Cách thức hoàn thành công việc đang trên đà thay đổi ở các văn phòng và doanh nghiệp thuộc mọi hình dạng và quy mô trên toàn thế giới. Khi chúng ta chuyển hướng nhiều hơn sang hướng làm việc tại nhà, bộ phận nhân sự là một trong những bộ phận đầu tiên có vai trò quan trọng trong việc điều đó diễn ra như thế nào. Bây giờ, trong bối cảnh phát triển của sức khỏe thế giới và kinh doanh toàn cầu, ngày càng có nhiều người được khuyến khích làm việc tại nhà vì các văn phòng thực tế và không gian làm việc đang trên bờ vực của sự lãng phí.
Mô hình làm việc mới này, cho dù đó là một thói quen từ xa hay vẫn ở văn phòng nhưng với lịch trình dày đặc, giờ hành chính bán thời gian, v.v., lợi ích của hội nghị truyền hình rõ ràng hơn bao giờ hết.
Các chuyên gia nhân sự thực sự có công việc của họ khi nói đến việc tìm kiếm, tuyển dụng và phỏng vấn nhân tài cho một vai trò trong một lực lượng lao động dàn trải. Dưới đây là cách hội nghị truyền hình dành cho nhân sự thực sự có thể tạo ra sự khác biệt trong cách thu hút, tuyển dụng và giữ chân nhân viên tiềm năng trong thời gian thay đổi.
Hãy bắt đầu với 3 giai đoạn của quá trình tuyển dụng: Tuyển chọn trước, Phỏng vấn và Giới thiệu / Định hướng.
Phần mềm cộng tác và giao tiếp hai chiều có mặt ở mọi điểm tương tác trong lực lượng lao động. Nhưng khi phải sàng lọc hàng núi hồ sơ và đơn xin việc, các nhà tuyển dụng trung bình dành ra 7 giây rất ngắn và quan trọng để quét sơ yếu lý lịch!
Nếu sơ yếu lý lịch của ứng viên được cắt giảm, thì bước tiếp theo là khiến người phỏng vấn kinh ngạc qua video:
Để lựa chọn trước
Đặc biệt đối với những ứng viên không phải là người địa phương, tương tác trực tiếp trong thời gian thực (dù là nhóm hay 1: 1) chứng tỏ rất có giá trị đối với cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn. Thời gian được tiết kiệm khi người quản lý tuyển dụng có thể cảm nhận được ngay lập tức dựa trên cách ứng viên trình bày và xuất hiện bằng cách thể hiện ra bên ngoài, sự hiện diện, ngôn ngữ cơ thể, lời nói, giọng điệu, v.v.
Ngay lập tức, sự tương tác này chỉ ra ngay lập tức cho người quản lý tuyển dụng nếu ứng viên có những gì cần thiết để bước sang giai đoạn tiếp theo.
Để phỏng vấn
Tại thời điểm, tùy thuộc vào vị trí và công ty, cuộc phỏng vấn có thể diễn ra theo hai cách:
- Thời gian thực - Thiết lập thời gian và ngày để có một cuộc trò chuyện dài hơn xoay quanh vai trò cụ thể và kinh nghiệm của ứng viên. Một cuộc phỏng vấn video trực tiếp đưa ứng viên vào ghế nóng, theo đó họ được mong đợi sẽ trả lời các câu hỏi nhanh chóng, mở rộng về quá trình làm việc của họ, tham gia vào các cuộc trò chuyện nhỏ hoặc gặp gỡ và chào hỏi các chuyên gia nhân sự và trưởng bộ phận khác.
- Ghi lại - Đây là cơ hội để các ứng viên thực sự đặt mình để đạt được thành công, đồng thời giúp cho quá trình săn tìm nhân sự trở nên đơn giản hơn một chút! Việc gửi ra một quy trình chi tiết về hành động và hoặc danh sách các câu hỏi mà ứng viên phải đáp ứng cung cấp một khuôn khổ để họ làm việc bên trong - và làm cho việc hoàn thành tất cả các bài nộp được ghi lại có cấu trúc hơn một chút.
Ngoài ra, những video đã ghi lại đệ trình này (được tạo bằng cách sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình có tùy chọn ghi âm) có thể được chia sẻ với những người ra quyết định khác và giám đốc điều hành hoặc trưởng bộ phận có liên quan. Hơn nữa, nội dung bằng lời nói có thể được phiên âm và thêm vào hồ sơ ứng viên hàng đầu để dễ xem và có sẵn thông tin liên quan.
