Các doanh nghiệp trên toàn thế giới đang thực hiện thay đổi từ trực tiếp sang trực tuyến. Mọi thứ từ cách tổ chức và tiến hành các cuộc họp, đến cách các nhân viên mới được tìm kiếm và tuyển dụng. Động lực học tại nơi làm việc đang thay đổi để thích ứng với những thay đổi trong cách chúng ta giao tiếp như cách cũ mà mọi thứ đã được hoàn thành đang được thay thế bằng các phương pháp tiếp cận lấy kỹ thuật số làm trung tâm hơn.
Việc sử dụng các cuộc gọi hội nghị và các cuộc họp trực tuyến đang gia tăng trong tất cả các ngành công nghiệp. Tại sao? Chúng hoạt động hiệu quả, thuận tiện, không phụ thuộc vào vị trí địa lý, hiệu quả về chi phí và toàn diện.
Họp trực tuyến mở rộng mạng lưới toàn cầu và phạm vi tiếp cận của nhóm cũng như khách hàng và tài nguyên của bạn. Hãy xem xét cách các nhóm từ xa đang mở rộng để bao gồm các cá nhân từ các góc xa hơn của hành tinh. Thay vì thuê dựa trên sự gần gũi, người lao động đang được lựa chọn cho công việc dựa trên kinh nghiệm, kỹ năng và chuyên môn của họ. Bộ phận Nhân sự đang hưởng lợi từ mạng lưới lớn hơn mà họ có thể tạo ra để thu hút nhân tài toàn cầu áp dụng cho vai trò, thay vì tuyến đường đi làm.
Các nhóm bán hàng vẫn có thể hoàn thành thỏa thuận bằng các bài thuyết trình bán hàng từ xa, chăm chỉ, đóng gói thành công - ở nước ngoài. Bộ phận CNTT có thể cung cấp hỗ trợ hiểu biết, giải quyết vấn đề từ mọi nơi cho bất kỳ sản phẩm nào chỉ với kết nối internet và một vài cú nhấp chuột. Và danh sách dài các ngành khác đang thực hiện chuyển đổi trực tuyến thì sao?
Truyền thông, giáo dục, tổ chức phi lợi nhuận, pháp lý, bất động sản và nhượng quyền thương mại đang tối ưu hóa chiến lược truyền thông của họ để ảo hơn, tập trung vào sự hiện diện trực tuyến và khả năng tiếp cận ảo của họ.
Trong thời đại ngày nay, nếu không có các cuộc họp trực tuyến, thật khó để tưởng tượng làm thế nào mà bất kỳ doanh nghiệp hoặc ngành công nghiệp nào có thể tiếp tục phát triển. Điểm mạnh của một doanh nghiệp là khả năng thích ứng và đặt ra tiêu chuẩn cho một xã hội luôn thay đổi. Mặc dù nó có vẻ giống như tạo ra một chuyển đổi trực tuyến trên thực tế, đó là cách duy nhất để tồn tại.
Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về bức tranh lớn hơn về tương lai thúc đẩy doanh nghiệp của bạn về phía trước trông như thế nào.
Cuộc họp trực tuyến Vs. Những cuộc gọi đàm phán
Nói một cách dễ hiểu và đơn giản, phần phụ trợ của doanh nghiệp của bạn cần phải được duy trì trực tuyến. Cách các dự án được quản lý và theo đuổi, phổ biến và thảo luận, ủy quyền và làm việc - tất cả đều có thể được thực hiện với hội nghị trên web bao gồm các cuộc gọi hội nghị và các cuộc họp trực tuyến.
Cuộc họp trực tuyến (hoặc hội nghị trên web) là một thuật ngữ chung để chỉ khi mọi người gặp nhau trực tuyến thông qua kết nối thiết bị hoặc trình duyệt internet. Đó là điều tốt nhất tiếp theo để gặp gỡ trực tiếp khi mọi người nhận được "thời gian gặp mặt" kỹ thuật số, sử dụng màn hình, máy ảnh và micrô. Ngược lại, bạn có thể chọn không nhận “face time” và chọn chỉ sử dụng âm thanh. Cho dù bạn chỉ chọn âm thanh hay muốn bắt đầu một video, tùy chọn là của bạn.
Hơn nữa, bạn có thể mở rộng giá trị của cuộc họp trực tuyến của mình bằng cách chọn phần mềm hội nghị trên web có các tính năng cộng tác. Các cuộc họp trực tuyến nhập vai có thể bao gồm chia sẻ màn hình, hội nghị truyền hình, ghi âm cuộc họp, chia sẻ tập tin, tóm tắt cuộc họp và nhiều hơn nữa.
