Her işletme, en iyi sonuçları alabilmek için zaman yönetimi ve çalışma becerilerine güvenir. Büyümek, ölçeklendirmek, genişletmek, sağlam bir iş akışı yapısı uygulamadan ve nasıl ortaya çıktığını yönetmeden mümkün değildir. Sonuçta, yönetemezseniz, ölçemezsiniz. Peki iş yönetimi tam olarak nedir ve ekipleri nasıl optimize eder? Daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin.
İş Yönetimi Nedir?
İş yönetimi, en temel anlamıyla, iş akışlarında ve çıktılarda uyum oluşturmak için ekip süreçlerinin ve iş süreçlerinin buluştuğu yeri ifade eder.
İş yönetimi yazılımı, özellikle akışı düzenlemede ve bilgi üreten süreçleri tanımlamada yardımcı olur. Video konferans yazılımı kullanılarak çevrimiçi toplantılarla eşleştirilen bir iş yönetimi yaklaşımı, çalışanlardan müşterilere kadar herkes için ritim ve görünürlük yaratır ve Geliştirilmiş performans ve sonuçlar.
İş yönetimi, belirli bir projeyi veya kişiyi yönetmek için detaylandırılabilir. İş yönetimi süreci, proje yönetimi döngüsünün başlangıcında başlar, böylece tek bir (veya birden fazla) projenin nasıl gelişeceğini daha iyi ayrıştırmak için ilgili kapsamı daha net bir şekilde anlayabilirsiniz.
İş yönetimi, ekiplerin nasıl yönetildiğini etkiler. Bu içerir:
- Kişileri yönetmek
- İş akışını denetleme
- İş yükünü yönlendirmek
- Ekiplere görev atama
- Neyin öncelikli olduğuna karar vermek
- Son teslim tarihleri oluşturma
- Müşterileri ve çalışanları değişiklikler veya engellemeler hakkında güncelleme
…hepsi iş yönetimi yazılımı aracılığıyla gerçekleştirilebilir ve çevrimiçi toplantılar ve görüntülü sohbet yoluyla daha da güçlendirilebilir.
Proje Yönetimi Vs. İş yönetimi
Proje yönetimi bütüne yönelik bütünsel bir yaklaşımdır, iş yönetimi ise ekiplerin tüm projelerde, görevlerde, çıktılarda vb. daha iyi çalışmasını sağlamak için proje yönetimi, iş otomasyonu ve işbirliğini birleştiren bir yaklaşımdır.
Proje yönetimi, farklı çalışanlar için bir başlangıç ve bitiş ve net rollere sahip projelerin yönetilmesine yardımcı olur. Bununla birlikte, acil veya geçici projeleri, son dakika kesin görevleri ve daha fazlasını azaltabilir. Ayrıca, e-postalara, yönetici görevlerine, toplantılara katılmaya ve bir çalışanın özel olarak ekibe yapması için görevlendirildiği diğer öğelere harcanan zamanı da göz önünde bulunduralım.
İş Yönetimi Neden Bu Kadar Kritik?
Temel anlamda: performansı artırır. Tıpkı herhangi bir yönetim sisteminde olduğu gibi veya yönetici pozisyonunda birey, iş yönetimi, ekibinizin finansmanı tüketmeden en iyi kaliteyi en verimli teslimat hızında sunmak için en yüksek performansta çalışmasını sağlamanın başka bir yoludur. Fazlalıkları azaltmak, darboğazları belirlemek, zaman ve bütçeyi belirlemek, en iyi iş yönetim sistemi için doğru iletişim ve stratejilerle oluşturulabilir.
