Tự hỏi làm thế nào để thiết lập một cuộc họp ảo? Tốt hơn hết, bạn vẫn đang thắc mắc cuộc họp ảo là gì? Đây là tin tốt; Tại thời điểm này, không thể dễ dàng hơn để thiết lập một cuộc họp ảo và nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về cuộc họp là gì, thì bạn đang ở đúng nơi.
Sẵn sàng để xem xét kỹ hơn?
Một cuộc họp ảo là…
Còn được gọi là cuộc họp trực tuyến, hoặc hội nghị truyền hình và hội nghị âm thanh trong khuôn khổ của hội nghị web, định nghĩa cuộc họp ảo theo Giáo dục là: “Cuộc họp ảo là các tương tác trong thời gian thực diễn ra trên Internet bằng cách sử dụng âm thanh và video tích hợp, các công cụ trò chuyện và chia sẻ ứng dụng.” Cũng giống như cuộc họp trực tiếp, cuộc họp ảo tập hợp những người tham gia để chia sẻ ý tưởng, trò chuyện và cộng tác trong một cài đặt động giữa hai hoặc nhiều điểm cuối, ngoại trừ thay vì thực sự hiện diện, một thiết bị được sử dụng.
Một cuộc họp ảo rất quan trọng đối với sức khỏe của một doanh nghiệp đang phát triển. Bất kỳ ai từ nhân viên đến giám đốc dự án, giám đốc điều hành cấp c và Nhân sự chuyên nghiệp phải dựa vào công nghệ giao tiếp nhóm để có thể thực hiện công việc của họ và thu hẹp khoảng cách giữa những người khác về thời gian và không gian. Các công ty dược phẩm và CNTT, công ty luật, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp và hơn thế nữa, tất cả đều được hưởng lợi từ sự nhanh chóng và phù hợp của việc áp dụng phương pháp truyền thông lấy video làm trung tâm.
Đây là một cuộc họp ảo:
Bằng cách có thể giao tiếp với bất kỳ ai, bất kỳ nơi nào vào bất kỳ thời điểm nào, các cuộc họp ảo cho phép các doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ bất kể địa điểm. Các rào cản về không gian thường ngăn cản các mối quan hệ công việc, tính liên tục và sự hợp tác hiệu quả không còn nữa với các cuộc họp ảo khuyến khích kết nối. Một số lợi ích tổng thể bao gồm:
- Giảm thời gian đi làm
- Cắt giảm chi phí vận chuyển, đi lại và ăn ở
- Tăng năng suất = Ít dư thừa
- Giữ chân nhân viên tốt hơn
- Lợi thế cạnh tranh
Và khi nói đến kinh doanh, hãy xem xét cách kết hợp phương pháp tiếp cận tập trung vào video vào chiến lược truyền thông của bạn hoạt động như thế nào để hỗ trợ:
- Một lực lượng lao động được kết nối và hỗ trợ kỹ thuật số nhiều hơn
- Quyền truy cập vào quản lý
- Toàn cầu nâng cao văn hóa giao tiếp
- Độ tin cậy tốt hơn đồng nghĩa với kết quả nhanh hơn
- Giảm dư thừa và dữ liệu và thông tin cập nhật từng phút
- Giá trị hơn
- Vẫn còn một chút chưa rõ ràng về cách bắt đầu với hội nghị truyền hình? Đây là cách thiết lập một cuộc họp ảo:
Chọn phần mềm phù hợp
Hãy xem xét một số hoạt động hậu cần trước khi bắt đầu cam kết với nhà cung cấp dịch vụ.
Bạn nghĩ mình sẽ cần sử dụng phần mềm bao lâu một lần? Nếu bạn đang tìm kiếm hội nghị truyền hình sẵn sàng cho doanh nghiệp, hãy nghĩ về vị trí của những người tham gia; ở nhà hay trong phòng họp? Nếu là trước đây, thì hội nghị dựa trên web phù hợp hơn, dễ dàng hơn và thuận tiện hơn để sử dụng.
Hãy xem những tính năng được cung cấp. Nó có đi kèm với chia sẻ màn hình (hoàn hảo cho dịch vụ khách hàng CNTT và các bài thuyết trình); bảng trắng trực tuyến (hữu ích cho mục đích giáo dục hoặc công việc sáng tạo động não); hoặc chia sẻ tài liệu (giúp cho việc chia sẻ tài liệu phát, tài liệu quan trọng và giới thiệu tài năng mới được sắp xếp hợp lý hơn nhiều), v.v.
