Konferans Görüşmesi Toplantısı Nasıl Düzenlenir
Çoğu küçük işletme sahibi gibiyseniz, ev sahipliği yapmak zorunda kaldınız konferans görüşmesi toplantısı ya da iki sırayla ekibinizle birlikte plan yapın ya da beyin fırtınası yapın. Muhtemelen şimdiye kadar tüm toplantıların olabilecekleri kadar verimli olmadığını da fark etmişsinizdir.
Bazen çalışanlar geç gelir. Bazen çok uykulu veya dikkatleri dağınıktır. Diğer zamanlarda, hiç görünmezler. Bazen hiçbir şeyin ters gitmediği bir konferans araması toplantısına ev sahipliği yapmanın mümkün olup olmadığını merak etmek kolaydır.
Neyse ki, anlamlı ve verimli bir konferans görüşmesi toplantısı düzenlemek mümkün. Callbridge olarak , mümkün olan en iyi toplantıyı düzenlemek için tam olarak ne yapmanız gerektiğini bilecek kadar çok toplantı gördük ve yönettik. Tek yapmanız gereken bu hızlı ve kolay adımları takip etmek:
Adım 1: Başka bir şey yapmadan önce aklınızda net bir toplantı hedefi belirleyin.
Adım 2: Mümkün olduğunca ayrıntılı bir konferans araması toplantı gündemi oluşturun.
3. Adım: Ayrıntılı toplantı davetiyeleri gönderin ve misafirlerinizi takip edin.
Adım 4: İlgisiz konuları daha sonrası için kaydedin, böylece toplantınız raydan çıkmaz.
Adım 5: Toplantıyı bitirmeden önce toplantıdaki herkes için sonraki adımlar üzerinde anlaşın.
Açık Bir Toplantı Hedefiniz Olsun
“X projesini gözden geçirmek” veya “Y ile ilgili konuları araştırmak” için bir toplantı düzenlediğinizde, toplantı için net hedefler belirlemediğiniz için sürekli aynı noktada dönüp durmak kolaydır . Bunun yerine, “sonbahar kampanyası için bir yön belirlemek” veya “sosyal medya reklamlarımız için bir ölçüm çerçevesi oluşturmak ve üzerinde anlaşmaya varmak” gibi bir hedef belirlemeye ne dersiniz?
Hedeflerinizi olabildiğince netleştirmeye çalışın ve yalnızca toplantınızın başarılı olup olmadığını değil, aynı zamanda tartışmalarınızda yoldan çıkıp çıkmadığınızı da anlayabileceksiniz.
Konferans Görüşmesi Toplantı Gündemi Oluşturun
Hiç kimse zamanının% 90'ını önsöze harcayarak kitap yazmaz. Bir gündeme sahip olmak ve ona bağlı kalmak, sizi daha önce belirlediğiniz konferans görüşmesi toplantınızın amacına ulaşmaya çok daha yaklaştıracaktır çünkü toplantınızdaki tüm önemli konuları tartışmak için ayrılan bir zaman olacaktır.
Hepimizin sadece insan olduğumuzu ve bazen en iyilerimizin hata yaptığını, teğetlere devam ettiğimizi veya sadece eğlenmek için saçmaladığımızı hatırlamak da önemlidir. Konferans görüşmesi toplantınızı programa uygun tutmalısınız, ancak lütfen bu konuda militan olmayın. Her toplantıda biraz eğlenmek için yer vardır.
Ayrıntılı Toplantı Davetiyeleri Gönderin ve Onları Takip Edin
Toplantı davetiyeleri gönderirken kural “ne kadar erken olursa o kadar iyidir”. Bu şekilde, insanlara toplantınıza LCV yapmayı unutup unutmadıklarını nazikçe hatırlatmak için zamanınız olur. Katılımcılarınıza zaman tanımak, aynı zamanda toplantınıza hazırlanmalarına ve toplantıdan önce bilmeleri gerekenler konusunda kendilerini hızlandırmalarına da olanak tanır.
Gündeminizin neden detaylandırılması gerekiyor? Basitçe, katılımcılar belirli bir konu veya iş hakkında kendilerine sorulacağını bildiklerinde, önceden bir cevap hazırlama eğiliminde olacaklardır. Temel olarak, hazırlıksız biri olarak seçilmekten kaçınmak için olsa bile, toplantılarına daha hazırlıklı olacaklar.
"Park" Konferans Çağrısı İlgisiz Toplantı Konuları
Toplantınız ilgisiz bir teğete kaymaya başladığında ne yaparsınız? Onlara basitçe durmalarını söyleyebilirsiniz, ancak bu en incelikli ve iyi karşılanan çözüm olmayabilir. Bunun yerine, toplantının sonunda veya daha sonra ziyaret edilecek bu teğetleri "park etmeyi" deneyin. Bazıları buna "park yeri" diyor.
Otopark, birisi geçerli bir noktaya değinilmesi gerekiyorsa, ancak yine de toplantıyla açık bir şekilde ilgili değilse harikadır. Bu şekilde, önemli konulara, konu dışı tartışmalar tarafından engellenmeden toplantınız devam ederken ihtiyaç duydukları ilgi gösterilebilir.
Sonraki Adımların Üzerinde Anlaşıldığından Emin Olun
Bu adım çok önemlidir. Toplantının sonunda, sonraki tüm adımları ve kimin sahipleneceğini tekrarlayın. Tüm taraflar görevlerini kabul ettikten sonra, hiç kimse kafasının karışmasını veya bir şeyin “aklından çıktığını” söylemesini bahane edemez.
Sayesinde IşaretAyrıca, tüm katılımcılara yapay zeka tarafından oluşturulmuş bir toplantı transkripsiyonu da gönderebilirsiniz, böylece ne yapılması gerektiği konusunda kafa karışıklığı yaşanmaz.
Bir sonraki toplantının ne zaman yapılacağını kabul ettikten sonra, park alanınıza geri dönüp fazladan ayrıntıları ele alabilir veya sadece sohbet edebilirsiniz. Bir konferans görüşmesi toplantısına ev sahipliği yaparken güncel olaylar ve filmler gibi şeyler hakkında konuşmak bazen anlamsız görünse de, pozitif bir işyeri ekosistemi ve mutlu çalışanlar için çok önemlidir.
