Sanal bir toplantıyı nasıl kuracağınızı mı merak ediyorsunuz? Daha da iyisi, hala sanal bir toplantının ne olduğunu merak ediyor musunuz? İşte iyi haber; Bu noktada, sanal bir toplantı ayarlamak daha kolay olamazdı ve bunun ne olduğu konusunda hala net değilseniz, doğru yerdesiniz.
Daha yakından bakmaya hazır mısınız?
Sanal Toplantı…
Web konferansı çatısı altında çevrimiçi toplantı veya video konferans ve sesli konferans olarak da bilinen sanal toplantı tanımına göre; Eğitim "Sanal toplantılar, entegre ses ve video, sohbet araçları ve uygulama paylaşımı kullanılarak İnternet üzerinden gerçekleşen gerçek zamanlı etkileşimlerdir." Yüz yüze toplantı gibi, sanal toplantı da katılımcıları iki veya daha fazla uç nokta arasında dinamik bir ortamda fikir paylaşmak, sohbet etmek ve işbirliği yapmak için bir araya getirir, ancak gerçekte fiziksel olarak mevcut olmak yerine bunun yerine bir cihaz kullanılır.
Sanal bir toplantı, büyüyen bir işletmenin sağlığı için kritik öneme sahiptir. Bir çalışandan proje yöneticisine, üst düzey yöneticiye ve İK profesyonel işlerini yapabilmek ve zaman ve mekanda diğer insanlar arasındaki boşluğu doldurabilmek için grup iletişim teknolojisine güvenmek zorundadır. İlaç ve BT şirketleri, hukuk firmaları, küçük ve kurumsal işletmeler ve daha fazlası, video merkezli bir iletişim yaklaşımına sahip olmanın aciliyetinden ve alakalılığından yararlanır.
Bu Sanal Bir Toplantıdır:
Herhangi biriyle, herhangi bir yerde, herhangi bir zamanda iletişim kurabilme yoluyla, sanal toplantılar, işletmelerin konumlarından bağımsız olarak gelişmesini sağlar. Normalde çalışma ilişkilerini, sürekliliği ve üretken işbirliklerini engelleyen mekansal engeller, bağlantıyı teşvik eden sanal toplantılarla artık ortadan kalkıyor. Genel faydalardan bazıları şunlardır:
- Azaltılmış zaman yolculuğu
- Ulaşım, seyahat ve konaklama maliyetlerinin azaltılması
- Verimliliği artırın = Daha az yedeklilik
- Daha iyi çalışan tutma
- Rekabet avantajı
Ve iş söz konusu olduğunda, iletişim stratejinize video merkezli bir yaklaşımı dahil etmenin aşağıdakileri desteklemek için nasıl çalıştığını düşünün:
- Daha dijital olarak etkin ve bağlantılı bir iş gücü
- Yönetime erişim
- Gelişmiş bir küresel iletişim kültürü
- Daha hızlı sonuçlara eşit olan daha iyi güvenilirlik
- Azaltılmış artıklıklar ve en güncel veri ve bilgiler
- Daha iyi değer
- Video konferansa nasıl başlayacağınız konusunda hala biraz net değil misiniz? Sanal toplantıyı nasıl kuracağınız aşağıda açıklanmıştır:
Doğru Yazılımı Seçin
Bir hizmet sağlayıcıyla taahhütte bulunmadan önce birkaç lojistik düşünün.
Yazılımı ne sıklıkla kullanmanız gerektiğini düşünüyorsunuz? Kurumsal kullanıma hazır video konferans arıyorsanız, katılımcıların nerede bulunacağını düşünün; evde mi toplantı odasında mı? İlkiyse, web tabanlı konferans daha uygun, daha kolay ve kullanımı rahattır.
