Các cuộc họp từ xa đã trở thành một phần thiết yếu trong cách thức hoàn thành công việc trên toàn cầu. Ngay cả khi bạn đang sống ở một thành phố lớn, nó sẽ giúp thu hẹp khoảng cách nếu bạn đang ở một phần của thị trấn và văn phòng của bạn ở phần kia. Cuộc gọi hội nghị và hội nghị truyền hình làm cho nó có vẻ như thực sự không có khoảng cách giữa người gửi và người nhận, thay đổi cách chúng ta giao tiếp. Thực sự đáng kinh ngạc khi chúng ta đang sống trong thời đại mà chúng ta có thể giữ các văn phòng ở Singapore, London, New York và các bà mẹ nội trợ sống ở ngoại ô - tất cả đều trên cùng một trang làm việc cùng nhau.
Vì vậy, bây giờ công ty của bạn đã có những nhân tài hàng đầu và bạn đã thiết lập nhịp cuộc họp hiệu quả, có một điểm kỳ thị rằng các nhà quản lý thích các cuộc họp trực tiếp hơn là các cuộc họp từ xa. Mặc dù điều này theo truyền thống là đúng, nhưng khả năng thích ứng và thiết lập những người làm việc từ xa bằng các công cụ tốt nhất của thương mại cũng vậy để làm việc hiệu quả hơn, hấp dẫn hơn (và an ninh mạng!) các cuộc họp dẫn đến việc đạt được các con số và mục tiêu bị đè bẹp.
Vì các quy tắc khác nhau được áp dụng khi bạn không gặp mặt trực tiếp, nên cuộc trò chuyện về “các quy tắc vàng” sẽ liên quan đến mọi người để mỗi lần đồng bộ hóa có thể được gửi và nhận theo cách có kết quả. Dưới đây là những quy tắc chính cần ghi nhớ trong một mối quan hệ làm việc từ xa:
TRƯỚC HỌP
Làm quen với công nghệ của bạn
Bật máy quay video và gửi mã cho cuộc gọi hội nghị của bạn thật dễ dàng. Nhưng việc làm quen tốt hơn một chút với cách phần mềm và phần cứng chạy có thể giúp bạn thiết lập tốt nếu - trời cấm - có một khó khăn về công nghệ trong cuộc gọi hội nghị. Ngăn chặn bất kỳ trục trặc nào bằng cách trực tuyến trước 5 phút so với lịch trình để bạn có thể thiết lập sớm; hoặc có một kế hoạch b đã sẵn sàng để bắt đầu thực hiện. Ngay cả việc tiến hành một cuộc diễn tập quay video cũng là một bước đi thông minh!
Thêm lớp vào không gian dùng chung
Không gian chung không phải là phòng họp. Trên thực tế, đó là phòng họp chứa các không gian chung như bảng lật, một bảng trắng trực tuyến, màn hình được chia sẻ và hơn thế nữa. Những người làm việc từ xa có thể cảm nhận được điều tuyệt vời thứ hai khi được ở đó về mặt thể chất khi bị ảnh hưởng bởi sự kết hợp của các không gian này trong cuộc gọi hội nghị.
Đặt ra một chương trình nghị sự, chia sẻ nó trước thời gian
Một cuộc gọi hội nghị từ xa bao gồm nỗ lực và lập kế hoạch để đảm bảo mọi người đều có thể tham dự. Bằng cách làm nổi bật các chủ đề được đề cập và chia sẻ trước chương trình làm việc, bạn có thể lưu lại những khoảnh khắc quý giá bằng cách bám sát kế hoạch. Bằng cách này, những người tham gia biết những gì sắp xảy ra và họ có thể tích cực lắng nghe cũng như chuẩn bị cho phần của họ trong cuộc họp.
Mời một vài lựa chọn
Số lượng người tham dự cuộc gọi hội nghị càng cao thì kỳ vọng đóng góp vào cuộc thảo luận càng thấp. 1-10 người tham dự là lý tưởng.
TRONG SUỐT CUỘC HỌP
Giữ mục tiêu cuộc họp ở phía trước và trung tâm
Nói một cách đơn giản, nhắc nhở mọi người những gì cần đạt được khi kết thúc cuộc gọi hội nghị. Ví dụ: ghi nó xuống bảng trắng trực tuyến để mọi người có thể nhìn thấy rõ và sử dụng nó để tiếp cận những người tham gia nếu họ đi chệch hướng trong quá trình thảo luận.
Gamify các vai trò cuộc gọi hội nghị
Các vai trò có thể được trao cho những người tham dự khác nhau như người điều hành, người chấm công và người ghi chép để ghi chú lại tất cả các điểm hành động và các quyết định được đưa ra. Đối với các cuộc họp định kỳ, hãy vẽ tên và thay đổi vai trò để nó được quyết định vào đầu cuộc họp và - thật bất ngờ! - đó có thể là bạn! Điều này trò chơi hóa sẽ đảm bảo mọi người tiếp tục tương tác.
Mọi người được giới thiệu
Những người tham dự sẵn sàng tham gia hơn vào cuộc gọi hội nghị khi họ hiểu rõ hơn ai đang gọi điện với họ. Giới thiệu nhanh về mọi người trong cuộc họp, (ngay cả khi có một biểu tượng hoặc hình ảnh) tăng thêm tính nhân văn và làm cho những người làm việc từ xa cảm thấy được nhìn thấy và nghe thấy!
Khuyến khích một cuộc nói chuyện nhỏ
Kết nối với các đồng nghiệp từ xa giúp họ cảm nhận được sự hiện diện của họ trong cuộc họp. Nắm bắt nhanh ngày của họ, thời tiết, kế hoạch cho cuối tuần - khiến họ cảm thấy như được biết đến trong thế giới thực cũng như lĩnh vực kỹ thuật số.
SAU CUỘC HỌP
Cùng nhau theo dõi
Tóm tắt những điểm chính và đột phá của cuộc họp được gửi ra. Phần làm cho nó hấp dẫn? Thêm một yếu tố vui vẻ và tình bạn thân thiết. Ảnh gif, video hoặc ảnh vui nhộn giúp làm cho email hoặc tin nhắn trò chuyện trở nên đáng nhớ, do đó, mọi người sẽ mong chờ email tiếp theo sau các cuộc họp trong tương lai.
Đề cập đến số
Sức khỏe và năng suất của mối quan hệ làm việc từ xa phụ thuộc vào việc đạt được mục tiêu, đạt được các con số và đạt được các mục tiêu về hiệu suất. Dành thời gian để thảo luận về chúng trong cuộc họp hoặc gửi email tiếp theo nêu rõ những thay đổi, thành tích, cải tiến, v.v.
Hãy để phần mềm hội nghị hiệu suất cao của Callbridge thổi hồn vào các cuộc gọi hội nghị kinh doanh. Nền tảng phòng họp hạng nhất của nó thu hẹp khoảng cách cho các cuộc họp trong thế giới thực và ảo. Với các tính năng cộng tác đặc biệt bao gồm chia sẻ màn hình, chia sẻ tệp, trình bày tài liệu và trò chuyện nhóm, công nghệ âm thanh hình ảnh đặc biệt của Callbridge nuôi dưỡng các mối quan hệ làm việc từ xa.
