Bir pandemi kadar büyük bir şey dünyayı etkilediğinde, kaçınılmaz olarak dünyanın işleyişini değiştirir. Adım adım, bilinmeyen topraklardan geçerek, her sektör ve her işletme, bu yeni normale - özellikle yasal - nasıl adapte olacağını ve başarılı olmayı öğreniyor.
Hukuk sistemi birçok kısıtlama ve sınırlamadan geçmiştir ve sonuç olarak, önergelerin, ön yargılamaların, davaların sıklığını ve kullanılabilirliğini ve bir bütün olarak dava sürecinin tamamını etkilemiştir.
Bir hukuk uzmanı olarak, evden çalışmak zorunda olmanın sonuçlarını kesinlikle ilk elden deneyimlemişsinizdir. Sanal toplantılar, önceki süreçler ve sistemler çevrimiçi bir alana dönüşmek üzere değiştikçe para birimi haline geldi. Açıkça değişen bir yasal ortamla, video konferans, keşif incelemelerinden başlayarak birçok yasal işlem için başvurulan çözüm haline geliyor.
Video konferans, avukatın her iki tarafının da mahkemeye adım atmak zorunda kalmadan davada gerekli ve kritik gerçekleri, kanıtları, desteği, iddiaları, kanıtları ve savunmaları elde etmesine olanak tanır.
Hukuk firmanızın çevrimiçi geçiş yaptığını varsayarsak – uzaktan toplantı sayısını artırmak, BT departmanını güçlendirmek, nasıl kullanılacağını öğrenmek ekran paylaşımı ve sanal arka planlar, daha kısa, daha özlü çevrimiçi toplantılar ve sunumlar için ayarlamalar yaparak - artık teknolojinin nasıl kolaylıkla uzaktan iletişim kurma fırsatı sağladığını görebilirsiniz.
Bunun farklı yasal sonuçlar karşısında nasıl şekillendiğine daha derinden dalalım.
Video konferansın en kullanışlı ve ileriye dönük özelliklerinden biri kayıt içerir. Çevrimiçi bir toplantı başladığında rekor kırmak, katılımcılara senkronizasyonda meydana gelen her şeyin baştan sona, tam olarak yakalanmış bir kaydını sağlar.
Ancak bu, birçok firma ve işletme için prosedürel bir değişiklik olabilir. İnternete taşınmadan ve çoğu insan evden çalışmadan önce, ekip aramaları hiç kaydedildi mi? Toplantı notlarını kim aldı? Bir araya gelmek için ne kadar zaman harcandı? Sizin için ses, video, ekran görüntüleri, gönderilen bağlantılar ve belgeler gibi ağır yükleri kaldıran teknolojiyi birleştirerek hareketi daha sorunsuz hale getirin.
Kayıt yapmanın faydalarının yanı sıra, tipik olarak transkripsiyon ve akıllı özetler, inceleme keşif sürecini geliştiren iki özellik gelir. Video aracılığıyla yalnızca nüans ve beden dili yakalanmakla kalmaz, aynı zamanda sesin tonu, düşünce kalıpları ve kelime dağarcığı da teknolojinin konuşmacı etiketleri, gelişmiş algoritmaları ve ortak konu bağlantıları aracılığıyla ayırt edilebilir.
Bununla birlikte, madalyonun diğer tarafında, gelecekteki dava ve soruşturmaların dikkate alması gereken birkaç zorluk yatmaktadır. Toplu kayıt, veri depolama açısından üç önemli noktayı gündeme getirir:
Verilerin Çoğalması
Giderek daha fazla çevrimiçi alışveriş kaydedildiğinde, daha fazla dosya birikir ve video dosyalarının boyutu da öyle. Veri miktarı büyüdükçe, güvenli bir şekilde saklama ve alma yeteneği artacaktır.
Kayıtları Yönetme
Güvenli ve güvenli veri depolama, paylaşılan ve tartışılan bilgiler son derece hassas olabileceğinden ve başkalarının görmesine izin vermeyebileceğinden zorunludur. Bu dosyaların nasıl ve nerede saklandığını düşünün. Kim veya ne güvencesi var? Kimlerin erişimi var ve bunlar nasıl korunuyor?
