Khi lên kế hoạch cho một cuộc họp trực tuyến, bạn phải hy vọng những người tham gia sẽ chú ý hơn! Trên thực tế, bạn muốn truyền cảm hứng để họ tham gia và trình bày. Để điều đó xảy ra, cuộc họp trực tuyến của bạn cần được cấu trúc. Nó cần được thiết kế và phục vụ cho khán giả của bạn.
Rốt cuộc, mục đích khác là gì? Tại sao lại dành thời gian tập hợp quân đội để xem báo cáo tiến độ hoặc mở đường dây liên lạc để cân não nếu âm thanh duy nhất nghe thấy là tiếng dế kêu?
Với cách tiếp cận tương tác hơn đối với các cuộc họp trực tuyến, bạn có thể mong đợi sự tương tác cao, khả năng hấp thụ thông tin tốt hơn và hiểu thấu đáo hơn về nội dung của bạn. Thậm chí có thể vui vẻ một chút!
Hãy bắt tay vào công việc - đó là các cuộc họp kinh doanh!
Theo một bài báo trên Harvard Business Review, quản lý cấp trên, những người điều hành cấp C và những người ra quyết định khác dành gần XNUMX/XNUMX thời gian của họ để gặp gỡ những người khác để thảo luận về tiến độ công việc. Đó là rất nhiều thời gian dành cho các cuộc họp.
Chúng ta cũng đừng quên những người làm việc từ xa. Nhờ công nghệ hiện đại, các cuộc họp trực tuyến với các nhóm và đồng nghiệp ở các địa điểm khác nhau có thể thực hiện được nhưng vẫn có những thách thức về múi giờ, khả năng kết nối và điều phối các dự án. Đây là nơi mà thời gian dành có thể bị mất hoặc bị sử dụng sai mục đích.
Bạn có đang làm mọi thứ có thể để đảm bảo các cuộc họp trực tuyến của bạn có hiệu quả và sử dụng tốt thời gian không?
Nếu bạn đang muốn:
- Tìm những cách đơn giản hơn để phối hợp với đồng nghiệp và nhân viên từ xa
- Luôn kết nối bất kể thời gian hay khoảng cách
- Phục hồi các tương tác
- Thúc đẩy sự tham gia nhiều hơn và hiệu quả hơn
Sau đó, đây là một vài ý tưởng để làm sống động các cuộc họp để làm cho chúng trở nên tương tác và hiệu quả hơn:
Đầu tiên, hãy tự hỏi bản thân: Cuộc họp này có bắt buộc không? Bạn có thực sự cần tổ chức cuộc họp này không?
Để những người tham gia tương tác và cộng tác, cần phải lắng nghe tiếng nói, ý kiến, phát hiện và chia sẻ thông tin. Trong trường hợp của một cuộc họp trực tuyến, cuộc đối thoại được ưu tiên hơn là độc thoại.
Nếu có một thông báo hoặc thông tin không yêu cầu người tham gia thêm vào hoặc làm việc và chỉ lắng nghe, hãy xem xét cách thông điệp của bạn có thể phù hợp hơn trong email. Đối với các cuộc họp mang tính tương tác và hấp dẫn, việc yêu cầu người tham gia chỉ lắng nghe có thể khiến họ mất hoặc giả vờ hứng thú.
Sau khi nội dung và mục đích của cuộc họp trực tuyến đã được thiết lập là “cần thiết”, đây là những việc cần làm tiếp theo:
12. Quản lý kỳ vọng
Trau dồi tư duy đúng đắn giữa các đồng nghiệp bằng cách cho họ biết trước rằng sự tham gia của họ là bắt buộc. Trong chương trình làm việc được gửi trước cuộc họp trực tuyến, hãy trình bày một bố cục đơn giản về những gì mọi người có thể mong đợi.
Trình bày vấn đề và cho người tham gia biết rằng ý tưởng và đầu vào của họ được yêu cầu. Điều này cung cấp cho họ thời gian để suy nghĩ và giải quyết vấn đề, đồng thời đặt ra một số quy tắc cơ bản.
Ngoài ra, hãy cho họ biết một số nghi thức cơ bản được mong đợi, như:
- Nhấn "tắt tiếng" khi bạn không nói
- Kiềm chế ăn uống
- Tạm dừng điện thoại và những thứ gây xao nhãng khác
11. Đăng ký với đồng nghiệp
Trong bối cảnh của một đại dịch gần đây với hàng triệu người làm việc tại nhà, làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập. Chỉ cần lên kế hoạch cho một cuộc họp vào thứ Hai và bắt đầu với câu hỏi đơn giản, "Bạn đã làm gì vào cuối tuần này?" bạn có thể khơi gợi sự tham gia và khuyến khích đồng nghiệp cởi mở hơn.
