Khi nói đến việc hoàn thành nhiều công việc hơn nhanh hơn, có vẻ như luôn có những xu hướng mới xuất hiện. Phòng họp để thảo luận tập trung; linh hoạt làm việc để cải thiện hạnh phúc của nhân viên; bốt điện thoại vì sự riêng tư - và những điều này chỉ là bề mặt. Nếu điều đó có nghĩa là đẩy nhanh chất lượng công việc tương tự hoặc tốt hơn theo cách được tối ưu hóa, bằng mọi cách, doanh nghiệp nên nhảy vào cuộc và xem những gì hiệu quả.
Một số trở ngại mà bất kỳ loại nhóm nào cũng gặp phải, cho dù mới thành lập hay doanh nghiệp, bao gồm việc tập hợp các thành viên trong nhóm để đồng bộ nhanh hoặc cuộc họp ảo. Không có gì lạ khi bạn phải lên kế hoạch cho một cuộc họp trước khi nói đến các cuộc đánh giá và động não lớn, nhưng đó là những cuộc gặp gỡ nhỏ hơn có xu hướng nghiêng về phía bên lề. Và chúng cũng có lợi không kém! Đồng bộ hóa nhỏ hơn để chia sẻ tiến trình, loại bỏ các rào cản và để duy trì liên kết đòi hỏi băng thông tinh thần và sự hiện diện vật lý (hoặc ảo!). Để chúng lọt qua các vết nứt có thể gây hại cho sức khỏe của doanh nghiệp bạn nhiều hơn bạn nhận ra.
Vào, đứng lên cuộc họp ảo. Hãy cảm nhận nhịp đập của công ty bạn bằng cách tổ chức các cuộc họp không thường xuyên, nhỏ hơn và bình thường với đồng nghiệp trong khi đứng lên theo đúng nghĩa đen. Đôi khi, không cần thủ tục. Khi ở trong một cuộc họp trực tiếp, giọng điệu sẽ trôi chảy hơn, ít xâm phạm hơn và có thể dễ hiểu hơn nhiều mà không cần phải ngồi xuống và gây cảm giác ngột ngạt. Dưới đây là một số việc nên làm và không nên thực hiện vào lần tới khi bạn có một cuộc họp trực tiếp.
Bật máy ảnh
Thông thường, có ít nhất một người có mặt với máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của họ gần đó. Giữ cho nhân viên từ xa theo dõi bằng cách mời họ tham gia buổi họp trực tiếp và biến nó thành một cuộc họp ảo. Với hội nghị truyền hình và khả năng chia sẻ màn hình, thật dễ dàng để tham gia thông qua liên kết cuộc họp và khiến họ cảm thấy có mặt.
Giữ nguyên
Được rồi, điều này có thể hiển nhiên, nhưng việc tuân thủ quy tắc này sẽ giúp tất cả các quy tắc khác dễ làm theo hơn. Đứng trong cuộc họp ảo giữ cho người nói tập trung và ngăn họ không chú ý đến. Loại bỏ ghế hoặc đẩy chúng sang một bên của phòng hoặc đồng bộ hóa của bạn trong một không gian bình thường hơn.
Đừng để các thành viên trong nhóm làm Ramble
Thật dễ dàng để một ý nghĩ trở thành một chuyến tàu chạy trốn, nhưng với các cuộc họp trực tiếp, hãy giữ cho nó ngắn gọn. Nếu nó không có giá trị đối với tất cả mọi người tham dự, đừng nói điều đó. Hoặc giữ một giới hạn thời gian cho mỗi người nói.
Không thường xuyên giữ trạng thái chờ
Những thân mật cuộc họp ảo chỉ nên xảy ra khi cần thiết, do đó, một quy trình tập hợp yêu cầu mọi người gặp nhau cùng một lúc trong cùng một ngày là không cần thiết, trừ khi quy trình làm việc của bạn yêu cầu điều đó.
Làm đi ngắn và ngọt ngào
Mọi người đang đứng, do đó, bản chất của cuộc họp ảo này là ngắn gọn. Các bản cập nhật quan trọng nên được chia sẻ mà không có chi tiết. Hãy coi đó là cuộn phim nổi bật kể từ lần đứng máy cuối cùng - không quá 15 phút và bạn có thể thêm thông tin chi tiết trong email tiếp theo.
Đừng đợi nhóm của bạn
Bắt đầu thời gian. Ai bỏ lỡ hoặc có mặt muộn thì sẽ cố gắng hết sức để lần sau có thể làm được. Điều này giúp lịch trình của mọi người luôn diễn ra suôn sẻ.
Duy trì tính toàn vẹn về cấu trúc
Không chính thức, nhanh chóng, nhưng tập trung vào tia laser, một cuộc họp ảo độc lập không nên quá xa so với việc các thành viên trong nhóm chia sẻ cập nhật tiến độ, tình trạng công việc hiện tại và nơi họ đang gặp khó khăn.
Luôn sẵn sàng cung cấp công cụ quản lý dự án của bạn
Kéo Bảng trắng trực tuyến lên hoặc chia sẻ tệp ngay lập tức để mọi người đều ở trên cùng một trang với luồng dự án. Xem lại những gì đang diễn ra, đang chờ xử lý hoặc cần bắt đầu giúp nhóm nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn.
Luôn định hướng mục tiêu với 3 câu hỏi
Bạn không chắc chắn cuộc họp ảo dự phòng sẽ diễn ra như thế nào? Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm trả lời các câu hỏi sau để duy trì năng suất:
1) Bạn đã đạt được những gì kể từ cuộc họp đứng trước?
2) Bạn có gì khi di chuyển cho đến cuộc họp đứng tiếp theo?
3) Có bất kỳ rào cản hoặc thách thức nào ngăn cản bạn hoàn thành những gì bạn đã đặt ra không?
Đừng cố giới thiệu những ý tưởng mới
Thay vào đó, hãy tập trung vào 3 câu hỏi. Đưa ra một ý tưởng mới sẽ chuyển hướng nhịp điệu của cuộc họp ảo độc lập và khiến cuộc họp kéo dài hơn cho tất cả mọi người. Nếu cảm hứng xuất hiện, hãy đề cập đến nó trong một email tiếp theo.
Khuyến khích các hình thức giao tiếp nhóm khác
Chân đế có lợi cho việc liên lạc hàng đầu, nhưng không phải là cách duy nhất mà nhóm tiếp xúc với cơ sở, đặc biệt là đối với công nhân từ xa. Giữ cho mọi người biết thông qua các phiên dài hơn chi tiết hơn hoặc thông qua trò chuyện văn bản trong tuần làm việc.
Hãy để Callbridge hỗ trợ phương tiện cho nhóm của bạn để tối đa hóa thời gian của họ. Một cuộc họp ảo độc lập sử dụng khả năng âm thanh và video chất lượng cao, các tính năng chia sẻ tốt hơn và kết nối thuận tiện mà không cần tải xuống sẽ mang cả nhóm đến với nhau. Có được cái nhìn tốt hơn về dự án hoặc quy trình làm việc với phần mềm hội nghị truyền hình phù hợp với bạn.
