Коли ви плануєте онлайн-зустріч, вам доведеться більше, ніж сподіватися, учасники звернуть увагу! Насправді ви хочете надихнути їх на залучення та присутність. Щоб це сталося, ваша онлайн-зустріч повинна бути структурованою. Це потрібно розробити і для вашої аудиторії.
Зрештою, яка мета інакше? Навіщо витрачати час на збір військ, щоб переглядати звіти про хід чи розв'язувати лінії зв'язку для мозкового штурму, якщо єдиний звук, що чується, - це цвіркуни?
Завдяки більш інтерактивному підходу до ваших онлайнових зустрічей ви можете очікувати високої зацікавленості, кращого засвоєння інформації та більш детального розуміння вашого контенту. Може навіть трохи весело!
Приступимо до справи - ділових зустрічей, тобто!
Згідно зі статтею Harvard Business Review, керівництво вищого рівня, керівники рівня С та інші особи, що приймають рішення, витрачають майже три чверті свого часу на зустрічі з іншими, щоб обговорити прогрес у роботі. Це багато часу, проведеного на зустрічах.
Не забуваймо і про віддалених робітників. Завдяки передовій технології можливі онлайнові зустрічі з командами та колегами в різних місцях, але все ще існують проблеми з часовими поясами, підключенням та координацією проектів. Тут витрачений час може загубитися або зловживати.
Ви робите все можливе, щоб ваші онлайн-зустрічі були продуктивними та добре використовували час?
Якщо ви хочете:
- Знайдіть більш прості способи координації з колегами та віддаленими працівниками
- Залишайтеся на зв'язку незалежно від часу та відстані
- Пожвавити взаємодію
- Домагайтесь більшої участі та ефективності
Тоді ось кілька ідей, щоб оживити зустрічі, щоб зробити їх більш інтерактивними та ефективними:
Спочатку запитайте себе: чи є ця зустріч обов’язковою? Вам справді потрібно провести цю зустріч?
Щоб учасники могли взаємодіяти та співпрацювати, слід почути голоси, думки, висновки та обмін інформацією. У випадку онлайн-зустрічі перевага надається діалогу перед монологом.
Якщо є оголошення або інформація, яка не вимагає від учасників додавання або роботи, а також лише прослуховування, подумайте, як ваше повідомлення може бути краще підійде в електронному листі. Для інтерактивних та цікавих зустрічей прохання учасників лише послухати може призвести до втрати або удаваного інтересу.
Після того, як зміст та мета онлайн-зустрічі визнані як «необхідні», ось що робити далі:
12. Управління очікуваннями
Розвивайте правильний спосіб мислення серед колег, заздалегідь повідомляючи їм про необхідність їх участі. У порядку денному, розісланому перед онлайновою зустріччю, подайте просту схему того, що може очікувати кожен.
Продемонструйте проблему та повідомте учасникам, що їхні ідеї та пропозиції вимагаються. Це надає їм час для роздумів та вирішення проблем, а також встановлює деякі основні правила.
Плюс, повідомте їм деякі основні очікувані етикети, такі як:
- Натисніть "ігнорувати", коли ви не говорите
- Утримайтеся від їжі та пиття
- Відкладіть телефони та інші відволікаючі фактори на паузу
11. Реєстрація з колегами
У світлі недавньої пандемії, в результаті якої мільйони людей працюють вдома, віддалена робота може відчувати себе ізоляцією. Просто запланувавши зустріч у понеділок і розпочавши з простого запитання: "Що ти робив у ці вихідні?" Ви можете отримати участь і заохотити колег відкритися.
Ще краще, залежно від масштабу вашої зустрічі, використати цей вступний момент, щоб усі звернулися до колеги та подякували йому за щось, що він зробив. Велика чи мала подяка, висловлюючи вдячність простим називанням імені та згадуванням завдання, ви допомагаєте всім відчувати більший зв'язок . Це невеликий, але потужний спосіб заохотити соціальні зв'язки на віртуальній платформі.