Tốt hơn hết, tùy thuộc vào quy mô cuộc họp của bạn, hãy sử dụng thời gian giới thiệu này để khiến mọi người liên hệ và cảm ơn đồng nghiệp về điều họ đã làm. Dù lớn hay nhỏ, bằng cách thể hiện sự đánh giá cao bằng cách gọi tên đơn giản và tuyên dương nhiệm vụ, lòng biết ơn sẽ giúp tất cả mọi người cảm thấy kết nối hơn. Đây là một cách nhỏ nhưng hiệu quả để khuyến khích liên kết xã hội trên nền tảng ảo.
Nhóm của bạn có bao gồm nhiều nhân viên làm việc từ xa không? Tạo cảm giác gắn kết xã hội nhiều hơn bằng cách tạo ra một chút thú vị để giúp phá vỡ lớp băng và khiến mọi người cảm thấy bớt cô đơn hơn khi cách xa xã hội hoặc làm việc tại nhà:
- Giới thiệu Spice Up:
Phòng họp trực tuyến đầy người lạ? Mời những người tham gia giới thiệu bản thân và một chút thông tin kỳ quặc:
-
- Bài hát karaoke yêu thích của họ
- Món ăn đặc trưng của họ nấu tại nhà
- Buổi hòa nhạc hay nhất mà họ từng đến
Phòng họp trực tuyến với cùng một đồng nghiệp? Mời các gương mặt thân quen tham gia:
-
- Thảo luận ngắn gọn về một bộ phim hay mà họ đã xem gần đây
- Chia sẻ cách thú cưng của họ đang làm
- Mở lòng về sở thích hoặc dự án cá nhân mà họ đã thực hiện
- Sử dụng bộ não của bạn:
Các bài tập xây dựng nhóm không nên rơi vào lề chỉ vì các thành viên trong nhóm phân tán hơn. Cung cấp các tiêu chí trước thời hạn để người tham gia có thể sẵn sàng xuất hiện. Hãy thử phiên bản trực tuyến ngắn của Charades hoặc Balderdash để có cách mở cuộc họp thú vị hơn. - Chơi trò chơi đoán:
Một cách khác để thu hút mọi người hơn là yêu cầu mỗi người tham gia chơi một phiên bản ISpy đơn giản bằng cách mô tả một vật phẩm trong khu vực làm việc từ xa của họ.
10. Tạo chương trình họp của bạn trước thời gian
Nếu chương trình họp của bạn rõ ràng và rõ ràng, bạn có thể mong đợi cùng một ROI với cuộc họp trực tuyến của mình! Không có kế hoạch hoặc sự suy tính trước, một sự đồng bộ mơ hồ, thông tin sai sẽ dẫn đến nhầm lẫn và lãng phí thời gian.
Chuẩn bị một chương trình nghị sự có cấu trúc nêu rõ các vấn đề chính và đề cập đến những gì người tham gia yêu cầu và mong đợi. Gửi trước ít nhất một ngày và đừng quên sử dụng cài đặt lời mời và lời nhắc của bạn để nhanh chóng phổ biến thông tin.
9. Chuẩn bị sẵn sàng công nghệ của bạn
Công nghệ cũng tuyệt vời như vậy, nhưng vẫn có những trường hợp mà nó có thể bị trục trặc một chút. Hãy tự tin rằng mọi thứ đang hoạt động trơn tru bằng cách kiểm tra công nghệ của bạn và kiểm tra xem tất cả các thiết bị đã được sạc đầy chưa. Tìm hiểu vị trí các ổ cắm điện của bạn và có bộ sạc của bạn gần đó. Kiểm tra máy ảnh, micrô, kết nối internet của bạn và xem xét bất kỳ thứ gì khác bạn có thể cần:
- Ánh sáng của bạn quá sáng hoặc quá mờ?
- Bạn có bị bao vây bởi rất nhiều thứ lộn xộn?
- Bạn có đang ở trong khu vực đông người qua lại không?
- Lần cuối cùng bạn tắt / đặt lại thiết bị của mình là khi nào?
Cân nhắc đưa những điểm này vào email chương trình trước cuộc họp để mọi người đều biết.