Đối với giới thiệu
Khi ứng viên đã được chọn, một phần của kế hoạch giới thiệu là tự động hóa đề nghị và các quy trình khác. Mọi tài liệu đều nên được làm ở dạng kỹ thuật số, hãy nhớ rằng nhiều người không nhất thiết phải có quyền truy cập vào máy in và máy quét. Một gói thuê mới, hợp đồng, thông tin công ty; tất cả điều này và hơn thế nữa sẽ có thể được ký điện tử và gửi để xác nhận.
Kế hoạch giới thiệu có thể được chia nhỏ thành các khung thời gian. Ví dụ: Ngày 1, tiếp theo là Ngày 30, Ngày 60, Ngày 90, v.v. có thể cho người thuê mới biết diện mạo của vài tháng đầu tiên. Thông tin chuyển giao có thể bao gồm các chính sách, thông tin công ty, v.v. Cân nhắc lên lịch các cuộc họp ảo với đồng nghiệp và người quản lý vào lịch của người mới thuê để không bị lãng phí thời gian vào việc ổn định.
Ngoài ra, đừng quên lên lịch cho người liên hệ hàng tuần để kiểm tra và xem họ đang hoạt động như thế nào. Thời gian thử việc có thể rất đáng sợ, đặc biệt nếu người mới thuê đang làm việc từ xa hoặc với số giờ hành chính tối thiểu. Dựa trên bộ phận của người tuyển dụng mới, bộ phận nhân sự có thể giúp định hướng tuyển dụng mới bằng các video, hướng dẫn làm sẵn hoặc liên kết đến cổng thông tin trực tuyến chào đón người mới thuê và có đầy đủ mọi thứ cần thiết để bắt đầu hoạt động.
Hội nghị truyền hình không chỉ có thể thúc đẩy quá trình phỏng vấn từ sàng lọc trước đến giới thiệu mà còn chứng minh được lợi ích trong vô số cách vô hình:
7. Chia sẻ màn hình Đối với định hướng thuê mới
Vì vậy, việc tuyển dụng mới chính thức là một phần của nhóm và đã khiến tất cả những người thích hợp phải thán phục. Bây giờ nhân viên mới của thương hiệu cần phải học cách mọi thứ được thực hiện xung quanh đây! Các cuộc họp với người quản lý trở nên tích hợp hơn với tính năng chia sẻ màn hình. Chia sẻ tài liệu và trao đổi về việc tuyển dụng mới thông qua video / nội dung giới thiệu, sách hướng dẫn, sổ tay và hơn thế nữa.
Bất cứ điều gì từ chính sách đến quy trình, cách làm việc tại nhà, văn hóa công ty, giờ làm việc cộng với việc học trực tuyến như hướng dẫn và hội thảo trên web có sẵn theo yêu cầu đều hỗ trợ mọi nhân viên mới chuyển đổi suôn sẻ. Điều này có thể được thực hiện trước ngày làm việc đầu tiên, nhưng cũng có thể hoạt động ở chế độ nền như một tài nguyên (cổng thông tin) lưu trữ các tệp, tài liệu, phương tiện và liên kết để quay lại bất cứ lúc nào cần sự rõ ràng.
6. Nâng cao trình bày của ứng viên với Chia sẻ màn hình
Khả năng cung cấp một bản trình bày kỹ thuật số hàng đầu có thể là sự khác biệt giữa việc được nhìn thấy hoặc bị bỏ lại phía sau. Một người thuê tiềm năng làm trong lĩnh vực sáng tạo chắc chắn sẽ có một danh mục đầu tư thể hiện nghệ thuật. Điều này cũng tương tự đối với một ứng viên trong lĩnh vực tiếp thị hoặc bán hàng thể hiện những con số và giải thưởng. Tác phẩm này được giới thiệu tốt nhất với một bản trình bày kỹ thuật số được thực hiện thông qua chia sẻ màn hình.
