Ai cũng tham gia các cuộc gọi hội nghị hoặc họp trực tuyến ít nhất một lần một tuần , bất kể ngành nghề nào . Có lẽ chúng ta đều cho rằng hầu hết mình đều đã thành thạo các cuộc họp ảo rồi, phải không? Thật không may, câu trả lời là không. Chúng ta đều từng trải qua những cuộc họp lúc 9 giờ sáng với những người liên tục hỏi mã truy cập, phải nghe nhạc chờ của người khác, và tất nhiên là phải chịu đựng 5 phút dài lê thê khi chỉ có một câu duy nhất được nói là “Xin chào, mọi người có nghe thấy tôi không?”
Dưới đây là 10 Quy tắc Vàng cho các cuộc gọi hội nghị mà bạn có thể sử dụng để giải quyết các cuộc họp vào Thứ Hai và sự tỉnh táo của mình.
10. Hãy tự mình thực hiện và bật tính năng tự động ghi âm.
Các kỹ sư yêu thích các tính năng và tiện ích bổ sung trong các ứng dụng. Tuy nhiên, một trong những cách tiết kiệm thời gian tốt nhất là tính năng ghi âm mà sau này được Cue chuyển thành bản ghi âm. Nhỡ điều gì đó trong cuộc gọi? Nghe bản ghi âm hoặc kiểm tra bản ghi sau đó. Callbridge đi kèm với tính năng tự động ghi âm. Bật nó lên và ghi âm cuộc gọi của bạn sẽ bắt đầu ngay lập tức khi bạn có kết nối mạng.
9. Quay số ít nhất 10 phút trước cuộc gọi.
Cố gắng không cắt ngắn thời gian nhận cuộc gọi của bạn. 10 phút sẽ là quá đủ thời gian để bạn tải lên tài liệu, trả lời câu hỏi và thảo luận những vấn đề không liên quan với đồng nghiệp của mình. Và nếu bạn thấy mình gặp khó khăn, 10 phút là đủ để bạn liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ (chúng tôi!) Để giúp bạn.
8. Thực hiện thẩm định thích hợp.
Đã bao nhiêu lần ai đó mời bạn tham gia cuộc gọi hội nghị bằng cách sử dụng nhà cung cấp dịch vụ mới mà không có ít nhất một cuộc gọi hội nghị thực tập để xem mọi thứ hoạt động như thế nào? Hầu hết các hệ thống hội nghị đều khá dễ tìm, nhưng không phải tất cả đều có mã khóa, quy ước giao diện người dùng hoặc tính năng giống nhau. Tạo ấn tượng tốt với khách hàng của bạn - nếu đó là một hệ thống hội nghị mới, hãy dùng thử trước.
7. Dành một phút để giới thiệu bản thân và những người tham gia của bạn
Một số dịch vụ gọi hội nghị như Callbridge có khả năng nhận dạng và hiển thị từng người gọi riêng lẻ. Tốt hơn nữa – hãy làm quen với giọng nói của từng người tham gia. Điều đó sẽ giúp bạn theo dõi tốt hơn các mục cần làm, các việc cần theo dõi và biên bản cuộc họp.
6. Đừng cắt giảm chi phí khi nói đến khách hàng.
Trang web có nhiều phương thức quay số miễn phí để bạn lựa chọn. Hãy lưu ý rằng nhiều công nghệ trong số này dường như mang lại những lợi ích to lớn nhưng thực sự là "công việc đang được tiến hành". Tốt hơn hết bạn nên đầu tư một ít tiền hơn là rủi ro mất hàng hoặc tạo ấn tượng xấu trong một cuộc họp quan trọng. Nó thậm chí không tốn nhiều như vậy.
5. Nói rõ ràng và phát âm đúng cách.
Chúng ta đang sống trong một thế giới toàn cầu hóa. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn chỉ giới hạn ở Bắc Mỹ, hãy nhớ rằng bạn có thể có nhiều người tham gia mà tiếng Anh không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của họ. Nói theo nhịp độ sẽ không chỉ thể hiện bạn là một người nói rõ ràng mà còn cho người khác thời gian để ghi chép.
4. Không tham gia vào các cuộc trò chuyện bên lề.
Mọi người đều đã trải qua ít nhất 12 năm học, nơi họ học cách giữ im lặng và để giáo viên nói. Tại sao ngay sau khi chúng ta mặc bộ quần áo của mình vào bài học này, nó bay ra ngoài cửa sổ? Các cuộc trò chuyện bên lề dẫn đến sự nhầm lẫn, tiếng ồn xung quanh, và chưa kể, rõ ràng là thô lỗ. Callbridge giúp bạn dễ dàng quản lý toàn bộ cuộc trò chuyện - bạn có thể giơ tay để nói hoặc ghi lại các ghi chú trong cửa sổ trò chuyện.
3. Cho mọi người cơ hội nói chuyện.
Các cuộc họp là tất cả về các cuộc trò chuyện tích cực. Bất kể thâm niên của bạn trong công ty là bao nhiêu, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng quản lý độc tài dẫn đến khả năng lãnh đạo kém và có thể dẫn đến thông tin sai lệch. Hãy để đồng nghiệp của bạn nói chuyện. Bạn không chỉ có thể học được điều gì đó mới mà còn cho họ cảm thấy rằng sự đóng góp của họ được mong đợi.
2. Quay số bằng số điện thoại và mã PIN chính xác.
Xin lỗi vì phải lặp lại… chỉ là chúng tôi nhận được rất nhiều email vào phút cuối yêu cầu số quay số. Ngoài ra, một số cuộc gọi sử dụng mã truy cập duy nhất để bảo mật. May mắn thay, bạn có thể tìm thấy mã PIN của mình trong email hoặc tin nhắn SMS mời mà bạn nhận được!
1. Nếu bạn không có gì để nói, hãy tự tắt tiếng.
Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao tiếng ồn bắt đầu tích tụ trong các cuộc gọi hội nghị lớn? Bạn đã tự hỏi bản thân việc gõ phím tuyệt vọng đó đến từ đâu chưa? Nếu bạn đang trò chuyện với bạn bè trên Facebook, hãy tự tắt tiếng. Mọi người đều có thể nghe thấy bạn gõ! Nhấn * 6 hoặc nút tắt tiếng trên giao diện người dùng Callbridge và bạn sẽ có thể nghe (và thực hiện một chút thao tác bên cạnh) mà không ai khác biết.
Và bây giờ, hãy thực hiện một vài cuộc gọi hội nghị hiệu quả và thú vị!