Hãy tưởng tượng một cuộc họp ngoài đời thực nhưng trước máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn và không tốn kém chi phí đi lại, đường đi làm chậm, ghi chú mất tập trung, các chuỗi email dài sau cuộc họp, v.v.
Vì vậy, lựa chọn họp trực tuyến nào là tốt nhất cho bạn? Hãy nhớ rằng khi nói đến cuộc họp trực tuyến, không có quy tắc cứng và nhanh, tuy nhiên, một số tùy chọn sẽ tốt hơn trong việc cung cấp cấu trúc cho các nhu cầu cụ thể của bạn:
- Nếu bạn đang tổ chức một bài thuyết trình không tương tác hoặc trình diễn trong đó bạn là diễn giả chính phát biểu trước khán giả lớn hay nhỏ, một webcast có thể là chính xác những gì bạn yêu cầu.
- Nếu đó là một sự kiện trực tuyến bao gồm một nhóm nhỏ các diễn giả cung cấp một bản trình bày hoặc trình diễn cho một lượng lớn khán giả đặt câu hỏi, đưa ra nhận xét và cộng tác, hội thảo trên web là cách để thực hiện.
- Nếu bạn đang tìm kiếm đồng bộ hóa trực tuyến có thể là cả âm thanh và video giữa một nhóm nhỏ hoặc lớn được lên lịch trước hoặc tại chỗ, cuộc gọi hội nghị là tùy chọn dành cho bạn.
Cuộc gọi hội nghị thường là cuộc gọi âm thanh có nhiều người tham gia. Theo truyền thống, đó là khi mọi người gọi đến bằng cách sử dụng số cuộc gọi hội nghị chia sẻ trên điện thoại của họ. Điều này vẫn còn phổ biến, tuy nhiên, nó đã được thay đổi để trở nên hiện diện hơn trên mạng. Công nghệ âm thanh dựa trên máy tính cho phép người tham gia gọi điện trực tuyến bằng phần mềm tải xuống không dựa trên trình duyệt. Người tham gia có thể chọn sử dụng âm thanh hoặc sử dụng hội nghị truyền hình thời gian thực.
Dù bạn chọn bất cứ điều gì, bạn có thể mong đợi giao tiếp được sắp xếp hợp lý giữa những người tham gia để thắt chặt cách các dự án được quản lý, làm việc và khám phá. Tiếp cận với các khách hàng hiện tại và tiềm năng, các nhà cung cấp tiềm năng, giám đốc điều hành cấp cao và tài năng quốc tế mới đều có thể hoàn thành bằng các cuộc họp trực tuyến mở ra một cuộc thảo luận lớn hơn.
3 Chiến lược truyền thông thúc đẩy các doanh nghiệp có lợi nhuận
Bạn chỉ thành công khi khả năng giao tiếp và được hiểu của bạn, vậy bạn đang gửi những loại thông điệp nào? Cách bạn có thể gửi và nhận tin nhắn; phân biệt và phân tích các khái niệm, chuyển tiếp và áp dụng thông tin và dữ liệu, rút ra các ý tưởng trừu tượng và biến chúng thành các sản phẩm và dịch vụ có thể tiếp thị được, bắt đầu bằng việc đặt nền tảng cho giao tiếp nhạy bén:
1. Nội bộ: Giao tiếp với nhân viên
Việc thuê nhân viên hoàn thành công việc ngụ ý rằng họ chỉ ở đó để làm một công việc. Mặc dù điều này là chính xác ở một mức độ nhất định, nhưng nó có thể không phải lúc nào cũng là cách tiếp cận tốt nhất. Bằng cách cung cấp một môi trường làm việc linh hoạt, nuôi dưỡng (ví dụ: với chính sách mở cửa), tập trung vào việc tạo ra một nơi làm việc hỗ trợ đồng thời nuôi dưỡng văn hóa giao tiếp, bạn có thể thấy nó khuyến khích vòng lặp phản hồi như thế nào.
Lắng nghe những nhân viên có mặt tại chỗ sẽ cung cấp cho bạn thông tin về những gì thực sự đang diễn ra. Trong một cuộc họp trực tuyến liên quan đến tiến độ hoặc tình trạng dự án, hãy mời nhân viên phát biểu về những gì họ đang làm. Cơ hội để phát triển là gì? Hiện tại họ đang phải đối mặt với những thách thức nào? Họ có thể thấy những nút thắt cổ chai nào sắp tới? Toàn bộ cuộc họp trực tuyến có thể được ghi lại để kiểm tra thêm. Bạn sẽ không bỏ lỡ một nhận xét, suy nghĩ hoặc nhiệm vụ nào. Ngoài ra, nếu nhân viên bỏ lỡ và không thể tham dự, họ có thể xem đoạn ghi âm sau.