Чи багато у вашій команді віддалених працівників? Прищепіть більше відчуття соціальних зв’язків, додавши трохи задоволення, щоб допомогти пробити лід і змусити людей почувати себе менш самотніми із соціальною дистанцією чи роботою вдома:
- Вступ до Spice Up:
Інтернет-кімната переговорів, повна незнайомців? Запросіть учасників представити себе та химерну інформацію:
-
- Їхня улюблена пісня караоке
- Їх фірмове домашнє блюдо
- Найкращий концерт, на який вони ходили
Інтернет-кімната для переговорів з тими ж колегами? Запросіть знайомі обличчя до:
-
- Коротко обговоріть хороший фільм, який вони нещодавно бачили
- Поділіться, як живе їх вихованець
- Відкрийте хобі чи особистий проект, яким вони взялися
- Використовуй свій розум:
Вправи з командоутворення не повинні відкидатися лише тому, що члени команди більш розпорошені. Заздалегідь надайте критерії, щоб учасники могли з’явитись готовими. Спробуйте коротку онлайн-версію Charades або Balderdash для більш цікавого способу відкрити зустріч. - Грати в гру вгадування:
Інший спосіб залучити людей більше - попросити кожного учасника відтворити просту версію ISpy, описуючи предмет у їх віддаленій робочій зоні.
10. Створіть свою програму зустрічей заздалегідь
Якщо порядок денний вашої зустрічі чіткий і чітко сформульований, ви можете розраховувати на ту саму рентабельність інвестицій, що і у вашій онлайн-зустрічі! Без будь-якого плану чи обдумування неясна, дезінформована синхронізація призведе до плутанини та втрати часу.
Підготуйте структурований порядок денний, який викладе ключові проблеми, та згадайте, що вимагається та очікується від учасників. Надсилайте принаймні за день до цього і не забувайте використовувати налаштування запрошень та нагадувань для швидкого розповсюдження інформації.
9. Підготуйте свою технологію
Якими б прекрасними не були технології, все ще бувають випадки, коли вона може стати трохи хиткою. Будьте впевнені, що все працює безперебійно, протестувавши свої технології та перевіривши, чи всі пристрої заряджені. Дізнайтеся, де знаходяться ваші електричні розетки, і зарядні пристрої поблизу. Перевірте свою камеру, мікрофон, підключення до Інтернету та розгляньте все, що вам може знадобитися:
- Ваше освітлення занадто яскраве або занадто тьмяне?
- Вас оточує багато безладу?
- Ви знаходитесь у районі з великим трафіком, де люди приїжджають і їдуть?
- Коли ви востаннє вимикали / скидали пристрій?
Подумайте про те, щоб включити ці пункти до електронного листа до порядку денного, щоб усі були в курсі подій.
8. Вдихніть життя своїм доставкою
Звичайно, ви можете ефективно пройти свою онлайн-зустріч, вигадуючи ключові предмети, але ви також можете додати трохи піца, щоб тримати людей в інтризі:
- Запросити рух
Ми всі знаємо, як легко вкластися в роботу. Вставати з робочого столу - це чудова ідея, але про неї можна забути, коли ви мучитеся гасити пожежу або писати довгий електронний лист. У якийсь момент вашої онлайн-зустрічі трохи потрясіть її, змусивши учасників рухати кров’ю. Прості рухи, такі як витягування рук над головою, стояння та сідання кілька разів або кілька розтягувань за столом, можуть збільшити кисень до мозку і працювати, щоб прорвати почуття втоми та млявості. - Додайте візуальні зображення
Заохочуйте взаємодію та доносьте свій вміст до своєї аудиторії
використання яскравих кольорів, відео, фотографій та швидких викликів. Зробіть ваш вміст засвоюваним та незабутнім завдяки простій для розуміння презентації, яка приваблює використанням візуальних матеріалів та, можливо, вдало розміщеного, відповідного мему! - Отримайте відгук у режимі реального часу
Подивіться, як люди сприймають ваш контент, провівши опитування на місці. Вони не тільки цікаві, але й фактично переривають програму та надають вам інформацію в режимі реального часу, яка стане в пригоді. Це слугує інструментом для миттєвого прийняття рішень, підтримує високий рівень залученості та допомагає структурувати наступні кроки. Поєднання інтерактивних опитувань з надійними інструментами комунікації, такими як найкращі віртуальні телефонні служби. визнаний Cybernews, допомагає забезпечити чітке фіксування відповідей та безперебійний перебіг обговорень без технічних перерв.”
7. Делегувати завдання
Коли люди несуть відповідальність за те, щоб щось внести в онлайнову зустріч, наприклад, модерувати, запустити криголам або робити нотатки, тим більше зацікавленою буде кожна людина. Крім того, це допомагає тримати збори невеликими. Зберігайте ролі очевидними, включаючи лише тих, хто повинен бути там, як особа, що приймає рішення, радник, стажер тощо.
- Вибір модератора
Модератор гарантує, що зустріч не буде зірвана з колії. Його / її робота полягає в тому, щоб стежити за технологією, керувати авторитетом, давати дозвіл на виступ тим, хто цього потребує, нести відповідальність за запис і стежити за тим, щоб піклувались про якість звуку та відео.