Keşif
Önceden, toplantıların sesli olarak kaydedilmesi veya bir kelime işlem belgesine yazılması, bu nedenle sağlanan bilgilerin doğruluğunu ve kapsamını sınırlandırması mümkündür.
Belki de veriler bir sunumda veya gündemde toplanmıştır. Şimdi, daha ayrıntılı elektronik dosyalar ve transkripsiyon potansiyeli her zamankinden çok daha avantajlı. Kaydedilen çevrimiçi toplantılar, toplantı boyunca her işlemi ve alışverişi içeren tüm toplantı içeriğinin yanı sıra ses ve veya video yakalama kapasitesine sahiptir.
Yüz ifadelerinin, el kol hareketlerinin ve her şeyin değerini aklınızda tutun. konuşmadan iletişim kurdu.
Hatırlamak için bir şey:
Kayıtlı toplantılara erişim, hem olumlu ve olumsuz "dijital ayak izi" olarak daha sonra kullanım için zemin olabilir. Dava keşif talepleri, e-postalar ve belgeler kadar yaygın olarak görüntülü toplantıları içerebileceğinden, gizlilik ve güvenlik önlemlerinizin güncel ve şeffaf olduğundan emin olun.
Genel doğruluk ve şeffaflığı sağlamak için video konferans söz konusu olduğunda uyum yaratan politikalar belirleyin. Verileri organize etmek, yönergelere karar vermek ve çevrimiçi toplantılar söz konusu olduğunda genel olarak bir akış veya prosedür oluşturmak, güvenlik risklerinin sınırlandırılmasını, verilerin çıkarılmasını ve bilgilerin kolayca erişilebilir olmasını sağlayacaktır:
- Toplantılar için adlandırma kurallarına ve kayıtları yönetmekten kimin sorumlu olduğuna karar verin. Kayıtlar nerede yaşayacak ve depolama, erişilebilirlik, silme, keşif vb. için idari kurallar nelerdir?
- Toplantının boyutuna bağlı olarak, kayıt sorumluluklarını bir veya birkaç katılımcıya devredin. Her departmandan, amirden veya yöneticiden farklı türdeki toplantıları kaydetmekten sorumlu olacak bir katılımcı seçin. Moderatör kim olacak ve farklı sanal toplantılar için hangi politikaların, kuralların ve prosedürlerin uygulanması gerekiyor?
- Hangi "görünümü" kaydetmek istiyorsunuz? Moderatörün kim olduğuna (veya belki birkaç tane olduğuna) karar verdikten sonra, çeşitli toplantı seçeneklerinden hangisinin firmanızın ihtiyaçlarını karşıladığını ve kimin kaydı hangi bilgisayardan veya bakış açısından yapacağını seçin.
- sonuna dikkat et özetleri ve video konferans platformu tarafından sağlanan raporlar ve bunlardan kimin sorumlu olduğunu belirler. Bunları kim alacak ve bunlara nasıl erişilecek?
- Aşağıdakileri sağlayan video konferans ifadeleriyle keşfi raydan çıkarmaktan kaçının:
Vericinin fiziksel konumunu ve sanal toplantıya bağlanmak için lojistik olarak nasıl kurulacağını belirleyin.
Mahkeme muhabiri ve vekili aynı yerde bulunamıyorsa başka bir seçenekle gelin
Deposit'e önceden posta yoluyla veya depozisyon sırasında elektronik olarak teşhirler alın
Sorunsuz bir şekilde çalıştırın - sanal ifade gününden önce teknolojiyi test edin
Çeşitli coğrafi konumlardan birden fazla avukat ve katılımcıyı birbirine bağlayın
Kaydedilip kaydedilmeyeceği konusunda herkes hemfikirdir - onay alın - Video konferansların nasıl saklanacağını ve daha sonra belirli bir süre sonra imha edileceğini belirleyen bir saklama politikasına sahip olun.
