Nếu bạn muốn cuộc họp ảo để có một khởi đầu tốt, hãy chuẩn bị cho mình để đạt được thành công bằng cách chạy qua một phiên chuẩn bị để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động tốt. Tìm hiểu cách kiểm tra micrô của bạn để bạn có thể có một cuộc họp trực tuyến rõ ràng như pha lê.
Nhưng trước tiên, chúng ta hãy xem xét một vài điều khác.
Để có thể sử dụng công nghệ để tham dự các cuộc họp bên ngoài văn phòng, tham quan một địa điểm mới ở một quốc gia khác, đoàn kết với các đồng nghiệp của chúng tôi ở nước ngoài và hơn thế nữa đi kèm với những ưu điểm và đôi khi là nhược điểm của nó.
Nó có thể gây khó chịu khi công nghệ quyết định gặp trục trặc hoặc không hoạt động khi nó được cho là như vậy. Kết nối kém, sử dụng phần mềm không đúng cách và không luyện tập trước khi phát trực tiếp có thể là vấn đề. Thay vào đó, hãy dẫn dắt một cuộc họp mà không bực bội khi bạn đi thông qua một số điều cơ bản về chuẩn bị (bao gồm cả cách kiểm tra micrô của bạn) trước khi bạn phát trực tiếp:
1. Gửi lời mời đến tất cả người tham gia
Sẽ thật tiếc nếu bạn đã chuẩn bị xong bài thuyết trình và cuộc họp nhưng không có ai xuất hiện hoặc những người cần xuất hiện không thể xuất hiện vì họ không nhận được thông tin cần thiết để tham gia. Đảm bảo tất cả những người tham dự đều có những gì họ cần có mặt: Thời gian, ngày tháng và chi tiết cuộc họp là những điều cơ bản, nhưng hãy nghĩ về bất kỳ điều gì khác có thể hữu ích như chương trình họp, tóm tắt về ai là ai tùy thuộc vào quy mô của cuộc họp trực tuyến, v.v.
2. Chạy thử
Đặc biệt với một khách hàng quan trọng hoặc cơ hội phát triển kinh doanh mới, hãy xem bản trình bày ảo của bạn trôi chảy như thế nào bằng cách chạy qua nó trước đó. Gửi liên kết cho đồng nghiệp và yêu cầu họ tham gia và ghi chú. Bằng cách này, bạn có thể thấy nơi các trang trình bày của mình cần được cải thiện hoặc làm việc và bạn có thể cảm nhận về nền tảng hội nghị truyền hình để điều hướng và tạo nhịp độ.
3. Thiết bị kiểm tra
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trước cuộc họp mà bạn có thể làm là kiểm tra thiết bị của mình. Hãy thử vài ngày trước cuộc họp của bạn và (hoặc) thử ngay trước khi bạn trực tiếp. Trên thực tế, hãy nhắc nhở những người tham gia trong email kiểm tra thiết bị của họ để đảm bảo rằng mọi thứ cũng đang hoạt động bình thường ở phía họ. Độ trễ về độ trễ và video bị ngắt chỉ vì kết nối internet kém khiến cuộc họp trực tuyến không hiệu quả - ngoài ra, thật khó chịu khi âm thanh và video của bạn không đạt chuẩn! Kiểm tra của bạn băng thông và yêu cầu những người khác cũng kiểm tra của họ để có trải nghiệm mượt mà nhất có thể.
Khi chọn nền tảng hội nghị truyền hình cho nhu cầu của bạn, hãy chú ý Kiểm tra chẩn đoán cuộc gọi cho bạn biết cách bạn kiểm tra micrô và các chức năng khác. Tính năng nhỏ nhưng mạnh mẽ này đặc biệt hữu ích khi kiểm tra âm thanh và video của bạn và thường có thể được tìm thấy trong Cài đặt khi tính năng hội nghị truyền hình của bạn đang mở.