6. Дотримуйтесь часових рамок
Коли ви усвідомлюєте свій обмежений час, продуктивність, як правило, загоряється. Робота з обмеженням часу “обрамляє” зустріч і надає їй фокусу. Призначте певну кількість часу для кожної ключової точки за допомогою 10-хвилинного буфера. Так кожен може закінчити вчасно або просто раніше часу!
5. Приберіть відволікаючі фактори
Легко (і дуже часто) хотіти перевірити свою електронну пошту або поглянути на телефон, перебуваючи під час онлайн-зустрічі. Дотримуйтесь часу і уникайте спокус, усуваючи відволікаючі фактори з самого початку: вимкніть вкладки на ноутбуці, увімкніть телефон у безшумному режимі (або в режимі польоту!), Закрийте вікно, щоб вимкнути фоновий шум (або використовуйте навушники) та збережіть перекус на після!
(alt-tag: Жінка сидить за столом і працює на відкритому ноутбуці, сидячи біля вікна рано вранці)
4. Сприяти співпраці
Використовуйте онлайн-зустріч, щоб генерувати ідеї від учасників. Виділіть трохи часу, щоб взяти на себе характеристики аналітичного центру або мозкового штурму. Дозвольте людям висувати власні ідеї або відводити ідеї інших; Спробуйте таку функцію, як онлайн-дошка, щоб творчі соки лилися.
3. Включити ігри
через Гейміфікація, ви можете очікувати, що рівні інтерактивності під час вашої онлайн-зустрічі будуть стріляти крізь дах! На початку включіть невеликий запит і попросіть учасників виконати. Їх також можна стимулювати - продовжений обід, обмін компанією, дострокова відпустка тощо. Наприклад:
- Виберіть зображення або символ, який слід вставити у слайди, і змусіть учасників відповісти, скільки разів його бачили протягом презентації.
- Закінчіть просту вікторину, щоб перевірити розуміння учасниками змісту.
- Збирайте цитати у колег і змушуйте їх здогадуватися, хто що сказав.
2. Завершіть добре сформульованими предметами дій
Суть онлайн-зустрічі - зібрати учасників та об’єднатись, щоб досягти прогресу на шляху до наступного кроку. Це можна зробити лише за допомогою чітких елементів дій. Коли кожен усвідомлює, що йому робити, лише тоді можна щось зробити. Перед тим, як зустріч закінчиться, перевірте, чи чітко учасники розуміють свою роль. Витратьте кілька хвилин на обговорення обговореного та доручення людини на роботу.
1. Поділіться резюме
Багато чого може виявитися під час онлайн-зустрічі. Багато ідей, пропозицій та думок розкидаються, саме тому добре узагальнені примітки ефективно підтримують цілісність синхронізації.
Виберіть програмне забезпечення для відеоконференцій, яке постачається із функцією запису та / або можливостями ШІ, щоб зафіксувати все, що зійшло. Робіть нотатки вручну - це завжди гарна ідея, але коли у вас у фоновому режимі працюють технології, ви можете виступати під час наради, знаючи, що решта подбана.
Ось ще кілька прийомів, щоб зробити вашу наступну онлайн-зустріч блискучою:
- Розмістіть свій бренд у всіх точках контакту вашої зустрічі
Нахил до перспектив? Запишіть власне повідомлення, яке вказує назву вашої компанії, слоган та важливі оголошення, поки учасники з’являються до настроювана онлайн кімната для переговорів. Створіть чудове перше враження, відшліфоване та професійне, завдяки своєму логотипу та кольорам бренду в інтерфейсі користувача. - Використовуйте AI для роботи з ногами
На онлайн-зустрічі ви виконуєте перспективну роботу. Виберіть a відео-конференція рішення, яке працює у фоновому режимі, забезпечуючи транскрипції, мітки динаміків та позначки дати для подальшого легкого пошуку. - Натисніть "Поділитися екраном", щоб "Показати", а не "Розказати"
З розділення екрану Варіант, навігація важко пояснюваними демонстраціями та характеристиками продукту під час онлайнової наради стала ще простішою. Кожен може зрозуміти те, що ви говорите, коли зможе побачити це на своїх очах. Виведіть учасників на одну сторінку, коли кожен спосіб дій може бути показаний у режимі реального часу.
Нехай Callbridge активізує ваші онлайнові зустрічі. Завдяки складній технології, настроюваним функціям та інтуїтивно розробленому інтерфейсу користувача ваші зустрічі стали набагато цікавішими та продуктивнішими.
