Kaç iş toplantısına katıldınız? Bu ay en az bir avuç. Elbette kendinizi bir projenin durumunu veya gelişimini tartışan sabahın erken saatlerinde çevrimiçi bir toplantıda buldunuz. Değilse, belki bir web seminerine, sunuma, çalıştaya veya çevrimiçi sınıfa katıldınız. Belki bir beyin fırtınası oturumunda bulundunuz ya da bir sanal satış sunumu. Hangi yoldan giderseniz gidin, çevrimiçi bir toplantı genellikle aynı hareketli parçalardan oluşur: Ortaya çıkın ve ev sahipliği yapın, size sunulun ve katılın.
Aynı formül, ama aynı deneyim olmak zorunda değil. İnsanların istediğiniz kadar meşgul olmadığını fark ederseniz veya katılım azalıyorsa, çizim tahtasına geri dönmenin ve toplantının akışını nerede iyileştirebileceğinizi görmenin zamanı geldi.
Endişelenmeyin, düşündüğünüz kadar büyük bir iş değil! İşte toplantıları daha kullanışlı ve yapıcı hale getirmek için oluşturabileceğiniz birkaç yol.
İlk önce ilk şeyler – işe yaramaz bir toplantı yapan nedir? Yardımdan daha fazlasını engelleyebilecek yararsız bir toplantı, kimsenin liderlik etmemesi, gündemin düzensiz olması, tartışmanın yoldan çıkması veya çok uzun sürmesi ve ulaşılacak bir hedefin olmaması (verilecek bir karar, tartışılacak konu, sorun) olmadığında olandır. çözmek, bulunacak bir çözüm, işe alınacak kişi, üzerinde anlaşmaya varılacak tarih vb.).
Yapıcı bir toplantı mı? Olağanüstü araçlar artı olağanüstü özellikler ve uygulamalar harekete geçirildi. Bunlar, çevrimiçi toplantınızın gücünü artıran ve bütünlüğüne katkıda bulunan 5 niteliktir:
1. Tanımlanmış Bir Amaç ve Hedefe Sahip Olmak
Çevrimiçi bir toplantı ayarlamadan önce kendinize "Bir toplantıyla iş akışını bozmalı mıyım?" diye sorun. Tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bilmek, talebinizin niteliğini ve nihayetinde toplantıyı belirleyecektir.
Buradan, tek ihtiyacınız olanın, katılımcıların okuyabilecekleri ve kendi zamanlarında size geri bildirimde bulunabilecekleri bir belge hazırlamak mı, yoksa tüm ekip yerine sadece bir veya iki kişinin gelmesine mi ihtiyacınız olduğunu anlayabilirsiniz.
2. Açıkça Devredilen Roller
Sizi gerçekten bir yere götüren etkili bir toplantı için, aşağıdaki rolleri listele ve ilgili bireyler:
Sürücü: İlk etapta herkesi bir araya getiren toplantı lideri.
Onaylayıcı: Nihai kararı verebilecek olan sahip veya paydaş.
Katkıda Bulunanlar: Bilgi ve verilere sahip olan ve toplantının amacına ulaşabilenler.
Bilgilendirilmiş Kişiler: Toplantı öncesi ve sonrası bilgisi olup da katılması zorunlu olmayan kişilerdir.
İpucu: Proje yönetim araçları ve takvimlerle entegre olan video konferans yazılımları, uyumlu olmayan çözümlere göre çok daha tercih edilir.
3. Uzlaştırıcı Bir Yapı
Tüm toplantılar doğaçlama olmak için biraz özgürlük ve alan sağlamalıyken, insanların zamanına ve enerjisine saygı duyan bir kap oluşturmak, fikirleri sıkmak yerine onlara ilham veren toplantıların temelidir. Tartışma konularını özetleyen bir gündem oluşturun ve yolda kalmak için bir zamanlayıcı kullanın.
Bireylerin yanıt vermek için belirli bir süreye sahip olduğunu bilin. Potansiyel varsa fikirlerin “park edileceği” ancak şu anda hiçbir yere gitmediği bir Otopark fikrini tanıtın.
