5 cách để thành thạo các cuộc họp trực tuyến trong phòng họp
Năm mới sắp đến gần, đã đến lúc đặt ra một số mục tiêu và mục tiêu mới để chuẩn bị cho các cuộc họp trực tuyến của doanh nghiệp bạn. Chúng không chỉ được thực hiện hiệu quả hơn với các kỹ năng trình bày xuất sắc, trình chiếu giọng nói và các slide hấp dẫn về mặt hình ảnh, mà còn giúp mọi người luôn đăng ký với công nghệ đáng tin cậy và các cách truyền đạt ý tưởng hiệu quả hơn. Điều cuối cùng bạn muốn là bắt gặp ai đó đang khoanh vùng, nhìn chằm chằm ra cửa sổ hoặc kiểm tra điện thoại của họ!
Bằng cách sử dụng hội nghị truyền hình để tổ chức các cuộc họp trực tuyến quan trọng, cho dù là để thuyết trình với khách hàng hay liên lạc với các thành viên ở văn phòng nước ngoài, bạn có thể kỳ vọng tỷ lệ tham dự cao hơn, năng suất tốt hơn, công nghệ hiệu quả và sự cộng tác theo thời gian thực. Dưới đây là 5 lời hứa cần đưa ra và giữ trong phòng họp năm nay.
5. Trình bày ý tưởng của bạn một cách ngắn gọn hơn với các cuộc họp ngắn hơn
Không ai muốn bị cuốn vào một cuộc họp trực tuyến kéo dài quá giờ. Sự rõ ràng, ngắn gọn và công nghệ tiên tiến giúp tạo nên một cuộc thảo luận chuyên nghiệp, khiến mọi thứ diễn ra suôn sẻ hơn. Để giảm thiểu sự rắc rối và kéo dài thời gian họp, hãy chọn phần mềm hội nghị truyền hình sử dụng công nghệ hiện đại, với giao diện dễ sử dụng, trực quan, chuyên nghiệp và thuận tiện cho người tham gia gọi điện thoại hoặc truy cập Wi-Fi. Và một phần mềm dựa trên trình duyệt web, không cần tải xuống phần mềm, giúp các cuộc họp trực tuyến diễn ra liền mạch, không bị chậm trễ hay thiết lập phức tạp.
4. Thiết lập cập nhật video hàng tháng cho các vấn đề phụ
Trong mùa cao điểm của doanh nghiệp bạn, các cuộc họp trực tuyến để liên quan đến các mục có mức độ ưu tiên thấp hơn như thành tích hoặc thông báo có thể được đẩy vào các nhiệm vụ hàng ngày. Bằng cách thiết lập ngày và giờ mỗi tháng một lần để tổ chức một cuộc họp trực tuyến ngắn gọn trong 10 phút là một cách tiếp cận hợp lý thông minh, nơi mọi người có thể tham gia trong một thời gian ngắn - và ở lại đến ngày. Nó ngắn gọn, hiệu quả và dễ dàng thông qua số quay số trên thiết bị di động hoặc kết nối internet.
3. Thúc đẩy sự hòa nhập bằng cách lập kế hoạch trước năm
Khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả trong các cuộc họp trực tuyến là yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp bạn. Khi có thêm khách hàng, số lượng thành viên nhóm từ các múi giờ khác nhau và khoảng cách xa hơn cũng tăng lên. Công nghệ đáng tin cậy để kết nối mọi người rất quan trọng khi thiết lập lịch họp. Trong năm 2019, hãy thử lập lịch họp cố định cho cả năm đối với các thành viên không thể tham dự trực tiếp. Bằng cách đó, mọi người tham gia đều nắm rõ nội dung cuộc họp. Thêm vào đó, việc thiết lập các cuộc họp trực tuyến bằng phần mềm hội nghị truyền hình cho phép bạn ở bất cứ đâu và có khả năng tích hợp nhiều phòng họp, đồng nghĩa với việc giảm thiểu tình trạng vắng mặt và tăng năng suất.
2. Chuẩn bị không gian của bạn để thành công mọi lúc
Một cuộc họp trực tuyến giống như truyền hình trực tiếp - bất cứ điều gì có thể xảy ra! Nếu bạn không chuẩn bị trước, sự gián đoạn và mất tập trung có thể làm mất đi buổi học của bạn. Cho dù đó là tiếng còi hú bên ngoài ở góc phố, kết nối Internet không thành công hay một ai đó vô tình bước vào phòng, bạn không thể ngăn chặn bất cứ điều gì nhưng bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng. Thiết lập không gian của bạn có chủ đích. Tìm nơi yên tĩnh nhất trong văn phòng hoặc nhà riêng, sử dụng tai nghe để giảm thiểu tiếng ồn xung quanh và luôn chạy thử trước khi cuộc họp trực tuyến của bạn bắt đầu!
1. Cung cấp bản tóm tắt cuộc gọi hội nghị sau khi mọi thứ đã nói và hoàn thành
Khi bạn bận rộn với một cuộc họp trực tuyến với khách hàng hoặc kết nối với các đồng nghiệp trên phạm vi quốc tế, sẽ có một loạt thông tin quay đi quay lại. Có thể nắm bắt thông tin chi tiết là rất quan trọng, đặc biệt khi có ý tưởng mới hoặc thời hạn khó được thiết lập. Đối với năm mới, hãy xem xét việc triển khai một công cụ cung cấp bản tóm tắt cuộc gọi có thể tìm kiếm được tạo bởi trí thông minh nhân tạo. Các cuộc thảo luận được ghi lại, thời gian được lưu và thanh được nâng lên.
Công nghệ tầm cỡ cao của Callbridge làm cho các cuộc họp trực tuyến diễn ra hiệu quả hơn và hiệu quả hơn
Có thể truyền tải thông điệp của bạn rõ ràng nhất có thể trong ít thời gian nhất là lời hứa phải thực hiện và giữ cho năm 2019. Sử dụng Callbridge không cần tải xuống, đảm bảo video HD sắc nét 1080p, cung cấp bot trí tuệ nhân tạo và có số điện thoại chuyên nghiệp- quay số miễn phí với mã bảo mật để bảo vệ các cuộc thảo luận bí mật.