Tìm hiểu rõ lý do tại sao bạn cần một cuộc họp ảo
Tại sao bạn lại gọi cùng nhau một cuộc họp ngay từ đầu? Đó là nội bộ (thông báo, giới thiệu, phiên thảo luận, cuộc họp quản lý) hay bên ngoài (quảng cáo chiêu hàng, phát triển kinh doanh mới)? Hãy suy nghĩ về cấu trúc và lý do và sau đó tự nhiên, các phần khác sẽ rơi vào vị trí như điểm danh.
Quyết định xem ai cần tham dự
Các cuộc họp ảo đặc biệt hiệu quả để thu hút mọi người vào cùng một thời điểm, ở một nơi khác. Vì vậy, nếu bạn có người tham gia ở nước ngoài, tại nhà hoặc dưới hội trường, bạn có thể kết nối dễ dàng và hiệu quả bất kể địa điểm. Miễn là mọi người nhận thức được sự chênh lệch thời gian tiềm ẩn hoặc sử dụng Công cụ lập lịch múi giờ, thật dễ dàng để tham dự. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng chỉ những người cần thiết mới được mời. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách chỉ bao gồm những người tham gia cần thiết. Đối với bất kỳ ai khác, hãy ghi lại cuộc họp để gửi đi sau.
Tạo một dàn ý
Đặt ra một chương trình làm việc sẽ giúp suy nghĩ của bạn được sắp xếp để bạn có thể có một cuộc họp ảo kịp thời, rõ ràng và hấp dẫn. Thêm vào đó, nó sẽ giúp người tham gia biết được họ mong đợi điều gì. Họ cần đóng góp những gì? Có tài liệu nào họ cần xem xét trước khi đồng bộ hóa không? Cuộc họp sẽ diễn ra trong bao lâu? Bao gồm một bố cục ngắn gọn sẽ tránh nhầm lẫn và giúp người tham gia cảm thấy chuẩn bị.
Gửi lời mời và lời nhắc
Điều tuyệt vời về các cuộc họp ảo là bạn có thể tổ chức một cuộc họp ngay bây giờ dưới dạng một phiên ngẫu hứng hoặc lên lịch trước. Thật dễ dàng để đưa tất cả các thông tin cần thiết vào lời mời ban đầu như thời gian, ngày tháng và các thông tin quan trọng khác vì nó tự động. Đặt lời nhắc để giúp điều phối các cuộc gọi của bạn để nhắc nhở những người tham gia về lần đồng bộ hóa sắp tới. Đối với các cuộc họp khẩn cấp hơn cần diễn ra tại chỗ, hãy sử dụng thông báo SMS để gửi thông tin chi tiết cuộc họp trực tiếp đến thiết bị của người tham gia. Không còn lãng phí thời gian để chờ đợi những người đến muộn hoặc những người không tham dự.
Sử dụng các tính năng để có các cuộc họp ảo hiệu quả hơn
Phần mềm hội nghị truyền hình phù hợp cho cuộc họp ảo của bạn sẽ đi kèm với vô số tính năng thiết thực và tiện lợi để nâng cao trải nghiệm trực tuyến của bạn. Để có kết quả tốt nhất, hãy đảm bảo công nghệ bạn chọn đi kèm với:
- Chia sẻ màn hình: Chia sẻ ngay lập tức màn hình của bạn với những người tham gia để dẫn dắt một bài thuyết trình hoặc giải quyết một vấn đề CNTT.
- Ghi âm: Nhấn ghi ngay bây giờ để xem sau. Hoàn hảo cho những người tham gia không thể tham gia cuộc gọi.
- bảng điểm: Bản ghi tự động của tất cả các cuộc họp được ghi lại đảm bảo không có ý tưởng nào bị bỏ sót.
- Bảng trắng trực tuyến: Một cách sáng tạo để thể hiện các khái niệm và đồ họa bằng cách sử dụng hình ảnh, màu sắc và hình dạng.