İş Yönetimini Yıkmak
Ayrıntılar sektörden sektöre ve kuruluşlar arasında değişecektir, ancak bazı ortak noktalar ve ortak iş yönetimi zorlukları da vardır:
- Ekipleri Görevlendirme
Yeni bir proje ortaya çıktığında organizasyon ve yetkilendirme önce gelir. Kaynakları atamak ve tahsis etmek, aynı zamanda iş veya görev için doğru kişiye sahip olmalarını sağlamanın yanı sıra, zamanında yapıldığından ve yüksek kalitede olduğundan emin olmak bir yöneticinin sorumluluğundadır. Dijital araçlar ve yönetim yazılımıyla kimin ne yaptığını takip etmek, aynı zamanda sık sık bir sanal toplantı durum güncellemeleri, check-in'ler ve brifingler için program - Acil ve Yüksek Öncelikli Görevler Arasındaki Çizginin Oluşturulması
Özellikle birdenbire bir şey ortaya çıkarsa, ne yapılması gerektiği konusunda kafa karışıklığı olabilir. Yaklaşan son teslim tarihlerinin farkında olmak ve boru hattında ne olduğuna dair görünürlüğe sahip olmak, teslimatlara evet mi hayır mı diyeceğinizi bilmek için daha iyi bir anlayış ve bakış açısı yaratır. - Görevler için Son Tarihler Oluşturma
Bilgi ve deneyime sahip bir yönetici, görevler için uygun son tarihler belirleme konusunda usta olacaktır. Sorunlar, son tarihler değiştiğinde veya yeterli arabellek süresi olmadığında ortaya çıkar. Bitiş tarihlerinin açıkça belirtilmesi ve herkesin görmesi için görünür olması gerekir. - Müşterilerle Şeffaf Kalmak
Genel kural, tam tersi değil, yetersiz söz vermek ve gereğinden fazla teslim etmektir. Müşteriler ve ekiplerle yapılan net ve özlü konuşmalar, beklentilerin yönetilmesine ve insanların aynı sayfada olması için önceliklerin belirlenmesine yardımcı olur. Projedeki değişiklikler ve yeniden yönlendirmeler, son teslim tarihi ve kaynakların tahsisi netleştirilmediğinde, projenin raydan çıkabileceği veya daha zorlayıcı hale gelebileceğidir.
Tutarlı çevrimiçi toplantılara ve güncellemelere olanak tanıyan uygun bir iş yönetimi akışı ile projeler daha doğru şekil alabilir ve bütçe ve zamanında kalabilir.
En İyi İş Yönetimi Uygulamaları
İster belirli bir iş yönetimi yazılımınız olsun, ister rutin çevrimiçi toplantılar gibi başka bir sisteminiz olsun, bunun taşa yazılması gerekmediğini bilin. En etkili iş yönetimi yaşamak ve nefes almaktır ve sık sık gözden geçirilmelidir. Burda biraz var yapılması ve yapılmaması gerekenler:
- Mükemmel İletişim Uygulayın
Açık ve zamanında iletişim ile işbirliğine dayalı ekip ortamları oluşturun. Merkezi bilgi ve belgeler, sık çevrimiçi toplantılar ve ekip toplantıları oluşturun. Katılım kurallarını kabul ederek bir şirket iletişim kültürü aşılayın: Ne zaman e-posta göndermek veya toplantı yapmak en iyisidir? Kim, nelerden sorumlu ve onlarla nasıl iletişim kurulabilir? Yeni çalışanlar nasıl işe alınır? Çalışanlar soru sormak için nereye gidebilir? - Şeffaflıktan Kaçının
Ekip üyelerine, olur olmaz veya uygun olur olmaz neler olduğunu bildirin. Bütçe kesintisi oldu mu? Liderlikte bir değişiklik mi? Yeni iş geliştirme? İnsanları döngüde tutun ve uygun olduğunda değişikliğin arkasındaki sebeplerden bahsedin. Ayrıca, önemli bilgileri gizlemekten kaçının. Söylentiler zaman kaybettirir ve morali bozar. - Sürekli Bir Geri Bildirim Döngüsünü Teşvik Edin
Mümkün olan en iyi sonuçlar için, takdir ve fırsat geri bildirimi daha iyi dinlemeyi zorunlu kılar ve sonuçları teşvik eder. Sadece güven inşa etmekle kalmaz, çalışanları korur ve insanlara değerli olduklarını hissettirir. Daha iyi üretkenlik ve daha az zaman kaybı için geri bildirimin iş yönetimi sürecinin bir parçası olmasına izin verin. - Mikro Yönetme
Ekip üyeleri işi yapmak için işe alındı. İhtiyaç duydukları araçlar ve zaman verildikten sonra, bir şahin gibi izlenmeleri gerekmez. İhtiyaç duydukları bilgilere sahip olan yazılımlara ve platformlara erişmelerine izin verin ve ardından yapmaya karar verdikleri şeyi başaracaklarına güvenin. Başka bir deyişle, onları bilgilendirin ve tam potansiyellerini kesintisiz olarak kullanabilmeleri için onları başarıya hazırlayın.
Callbridge'in gelişmiş video konferans platformunun, bireyleri ve karşılaştıkları iş yönetimi görevlerini güçlendirmek için bağlantılar oluşturmasına izin verin. Diğer proje yönetimi ve iş iletişimi araçlarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olan video merkezli bir yaklaşımla, ekibinizin işleyişini hemen optimize edebilirsiniz.
