Việc chuyển sang làm việc từ xa hầu như không gây bất ngờ vào đầu năm 2020. Bất kỳ ngành nào có thể chuyển sang làm việc trực tuyến đều làm như vậy, và điều đó dường như xảy ra chỉ sau một đêm - các công ty phải tập hợp lại để tìm ra công nghệ sẽ cứu công ty của họ . Giải quyết hậu cần, và đoàn kết các đội trên khắp thế giới đã diễn ra hội nghị truyền hình đã trở thành cầu nối và điểm kết nối của nhiều doanh nghiệp.
Bây giờ, tua đi một năm sau, và làm việc tại nhà dường như đã trở thành tiêu chuẩn. Trong thực tế, ước tính đến năm 2025, 22% lực lượng lao động Mỹ sẽ làm việc từ xa. Đặt điều đó trong bối cảnh, đó là mức tăng vọt 87% so với số lượng nhân viên làm việc từ xa trước khi “bình thường mới” trở thành bình thường!
Mặc dù việc liên kết tổ chức có thể trông đẹp hơn nhưng dường như vẫn có độ trễ hoặc mệt mỏi khi phải làm mọi thứ trên màn hình. Có nhiều lợi thế khi làm việc từ xa, nhưng việc đảm bảo nhóm của bạn luôn có động lực và trên hết mọi thứ có thể tốn nhiều công sức hơn.
Cho dù bạn luôn quản lý một nhóm nhân viên từ xa hay đột nhiên thấy mình là một phần của nhóm thuần tập chuyển đổi từ văn phòng sang trực tuyến, đây là cách quản lý nhóm từ xa theo cách mà tinh thần, hiệu quả, sự đổi mới và động lực tăng cao, ngay cả khi không chắc chắn và câu hỏi chưa được trả lời về tương lai:
1. Kỳ vọng chuyển tiếp, xác định trách nhiệm, cập nhật theo đó
Cần một chút thời gian để hình thành một thói quen mới. Thích ứng với lực lượng lao động từ xa dựa trên một bộ kỹ năng quản lý mới liên quan đến tính minh bạch với các kỳ vọng và trách nhiệm. Điều quan trọng đối với sức khỏe của doanh nghiệp và sự tỉnh táo của các nhân viên và ban quản lý đáng kính của nó là nuôi dưỡng cảm giác tin cậy và tính xác thực. Điều đó xảy ra như thế nào và điều đó sẽ thúc đẩy nhóm từ xa của bạn như thế nào?
Đặt ra kỳ vọng liên quan đến một thỏa thuận - một thỏa thuận rõ ràng và ngắn gọn trả lời ai làm gì và vào lúc nào. Khi những yếu tố này được nêu rõ ràng trong cuộc họp hoặc trong hợp đồng và mọi người đều hiểu những mong đợi này, sẽ không có gì nhầm lẫn giữa các vai trò, trách nhiệm và sự ủy quyền đã xác định.
Các nhóm trở nên liên kết khi trách nhiệm được vạch ra rõ ràng. Điều này có nghĩa là mỗi nhân viên biết nhiệm vụ của họ. Sự thẩm định đương nhiên sẽ tuân theo khi bạn trao cho các cá nhân sự tin tưởng và chịu trách nhiệm về hành động của họ. Với quyền sở hữu là niềm tự hào và năng suất dẫn đến một nhân viên năng động và một đội năng động!
Hãy suy nghĩ về việc tạo và xuất bản các hướng dẫn toàn diện về công việc tại nhà hoặc tổ chức một cuộc họp “giờ hành chính” trực tuyến thường xuyên để giải đáp các thắc mắc, mối quan tâm và thông báo.
2. Tạo các tham số để hoạt động bên trong
Giờ đây, nhiều nhân viên thấy mình làm việc tại nhà, rào cản văn phòng tại nhà đã trở nên lỗi thời. Làm việc và giải trí diễn ra trong cùng một không gian và giờ đây có thể chồng chéo hơn bao giờ hết. Mọi người có thể cảm thấy muốn làm việc suốt ngày đêm hoặc nghỉ ít hơn và không ra khỏi nhà trong nhiều ngày! Khi bạn không cần phải mặc những bộ trang phục công sở đẹp, rất dễ khiến ranh giới giữa công việc và cuộc sống trở nên mờ nhạt. Đừng để năng suất của nhóm bị ảnh hưởng vì nhân viên cảm thấy bị gò bó.