4. Eylem Noktalarını Temizle
Herkes kendi görüşünü belirtti ve artık görüşülmesi gereken hedef için eylem noktaları ve yönlendirmeler mevcut. İpucu: Toplantıyı bir eylem çağrısı yapmadan bitirmeyin – takip toplantısı olacak mı? Sonraki adımlardan kim sorumlu? Herkes sorumluluklarının ne olduğunu biliyor mu? Son tarih nedir? Gerekli notların alındığından, kayıtların yapıldığından ve proje yönetim aracının güncellendiğinden emin olun.
Tamam, şimdi eğlenceli kısım için
5. Eğlenceyi Enjekte Etmek
Elbette, iş şirket kültürü oluşturmaya veya biraz heyecan katmaya gelince her takımın kendi yaklaşımı vardır, ancak bu eğlence ve sürpriz unsurunu sürdürmek biraz daha fazla çaba gerektirir.
Çevrimiçi beyaz tahtaya gönderilen bir soruyla buzları kırmayı veya Virtual Show ve Tell gibi profesyonel ancak hafif yürekli bir etkinlik düzenlemeyi deneyin. Bir sürü var takım oluşturma egzersizleri seçim için.
İyi bir toplantı için neleri sağlamlaştıran 5 niteliği sağlam bir şekilde ele aldığınızda, senkronizasyonlarınızın dokusunu ve akışını şekillendiren Calbridge'in video konferans özelliklerini keşfetmeye hazırsınız demektir. Varlığı ve katılımı artıran özellikler ve araçlarla toplantıları yapıcı hale getirmeyi teknolojiye bırakın.
İpucu: Toplantılarınızdan (eğlence de dahil) en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız , her zaman video kullanın ve katılımcılara da bunu hatırlatın.
Yorgun hissetmekten daha fazla ateşlenmiş hissetmeye nasıl geçeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
Otomatik Deşifre
Callbridge'in imza özelliği olan Cue™ ile, hiç kimsenin “bunu” yazıp yazmadığı konusunda stres yapmasına gerek kalmaz. Cue™ kayıtları otomatik olarak kopyaladığında, katılımcıların endişelenmesine veya bir sonraki cümleyi kaçırmasına gerek kalmaz.
Ayrıca, Cue™ otomatik olarak hoparlör etiketleri ve saat ve tarih damgaları sağlar. İsterseniz not alın, ancak emin olun her şey sizin için halledilir!
Duygulara İlişkin Daha Derin Bir Anlayış Kazanın
Duygu Analizi ile çevrimiçi toplantınızın duygusal sıcaklığını ölçün; Oyundaki nüansı ve anlamı daha kapsamlı bir şekilde anlamanızı sağlamak için olumlu ve olumsuz duyguları çeken sofistike bir özellik.
Bonus: Toplantı boyunca nerede ve ne tür soruların sorulduğunu daha iyi anlamak için Insight Bar'ı görüntüleyin
Sanal Bir Arka Plan Yukarı Çekin
Callbridge'in sanal arka plan dizisinin, gelişiniz ve varlığınız için sahneyi ayarlamasına izin verin. Gerçek dünya ayarlarını, soyut renkleri ve şekilleri seçin veya kendi özel ve markalı tasarımınızı yükleyin.
Daha Sıkı Bağlantıları Teşvik Edin
Ara Odaları ile ana toplantıdan izole edilmiş bir alanda bağlantı kurmak isteyen daha küçük gruplara hitap edin. Bu alanları, ayrı tartışmaları kolaylaştırmak, ayrı görevler üzerinde çalışmak veya 1:1 desteği sağlamak için kullanın.
Yaratıcı Bir Şekilde İşbirliği Yapın
Katılımcıların, Çevrimiçi Beyaz Tahta yardımıyla renk, şekil, ses, video ve görüntüleri kullanarak paylaşmak zorunda olduklarını ifade etmelerine izin verin. Herkes gerçek zamanlı olarak ekleyebilir ve paylaşabilir. Şimdi üzerinde çalışabilir veya kaydedebilir ve daha sonra tekrar ziyaret edebilirsiniz.
Callbridge ile çalışarak, özellikle Slack ve Google Takvim gibi üçüncü taraf entegrasyonlarıyla, çevrimiçi toplantılarınızın nasıl yürütüldüğü ve katılım sağlandığı konusunda hızla ilerleme kaydedeceksiniz . Duygu Analizi , Transkripsiyon , Ekran Paylaşımı ve daha fazlası gibi son teknoloji özelliklerini kullanarak , piyasadaki diğer video konferans yazılımlarına kıyasla zaten avantajlı bir konumdasınız.