Çevrimiçi bir toplantı sona erdikten sonra, kayıtlar buluta kaydedilir ve firmanın portalı veya moderatör tarafından erişilebilir durumda kalır. Belirli katılımcıların erişimine izin vermek bir gizlilik ve güvenlik önlemidir. Genel kayıt yönetimi, işletim protokolleri ve erişim, politika ve prosedürün tartışılması ve geliştirilmesi yoluyla oluşturulmalıdır.
Her çevrimiçi alışverişi güvenli ve özel kılan teknolojiyle güvenlik ihlallerini ve video dinlemelerini önleyin. Toplantı sırasında tek seferlik erişim kodunun kullanılmasını veya bir kişinin rekor kırmasını zorunlu kılın. Aşağıdaki gibi özellikleri arayın:
- Tek Kullanımlık Erişim Kodu: Her arama, yalnızca belirtilen ve zamanlanan için geçerli olan benzersiz ve özel bir kodla şifrelenir. konferans çağrısı.
- Toplantı Kilidi: Katılımcılar göründükten hemen sonra, istenmeyen katılımcıların araya girmesini önlemek için bu özelliği etkinleştirin. Geç gelen herkesin moderatörden izin istemesi gerekecektir.
- Güvenlik Kodu: Çevrimiçi toplantı gündemi çok hassas bilgilerin tartışılmasını gerektiriyorsa, bir konferansa girerken gerekli olan ek bir kodla başka bir güvenlik katmanı ekleyin.
Halihazırda mevcut olan ve keşif için zemin sağlayan teknoloji daha yaygın hale geliyor. Ve ileriye dönük olarak, yüz yüze işlemlerin öncelikli olması pek olası değildir. Yasal keşif ve diğer süreçler çevrimiçi olarak gerçekleştirilebilirse, çevrimiçi olarak tutulmaya devam etmeleri mümkündür.
Başvurmaya gelince video konferans yazılımı bizzat göstermek yerine,
Maliyet tasarrufu, daha az seyahat, daha fazla zaman, uzaktan işbirliği, üretkenlik artışı, daha az gecikme gibi faydalar kesinlikle zorluklardan daha ağır basar:
1. Zorluk:
Geleneksel olarak, her bir taraf tipik olarak muayene sırasında belgeleri ve teşhirleri sağlaması, yardımcı olması ve açıklaması gereken hukuk müşavirinin fiziksel huzurundadır.
Çözüm:
Bunun yerine, video konferans ile bu, önceden plan yapmak için bir fırsattır. Avukatlar ve hukuk müşavirleri, her türlü delil, teşhir, belge ve ispatı önceden düzenlemelidir. Açık, etiketli, organize, başlıklı ve postayla gönderilmeli veya elektronik olarak atılmaya hazır olmalıdır. Adreslerin güncel olduğundan, doğru yazıldığından ve verilere ihtiyacı olan herkesin dijital işleme veya postalanan gönderiye dahil edildiğinden emin olun.
2. Zorluk:
Bir tanığın tavrını ve soğukkanlılığını değerlendirmek, aynı fiziksel konumda bulunmak yerine bir video bağlantısı aracılığıyla belirsiz olabilir.
Çözüm:
Sanal toplantıya kadar geçen günlerde yapılan bir teknoloji testi, katılımcının net ve eksiksiz bir şekilde görülmesini sağlayacaktır. Firmanızdaki müvekkiller, meslektaşlar ve diğer hukuk uzmanları için sesli projeksiyon, aydınlatma, duruş, kabul edilebilir arka planlar ve video keşfini yerinde, gösterişli ve profesyonel hale getiren diğer tüm bilgiler için zorunlu uygulamaları içeren bir video konferans referans kılavuzu oluşturun.
3. Zorluk:
Kurumsal olmayan veya tarafsız veya uygun görünmeyen bir ortam sarsıcı, yanıltıcı olabilir veya yetersiz incelemeye yol açabilir.
