Як провести конференц-дзвінок
Якщо ви подібні до більшості власників малого бізнесу, вам довелося приймати хостинг конференція або т wo в порядку плану або мозковий штурм з вашою командою. Ви також, напевно, вже зрозуміли, що не всі зустрічі настільки продуктивні, як могли б бути.
Іноді працівники з’являються пізно. Іноді вони занадто сонні або розсіяні. Інший раз вони взагалі не з’являються. Іноді легко задуматись, чи можливо навіть провести конференц-зв’язок, де нічого не піде не так.
На щастя для вас, проведення змістовної та продуктивної конференц-дзвінка можливе. У Callbridge ми бачили та проводили достатньо зустрічей, щоб точно знати, що вам слід зробити, щоб провести найкращу можливу зустріч. Все, що вам потрібно зробити, це виконати ці швидкі та прості кроки:
Крок 1: Майте на увазі чітку мету зустрічі, перш ніж робити щось інше.
Крок 2: Створіть порядок денний наради для конференції, який буде якомога детальнішим.
Крок 3: Надішліть докладні запрошення на зустрічі та зв’яжіться з гостями.
Крок 4. Збережіть не пов’язані теми на потім, щоб ваша зустріч не зійшла з колії.
Крок 5: Погодьтеся з наступними кроками для всіх учасників зустрічі, перш ніж закінчити її.
Майте чітку мету зустрічі
Легко крутитися по колу, коли ви проводите зустріч , щоб «обговорити проект X» або «вивчити теми, пов’язані з Y», тому що ви не поставили чітких цілей для зустрічі. Натомість, як щодо того, щоб поставити собі мету на кшталт «визначитися з напрямком осінньої кампанії» або «встановити та узгодити систему вимірювання для нашої реклами в соціальних мережах».
Намагайтеся якомога точніше визначити свої цілі, і ви не тільки зможете визначити, чи вдала ваша зустріч, а також чи вийдете ви з дискусії.
Створіть Порядок денний наради для конференцій
Ніхто не пише книгу, витрачаючи 90% свого часу на передмову. Маючи порядок денний і дотримуючись його, ви настільки наблизитесь до того, щоб насправді досягти мети для вашої конференц-зустрічі, яку ви визначили раніше, оскільки буде відведений час для обговорення всіх важливих тем вашої зустрічі.
Важливо також пам’ятати, що всі ми лише люди, і іноді найкращі з нас роблять помилки, йдуть по дотичних або просто баламутять для розваги. Ви повинні дотримуватися наради для конференц-зв’язку за розкладом, але, будь ласка, не будьте войовничі щодо цього. На кожній зустрічі є місце для веселощів.
Надішліть докладні запрошення на зустрічі та подальші дії щодо них
Розсилаючи запрошення на збори, правило полягає: "чим раніше, тим краще". Таким чином, ви встигаєте обережно нагадати людям, якщо вони забули відповісти на вашу зустріч. Приділення часу учасникам також дозволяє їм підготуватися до вашої зустрічі та підбадьорити свої дії, які вони повинні знати перед зустріччю.
Чому ваш порядок денний повинен бути детальним? Просто тому, що коли учасники знають, що їх запитають про певну тему чи роботу, вони, як правило, готують відповідь заздалегідь. В основному, вони будуть більш підготовлені до своєї зустрічі, навіть якщо це просто для того, щоб не визначити когось, хто не був підготовлений.
“Припаркувати” теми конференції, що не є актуальними
Що ви робите, коли ваша зустріч починає відходити у не пов’язану з вами дотичну? Ви можете просто сказати їм зупинитися, але це може бути не найбільш тактовним і добре сприйнятим рішенням. Натомість спробуйте “припаркувати” ці дотичні, щоб їх відвідали наприкінці зустрічі або пізніше. Деякі люди називають це "парковкою".
Стоянка також чудова, якщо хтось піднімає дійсну точку, потрібно вирішити, але все одно не має явного відношення до зустрічі. Таким чином, важливим темам все ще можна приділити необхідну увагу, поки триватиме ваша зустріч, без перешкод поза темами.
Переконайтеся, що наступні кроки узгоджені
Цей крок є важливим. В кінці зустрічі повторіть усі наступні кроки, а також те, хто прийме право власності. Після того, як усі сторони погодились зі своїми завданнями, ніхто не може виправдовуватися, що розгублений або каже, що щось їм "зникло з розуму".
Завдяки Cue, Ви також можете розіслати транскрипцію зустрічі, створену ШІ, щоб не було плутанини щодо того, що потрібно зробити.
Погодившись із тим, коли буде наступна зустріч, ви зможете повернутися назад до своєї стоянки та вказати додаткові деталі, або просто поспілкуватися. Хоча іноді може здатися безглуздим говорити про такі речі, як поточні події та фільми, коли ви проводите конференц-дзвінок, це важливо для позитивної екосистеми на робочому місці та щасливих співробітників.
