Bạn đã tham gia bao nhiêu cuộc họp làm việc? Ít nhất một số ít trong tháng này. Chắc chắn bạn đã thấy mình trong một cuộc họp trực tuyến vào sáng sớm thảo luận về tình trạng hoặc sự phát triển của một dự án. Nếu không, có thể bạn đã tham dự hội thảo trên web, buổi thuyết trình, hội thảo hoặc lớp học trực tuyến. Có thể bạn đã tham gia một phiên động não hoặc bạn đang dẫn đầu một thuyết trình bán hàng ảo. Cho dù bạn đã trình bày theo cách nào, một cuộc họp trực tuyến thường bao gồm các phần chuyển động giống nhau: Hiển thị và chủ trì, được trình bày và kêu gọi.
Đó là cùng một công thức, nhưng nó không nhất thiết phải có cùng một trải nghiệm. Nếu bạn nhận thấy rằng mọi người không tham gia như bạn mong muốn hoặc nếu sự tham dự của bạn đang giảm xuống, thì đã đến lúc quay lại bảng vẽ và xem bạn có thể cải thiện quy trình của cuộc họp ở đâu.
Tuy nhiên, đừng lo lắng, nó không phải là một nhiệm vụ lớn như bạn nghĩ! Dưới đây là một số cách bạn có thể xây dựng các cuộc họp để làm cho chúng trở nên hữu ích và mang tính xây dựng hơn.
Điều đầu tiên trước tiên - điều gì tạo nên một cuộc họp vô ích? Một cuộc họp không hữu ích có thể cản trở nhiều hơn là sự giúp đỡ là những gì sẽ xảy ra khi không có ai dẫn dắt nó, chương trình làm việc rời rạc, cuộc thảo luận đi chệch hướng hoặc mất quá nhiều thời gian và không có mục tiêu nào để đạt được (quyết định đưa ra, chủ đề để thảo luận, vấn đề để giải quyết, một giải pháp để tìm, người để thuê, ngày để thỏa thuận, v.v.).
Một cuộc họp mang tính xây dựng? Các công cụ đặc biệt cộng với các tính năng và thực tiễn đặc biệt được đưa vào hoạt động. Đây là 5 phẩm chất tạo nên sức mạnh và thêm tính toàn vẹn cho cuộc họp trực tuyến của bạn:
1. Có Mục đích và Mục tiêu Xác định
Trước khi thiết lập một cuộc họp trực tuyến, hãy tự hỏi bản thân, "Tôi có phải phá vỡ quy trình làm việc bằng một cuộc họp không?" Biết chính xác những gì bạn cần sẽ xác định bản chất của yêu cầu của bạn và cuối cùng là cuộc họp.
Từ đó, bạn có thể phân biệt liệu tất cả những gì bạn cần là chuẩn bị một tài liệu mà người tham gia có thể đọc và cung cấp cho bạn phản hồi vào thời gian riêng của họ hay bạn chỉ cần một hoặc hai người xuất hiện thay vì cả nhóm.
2. Vai trò được ủy quyền rõ ràng
Để có một cuộc họp hiệu quả thực sự đưa bạn đến một nơi nào đó, tranh thủ các vai trò sau và các cá nhân tương ứng của họ:
Người điều khiển: Người lãnh đạo cuộc họp, người đã gắn kết mọi người lại với nhau ngay từ đầu.
Người phê duyệt: Chủ sở hữu hoặc bên liên quan có thể đưa ra quyết định cuối cùng.
Người đóng góp: Những người có thông tin và dữ liệu và có thể đạt được mục tiêu của cuộc họp.
Những người được cung cấp thông tin: Những người tham gia cuộc họp biết trước và sau cuộc họp, nhưng không bắt buộc phải tham dự.
Mẹo hay: Phần mềm hội nghị video tích hợp với các công cụ quản lý dự án và lịch sẽ được ưa chuộng hơn nhiều so với các giải pháp không tương thích.
3. Một cơ cấu lưu trú
Mặc dù tất cả các cuộc họp nên cho phép một số tự do và không gian ngẫu hứng, nhưng việc tạo ra một vùng chứa tôn trọng thời gian và năng lượng của mọi người là cơ sở cho các cuộc họp truyền cảm hứng cho các ý tưởng thay vì vắt kiệt chúng. Tạo một chương trình làm việc phác thảo các chủ đề thảo luận và sử dụng bộ đếm thời gian để luôn đi đúng hướng.
Hãy cho biết rằng các cá nhân có một khoảng thời gian nhất định để phản hồi. Giới thiệu ý tưởng về Bãi đậu xe nơi các ý tưởng sẽ được “đậu” nếu có tiềm năng nhưng chúng sẽ không đi đến đâu ngay bây giờ.