Bao gồm A Take Away
Khi kết thúc cuộc họp ảo, bạn muốn người tham gia rời đi với điều gì? Mục đích là gì và các bước tiếp theo là gì? Đảm bảo rằng mọi người đều biết mục tiêu và những gì cần phải hoàn thành tiếp theo.
Theo dõi bằng một email
Giữ nó ngắn gọn và hấp dẫn nhất có thể, nhưng sau đây là những gì cần đưa vào email tiếp theo: Tóm tắt biên bản cuộc họp, các bước tiếp theo, thành tích quan trọng của cuộc họp (điều này phải phù hợp với mục tiêu cuộc họp của bạn) và bản ghi (nếu bạn đã ghi lại nó ).
Các phương pháp hay nhất về cuộc họp ảo
Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về cách một cuộc họp ảo có thể tăng cường giao tiếp giữa người gửi và người nhận, có một số phép lịch sự để làm theo. Dưới đây là một số điều cần ghi nhớ:
Công nghệ: Kiểm tra trước cuộc họp để đảm bảo công nghệ của bạn được cập nhật và hoạt động. Đảm bảo micrô, loa và máy ảnh của bạn đã sẵn sàng hoạt động. Xác minh cài đặt của bạn và nếu bạn đang kiểm duyệt, hãy khởi chạy phòng chờ và đảm bảo mọi người được đặt tự động ở chế độ tắt tiếng.
Sự tham gia: Xem lại đề cương cuộc họp của bạn và xem lại quy trình trước khi mọi việc được tiến hành. Bằng cách này, bạn có thể chuẩn bị vị trí tạm dừng và nghỉ giải lao và lập kế hoạch các câu hỏi để hỏi người tham gia. Hãy thử bao gồm một hoạt động bằng cách sử dụng bảng trắng trực tuyến và sử dụng tính năng chia sẻ màn hình để “hiển thị” thay vì “kể”.
Hôn ước: Những người tham gia có nhiều khả năng tiếp thu thông tin của bạn hơn khi bạn làm cho việc phân phối của mình trở nên thú vị. Thay vì chỉ chuyển tiếp các số liệu thống kê và chỉ số khô khan, hãy kể một câu chuyện bằng phần mở đầu, phần giữa và phần cuối. Nhúng dữ liệu và thông tin cần thiết trong suốt bằng cách sử dụng hình ảnh, video, màu sắc tươi sáng và đánh dấu các từ quan trọng.
Chúc vui vẻ: Đừng quên tạo một cuộc gặp gỡ ảo trên mạng xã hội! Mở cuộc họp ảo với các câu hỏi về tàu phá băng. Những câu hỏi mang tính cá nhân hơn một chút sẽ hoạt động tốt trong các nhóm nhỏ, chẳng hạn như "Bạn đã làm gì vào cuối tuần này?" hoặc “Hãy cho chúng tôi biết bạn đang xem gì trên Netflix.”
Với các nhóm lớn hơn, bạn có thể mơ hồ và vui vẻ hơn, "Bạn luôn sử dụng lý do cá nhân là gì?" hoặc "Nhân vật trong sách hoặc bộ phim của đứa trẻ nào khiến bạn nhớ đến bản thân?"
Và trong một cuộc họp, hãy cân nhắc hỏi một câu hỏi liên quan như "Lần cuối cùng bạn nói chuyện trong một nhóm là khi nào?" hoặc điều gì đó độc đáo hơn một chút như, "Nếu bạn có thể có bất kỳ chiếc đuôi động vật nào, nó sẽ là gì?"
Ý tưởng là làm quen với nhau trong một môi trường chuyên nghiệp nhưng với giọng điệu bình dị hơn. Tàu phá băng khơi dậy cảm xúc thích hợp, kích thích học hỏi và khuyến khích sự gắn kết. Tất cả các kỹ năng tuyệt vời để mang đến bàn ảo!
Chọn Callbridge làm nền tảng giao tiếp nhóm của bạn và xem năng suất và mức độ tương tác tăng đột biến khi bạn đã học cách thiết lập một cuộc họp ảo. Với các tính năng cao cấp bao gồm Chia sẻ màn hình, bản ghi và tóm tắt được hỗ trợ bởi AI, cộng với các biện pháp bảo mật nâng cao, không tải xuống và tùy chỉnh, bạn có thể làm cho bất kỳ cuộc họp ảo nào đều có người tham gia.