Hangi özelliklerin sağlandığına bir göz atın. Ekran paylaşımıyla mı geliyor (BT müşteri hizmetleri ve sunumlar için mükemmel); çevrimiçi bir beyaz tahta (eğitim amaçlı veya yaratıcı çalışma için beyin fırtınası için yararlıdır); veya belge paylaşımı (ders notlarının, önemli belgelerin paylaşılmasını ve yeni yeteneklerin işe alınmasını çok daha akıcı hale getirir), vb.
Neden Sanal Bir Toplantıya İhtiyacınız Olduğunu Açıklayın
Neden ilk etapta bir toplantıya çağırıyorsunuz? Dahili mi (duyurular, işe alım, doku oturumları, yönetim toplantısı) veya harici mi (satış konuşması, yeni iş geliştirme)? Yapıyı ve mantığı düşünün ve sonra doğal olarak, katılım gibi diğer parçalar yerine oturacaktır.
Kimin Katılması Gerektiğine Karar Verin
Sanal toplantılar özellikle insanları aynı anda farklı bir yerde toplamak için etkilidir. Yani yurtdışında, evde veya koridorda katılımcılarınız varsa, nerede olursanız olun kolay ve etkili bir şekilde bağlantı kurabilirsiniz. Herkes potansiyel bir saat farkının farkında olduğu veya Saat Dilimi Zamanlayıcı'yı kullandığı sürece, katılmak kolaydır. Ancak, yalnızca gerekli kişilerin davet edilmesi gerektiğini unutmayın. Yalnızca gerekli olan katılımcıları dahil ederek zamandan ve paradan tasarruf edin. Başka biri için toplantıyı daha sonra göndermek üzere kaydedin.
Anahat Oluşturun
Bir gündem belirlemek, düşüncelerinizi organize edecek, böylece zamanında, kristal berraklığında ve ilgi çekici bir sanal toplantı gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca, katılımcıların kendilerinden ne beklendiğini bilmelerine yardımcı olacaktır. Katkı sağlamak için neye ihtiyaçları var? Senkronizasyondan önce tazelemeleri gereken herhangi bir materyal var mı? Toplantı ne kadar sürecek? Kısa bir düzen eklemek kafa karışıklığını önleyecek ve katılımcıların kendilerini hazırlıklı hissetmelerine yardımcı olacaktır.
Davet ve Hatırlatma Gönder
Sanal toplantıların harika yanı, bir tanesini şimdiden hazırlıksız bir oturum olarak veya önceden planlayabilmenizdir. Otomatik olduğu için saat, tarih ve diğer önemli bilgiler gibi gerekli tüm bilgileri ilk davetiye eklemek kolaydır. Katılımcılara yaklaşan senkronizasyonu hatırlatmak için çağrılarınızı koordine etmeye yardımcı olacak hatırlatıcıları ayarlayın. Yerinde gerçekleşmesi gereken daha acil toplantılar için, toplantı ayrıntılarını doğrudan katılımcıların cihazlarına göndermek için SMS bildirimlerini kullanın. Geç gelenler veya katılmayanlar için beklemekle daha fazla zaman kaybetmeyin.
Daha Etkili Sanal Toplantılar İçin Özelliklerden Yararlanın
Sanal toplantınız için doğru video konferans yazılımı, çevrimiçi deneyiminizi geliştirmek için çok sayıda pratik ve kullanışlı özellikle birlikte gelir. En iyi sonuçlar için, seçtiğiniz teknolojinin aşağıdakilerle yüklü olduğundan emin olun:
- Ekran paylaşımı: Bir sunum yapmak veya bir BT sorununu çözmek için ekranınızı anında katılımcılarla paylaşın.
- Kayıt: Daha sonra izlemek için şimdi kaydet'e basın. Bir görüşmeye katılamayan katılımcılar için mükemmeldir.
- transkript: Kaydedilen tüm toplantıların otomatik dökümleri, hiçbir fikrin geride kalmamasını sağlar.
- Çevrimiçi Beyaz Tahta: Görüntüleri, renkleri ve şekilleri kullanarak kavramları ve grafikleri ifade etmenin yaratıcı bir yolu.
