ancak projeleri veya senkronizasyonları planlarken, ofisler arası bir toplantının ne zaman yapılacağına karar vermede zaman dilimleri rol oynar.
Herkesin programının kullanışlı ve erişilebilir olması, toplantı sahibinin veya organizatörün çevrimiçi toplantı yapmak için en iyi zamanı görebilmesini sağlar. Bir saat dilimi planlayıcıyla birlikte gelen video konferans yazılımını arayın veya daha sonra izlemek üzere toplantıyı şimdi kaydetmesi gereken bazı davetli katılımcılara açık olun.
6. Düzenli Olarak Check-In
Ekibiniz ofis, ev ve sahaya yayıldığında, birbirinizden sadece birkaç metre uzakta ve birlikte çalışırken edindiğiniz daha tipik davranışlardan bazılarını kaybetmek kolaydır – bir soru sormak için karşıya bakmak veya yanından geçmek gibi salonda veya dinlenme odasında birbirlerine.
Herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmak için, tabana sık sık dokunma alışkanlığını benimseyin. E-posta, senkronizasyon, konferans araması, video konferans veya yazılı sohbet yoluyla haftada birkaç kez bağlantı kurmaktan çekinmeyin!
5. Takip Etmek İçin Otomasyona Güvenin
Son teslim tarihlerini, durumları ve iş ilerlemesini yönetmek, bizzat yapamadığınız zaman o kadar kolay değildir. Ancak, zaman alan tekrarlayan işlerin yükünü hafifletebildiğinizde, daha önemli görevlere harcayacağınız zamanı da kaybedersiniz. Ayrıca, insan unsurunun kaldırılması daha iyi ve daha doğru sonuçlar verir. Bırakın ağır işleri sizin yerinize otomasyon yapsın:
- Yaklaşan video konferanslar için davetler ve hatırlatıcılar planlayın
- Sorunsuz bir program ve bildirimler için Google Takvim'i video konferans yazılımınızla entegre edin
- Google Doc ile gerçek zamanlı bilgileri paylaşın ve e-postanıza gönderilen anında düzenlemeleri ve değişiklikleri alın
- Elektronik tabloları, müşteri bilgilerini, kayıtları, dökümleri ve daha fazlasını otomatikleştiren proje yönetimi ve video araçları.
4. Bir Mobil Uygulama Kullanın
Çevrimiçi bir toplantı olması durumunda, bir mobil uygulama iş arkadaşlarına nerede olurlarsa olsunlar - sokakta, arka bahçede veya yemekhanede - bir çağrıya katılabilmeleri için hızlı ve kolay bir seçenek sunar.
Hareket halindeyken avucunuzun içinden bir toplantı başlatmak, size masaüstünüzdeymiş gibi iyi olan yüksek kaliteli toplantılar sağlar. Yine de önceden veya yerinde toplantı planlayabilirsiniz; Takviminize ve Adres Defterinize erişebilir ve senkronize edebilirsiniz; ve tabii ki, tam olarak nerede olursanız olun, toplantınız da oradadır. Bir mobil uygulama size internet bağlantısı olan her yerde toplantı yapma veya arama yapma özgürlüğü verir.
Ayrıca, güvenli ve güvenli bir toplantı ortamında arama geçmişinize, konuşma dökümlerinize ve kayıtlarınıza erişmeye devam edersiniz.
3. "Standartlaştırılmış" Bir Çalışma Depolama Merkezi Oluşturun
Tüm önemli dosyaları, bağlantıları, belgeleri ve medyayı kolayca erişilebilir ve tek bir yerde depolayın. Tek bir yerde merkezileştirildiğinde, ona ulaşmak böyle bir görev gibi görünmek zorunda değildir. Öğeler kataloglandığında, düzenlendiğinde ve gerçek zamanlı olarak erişilebilir olduğunda, herkes en son dosyalara, en son belgelenmiş toplantılara ve önemli kararlara erişebilir.
Diğer bazı öneriler:
Farklı lokasyonlarda ofisleriniz varsa, konuşulan birden fazla dil olabilir. En çok konuşulan dilde kalmaya çalışın ve farklı bir dilde iletişim kurmanız gerekiyorsa, sohbeti yazılı sohbet yoluyla veya ayrı bir kanalda özel olarak yapın.
Belgeleri açıkça doğru bir şekilde etiketleyerek ve üzerinde çalışmak için bir prosedür olduğunu açıkça belirterek kopyalarını yapmaktan kaçının. Halihazırda yapılmış, daha yeni bir sürümü olan veya kaybolmuş bir belge üzerinde saatler harcamaktan daha kötü bir şey yoktur.
Hedefiniz için en uygun iletişim modunun hangisi olduğunu belirleyin. Bir ayrıntıya veya evet veya hayır sorusuna ilişkin açıklamaya ihtiyacınız varsa, iş arkadaşınıza metin sohbetinde bir mesaj gönderin. Yaklaşan bir izin talebiyle ilgili bir endişeniz varsa, bir e-posta gönderin. Bir iş arkadaşınızla ilgili bir sorun varsa ve bu sizin iyi bir iş çıkarma ve üretme becerinizi etkiliyorsa, bire bir video konferans planlayın.
