Hãy tưởng tượng nếu chúng ta có 25 giờ trong một ngày. Làm thế nào để công ty của bạn tối ưu hóa thêm 60 phút đó? Năng suất của nhóm sẽ tăng vọt lên bao nhiêu? Có thể có hàng nghìn cách bạn có thể tận dụng thời gian đó.
Đáng buồn thay, vì không ai có nhiều thời gian hơn người tiếp theo, nên việc sử dụng những gì bạn được giao một cách hiệu quả nhất có thể, đặc biệt là về năng suất của nhóm. Đó là tất cả về làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn, phải không?
Đọc tiếp một số cách để thúc đẩy cách nhóm của bạn hoạt động chung và cách bạn có thể tối ưu hóa các chiến lược đã được đưa ra, nhưng trước tiên:
Năng suất của nhóm có nghĩa là gì?
Năng suất của nhóm đề cập đến mức độ hiệu quả mà nhóm của bạn không lãng phí thời gian, công sức và nguồn lực. Khi chất lượng, hiệu quả và số lượng cân bằng, năng suất được tạo ra. Điều này có nghĩa rằng:
- Một số lượng lớn nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn
- Các nhiệm vụ và công việc được giao được thực hiện tốt và chính trực
- Các mặt hàng có mức độ ưu tiên cao được đáp ứng cẩn thận và cân nhắc
Khi thời gian và nỗ lực được đáp ứng với sự tập trung, năng suất là một kết quả tự nhiên. Cách nhanh nhất để đạt được năng suất mà không lãng phí thời gian và công sức là thông qua giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn.
Những yếu tố nào tác động đến năng suất của nhóm?
Tất nhiên, có rất nhiều biến số liên quan đến việc hỗ trợ cách nhóm của bạn hoạt động. Có một số thứ bạn không thể thay đổi như đại dịch toàn cầu chẳng hạn. Tuy nhiên, có nhiều yếu tố bạn có thể thay đổi như thói quen giao tiếp, mục tiêu, sự gắn bó của nhân viên, môi trường làm việc, văn hóa công ty, v.v.
Dưới đây là một số chiến lược để bắt đầu và khuyến khích năng suất liên quan đến các yếu tố hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn:
- Thảo luận về những kỳ vọng
Ai đang làm gì? Các quy tắc cơ bản là gì? Hạn chót là khi nào? Kết quả mong muốn là gì? Ngay từ đầu, hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm nhận thức được vai trò và nhiệm vụ cũng như các tiêu chuẩn trong quá trình thực hiện. Nhóm có bắt buộc phải tham gia các cuộc họp trực tuyến thường xuyên không? Email có cần được trả lời ngay lập tức không? Trò chuyện video có được ưu tiên hơn một chuỗi email không? Giữ thông tin liên lạc rõ ràng và thẳng thắn về những gì quan trọng đối với bạn bằng cách kiểm tra thường xuyên để tránh bỏ sót vấn đề. - Nhân tài phù hợp với văn hóa công ty
Tham gia có nghĩa là nhóm của bạn đang phát triển và doanh nghiệp cũng vậy! Quá trình phỏng vấn và lựa chọn ứng viên có thể mất rất nhiều thời gian và công sức, vì vậy hãy đảm bảo cuộc họp trực tuyến của bạn phong phú với các câu hỏi phỏng vấn giúp bạn hiểu rõ hơn về kinh nghiệm, đạo đức làm việc và khả năng theo kịp dòng chảy của công ty. Hãy cho họ biết một số dự án hiện tại đang diễn ra và mời người quản lý mới tiềm năng của họ vào hội nghị truyền hình để gặp gỡ và chào hỏi. - Cung cấp hoặc tìm kiếm đào tạo để phát triển bộ kỹ năng
