Cách tổ chức cuộc họp cuộc gọi hội nghị
Nếu bạn giống như hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn phải tổ chức một cuộc họp cuộc gọi hội nghị hoặc lập kế hoạch theo thứ tự hoặc động não với nhóm của bạn. Bạn cũng có thể nhận ra rằng không phải tất cả các cuộc họp đều hiệu quả như mong đợi.
Đôi khi nhân viên có mặt muộn. Đôi khi họ quá buồn ngủ hoặc mất tập trung. Những lần khác, chúng hoàn toàn không xuất hiện. Đôi khi, thật dễ dàng để tự hỏi liệu có thể tổ chức một cuộc họp cuộc gọi hội nghị mà không có vấn đề gì xảy ra hay không.
May mắn thay, một cuộc họp qua điện thoại hiệu quả và ý nghĩa hoàn toàn có thể thực hiện được. Tại Callbridge , chúng tôi đã chứng kiến và điều phối đủ nhiều cuộc họp để biết chính xác những gì bạn cần làm để tổ chức một cuộc họp tốt nhất có thể. Tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện theo các bước nhanh chóng và dễ dàng sau:
Bước 1: Hãy ghi nhớ mục tiêu cuộc họp rõ ràng trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác.
Bước 2: Tạo chương trình họp cuộc gọi hội nghị càng chi tiết càng tốt.
Bước 3: Gửi lời mời họp chi tiết và liên hệ với khách của bạn.
Bước 4: Lưu các chủ đề không liên quan để sử dụng sau này để cuộc họp của bạn không bị trật bánh.
Bước 5: Thống nhất các bước tiếp theo cho mọi người trong cuộc họp trước khi kết thúc cuộc họp.
Có một mục tiêu cuộc họp rõ ràng
Rất dễ bị sa đà vào những cuộc họp không mục đích khi bạn tổ chức một cuộc họp để “xem xét dự án X” hoặc “khám phá các chủ đề liên quan đến Y”, bởi vì bạn chưa đặt ra mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp. Thay vào đó, sao không đặt ra một mục tiêu như “xác định hướng đi cho chiến dịch mùa thu” hoặc “thiết lập và thống nhất khung đo lường cho quảng cáo trên mạng xã hội”?
Hãy cố gắng làm cho mục tiêu của bạn càng cụ thể càng tốt, và bạn sẽ không chỉ có thể biết liệu cuộc họp của bạn có thành công hay không mà còn biết liệu bạn có đang đi chệch hướng trong các cuộc thảo luận của mình hay không.
Tạo chương trình họp cuộc gọi hội nghị
Không ai viết sách bằng cách dành 90% thời gian của họ cho lời nói đầu. Có một chương trình nghị sự và tuân thủ nó sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến việc thực sự đạt được mục tiêu cho cuộc họp cuộc gọi hội nghị mà bạn đã đề ra trước đó bởi vì sẽ có thời gian dành riêng để thảo luận về tất cả các chủ đề quan trọng trong cuộc họp của bạn.
Cũng cần nhớ rằng tất cả chúng ta đều chỉ là con người, và đôi khi những người giỏi nhất trong chúng ta mắc sai lầm, đi tiếp hoặc chỉ đi cho vui. Bạn nên giữ cuộc họp cuộc gọi hội nghị của mình đúng lịch trình, nhưng xin đừng phiến quân về nó. Có chỗ cho một số niềm vui trong mỗi cuộc họp.
Gửi lời mời họp chi tiết & theo dõi họ
Gửi lời mời họp, quy tắc là "càng sớm, càng tốt". Bằng cách đó, bạn có thời gian để nhắc nhở mọi người một cách nhẹ nhàng nếu họ quên trả lời cuộc họp của bạn. Cho những người tham gia của bạn thời gian cũng cho phép họ chuẩn bị cho cuộc họp của bạn và bắt kịp bản thân những điều họ cần biết trước cuộc họp.
Tại sao chương trình làm việc của bạn cần phải chi tiết? Đơn giản vì khi người tham gia biết mình sẽ được hỏi về một chủ đề hoặc công việc nào đó, họ sẽ có xu hướng chuẩn bị trước câu trả lời. Về cơ bản, họ sẽ chuẩn bị nhiều hơn cho cuộc họp của mình, ngay cả khi đó chỉ để tránh bị chọn là người không chuẩn bị.
Các chủ đề cuộc họp cuộc gọi hội nghị “Park” không liên quan
Bạn làm gì khi cuộc họp của bạn bắt đầu trôi vào một mối liên hệ không liên quan? Bạn chỉ có thể yêu cầu họ dừng lại, nhưng đó có thể không phải là giải pháp khéo léo và được nhiều người đón nhận. Thay vào đó, hãy thử “đậu” những tiếp tuyến này sẽ được truy cập vào cuối cuộc họp hoặc sau đó. Một số người gọi đây là "bãi đậu xe".
Bãi đậu xe cũng rất tuyệt nếu ai đó nêu ra một điểm hợp lệ cần được giải quyết, nhưng vẫn không liên quan rõ ràng đến cuộc họp. Bằng cách này, các đối tượng quan trọng vẫn có thể được quan tâm mà họ cần trong khi cuộc họp của bạn tiếp tục, không bị cản trở bởi các cuộc thảo luận lạc đề.
Đảm bảo rằng các bước tiếp theo được đồng ý khi
Bước này là cần thiết. Vào cuối cuộc họp, hãy lặp lại tất cả các bước tiếp theo, cũng như xem ai sẽ nắm quyền sở hữu. Một khi tất cả các bên đã đồng ý với nhiệm vụ của mình, không ai có thể viện lý do đang bối rối hoặc nói rằng điều gì đó “không đúng ý mình”.
Nhờ Gợi ý, bạn cũng có thể gửi bản ghi cuộc họp do AI tạo cho tất cả những người tham gia để không có sự nhầm lẫn về những gì cần phải làm.
Sau khi đồng ý về thời điểm diễn ra cuộc họp tiếp theo, bạn có thể quay trở lại bãi đậu xe của mình và giải quyết bất kỳ chi tiết bổ sung nào hoặc chỉ cần trò chuyện. Mặc dù đôi khi có vẻ vô nghĩa khi nói về những thứ như sự kiện hiện tại và phim khi bạn tổ chức cuộc họp cuộc gọi hội nghị, nhưng điều này rất cần thiết cho một hệ sinh thái nơi làm việc tích cực và nhân viên hạnh phúc.