Bir Take Away Dahil Et
Sanal toplantınızın sonunda, katılımcıların ne ile ayrılmasını istiyorsunuz? Amaç neydi ve sonraki adımlar nelerdi? Herkesin hedefi ve daha sonra ne yapılması gerektiğini bilerek uzaklaştığından emin olun.
Bir E-posta İle Takip Edin
Olabildiğince kısa ve tatlı tutun, ancak bir takip e-postasına eklemeniz gerekenler: Toplantı tutanakları özeti, sonraki adımlar, önemli toplantı başarısı (bu, toplantınızın amacına uygun olmalıdır) ve kayıt (kaydettiyseniz) ).
Sanal Toplantı En İyi Uygulamaları
Artık sanal bir toplantının gönderici ve alıcı arasındaki iletişimi nasıl güçlendirebileceğini daha iyi anladığınıza göre, bazı görgü kuralları takip etmek. İşte akılda tutulması gereken birkaç şey:
Teknoloji: Teknolojinizin güncellendiğinden ve çalıştığından emin olmak için toplantı öncesi kontrol yapın. Mikrofonunuzun, hoparlörlerinizin ve kameranızın kullanıma hazır olduğundan emin olun. Ayarlarınızı doğrulayın ve moderatörlük yapıyorsanız, bir bekleme odası açın ve herkesin otomatik olarak sessize alındığından emin olun.
Katılım: Toplantı taslağınızı gözden geçirin ve işler başlamadan önce akışı gözden geçirin. Bu şekilde duraklamaların ve araların nerede olduğunu hazırlayabilir ve katılımcılara sorulacak sorular planlayabilirsiniz. Çevrimiçi beyaz tahtayı kullanarak bir etkinlik eklemeyi ve "anlatmak" yerine "göstermek" için ekran paylaşma özelliğini kullanmayı deneyin.
Nişan: Teslimatınızı ilginç hale getirdiğinizde, katılımcıların bilgilerinizi alma olasılığı daha yüksektir. Yalnızca istatistikleri ve kuru ölçümleri aktarmak yerine, başı, ortası ve sonu olan bir hikaye anlatın. Görüntüleri, videoları, parlak renkleri kullanarak ve önemli kelimeleri vurgulayarak gerekli verileri ve bilgileri gömün.
İyi eğlenceler: Sanal bir toplantıyı sosyalleştirmeyi unutmayalım! Buz kırıcı sorularla sanal toplantıyı açın. Biraz daha kişisel olan sorular, "Bu hafta sonu ne yaptın?" gibi küçük gruplarda işe yarar. veya "Netflix'te ne izlediğinizi bize bildirin."
Daha büyük gruplarla daha belirsiz ve eğlenceli olabilirsiniz, “Sürekli kullandığınız kişisel bahane nedir?” veya “Hangi çocuk filmi ya da kitap karakteri size kendinizi hatırlatıyor?”
Ve bir toplantıda, "En son ne zaman bir grupta konuştunuz?" gibi alakalı bir soru sormayı düşünün. ya da biraz daha benzersiz bir şey, "Eğer herhangi bir hayvan kuyruğuna sahip olabilseydin, bu ne olurdu?"
Buradaki fikir, birbirinizi profesyonel bir ortamda ancak daha rahat bir tonla tanımaktır. Bir buzkıran uygun duyguya ilham verir, öğrenmeyi teşvik eder ve bağlanmayı teşvik eder. Sanal masaya getirmek için tüm mükemmel beceriler!
Grup iletişim platformunuz olarak Callbridge'i seçin ve sanal bir toplantının nasıl ayarlanacağını öğrendikten sonra üretkenlik ve katılımın artmasını izleyin. Ekran Paylaşımı, yapay zeka destekli transkripsiyon ve özetlerin yanı sıra artırılmış güvenlik önlemleri, sıfır indirme ve özelleştirme gibi premium özelliklerle, herhangi bir sanal toplantıyı katılımcılarla ev sahibi yapabilirsiniz.
