Коли щось таке велике, як пандемія, впливає на світ, це неминуче змінює спосіб роботи світу. Крок за кроком, подорожуючи невідомою територією, кожна галузь та кожен бізнес вчаться, як адаптуватися та бути успішними у цій новій справі - особливо юридичній.
Правова система зазнала численних обмежень і обмежень, і, як результат, вплинула на частоту та доступність клопотань, досудових розглядів, судових процесів та на весь судовий процес в цілому.
Як юрист, ви, безсумнівно, на власному досвіді відчули наслідки необхідності працювати вдома. Віртуальні зустрічі стали валютою, оскільки попередні процеси та системи перетворились на онлайн-простір. З очевидно мінливим правовим ландшафтом, відеоконференції стають основним рішенням для багатьох судових процесів, починаючи з експертизи на предмет виявлення.
Відеоконференції дозволяють обом сторонам адвоката отримувати необхідні та критичні факти, докази, супровід, позови, докази та захист у судовому процесі, не вимагаючи жодного кроку до суду.
Припускаючи, що ваша юридична фірма здійснила перехід через Інтернет - збільшення кількості віддалених зустрічей, зміцнення ІТ-відділу, навчання використанню розділення екрану та віртуальні фони, роблячи пристосування до коротших, стислих онлайнових зустрічей та презентацій - тепер ви можете бачити, як технологія надає можливість віддаленого спілкування.
Давайте заглибимось глибше в те, як це формується з різних юридичних наслідків.
Однією з найзручніших функцій відеоконференцій є запис. Здійснення запису, коли триває онлайн-зустріч, надає учасникам можливість повністю захопити запис усього, що відбулося в синхронізації.
Однак це може бути процедурним зрушенням для багатьох фірм та підприємств. Чи були коли-небудь записані дзвінки до команди до переходу в Інтернет та більшості людей, які працювали вдома? Хто робив нотатки зустрічі? Скільки часу було витрачено на скликання? Зробіть цей крок більш плавним, включивши технологію, яка робить важку атлетику, наприклад, захоплення аудіо, відео, знімків екрана, надісланих посилань та документів для вас.
Поряд із перевагою запису, як правило, є транскрипція та розумні резюме, дві особливості, які покращують процес виявлення експертизи. Не тільки нюанси та мова тіла фіксуються за допомогою відео, але також і тон голосу, моделі мислення та словниковий запас можна розпізнати за допомогою тегів динаміків технології, вдосконалених алгоритмів та загальних посилань на теми.
Однак з іншого боку медалі лежить кілька викликів, які слід розглянути майбутнім судовим процесам та слідству. Масовий запис піднімає три питання, що викликають занепокоєння з точки зору зберігання даних:
Множення даних
Коли реєструється все більше і більше обмінів в Інтернеті, нагромаджується більше файлів, а також розмір відеофайлів. Зі збільшенням обсягу даних у поєднанні збільшується можливість безпечного зберігання та отримання.
Управління записами
Безпечне та безпечне зберігання даних є обов’язковим, оскільки інформація, яку обмінюються та обговорюють, може бути дуже конфіденційною та не призначеною для перегляду будь-ким. Поміркуйте, як і де зберігаються ці файли. Хто або що є захисним механізмом? Хто має доступ і як вони захищені?
Відкриття
Раніше можливо, що зустрічі були записані аудіо або записані в текстовому документі, отже, обмежуючи точність та обсяг наданої інформації.
Можливо, дані були зібрані в презентації чи порядку денному. Зараз можливість отримання більш детальних електронних файлів та транскрипцій є набагато вигіднішою, ніж будь-коли. Записані онлайнові зустрічі мають можливість захоплювати аудіо та / або відео разом із усім вмістом наради, який включає кожну транзакцію та обмін на протязі наради.
Майте на увазі цінність міміки, жестикуляції та всього, що є спілкувався, не розмовляючи.
Щось пам’ятати:
Доступ до записаних зустрічей може виявитися як a позитивні та негативні оскільки "цифровий слід" може бути підставою для подальшого використання. Переконайтесь, що ваші заходи щодо конфіденційності та безпеки є сучасними та прозорими, оскільки запити про розгляд позову можуть включати відеозустрічі так само часто, як електронні листи та документи.