2. Ngay lập tức: Giao tiếp với các nhân viên thực thi cấp cao
Việc giữ chặt đội ngũ điều hành có thể đạt được với các cuộc họp định kỳ. Rốt cuộc, họ có nhiệm vụ duy trì sự toàn vẹn của công ty bằng cách truyền tải thông điệp, giá trị và tầm nhìn của mình tới các nhân viên khác và thông qua phát triển kinh doanh mới.
Khi nhiệm vụ của bạn, bất kể lớn hay nhỏ, được trình bày tỉ mỉ với đội ngũ giám đốc của bạn, bạn có thể cảm thấy như bạn đã làm hết sức mình. Đạt được thông tin liên lạc kỹ lưỡng bằng cách thiết lập một thói quen bao gồm các cuộc gọi hội nghị theo lịch trình, nơi những người tham gia đều tham gia và lắng nghe sự lãnh đạo của bạn. Tiếp cận nó giống như một “hội nghị bàn tròn”, nơi mục đích là đi đến một quyết định của nhóm. Đôi khi, chắc chắn một số sẽ ủng hộ, nhưng những bất đồng mang tính xây dựng là kết quả của cuộc đối thoại công bằng và kích thích tư duy có thể chứng minh là có lợi, hoặc ít nhất là bắt đầu chuyển bánh.
Hãy thực hiện những bước đầu tiên ban đầu để hiểu rõ hơn về nhóm của bạn bằng cách tổ chức một cuộc họp qua video. Facetime giúp bạn nhận ra ai là ai và sẽ giúp bạn học cách biết ai làm gì. Đây là cơ hội để tương tác trong thời gian thực và cho mỗi thành viên trong nhóm có thời gian để nói lên suy nghĩ của họ, chia sẻ ý tưởng và tham gia trước khi bạn đưa ra quyết định điều hành.
Dẫn dắt và chứng minh quan điểm của bạn bằng cách cho các thành viên trong nhóm thấy thay vì nói. Trong cuộc gọi hội nghị, hãy sử dụng chia sẻ màn hình để xác định trực quan chính xác những gì bạn đang trình diễn hoặc thêm tác động trực quan bằng cách trình bày những phát hiện của bạn trong một bài thuyết trình.
3. Đối ngoại: Giao tiếp với khách hàng
Làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái bắt đầu từ phong cách giao tiếp và cách tiếp cận của bạn. Những nhà quản lý có kỹ năng giao tiếp với nhân viên sẽ tự nhiên có hiệu quả khi làm điều tương tự với khách hàng. Những thói quen và kỹ năng như lắng nghe tích cực, giao tiếp không lời, thân thiện, tự tin và khả năng giữ một tinh thần cởi mở có tác dụng làm cho hiện tại và khách hàng tiềm năng cảm thấy như bạn là người dễ gần.
Hành vi này đặc biệt quan trọng khi tham gia vào một cuộc họp trực tuyến. Giọng điệu, cách chiếu, lựa chọn từ ngữ - đây là những điều bắt buộc nếu bạn muốn truyền đạt rằng bạn có những gì khách hàng muốn. Bằng cách tạo dựng mối quan hệ công việc bền vững, minh bạch với khách hàng, bạn có thể khiến họ cảm thấy thoải mái trên mỗi bước đường. Sử dụng các cuộc họp trực tuyến để liên lạc với cơ sở thường xuyên, cập nhật cho họ những phát triển mới, chia sẻ với họ những tin tức tốt và xấu, v.v.
Bằng cách lôi kéo khách hàng tham gia, họ sẽ có cảm giác hợp tác, điều mà vào cuối ngày, chính xác là công việc kinh doanh. Làm việc song song (ở một mức độ nhất định) sẽ cung cấp một cách để khách hàng đáp lại sự ưu ái với sự hỗ trợ và có thể có cơ hội làm việc trên nhiều dự án hơn sắp tới.
Tương lai là kỹ thuật số
Cốt lõi của mọi nỗ lực kinh doanh nằm ở cách tiếp cận giao tiếp. Cho dù đó là nội bộ hay bên ngoài, một phương tiện gửi và nhận thông điệp theo cách hiệu quả, trực tiếp, hấp dẫn và hướng đến kết quả là cách bất kỳ doanh nghiệp nào có thể trụ vững.