Biết rằng mọi người đều có mặt và ở nhà có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận nhân viên ngoài giờ làm việc, nhưng điều cần thiết là không vượt quá giới hạn công việc. Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là rất quan trọng đối với phúc lợi của nhân viên và quản lý, và ý tưởng về “hiệu suất cao” cần phản ánh điều đó.
Mệt mỏi màn hình, hội chứng chân không yên và nhức mỏi do ngồi quá lâu đều có thể dẫn đến kiệt quệ tinh thần. Tạo ranh giới và tuân theo các thông số của công việc sẽ giúp truyền động lực cho bạn.
3. Không chắc chắn về tinh thần? Các cuộc điều tra tiến hành
Nếu mọi thứ đang cảm thấy hơi ảm đạm, bạn không thể đoán được hướng đi của mình. Đo nhiệt độ cảm xúc của nhân viên hoặc quản lý trực tuyến không phải là cách chính xác nhất để đánh giá nguyên nhân hoặc giải pháp. Đặc biệt nếu năng suất hoặc triển vọng chung đi xuống, hãy cân nhắc tạo một cuộc khảo sát để đánh giá xem mọi người đang tiếp tục như thế nào.
Nó có thể đơn giản như việc kiểm tra định kỳ 10 phút để hỏi xem nhân viên có cần thêm đồ dùng văn phòng hay chỉ cần theo dõi tuần của họ. Hãy thử tạo một cuộc thăm dò “đèn dừng” yêu cầu nhân viên đánh dấu vào đèn xanh (mọi thứ đều tốt), đèn vàng (cảm thấy có chút cản trở) hoặc đèn đỏ (cần hỗ trợ).
Hoặc nó có thể phức tạp hơn. Thiết kế bảng câu hỏi yêu cầu nhân viên chia sẻ bất kỳ trở ngại nào mà họ cảm thấy đang cản trở khả năng tạo ra công việc tốt của họ. Hỏi điều gì khiến họ cảm thấy được trao quyền; Họ có cảm thấy an toàn, trung thành, có giá trị và được chăm sóc hay không, không được nhìn thấy, không được lắng nghe và không được hỗ trợ? Họ có muốn được đào tạo thêm không? Thêm một đối một? Hãy thử kết hợp các câu hỏi cụ thể với câu hỏi “đúng hoặc sai” và trắc nghiệm để có phản hồi trung thực và đầy đủ hơn.
4. Đăng ký Không gian làm việc Chuyên dụng của Mọi người
Kể từ khi chuyển từ văn phòng sang trực tuyến, mọi người đã phải tạo không gian ở nhà để thích ứng với sự thay đổi. Ban đầu, mọi thứ có thể tạm bợ và phức tạp hơn một chút. Giờ đây, hy vọng rằng các nhân viên đang cảm thấy được sắp xếp và thoải mái hơn. Dù bằng cách nào, bạn sẽ không bao giờ biết trừ khi bạn hỏi.
Để nhân viên luôn có động lực, việc có một không gian dành riêng cho phép họ làm việc không bị gián đoạn sẽ mang lại kết quả tốt nhất. Đảo qua lại giữa sân, bàn ăn và đi văng có thể làm mất tập trung hoặc gây gián đoạn.
Sống với nhiều thành viên trong gia đình trong một không gian nhỏ có thể gây khó khăn cho những người cần một khu vực yên tĩnh để hoàn thành công việc. Hãy ghi nhớ điều đó nếu hiệu suất của nhân viên có vẻ thấp hoặc họ không có động lực như bình thường. Trong trường hợp này, hãy hỏi! Xem liệu có bất cứ thứ gì có thể được cung cấp hay không và cũng gợi ý rằng mọi người hãy sáng tạo. Thật ngạc nhiên khi các không gian khác nhau có thể mang lại cảm giác hoàn toàn mới khi bạn di chuyển đồ đạc hoặc thêm đèn chiếu sáng.
5. Xem Cách các công nghệ mới có thể tạo ra sự gắn kết
Làm việc trong văn phòng có nghĩa là bạn chỉ có thể đứng dậy và đi đến không gian làm việc của đồng nghiệp hoặc tổ chức một cuộc họp độc lập ngẫu hứng ở hành lang. Việc dựa vào công nghệ để duy trì động lực và kết nối không được yêu cầu nhiều khi các tương tác trực tiếp diễn ra thường xuyên, cũng như họ chưa sử dụng hết tiềm năng của mình trong môi trường văn phòng. Thực tế, bạn đã thực sự sử dụng bao nhiêu công nghệ? Có lẽ chủ yếu là phần mềm xử lý văn bản và email.