Щоб забезпечити загальну точність та прозорість, встановіть політику, яка створює згуртованість, коли йдеться про відеоконференції. Організація даних, прийняття рішення щодо керівних принципів і загалом встановлення потоку або процедури, коли мова йде про онлайнові зустрічі, забезпечить обмеження ризиків безпеки, видобування даних та доступність інформації:
- Визначтесь з правилами імен для нарад та хто відповідає за управління записами. Де житимуть записи та які адміністративні правила зберігання, доступу, видалення, виявлення тощо?
- Залежно від обсягу наради, доручіть обов’язки щодо запису одному чи кільком учасникам. Виберіть учасника з кожного відділу, керівника чи керівника, який відповідає за запис різних типів нарад. Хто буде модератором і які політики, правила та процедури необхідно запровадити для різних віртуальних зустрічей?
- Який “вигляд” ви хочете зберегти? Після того, як ви вирішите, хто модератор (або, можливо, таких є декілька), виберіть, який із різноманітних варіантів зустрічей відповідає потребам вашої фірми, і хто буде робити запис із якого комп’ютера - або з якої точки зору.
- Слідкуйте за кінцем резюме а також звіти, що надаються платформою відеоконференцій, та визначають, хто за них відповідає. Хто їх отримає і як вони матимуть доступ до них?
- Уникайте виявлення помилок за допомогою відеоконференцій, які:
Встановіть фізичне місце розташування представника та спосіб його логістичного налаштування для підключення до віртуальної зустрічі
Поставте інший варіант, якщо судовий дописувач та заявник скарги не можуть з’явитися в одному місці
Отримати експонати заявнику за допомогою електронної пошти заздалегідь або в електронному вигляді під час зберігання
Працюйте плавно - протестуйте технологію до дня віртуального осадження
З’єднайте кількох адвокатів та учасників з різних географічних регіонів
Усі домовляються про те, чи буде це записано чи ні - отримайте згоду - Майте політику збереження, яка розбиває спосіб зберігання відеоконференцій, а згодом знищується через певний час.
Після завершення онлайн-зустрічі записи зберігаються в хмарі та залишаються доступними через портал фірми або модератором. Дозвіл певним учасникам є заходом конфіденційності та безпеки. Загальне управління документами, експлуатаційні протоколи та доступ повинні бути встановлені шляхом обговорення та розробки політики та процедури.
Запобігайте порушенням безпеки та прослуховуванню відео за допомогою технології, яка робить кожен інтернет-обмін безпечним та приватним. Вимагати використання одноразового коду доступу або однієї людини, яка б’є рекорд під час наради. Шукайте такі функції, як:
- Одноразовий код доступу: Кожен дзвінок зашифрований унікальним та приватним кодом, який дійсний лише для вказаного та запланованого конференції.
- Блокування засідань: Відразу після появи учасників активуйте цю функцію, щоб запобігти втручанню небажаних учасників. Кожен, хто з’явиться пізно, повинен буде запитати дозволу у модератора.
- Код: Якщо порядок денний онлайнової зустрічі передбачає обговорення дуже конфіденційної інформації, додайте інший рівень безпеки, додавши додатковий код, необхідний під час входу в конференцію.
Технологія, яка є доступною і забезпечує підстави для існування, виявляється все більш поширеною. І в майбутньому навряд чи особисте провадження матиме пріоритет. Якщо юридичні відкриття та інші процеси можуть бути здійснені в Інтернеті, цілком можливо, що вони продовжуватимуться проводитись в режимі онлайн.
Коли справа доходить до вдавання до програмне забезпечення для відеоконференцій замість того, щоб з'являтися особисто,
переваги - включаючи економію витрат, менше поїздок, більше часу, віддалену співпрацю, збільшення продуктивності праці, меншу кількість затримок - безумовно переважують проблеми:
Завдання №1:
Традиційно кожна сторона, як правило, перебуває у фізичній присутності свого юрисконсульта, який повинен надати, допомогти та пояснити документи та експонати під час експертизи.