Chuyển đổi các cuộc họp “ngoài đời thực” sang các cuộc họp trực tuyến có hình dạng như cuộc gọi hội nghị và hội nghị video có thể trông và cảm nhận khác. Đừng băn khoăn. Thay vào đó, hãy tập trung vào những lợi ích đi kèm với việc áp dụng cách tiếp cận kỹ thuật số hơn đối với giao tiếp trực tuyến:
1. Năng suất xuyên suốt
Khi các cuộc họp trực tuyến trở thành một phần của bạn chiến lược kinh doanh, mức năng suất sẽ tăng lên. Hội nghị truyền hình khi bắt đầu mối quan hệ công việc bắt đầu bằng “làm quen với bạn ”giai đoạn trước khi tự nhiên chuyển sang giai đoạn "hoàn thành công việc". Điều này là do thời gian mặt đối mặt tạo ra sự tin tưởng và hỗ trợ xây dựng mối quan hệ.
Chỉ cần nghĩ đến sự qua lại diễn ra trong một chuỗi email khi thay vào đó, bạn có thể tận dụng nó ngay từ đầu bằng một cuộc trò chuyện video hoặc cuộc gọi hội nghị. Sự cộng tác tăng lên, mức độ tương tác tăng lên và mức độ tham gia tăng đột biến.
2. Chất lượng và giá trị hàng đầu
Những tiến bộ hiện đại đã loại bỏ những nếp nhăn của chất lượng kết nối kém. Với công nghệ hiện đại, dựa trên trình duyệt, một thiết lập âm thanh và video dễ sử dụng, có chức năng cao, mang đến cuộc họp của bạn một cách rõ ràng, rõ ràng và nguyên vẹn về mặt hình ảnh.
3. Hình ảnh đóng gói một cú đấm
Công nghệ gọi hội nghị tinh vi đi kèm với các tính năng bổ sung cho phép bạn không chỉ nói mà còn hiển thị. Thật thuận lợi khi chia sẻ máy tính để bàn của bạn, trình bày từ xa, ghi lại các cuộc họp và gửi các tệp và tài liệu một cách liền mạch. Ngoài ra, với việc sử dụng bảng trắng trình chiếu, bạn có thể nâng cao thời lượng cuộc họp của mình hơn nữa bằng cách thêm vào các yếu tố hình ảnh động thực sự kích hoạt quá trình đồng bộ hóa của bạn.
4. Paper Trail = Ít chỗ cho lỗi
Loại bỏ thông tin sai lệch bằng các phiên video ghi lại mọi thứ đã nói và làm, hoặc các cuộc gọi âm thanh đi kèm với một bản tóm tắt chi tiết sau cuộc họp. Khi bạn có tất cả dữ liệu theo yêu cầu trong tầm tay, sẽ không có nhiều chỗ cho những hiểu lầm, ý tưởng bị mất và những nhiệm vụ không bao giờ sáng sủa.
5. Giao tiếp với sức mạnh của 10
Các cuộc họp trực tuyến cho phép quay video tín hiệu trực quan. Giao tiếp bằng mắt, ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu - tất cả đều có thể được nhìn thấy và nhận biết. Cảm xúc và tình cảm được bộc lộ để bạn có thể đọc sâu hơn vào cuộc trò chuyện và điều chỉnh cho phù hợp.
Cho dù bạn chọn cách giao tiếp nào, cuộc họp trực tuyến của bạn có khả năng thúc đẩy công việc hấp dẫn, thu hút khách hàng và khiến nhân viên cảm thấy được lắng nghe. Không còn nghi ngờ gì nữa, đây là con đường của tương lai khi xem xét các doanh nghiệp mở rộng đang trở nên như thế nào với các đội từ xa, thị trường đang phát triển và gia công phần mềm quốc tế.
Hãy để Callbridge trở thành nền tảng giao tiếp hai chiều rèn luyện những thói quen tốt. Sử dụng khả năng chỉ âm thanh hoặc âm thanh-video để khám phá và phát triển doanh nghiệp của bạn. Hợp nhất nhóm của bạn bằng các cuộc họp trực tuyến sử dụng các tính năng cộng tác. Lên lịch các cuộc họp định kỳ với các giám đốc điều hành để chia sẻ tiến độ và tìm kiếm các cơ hội mới. Làm cho khách hàng cảm thấy có giá trị bằng các cuộc gọi hội nghị đáp ứng nhu cầu của họ.
Mọi thứ bạn cần để nỗ lực hết mình với giao tiếp đều có thể được thực hiện với Phần mềm hội nghị web vượt trội của Callbridge.