Çözüm:
Video konferans görüşmesi, keşif çağrısı, ön deneme veya deneme sürecinin nasıl gelişmesi gerektiğine ilişkin örnek videolar ve çevrimiçi eğitimler sağlayın. Neyin kabul edilebilir olduğunu ve hangi kurulumların ve arka planların başarılı bir incelemeye yol açacağını ana hatlarıyla belirtin. Zayıf videolara ve ne yapılmaması gerektiğine dair örnekler verin.
4. Zorluk:
Aynı fiziksel alanda olmamak, incelemeyi olası kötüye kullanım veya yanlış uygulamaya açar.
Çözüm:
Tartışmanın baştan sona tam şeffaflığı gereklidir. Toplantının başında göze çarpan bir uyarı ile onay, herkesin uyumlu olmasını sağlar. Ayrıca, sınav sırasında en iyi uygulamalarla ilgili eğitim ve öğretimin sağlanması, süreçlerin akıcı ve standarda uygun olduğundan emin olmak için süreçleri sağlamlaştırır.
Video konferans yoluyla keşif için yapılan muayeneler boyunca gerçek iletişim kalitesiyle ilgili olarak, burada en iyi uygulamalardan bazıları verilmiştir:
• Zamanı Ayırın – Öncesi, Sırasında ve Sonrası
Check-in'ler, röportajlar, tanıklıklar, toplantılar, ifadeler - hazırlanmak için biraz zaman olduğundan emin olun, bu süreyi tamamlamak için yeterli zaman ve kayıt veya özetleri yansıtmak ve gözden geçirmek için biraz zaman ayırın.
• Tüm Teknolojilerin Çalıştığından Emin Olun
Zaman önemli olduğunda, herkes beklerken teknik sorunları çözmeye ve çözmeye çalışmayın. Video konferansa biraz daha erken gelin ve mikrofonunuzu, hoparlörünüzü ve bağlantınızı test edin.
Her şeyin dolu olup olmadığını, ekstra kabloların mevcut olup olmadığını, wifi'nin güçlü olup olmadığını vb. kontrol edin. Kurumsal düzeyde konferans platformları tarafından sunulan ses ve video testlerinden yararlanın.
• Noktayı İki Kez Kontrol Edin
Sessiz, steril ve dikkat dağıtıcı olmayan bir yer seçin. Düz, rahatsız edici olmayan bir arka plana sahip beyaz bir duvar veya kapalı bir oda en iyi sonucu verir.
• Zamanlamaya Bağlı Kalın
Herkesin buna göre plan yapabilmesi için toplantının süresini önceden bildirin. Yüz yüze bir toplantı gibi, bir gündem oluşturun, ona bağlı kalın ve herkesin zamanını koruyun.
• Ses ve Video Bağlantısını Kontrol Edin
Geri bildirimi en aza indirmek ve işitme ve projeksiyonunuzu en üst düzeye çıkarmak için bir kulaklık kullanın. Yüksek kaliteli ses/görüntü özelliklerine sahip video konferansı kullanın.
Callbridge'in hukuk firmanıza duruşma öncesi prosedürlerin sanal bir ortamda sorunsuz çalışmasını sağlayan video konferans teknolojisi sağlamasına izin verin. Birçok yüz yüze işlemi çevrimiçi hale getirme potansiyeliyle, maliyetleri düşürme, evden daha fazla çalışma, adli süreçleri hızlandırma ve daha fazla bilgiyi daha hızlı alma fırsatı parmaklarınızın ucunda.
Callbridge'in iki yönlü iletişim platformu, daha derinlemesine gitme ve hukuk firmalarının işlerini yürütme biçimlerine boyut kazandırma gücüne sahiptir. Kaydedilmiş çevrimiçi toplantılar, tüm taraflara güvenli ve sağlıklı bir mesafeden yüz yüze olma duygusu verir. Ayrıca, daha esnek katılım sağlar ve doğru öngörü ile planlama ve hazırlık, yüz yüze toplantılar için uygun bir alternatiftir.