8. Hít thở cuộc sống vào việc giao hàng của bạn
Chắc chắn bạn có thể điều hành cuộc họp trực tuyến của mình một cách hiệu quả bằng cách loại bỏ các mục chính nhưng bạn cũng có thể thêm một số câu chuyện hấp dẫn để thu hút mọi người:
- Mời phong trào
Tất cả chúng ta đều biết việc đầu tư vào công việc dễ dàng như thế nào. Đứng dậy khỏi bàn làm việc là một ý tưởng tuyệt vời nhưng có thể bị lãng quên khi bạn đang muốn dập lửa hoặc viết một email dài. Tại một số thời điểm trong cuộc họp trực tuyến của bạn, hãy làm rung chuyển nó một chút bằng cách kêu gọi những người tham gia vận động máu của họ. Các động tác đơn giản như duỗi tay qua đầu hoặc đứng lên ngồi xuống một vài lần hoặc thực hiện một vài động tác vươn vai có thể làm tăng lượng oxy lên não và giúp bạn vượt qua cảm giác mệt mỏi và uể oải. - Thêm hình ảnh
Khuyến khích tương tác và đưa nội dung của bạn đến với khán giả bằng cách
sử dụng màu sắc tươi sáng, video, hình ảnh và các cuộc gọi nhanh chóng. Làm cho nội dung của bạn trở nên dễ hiểu và khó quên bằng cách trình bày đơn giản dễ hiểu, hấp dẫn với việc sử dụng hình ảnh và có lẽ là một meme phù hợp, đúng vị trí! - Nhận phản hồi trong thời gian thực
Xem cách mọi người hấp thụ nội dung của bạn bằng cách thực hiện một cuộc thăm dò tại chỗ. Những điều này không chỉ thú vị, chúng thực sự làm gián đoạn chương trình và cung cấp cho bạn thông tin thời gian thực hữu ích. Nó phục vụ một công cụ ra quyết định tức thì, duy trì mức độ tương tác cao và giúp cấu trúc các bước tiếp theo.
7. Nhiệm vụ ủy quyền
Khi mọi người có trách nhiệm đóng góp điều gì đó cho cuộc họp trực tuyến chẳng hạn như kiểm duyệt, điều hành một hoạt động phá băng hoặc ghi chép, thì mỗi người sẽ càng tham gia nhiều hơn. Thêm vào đó, điều này giúp giảm thiểu các cuộc họp. Giữ vai trò rõ ràng bằng cách chỉ bao gồm những người cần có mặt ở đó như người ra quyết định, cố vấn, thực tập sinh, v.v.
- Chọn một người điều hành
Người điều hành đảm bảo cuộc họp không bị trật bánh. Công việc của anh ấy / cô ấy là duy trì sự theo dõi của công nghệ, lãnh đạo có thẩm quyền, cấp quyền phát biểu cho những người cần nó, chịu trách nhiệm ghi âm và xem chất lượng âm thanh và video được quan tâm.
6. Bám sát vào khung thời gian
Khi bạn nhận thức được thời gian có hạn, năng suất sẽ có xu hướng tăng lên. Làm việc với giới hạn thời gian “lên khung” cuộc họp và tập trung cho cuộc họp. Chỉ định một lượng thời gian cụ thể cho mỗi điểm chính với khoảng đệm 10 phút. Bằng cách đó, mọi người có thể kết thúc đúng giờ hoặc chỉ trước thời hạn!
5. Loại bỏ phiền nhiễu
Thật dễ dàng (và rất phổ biến) khi muốn kiểm tra email hoặc xem qua điện thoại khi đang họp trực tuyến. Hãy tuân thủ thời gian và tránh bị cám dỗ bằng cách loại bỏ những thứ gây xao nhãng ngay từ đầu: tắt các tab trên máy tính xách tay, đặt điện thoại ở chế độ im lặng (hoặc chế độ máy bay!), Đóng cửa sổ để loại bỏ tiếng ồn xung quanh (hoặc sử dụng tai nghe) và tiết kiệm ăn vặt cho sau!
(alt-tag: Người phụ nữ ngồi ở bàn làm việc với chiếc máy tính xách tay đang mở và ngồi gần cửa sổ vào buổi sáng sớm)
4. Thúc đẩy cộng tác
Sử dụng cuộc họp trực tuyến để tạo ra ý tưởng từ những người tham gia. Dành một chút thời gian để tiếp thu các đặc điểm của một buổi suy nghĩ hoặc động não. Cho phép mọi người đưa ra ý tưởng của riêng họ hoặc tiếp thu ý tưởng của người khác; Hãy thử một tính năng như bảng trắng trực tuyến để có được dòng chảy sáng tạo.