Đầu tư vào những người đã làm việc cho bạn và những người đã chứng minh được lòng trung thành của họ. Điều này không chỉ tăng cường năng suất của nhóm mà còn đáng kể cải thiện khả năng giữ chân. Xác định kỹ năng của nhân viên và kỹ năng mà công ty bạn yêu cầu để tìm ra hướng hành động tốt nhất. Phân tích khoảng cách sẽ chỉ ra những gì cần phải xảy ra tiếp theo, nhưng hãy nhớ lấy phản hồi của họ về những gì họ muốn phát triển, nếu không, sẽ không có ai tham gia. Thuê một huấn luyện viên để dẫn dắt các chủ mưu hoặc các buổi nhóm nhỏ thông qua hội nghị truyền hình hoặc tìm các tùy chọn đào tạo trực tuyến bằng cách sử dụng Lynda. - Thúc đẩy thành tích và sự công nhận
Khi một nhân viên biết họ được đánh giá cao vì đã làm việc chăm chỉ, họ sẽ tiếp tục hành xử theo cách đó. Hãy thử kỷ niệm thành tích của họ trong một email toàn công ty hoặc thông báo nó vào đầu cuộc họp trực tuyến. Cho phép nghỉ sớm vào thứ Sáu hoặc sử dụng một ứng dụng như Thưởng để ăn mừng những chiến thắng nhỏ và lớn. Ngoài ra, đừng đánh giá thấp sức mạnh của lời chúc mừng sinh nhật trong Slack! - Tạo vòng lặp phản hồi
Dù bạn có tin hay không thì mọi người thực sự đánh giá cao phản hồi nhưng chỉ khi nó được đưa ra theo cách mang tính xây dựng và được cung cấp với sự suy nghĩ và cẩn thận. Phản hồi chất lượng cao hoàn toàn có thể biến đổi động lực của nhóm và dẫn đến năng suất nhóm tốt hơn. Cố gắng tránh khái quát hóa bao quát và thay vào đó tập trung vào hiệu suất và hành vi. Chọn cung cấp phản hồi đánh giá cao trước công chúng và cung cấp phản hồi cơ hội trong cuộc trò chuyện 1: 1. - Làm cho các cuộc họp trực tuyến có giá trị hơn
Hãy chọn lọc những người cần tham gia một cuộc họp trực tuyến. Phác thảo trước chương trình làm việc, đúng giờ và ghi lại cuộc họp khi thích hợp cho những người không thể tham dự. Kết thúc bằng các mục hành động được sắp xếp rõ ràng để mọi người đều có thể thực hiện được những việc cần phải hoàn thành mà không lãng phí thời gian. - Các vấn đề về quy trình làm việc chính xác
Hãy dành một chút thời gian để xác định xem có những yếu tố nào trong năng suất tổng thể của nhóm bạn. Là nó với giao tiếp? Hãy thử một Cuộc họp chờ 15 phút thay vì một cái gì đó chính thức hơn khi bạn cần thảo luận về các cập nhật và thông báo nhanh chóng. Nó có phải là một vấn đề phụ trợ nhiều hơn như lập hóa đơn và tính lương? Hãy thử xem xét việc tự động hóa các loại hoạt động này để giải phóng thời gian và không gian. - Ưu tiên sức khỏe của nhân viên
Khi tâm trí, cơ thể và tinh thần đồng nhất, bạn có thể mong đợi năng suất của nhóm cao nhất. Hãy thử giờ làm việc linh hoạt, các cuộc họp trực tuyến hợp tác vào những thời điểm hợp lý, hãy sử dụng đồ nội thất tiện dụng và thoải mái, đồng thời khuyến khích chương trình chăm sóc sức khỏe. - Sử dụng các công cụ kỹ thuật số phù hợp
Năng suất của nhóm của bạn phụ thuộc vào kho công cụ kỹ thuật số mà bạn có sẵn. Chọn công nghệ cho phép bạn lựa chọn và mang mọi người đến gần nhau hơn. Sử dụng các công cụ quản lý dự án và giải pháp hội nghị truyền hình với nhiều tính năng và khả năng âm thanh và video chất lượng cao để mang lại lợi thế cho nhóm của bạn.
Với nền tảng hội nghị truyền hình vượt trội của Callbridge, bạn có thể trải nghiệm cảm giác nâng cao về năng suất và hiệu quả của nhóm. Hãy để bộ tính năng của nó như Chia sẻ màn hình, Phiên âm AI và Bảng trắng trực tuyến cung cấp thông tin liên lạc được sắp xếp hợp lý cho một quy trình làm việc không được viết. Cho phép nhóm của bạn cảm thấy được hỗ trợ và liên lạc với nhau thông qua công nghệ tiên tiến hội nghị truyền hình điều đó làm tăng năng suất của nhóm để bạn thể hiện hết khả năng của mình.