Với chia sẻ màn hình, ứng viên có thể dễ dàng kéo công việc của họ lên màn hình và trong khi tham gia phỏng vấn trực tuyến, hãy chọn tính năng chia sẻ màn hình để đưa tất cả những người tham gia cuộc họp lên màn hình. Cho dù là công ty sáng tạo hay công ty, đây là con đường hoàn hảo để bán tác phẩm của họ và tạo ấn tượng. Quản lý cấp cao của bộ phận nhân sự có được cái nhìn đầy đủ về kinh nghiệm làm việc trong quá khứ của ứng viên đồng thời có được ý tưởng về cách ứng viên nói và trình bày với các thành viên trong nhóm và khách hàng trong tương lai.
5. Mở rộng nhóm nhân tài
Thu hút người phù hợp với vị trí bắt đầu bằng chiến lược mạng ảo. Việc tuyển dụng nhân tài không nhất thiết phải dựa trên sự gần gũi, thay vào đó, việc tiếp cận và lựa chọn nhân tài có kỹ năng và kinh nghiệm bạn cần là điều bắt buộc hơn. Mạng xã hội là một cách để nhắm mục tiêu và thu hút những người bạn đang tìm kiếm.
Bằng cách định vị và tiếp thị công ty của bạn để thu hút nhân tài, bộ phận nhân sự có thể giúp các ứng viên phù hợp với văn hóa và đặc tính của công ty. Hãy nghĩ Twitter, Instagram, Facebook và LinkedIn là những nền tảng truyền thông xã hội sẽ tổ chức chiến dịch tuyển dụng của bạn.
4. Giữ chân và phát triển thành viên nhóm hiện tại
Trong một thế giới luôn thay đổi, không ai có thể đảm bảo rằng bất cứ điều gì sẽ ổn định. Các công ty duy trì sự linh hoạt trong thời điểm nghịch cảnh có cơ hội cao hơn để giữ chân những nhân tài hàng đầu. Ví dụ: trong trường hợp đối tác của nhân viên phải chuyển đi, công ty có thể chọn đưa ra một kế hoạch cho phép nhân viên vẫn giữ công việc của họ bằng cách làm việc từ xa.
Sau cùng, hãy cân nhắc xem bạn đã đầu tư bao nhiêu; Sự thay đổi của nhân viên có thể tốn kém.
Trong một báo cáo năm 2017, do “chi phí gián tiếp và năng suất”, tính bằng đô la, nếu một nhân viên nghỉ việc, một công ty có thể trả khoảng 33% lương hàng năm của họ để thuê người khác.
Ví dụ, nếu một nhân viên đang kiếm được 45,000 đô la một năm, chi phí thay thế là 15,000 đô la. Chi phí bị mất đó bao gồm:
- Kiến thức và quy trình làm việc của nhân viên
- Thời gian dành cho việc tìm người thay thế có năng lực
- Thời gian mà một người mới thuê yêu cầu để bắt đầu và vận hành
Giữ chân và khuyến khích nhân viên hiện tại bằng chiến lược truyền thông dựa vào hội nghị truyền hình như một cách để duy trì kết nối và hoàn thành công việc.
3. Cầu nối khoảng cách giữa người lao động địa phương và người lao động từ xa
Việc có thể tiếp cận và chấp nhận các bài dự thi từ mọi nơi trên thế giới sẽ tự động mở ra tiềm năng cho cả những tài năng đang phát triển và đã thành danh. Nhân sự có thể tuyển dụng dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm của họ thay vì gần gũi. Thêm vào đó, tài năng có thể được lựa chọn cho chuyên môn của họ.
Phương pháp tiếp cận kỹ thuật số tập trung hơn vào công việc và cộng tác bằng phương tiện hội nghị truyền hình cung cấp cho các công ty nhiều kinh nghiệm chuyên biệt. Người thuê ở nước ngoài có thể làm việc trong một dự án và ở lại thay vì đi du lịch và ở lại 6 tháng để hoàn thành một dự án. Hơn nữa, một nhân viên địa phương có thể đóng góp vào công việc liên tục cho một công ty chị em ở một quốc gia khác mà không làm gián đoạn hoàn toàn luồng công việc tại văn phòng hiện tại.