4. Xóa các điểm hành động
Vậy là mọi người đã trình bày ý kiến của mình và mục tiêu cần thảo luận giờ đã có các điểm hành động và định hướng rõ ràng. Mẹo nhỏ: Đừng kết thúc cuộc họp mà không kêu gọi hành động – liệu sẽ có cuộc họp tiếp theo không? Ai chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo? Mỗi người có biết mình chịu trách nhiệm về điều gì không? Hạn chót là khi nào? Hãy đảm bảo ghi chép đầy đủ, ghi âm lại và cập nhật công cụ quản lý dự án.
Được rồi, bây giờ là phần thú vị
5. Tiêm vui
Chắc chắn, mỗi nhóm đều có cách tiếp cận riêng khi tạo ra văn hóa công ty hoặc thêm một chút hứng thú, nhưng việc duy trì yếu tố thú vị và bất ngờ đó là điều cần thêm một chút nỗ lực.
Hãy thử phá băng với một câu hỏi được đăng trên bảng trắng trực tuyến hoặc sắp xếp một hoạt động chuyên nghiệp nhưng thú vị như Virtual Show and Tell. Có rất nhiều bài tập xây dựng nhóm để lựa chọn.
Khi bạn đã nắm chắc 5 phẩm chất giúp củng cố những gì tạo nên một cuộc họp tốt, bạn đã sẵn sàng để khám phá các tính năng hội nghị truyền hình từ Calbridge giúp định hình kết cấu và quy trình đồng bộ hóa của bạn. Hãy để nó dựa vào công nghệ để làm cho các cuộc họp mang tính xây dựng với các tính năng và công cụ tăng cường sự hiện diện và sự tương tác.
Mẹo hay: À, và nếu bạn thực sự muốn tận dụng tối đa các cuộc họp của mình (bao gồm cả sự thú vị) – hãy luôn sử dụng video và nhắc nhở người tham dự nữa nhé.
Dưới đây là cách để từ bỏ cảm giác mệt mỏi sang cảm giác phấn khích hơn:
Phiên âm tự động
Với tính năng đặc trưng của Callbridge là Cue ™, không ai phải căng thẳng về việc liệu họ có viết “điều đó” hay không. Người tham gia không phải lo lắng hoặc bỏ lỡ câu tiếp theo khi Cue ™ tự động sao chép các bản ghi âm.
Thêm vào đó, Cue ™ tự động cung cấp thẻ loa, tem thời gian và ngày tháng. Hãy ghi chú nếu bạn muốn, nhưng hãy yên tâm rằng tất cả đã được chăm sóc cho bạn!
Hiểu sâu hơn về cảm xúc
Đo nhiệt độ cảm xúc của cuộc họp trực tuyến của bạn với Phân tích cảm xúc; Một tính năng tinh vi giúp rút ra những cảm xúc tích cực và tiêu cực để giúp bạn hiểu rõ hơn về sắc thái và ý nghĩa khi chơi.
Phần thưởng: Xem Insight Bar để biết rõ hơn về địa điểm và loại câu hỏi nào đã được hỏi trong suốt cuộc họp
Kéo lên một nền ảo
Hãy để mảng nền ảo của Callbridge thiết lập bối cảnh cho sự xuất hiện và hiện diện của bạn. Chọn cài đặt trong thế giới thực, màu sắc và hình dạng trừu tượng hoặc tải lên thiết kế có thương hiệu và tùy chỉnh của riêng bạn.
Khuyến khích kết nối chặt chẽ hơn
Phục vụ cho các nhóm nhỏ hơn muốn kết nối trong một không gian tách biệt với cuộc họp chính với Phòng Breakout. Sử dụng những không gian này để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận trực tiếp, làm việc trên các nhiệm vụ riêng biệt hoặc hỗ trợ 1: 1.
Cộng tác sáng tạo
Cho phép người tham gia thể hiện những gì họ có để chia sẻ bằng cách sử dụng màu sắc, hình dạng, âm thanh, video và hình ảnh với sự trợ giúp của Bảng trắng trực tuyến. Mọi người có thể thêm và chia sẻ trong thời gian thực. Bạn có thể làm việc trên nó ngay bây giờ hoặc lưu nó và truy cập lại sau.
Hợp tác với Callbridge, bạn sẽ nhanh chóng đạt được hiệu quả cao trong việc điều hành và tham dự các cuộc họp trực tuyến, đặc biệt là với các tích hợp bên thứ ba như Slack và Google Calendar . Sử dụng các tính năng hiện đại như Phân tích cảm xúc , Phiên âm , Chia sẻ màn hình và nhiều hơn nữa, bạn đã có lợi thế so với các phần mềm hội nghị truyền hình khác trên thị trường.
