Замислюєтесь, як налаштувати віртуальну зустріч? А ще краще, все ще цікаво, що таке віртуальна зустріч? Ось хороша новина; На даний момент не може бути простіше налаштувати віртуальну зустріч, і якщо ви все ще не зрозуміли, що це, ви знаходитесь у правильному місці.
Готові придивитися уважніше?
Віртуальна зустріч - це ...
В іншому випадку відомий як онлайн-зустріч або відеоконференції та аудіоконференції під парасолькою веб-конференцій, визначення віртуальної зустрічі відповідно до Едуоза є: "Віртуальні зустрічі - це взаємодія в режимі реального часу, яка відбувається через Інтернет із використанням інтегрованих аудіо та відео, інструментів чату та спільного використання додатків." Так само, як і особиста зустріч, віртуальна зустріч збирає учасників для обміну ідеями, спілкування та співпраці в динамічній обстановці між двома або більше кінцевими точками, за винятком того, що фактично присутня, замість цього використовується пристрій.
Віртуальна зустріч має вирішальне значення для здоров'я зростаючого бізнесу. Будь-хто, від співробітника до керівника проекту, керівника рівня c та HR професіонал мусить покладатися на технологію групового спілкування, щоб мати змогу виконувати свою роботу та подолати розрив між іншими людьми в часі та просторі. Фармацевтичні та ІТ-компанії, юридичні фірми, малий та корпоративний бізнес та багато іншого отримують вигоду від безпосередності та актуальності використання відеоцентричного підходу до спілкування.
Це віртуальна зустріч:
Завдяки можливості спілкуватися з ким завгодно і де завгодно в будь-який час, віртуальні зустрічі дозволяють бізнесу процвітати незалежно від місцезнаходження. Просторових бар'єрів, які зазвичай блокують робочі відносини, безперервність та продуктивну співпрацю, вже немає з віртуальними зустрічами, які заохочують зв'язок. Деякі загальні переваги включають:
- Скорочений час їзди на роботу
- Скорочення транспортних витрат, витрат на проїзд та проживання
- Збільшити продуктивність = Менше надмірності
- Краще утримання співробітників
- Конкурентну перевагу
А коли справа стосується бізнесу, подумайте, як включення відеоцентричного підходу до вашої комунікаційної стратегії працює для підтримки:
- Робоча сила, що має більше цифрових можливостей та зв’язок
- Доступ до управління
- Розширений глобальний культура спілкування
- Краща надійність, яка дорівнює швидшим результатам
- Скорочені надмірності та найсвіжіші дані та інформація
- Краще значення
- Все ще трохи незрозуміло, як розпочати роботу з відеоконференціями? Ось як налаштувати віртуальну зустріч:
Виберіть правильне програмне забезпечення
Подумайте про декілька логістичних операцій, перш ніж брати участь у зобов’язанні з постачальником послуг.
Як часто, на вашу думку, вам потрібно буде використовувати програмне забезпечення? Якщо ви шукаєте відеоконференції, придатні для організації, подумайте, де будуть розташовані учасники; вдома чи в залі засідань? Якщо це було перше, то веб-конференції більш підходящі, простіші та зручніші у використанні.
Погляньте, які функції надаються. Чи постачається він із спільним використанням екрану (ідеально підходить для обслуговування клієнтів та презентацій); Інтернет-дошка (корисна в навчальних цілях або для мозкової атаки творчих робіт); або спільний доступ до документів (робить обмін роздавальними матеріалами, важливими документами та приєднання нових талантів набагато спрощенішим) тощо.
Поясніть, навіщо вам потрібна віртуальна зустріч
Чому ви скликаєте спільну зустріч? Це внутрішні (оголошення, присутність на борту, сеанси обговорень, зустрічі керівників) чи зовнішні (показник продажів, розвиток нового бізнесу)? Подумайте про структуру та причину, і тоді, природно, інші частини стануть на місце, як відвідуваність.
Вирішіть, хто повинен брати участь
Віртуальні зустрічі особливо ефективні для заготівлі людей одночасно, в іншому місці. Отже, якщо у вас є учасники за кордоном, вдома чи в коридорі, ви можете легко та ефективно під’єднатись незалежно від місця розташування. Поки всі знають про потенційну різницю в часі або використовують Планувальник часових поясів, відвідати це легко. Однак майте на увазі, що слід запрошувати лише необхідних людей. Заощаджуйте час і гроші, включаючи лише тих учасників, які є важливими. Для всіх інших запишіть зустріч, щоб розіслати її пізніше.
Створити контур
Виклавши порядок денний, ваші думки будуть упорядковані, щоб ви могли провести своєчасну, кришталево чисту та цікаву віртуальну зустріч. Крім того, це допоможе учасникам зрозуміти, що від них очікують. Що вони повинні внести? Чи є якийсь матеріал, який їм потрібно обробити до синхронізації? Як довго триватиме зустріч? Включення короткого макету запобіжить плутанині та допоможе учасникам почуватися підготовленими.