Tài năng có thể:
- Chuyển đến làm việc tại văn phòng
- Nhận giờ làm việc bán thời gian như một người làm việc tự do, từ xa
- Làm việc toàn thời gian, từ xa
2. Xây dựng mối quan hệ làm việc bền chặt hơn với trò chuyện video
Trên tinh thần cộng tác, cuộc họp hội nghị truyền hình (dù là ngẫu hứng hay theo lịch trình) giữa các chuyên gia nhân sự và nhân viên cung cấp một giải pháp tức thì; Cả hai bên đều có sẵn khi cần thiết. Đặc biệt đối với những nhân viên ở xa không thể đi bộ vào văn phòng nhân sự, một “chính sách mở cửa” có sẵn trực tuyến thông qua cổng video “luôn bật” có tác dụng giữ cho các văn phòng được liên kết và nhân viên cảm thấy như họ có thể liên hệ với bộ phận nhân sự khi họ cần phải.
1. Duy trì kết nối để phát triển tài năng
Các chuyên gia nhân sự có một đường dây liên lạc trực tiếp với tất cả các loại ứng viên tạo nên một mạng lưới ngày càng phát triển. Nếu có những ứng viên không hoàn toàn thành công hoặc xuất sắc cho một vai trò hiện đang được lấp đầy, thì việc có tương tác mặt đối mặt đó sẽ được trả giá sau đó. Những ngày này, họp trực tuyến và mạng ảo cũng hiệu quả như trong cùng một phòng về mặt vật lý. Sau cùng, phỏng vấn trực tuyến là điều tốt thứ hai để gặp trực tiếp. Gặp gỡ hầu như ngày hôm nay, có thể là tất cả những gì cần thiết để hoàn thành công việc vào ngày mai.
Hội nghị trực tuyến dành cho các chuyên gia nhân sự như là một phần của quá trình lựa chọn trước, phỏng vấn và giới thiệu có rất nhiều lợi ích vô hình như tạo ấn tượng tốt, tạo cảm hứng cộng tác và cung cấp không gian để đọc ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và sắc thái.
Nhưng còn một số lợi ích hữu hình hơn mà hội nghị truyền hình mang lại thì sao?
Tiết kiệm thời gian
Sàng lọc trước bằng cuộc gọi điện video hoặc hội nghị giúp tạo danh sách ứng viên rút gọn. Cạo bớt giờ trong ngày khi bạn không phải gặp từng ứng viên có thể phù hợp hoặc có thể không phù hợp.
Ngược lại, điều này giúp nhân tài không phải đặt trước thời gian nghỉ việc hiện tại, đi làm, tìm chỗ đậu xe và tìm đường đến với bạn.
Giảm chi phí đi lại
Thay vì bay một giám đốc điều hành nửa vòng trái đất, hãy cắt giảm chi phí đi lại bằng một cuộc họp trực tuyến. Mọi chi phí cho chuyến bay, chỗ ở, bữa ăn và xe hơi có thể được giảm đáng kể khi các đội từ mọi nơi trên thế giới có thể gặp nhau hầu như trong cùng một không gian và giai đoạn đầu của việc tuyển dụng có thể được thực hiện trực tuyến.
Tăng hiệu quả
Thảo luận và xúc tiến các dự án nhanh hơn khi nhóm có thể triệu tập trực tuyến. Các nhà quản lý nhân sự có thể trò chuyện với các nhà quản lý đường dây nổi tiếng là thiếu thời gian bằng cách tổ chức một cuộc họp trực tiếp nhanh chóng nếu cần, thay vì một cuộc họp kéo dài hoặc chuỗi email quá phức tạp.
Những lợi ích của hội nghị truyền hình đối với các chuyên gia nhân sự là rất nhiều khi xem xét mức độ dàn trải của lực lượng lao động đang và sẽ chỉ tiếp tục mở ra. Trên thực tế, hội nghị truyền hình có khả năng cải thiện cách HR điều hành bằng cách cung cấp giao tiếp mặt đối mặt ngay lập tức trong thời gian thực (hoặc được ghi lại), từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào.
Hãy để Callbridge là nền tảng giao tiếp hai chiều đóng vai trò là cầu nối giữa Nhân sự và những người tạo nên công ty. Trải nghiệm cách cải thiện văn hóa doanh nghiệp và sự hợp tác tổng thể với một sản phẩm được xây dựng để hỗ trợ giao tiếp rõ ràng và hiệu quả. Triển khai thực hiện chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc họp, Phiên âm AI và hơn thế nữa để nâng cao cách thu hút, thuê và giữ nhân tài như một phần không thể thiếu của công ty bạn.