Рішення:
Натомість завдяки відеоконференціям це можливість планувати заздалегідь. Адвокати та юрисконсульти повинні заздалегідь відсортувати будь-які докази, експонати, документи та докази. Він повинен бути чітким, маркованим, організованим, титулованим та відправленим поштою або готовим до звільнення в електронному вигляді. Переконайтесь, що адреси актуальні, правильно написані, а всі, хто потребує даних, включені в цифрову транзакцію або поштою.
Завдання №2:
Оцінка поведінки та спокою свідків може бути неясною через відеозв'язок, а не бути в одному і тому ж фізичному місці.
Рішення:
Тест технологій, проведений за кілька днів до віртуальної зустрічі, забезпечить чітке та цілковите бачення учасника. Створіть довідковий посібник для відеоконференцій для клієнтів, колег та інших юристів у вашій фірмі, який включає обов’язкові практики вокальної проекції, освітлення, постави, прийнятні фони та будь-яку іншу інформацію, яка робить відеовідкриття точним, полірованим та професійним.
Завдання №3:
Встановлення, яке не є інституційним або виглядає не таким нейтральним або відповідним, може викликати неприємності, вводити в оману або призвести до недостатньої перевірки.
Рішення:
Наведіть приклади відео та онлайн-підручники про те, як повинен відбуватися процес осадження відеоконференції, виклику для виявлення, досудового або судового процесу. Окресліть, що є прийнятним, а також які налаштування та передумови призведуть до успішного обстеження. Наведіть приклади поганих відео та того, чого також не робити.
Завдання №4:
Відсутність в одному фізичному просторі відкриває обстеження для потенційних зловживань або зловживань.
Рішення:
Повна прозорість обговорення необхідна від початку до кінця. Згода з помітним підказкою на початку засідання гарантує, що всі відповідають вимогам. Крім того, надання освіти та тренінгів щодо найкращих практик під час іспиту зміцнює процеси, щоб переконатись, що вони впорядковані та відповідають стандартам.
Що стосується фактичної якості спілкування під час іспитів на виявлення за допомогою відеоконференцій, ось кілька найкращих практик:
• Встановіть сторону часу - до, під час та після
Реєстрація, співбесіди, свідчення, зустрічі, депозити - переконайтеся, що перед підготовкою є деякий час, достатньо часу для проходження та деякий час, відведений після роздумів та перегляду записів або резюме.
• Переконайтесь, що всі технології функціонують
Коли час є суттєвим, не встигайте намагатися виправити та вирішити технічні проблеми, поки всі чекають. З’явіться на відеоконференцію трохи раніше та протестуйте мікрофон, динамік та з’єднання.
Перевірте, чи все заряджено, чи є додаткові шнури, чи надійний Wi-Fi тощо. Скористайтеся перевагами аудіо- та відеотестування, пропонованого на корпоративних платформах для конференцій.
• Перевірте пляму
Виберіть місце, яке є тихим, стерильним і не відволікає уваги. Найкраще працює біла стіна або закрита кімната з простим, не руйнуючим фоном.
• Дотримуйтесь термінів
Повідомте тривалість зустрічі заздалегідь, щоб кожен міг відповідно спланувати. Так само, як і особиста зустріч, створіть порядок денний, дотримуйтесь його і захистіть час кожного.
• Перевірте підключення аудіо та відео
Використовуйте гарнітуру, щоб мінімізувати зворотний зв’язок та максимізувати слух та проекцію. Використовуйте відеоконференції, які мають високоякісні можливості аудіо / відео.
Нехай Callbridge надає вашій юридичній фірмі технологію відеоконференцій, завдяки якій досудові процедури безперебійно працюють у віртуальних умовах. Маючи неймовірний потенціал для залучення багатьох особистих проваджень в Інтернеті, можливість знизити витрати, більше працювати вдома, пришвидшити судові процеси та швидше отримати більше інформації є у вас під рукою.
Двостороння комунікаційна платформа Callbridge має можливість глибше поглибитись і надати розміру способу ведення бізнесу юридичними фірмами. Записані онлайн-зустрічі дають всім сторонам відчуття віч-на-віч, але з безпечної та здорової відстані. Крім того, це забезпечує більш гнучке відвідування і з правильним продумуванням, плануванням та готовністю є підходящим замінником особистих зустрічей.