3. Kết hợp trò chơi
Thông qua gamification, bạn có thể mong đợi mức độ tương tác trong cuộc họp trực tuyến của mình sẽ tăng vọt! Bao gồm một câu hỏi nhỏ ở đầu và thu hút người tham gia làm theo. Những điều này cũng có thể được khuyến khích - ăn trưa kéo dài, trò chuyện công ty, nghỉ sớm, v.v. Ví dụ:
- Chọn một hình ảnh hoặc ký tự để nhúng trong suốt các trang trình bày và yêu cầu người tham gia trả lời số lần nó được nhìn thấy trong suốt bản trình bày.
- Đưa ra một câu đố đơn giản ở phần cuối để kiểm tra sự hiểu biết của người tham gia về nội dung.
- Thu thập các trích dẫn từ đồng nghiệp và yêu cầu họ đoán xem ai đã nói gì.
2. Kết thúc với các hạng mục hành động được khớp nối tốt
Mục đích của cuộc họp trực tuyến là tập hợp những người tham gia và cùng nhau đạt được tiến bộ cho bước tiếp theo. Điều này chỉ có thể được thực hiện với các mục hành động rõ ràng. Khi tất cả mọi người đều nhận thức được những gì họ phải làm thì mọi việc mới có thể hoàn thành. Trước khi cuộc họp kết thúc, hãy kiểm tra xem những người tham gia đã rõ về vai trò của họ chưa. Hãy dành một chút thời gian để xem lại những gì đã thảo luận và chỉ định người thực hiện công việc.
1. Chia sẻ Tóm tắt
Rất nhiều điều có thể chuyển tải trong một cuộc họp trực tuyến. Rất nhiều ý tưởng, đề xuất và ý kiến được đưa ra xung quanh, đó là lý do tại sao các ghi chú được tóm tắt tốt lại có hiệu quả trong việc duy trì tính toàn vẹn của quá trình đồng bộ hóa.
Chọn phần mềm hội nghị truyền hình đi kèm với tính năng ghi âm và khả năng AI để ghi lại mọi thứ đã xảy ra. Ghi chú theo cách thủ công luôn là một ý tưởng hay, nhưng khi bạn có công nghệ làm việc nền cho mình, bạn có thể thực hiện trong suốt cuộc họp khi biết phần còn lại đã được xử lý.
Dưới đây là một số thủ thuật khác để giúp cuộc họp trực tuyến tiếp theo của bạn trở nên nổi bật:
- Emblazon Thương hiệu của bạn trên tất cả các điểm tiếp xúc của cuộc họp của bạn
Chuyển sang khách hàng tiềm năng? Ghi lại thông điệp của riêng bạn giới thiệu tên công ty, khẩu hiệu và các thông báo quan trọng trong khi những người tham gia hiển thị phòng họp trực tuyến có thể tùy chỉnh. Tạo ấn tượng ban đầu tuyệt vời, bóng bẩy và chuyên nghiệp với màu sắc biểu trưng và thương hiệu của bạn trên giao diện người dùng. - Sử dụng AI để thực hiện công việc chân
Trong một cuộc họp trực tuyến, bạn đang làm công việc hướng về phía trước. Chọn một hội nghị truyền hình giải pháp hoạt động trong nền để cung cấp phiên âm, thẻ người thuyết trình và tem ngày để dễ dàng tìm kiếm sau này. - Nhấn Chia sẻ màn hình để “Hiển thị” thay vì “Kể”
Với chia sẻ màn hình tùy chọn, điều hướng các bản trình diễn khó giải thích và các tính năng của sản phẩm trong cuộc họp trực tuyến trở nên dễ dàng hơn. Mọi người có thể hiểu bạn đang nói gì khi họ có thể nhìn thấy nó trước mắt. Đưa những người tham gia vào cùng một trang khi mọi quá trình hành động có thể được hiển thị trong thời gian thực.
Hãy để Callbridge tiếp thêm sinh lực cho các cuộc họp trực tuyến của bạn. Với công nghệ tinh vi, các tính năng có thể tùy chỉnh và giao diện người dùng được thiết kế trực quan, các cuộc họp của bạn trở nên thú vị và hiệu quả hơn.