Розсилайте запрошення та нагадування
Чудовим у віртуальних зустрічах є те, що ви можете провести їх зараз як імпровізовану сесію або запланувати заздалегідь. До першого запрошення легко підключити всю необхідну інформацію, наприклад, час, дату та іншу важливу інформацію, оскільки це автоматично. Встановіть нагадування, щоб допомогти координувати ваші дзвінки, щоб нагадувати учасникам про майбутню синхронізацію. Для більш термінових зустрічей, які потрібно проводити на місці, використовуйте SMS-сповіщення, щоб звільнити деталі наради прямо на пристрої учасників. Більше часу не витрачали на очікування пізніх заїздів або неприсутніх.
Використовуйте функції для більш ефективних віртуальних зустрічей
Правильне програмне забезпечення для відеоконференцій для вашої віртуальної зустрічі забезпечить безліч практичних та зручних функцій для покращення вашого досвіду в Інтернеті. Для досягнення найкращих результатів переконайтесь, що обрана вами технологія завантажена:
- Спільний доступ до екрану: Миттєво поділіться своїм екраном з учасниками, щоб провести презентацію або вирішити ІТ-проблему.
- Запис: Побачте запис зараз, щоб переглянути його пізніше. Ідеально підходить для учасників, які не можуть взяти участь у дзвінку.
- розшифровка: Автоматична транскрипція всіх записаних зустрічей гарантує, що жодна ідея не залишиться позаду.
- Інтернет-дошка: Творчий спосіб виразити концепції та графіку за допомогою зображень, кольорів та форм.
Включіть A Take Away
В кінці вашої віртуальної зустрічі, з чим ви хочете, щоб учасники поїхали? Яка була мета і які подальші кроки? Переконайтесь, що всі пішли геть, знаючи мету і що потрібно зробити далі.
Слідкуйте за електронною поштою
Нехай це буде якомога коротше і солодкіше, але ось що слід включити в наступний електронний лист: Підсумок протоколу зустрічі, наступні кроки, ключове досягнення наради (це має відповідати цілі вашої зустрічі) та запис (якщо ви це записали) ).
Найкращі практики віртуальної зустрічі
Тепер, коли ви краще зрозуміли, як віртуальна зустріч може зміцнити спілкування між відправником та одержувачем, є дещо етикет слідувати. Ось кілька речей, про які слід пам’ятати:
Технології: Зробіть перевірку перед засіданням, щоб переконатися, що ваша технологія оновлена та функціонує. Переконайтеся, що ваш мікрофон, динаміки та камера готові до роботи. Перевірте свої налаштування, і якщо ви модеруєте, запустіть кімнату очікування та переконайтеся, що всі автоматично налаштовані на вимкнення звуку.
Участь: Перегляньте схему вашої зустрічі та перейдіть за течією, перш ніж все почнеться. Таким чином, ви можете підготуватися до місця пауз і перерв та спланувати запитання, які слід задати учасникам. Спробуйте включити діяльність за допомогою онлайн-дошки та за допомогою функції спільного використання екрана, щоб "показати", а не "розповісти".
Заручини: Учасники частіше поглинають вашу інформацію, коли ви робите доставку цікавою. Замість того, щоб просто передавати статистику та сухі показники, розкажіть історію з початком, серединою та кінцем. Вбудовуйте необхідні дані та інформацію у зображення, відео, яскраві кольори та виділення важливих слів.
Розважайтесь: Не забуваймо зробити віртуальну зустріч соціальною! Відкрийте віртуальну зустріч з питаннями криголаму. Запитання, які є трохи більш особистими, добре працюють у невеликих групах, наприклад: "Що ти отримав на цих вихідних?" або "Скажіть нам, що ви дивитесь на Netflix".
З більшими групами ви можете бути більш розмитими та веселими: "Яке особисте виправдання ви постійно використовуєте?" або "Персонаж фільму чи книги якого малюка нагадує вам про себе?"
А на зустрічі подумайте над тим, щоб задати відповідне запитання на зразок: "Коли ви востаннє виступали в групі?" або щось трохи більш унікальне, наприклад, "Якби у вас був будь-який хвіст тварини, яким би він був?"
Ідея полягає в тому, щоб познайомитись у професійному середовищі, але з більш невимушеним тоном. Криголам викликає відповідні емоції, стимулює навчання та спонукає до зв’язку. Усі чудові навички винести за віртуальний стіл!
Виберіть Callbridge в якості платформи для групового спілкування та спостерігайте за зростанням продуктивності та залучення, як тільки ви дізнаєтесь, як налаштувати віртуальну зустріч. Завдяки преміальним функціям, які включають спільний доступ до екрану, транскрипцію та резюме на основі штучного інтелекту, а також посилені заходи безпеки, нульові завантаження та налаштування, ви можете зробити будь-яку віртуальну зустріч домашнім із учасниками.