Giờ đây, lực lượng lao động trải rộng khắp thị trấn và quốc gia, sự đổi mới là thứ giúp giữ tất cả lại với nhau. Đây là thời điểm thích hợp để khám phá xem công nghệ nào sẽ giúp đội của bạn nắm được bóng. Các công cụ quản lý dự án, nền tảng giao tiếp kinh doanh và phần mềm hội nghị truyền hình đều có lợi khi nói đến việc duy trì kết nối trong thời gian thực. Xem cách mỗi công cụ hoạt động cùng nhau thông qua tích hợp với công nghệ hiện có bằng cách tận dụng thời gian dùng thử. Một số là miễn phí trong khi những người khác đầu tư thấp. Dù bằng cách nào, hãy thử một hệ thống mới để xem nó có phù hợp với bạn không.
Vì tương tác trực tiếp không khả thi như trước đây, hãy xem cách phần mềm hội nghị truyền hình có thể thu hẹp khoảng cách quản lý công việc cho các cuộc họp trực tuyến. Với một chút suy nghĩ trước và lập kế hoạch, các cuộc họp ảo có thể được thúc đẩy giống như gặp mặt trực tiếp và chúng có thể tạo ra kết quả tuyệt vời với các tính năng liền kề như chia sẻ màn hình và một bảng trắng trực tuyến.
6. Dành thời gian để trò chuyện
Xây dựng mối quan hệ nhóm - ngay cả trong môi trường trực tuyến - rất quan trọng đối với sức khỏe của nhóm và các thành viên cá nhân.
Với tư cách là cấp quản lý, việc biết người bạn đang làm việc chuyên nghiệp cùng với việc biết một số chi tiết cá nhân, sẽ tạo ra mối quan hệ trực tuyến tại nơi làm việc phát triển. Điều này có thể đơn giản như trò chuyện để hỏi về ngày cuối tuần của nhân viên hoặc hỏi họ đang xem gì trên Netflix. Có lẽ nó đang phá băng trong một cuộc họp video để hỏi về tác phẩm nghệ thuật treo trên tường của ai đó. Những cử chỉ nhỏ này tạo ra cảm giác “liên quan đến nhau”. Chúng không quá cần thiết để hoàn thành công việc, nhưng chúng tạo ra sự khác biệt trong cảm nhận về giá trị của một người.
Mối quan hệ giữa các cá nhân rất khó để định lượng và bạn không muốn đi quá đà với những điều tốt đẹp, nhưng cho thấy rằng bạn quan tâm đến những người bạn làm việc cùng qua một ly cà phê ảo hoặc bắt kịp nhanh trước khi một cuộc họp trạng thái trực tuyến diễn ra một chặng đường dài.
7. Động lực nội tại của nhiên liệu
Khen thưởng và ghi nhận là hai phương pháp lâu đời để giữ nhân viên làm việc với hiệu suất cao nhất. Hai yếu tố thúc đẩy không chỉ khai thác hết tiềm năng của nhân viên mà còn giúp các nhà quản lý cảm thấy rằng đội của họ rất tận tâm.
Những gì nó đi xuống là nhu cầu của nhân viên. Phần thưởng và sự công nhận là động lực thúc đẩy nhưng chỉ khi nó phù hợp với những gì khiến một nhân viên tiến bộ:
Thưởng
Còn được gọi là phần thưởng bên ngoài, yếu tố thúc đẩy này dựa trên khuyến khích như tăng lương, thẻ quà tặng và tiền thưởng. Bất cứ điều gì hữu hình và phản ánh hiệu suất đỉnh cao của nhân viên đều có thể được coi là phần thưởng. Mặc dù những ưu đãi này rất hấp dẫn, nhưng phần thưởng chỉ có tác dụng thúc đẩy nếu mọi người muốn chúng. Các đặc quyền tuyệt vời thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn đồng thời tăng sức hấp dẫn của nhà tuyển dụng đối với các ứng viên tiềm năng. Lợi ích khác; Đưa ra các phần thưởng như thời gian đi nghỉ nhiều hơn hoặc một chiếc ô tô của công ty có thể bù đắp cho những công việc không được trả nhiều tiền.