Sau khi chọn Chế độ họp của bạn, (Chế độ hội thoại / cộng tác, Chế độ lớp học hỏi đáp hoặc Chế độ trình bày / hội thảo trên web), công cụ Kiểm tra chẩn đoán cuộc gọi sẽ bật lên và chạy một số chẩn đoán cho bạn:
- Microphone
Thao tác này sẽ nhắc bạn kiểm tra micrô của mình bằng cách nói vào micrô trong khi xem để xem các thanh có di chuyển hay không. - audio Playback
Có lời nhắc phát lại âm thanh trong đó một bản nhạc sẽ phát và hỏi bạn có thể nghe thấy âm thanh từ loa của mình hay không. - Ngõ ra âm thanh
Xác định xem âm thanh có đến và ra khỏi micrô hay không. Nếu bạn nói vào micrô của mình, bạn có thể nghe thấy giọng nói của mình đang phát lại không? Nếu bạn nghe thấy tiếng vọng trong cuộc họp, loa của người tham gia khác có thể quá lớn. - Tốc độ kết nối
Chức năng này sẽ kiểm tra tốc độ kết nối của bạn trong thời gian thực cho hội nghị âm thanh và video để xác định bạn có thể tải xuống và tải lên bao nhiêu Mbps. 
Video
Bạn có thể thấy nguồn cấp dữ liệu video của mình không? Thao tác này sẽ kiểm tra máy ảnh của bạn để xem liệu bạn có thể xem hình ảnh chuyển động hay không.
Tại bất kỳ thời điểm nào trong cuộc họp trực tuyến, bạn có thể truy cập Cài đặt và kiểm tra micrô của mình. Không cần thiết phải chạy kiểm tra chẩn đoán mọi lúc, tuy nhiên, để yên tâm và đảm bảo, bạn không cần phải làm như vậy ngay từ đầu trước khi cuộc họp bắt đầu. Nếu tại bất kỳ thời điểm nào trong cuộc họp ảo, bạn không chắc chắn điều gì đang xảy ra với micrô của mình hoặc một người tham gia đang gặp sự cố với micrô của họ, thì đó thường là một bản sửa lỗi nhanh chóng và một cú nhấp chuột đơn giản để trở lại đúng hướng.
Đây là cách kiểm tra micrô của bạn:
- Chọn bánh răng Cài đặt trên thanh công cụ bên phải.
- Chọn tab Âm thanh / Video.
- Nhấp vào menu thả xuống bên dưới Cài đặt âm thanh.
- Lựa chọn một trong những thứ sau:
- Mặc định - Micrô bên ngoài (Tích hợp)
- Micrô bên ngoài (Tích hợp)
- ZoomAudioDevice (Ảo)
- Nhấp vào Phát thử âm thanh để xem micrô của bạn có bắt được không
Một mẹo chuyên nghiệp nữa: Hãy cân nhắc mở cửa phòng họp của bạn sớm trước bất kỳ cuộc trò chuyện video hoặc cuộc gọi hội nghị nào để cho phép những người tham gia có mặt và ổn định cuộc gọi. Bạn không bao giờ biết ai có thể có hoặc có thể không có kinh nghiệm về công nghệ, vì vậy điều này cho phép mọi người trong một vài phút để ổn định và kiểm tra kết nối của họ. Nếu họ gặp sự cố kỹ thuật, họ có thể chạy Kiểm tra chẩn đoán cuộc gọi hoặc tự mình thử một chút khắc phục sự cố.
Với Callbridge, bạn có thể tận dụng tối đa các cuộc họp trực tuyến của mình với công nghệ hội nghị truyền hình hỗ trợ cách bạn kết nối với khách hàng, khách hàng và nhân viên. Bạn sử dụng hội nghị truyền hình ở bất kỳ công suất hay ngành nào, hãy trải nghiệm cách Callbridge tạo ra sự khác biệt với khả năng âm thanh và hình ảnh chất lượng cao.