2. “Önce Video” Yaklaşımını Benimseyin
Özellikle dünyayı etkileyen bir pandemi ışığında , yüz yüze etkileşimlere değer veren video merkezli bir yaklaşım, meslektaşların bir kişiyle değil, gerçek bir kişiyle çalıştıkları hissine kapılmalarını sağlar. Yüzünüzü göstermek, sesinizi paylaşmak, vücudunuzu hareket ettirmek; bunların hepsi sanal bir ortamda kendinizin daha gerçekçi bir versiyonunu yaratmanın bir parçasıdır. Video konferans, normal bir ofis ortamını dijital bir ortama taşımaya yarar.
Ayrıca, "gösterebilecekken" neden "anlatsın?" Bazı sunumlar - özellikle kavramları ve soyut fikirleri veya bir web sitesi tasarımında ayrıntılı gezinmeyi içerenler - ekran paylaşımını kullanan bir gösteri ile daha iyi sonuç verir. Meslektaşlarınız, video konferans oturumunuzun tam anlamıyla aynı sayfada yer alır ve fikirlerinizi ön sırada yer alır.
1. Deneyin ve Geri Bildirim Alın
Çoğu düzenlemede olduğu gibi, biraz geçiş ve deney söz konusudur. Paslı bir makine yerine daha çok iyi yağlanmış bir makine gibi çalışan ofisler arası işbirliğinin, takım için en iyi eylem planını görmek için farklı stratejiler, iletişim modları ve araçlar uygulaması gerekir.
Ekibin başarısını veya projenin çıktısını belirleyecek en önemli faktörlerden biri herkesin birbirine güvenme isteğidir. Ekip üyeleri birbirlerine saygılı davranabiliyor mu? Uzaktan çalışanlar sadece uzanmak yerine ağırlıklarını mı çekiyor? Ofis çalışanları, etkilemek ve liderlik etmek için çok istekli mi?
Planlamaya odaklanarak, ekip oluşturma araçlarının kullanımı ve arada sırada biraz dostlukla, ekibiniz dağılmış olsa bile, boşluğu kapatmak için yeni şeyler denemek göz korkutucu olmak zorunda değildir. Yeni stratejiler ve araçlar denemek ve hangilerinin ekibiniz ve hedefiniz için en iyi sonuçları getirdiğini görmek önemlidir.
Ofisler arası iş birliği her zaman bir dizi çatışma ve zorlukla birlikte gelir. Ofis içinde ve dışında, yakın ve uzak yerlerde çalışan ve esnek çalışma saatleri , yarı zamanlı veya tam zamanlı gibi farklı çalışma düzenlerine sahip meslektaşların sonuçları, iş verimliliğini ve iş akışını etkiler. Ancak, dünyanın mevcut durumunda bile, bu, kullandığımız teknolojiyle birlikte hareket eden ve değişen, potansiyel olarak daha bütünleşik bir iş-yaşam dengesine uyum sağlamak için bir fırsattır.
Callbridge'in benzersiz iki yönlü video konferans yazılımı paketinin ekipler arasında uyum oluşturmasına izin verin. Teknolojisi, insanları birbirine bağlamak için tasarlanmıştır, böylece iş gücünüz ne kadar dağınık olursa olsun işiniz gelişebilir.
Callbridge, dahili olarak iş arkadaşları, müşteriler, satıcılar, hissedarlar ve büyüyen işinizin diğer önemli hareketli parçaları arasındaki farkları daraltan karmaşık çözümler arayan orta ölçekli işletmelere hitap eder. Katılımı ve üretkenliği ilerletmek için geniş bir işbirliği özellikleri yelpazesi sunan Callbridge'in uzman sesli, görüntülü ve web konferans platformu, nerede olursanız olun ve nereye giderseniz gidin güvenli ve emniyetli bir şekilde bağlı kalmanızı sağlar.
Callbridge'i farklı kılan nedir?
Yapay zekâ destekli toplantı transkriptleri – Yapay zekâlı kişisel asistanınız Cue™, toplantılarınızı kaydetmeyi ve konuşmacıları, konuları ve temaları belirlemeyi üstlenir.
Slack ve Google Takvim ile entegrasyonlar – Google Suite, Outlook ve Slack ile entegre olarak hiçbir şeyi kaçırmayın.
Olağanüstü Özellikler – Toplantı Kaydı , Ekran Paylaşımı , Belge Paylaşımı , Çevrimiçi Beyaz Tahta ve daha fazlası gibi dünya standartlarında özelliklerin keyfini çıkarın !
Üst Düzey Güvenlik – Tek Kullanımlık Erişim Kodu, Toplantı Kilidi ve Güvenlik Kodu ile bilgilerinizin güvende olduğundan emin olun.
Özel Markalama – Çevrimiçi toplantı odanızı kendi logonuz ve marka standartlarınızla markalaştırın ve size özgü hale getirin.
İndirme Gerektirmez – Kablo ve ağır ekipman yok, sadece indirme gerektirmeyen, tarayıcı tabanlı video konferans çözümleri.