Ngoài ra, phần thưởng có thể dẫn đến động lực ngắn hạn, phục vụ cho cảm giác cạnh tranh cao hơn về sự cộng tác và làm việc theo nhóm, và có thể lấy đi của những người thực sự dành thời gian để đạt được kết quả công việc. Điều này có thể tạo ra sự bất hòa vì nhân viên sẽ “dán mắt vào giải thưởng” và mất tập trung vào nhiệm vụ trước mặt.
Công nhận
Cũng được hiểu là phần thưởng tâm linh, sự công nhận đề cập đến việc được "tán thưởng" cho một công việc được hoàn thành tốt. Có lẽ đó là một email hoặc một bức thư viết chi tiết những nỗ lực, thành tích hoặc hiệu suất tích cực và được thừa nhận của ai đó. Sự công nhận, ngay cả khi chỉ bằng lời nói như hét lên trong một cuộc họp trực tuyến hoặc một nhận xét được truyền lại từ cấp trên cho người quản lý trực tiếp, có thể có tác động tích cực đến hiệu suất.
Hơn nữa, sự công nhận có xu hướng thúc đẩy động lực của nhân viên nhiều hơn ở cấp độ hàng ngày. Không có đầu tư tài chính. Cảm giác về giá trị và sự đóng góp của nhân viên tăng lên khi họ nhận được phản hồi tích cực. Tinh thần đồng đội được hồi sinh, các giá trị tổ chức và văn hóa công ty được củng cố, và quan trọng nhất, mục đích và sự hiện diện có ý nghĩa của nhân viên được làm nổi bật và có xu hướng.
Mặt khác, có thể dễ dàng sa thải hơn khi một nhân viên được cho biết rằng họ đang làm việc rất xuất sắc. Thật dễ dàng "nhấn tạm dừng" đối với kết quả công việc của họ hoặc làm chậm năng suất của họ sau khi họ nhận được sự thừa nhận rằng họ đã có thể chứng minh bản thân.
Trong một TED nói chuyện từ Ted Pink, anh ấy đề cập đến 3 điểm chính về việc duy trì động lực cao: Tự chủ, làm chủ và có mục đích.
Theo Pink, “tự chủ” là sự thôi thúc bên trong chúng ta muốn trở thành giám đốc và người điều khiển cuộc sống của chúng ta, một khái niệm phù hợp với “quyền làm chủ” là mong muốn hoàn thành tốt hơn một thứ gì đó quan trọng bằng cách đặt trọng tâm của chúng ta vào nó.
Về cơ bản, nếu bạn muốn một môi trường làm việc có động lực cao, nơi nhân viên thăng hoa, phần thưởng và sự công nhận giúp đỡ, nhưng đó là động lực tự nhiên của một người để làm mọi việc vì lợi ích của họ. Đó là về việc tìm ra “lý do tại sao” cho lợi ích cá nhân của họ trong hệ sinh thái về vai trò của họ trong công việc kinh doanh. Đây được gọi là “động lực nội tại” và khi được kết hợp với cả phần thưởng và sự công nhận, ba yếu tố này có thể là công thức tạo nên một nhân viên có động lực cao, hoạt động hiệu quả nhất với “mục đích”.
Với Callbridge, bạn có thể dựa vào hội nghị truyền hình hiện đại để giữ cho các nhóm được kết nối, dù ở gần hay xa. Quản lý cuộc họp trực tuyến không phải là điều khó khăn khi bạn có công nghệ vận hành trơn tru cung cấp các công cụ kỹ thuật số để giúp mọi người luôn đi đúng hướng và có động lực. Tổ chức riêng từng người, lễ kỷ niệm nhóm, lễ trao giải hoặc các phiên thảo luận và mô hình hàng ngày, nơi bạn thực sự có thể nhìn thấy khuôn mặt của khách hàng và đồng nghiệp bằng phần mềm âm thanh và video độ nét cao.
Callbridge dựa trên trình duyệt và dễ sử dụng. Tận hưởng các công cụ kỹ thuật số bổ sung như chia sẻ màn hình, chia sẻ tập tinvà ghi âm cuộc họp trực tuyến khả năng đồng bộ hóa hấp dẫn và cộng tác.
