Vấn đề với văn bản: Tại sao một cuộc họp trực tuyến tốt hơn một email
Bạn đã bao giờ gửi một tin nhắn văn bản cho ai đó, chỉ để họ hiểu nhầm? Cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng nhắn tin, gửi email hay chỉ nhắn tin cho bạn bè hoặc đồng nghiệp, luôn có khả năng người nhận hiểu thông điệp của bạn theo cách mà bạn không có ý định. Cách hiện đại để giải quyết vấn đề này là sử dụng biểu tượng cảm xúc, nhưng chúng vẫn không phải là một lựa chọn trong thế giới chuyên nghiệp.
Vậy bạn sẽ làm gì khi cần chia sẻ thông tin nhạy cảm với một hoặc nhiều người theo cách không thể bị hiểu sai? Tổ chức một cuộc họp trực tuyến.
Cuộc gọi hội nghị Tạo sự trung gian cho việc liên lạc
Khi bạn giữ một cuộc họp trực tuyến, những người tham gia của bạn không phải đợi 20 phút hoặc lâu hơn để trả lời vì họ đang bận; họ phải xác nhận những gì bạn đã nói hoặc yêu cầu làm rõ nếu họ không hiểu. Điều này ngăn chặn bất kỳ thông tin sai lệch nào giữa bạn và những người tham gia của bạn và có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian để làm rõ thông tin cũ vào một ngày sau đó.
Các cuộc trao đổi email có thể kéo dài nhiều ngày hoặc thậm chí nhiều tuần vì mọi người không phản hồi ngay lập tức. Việc tổ chức một cuộc họp trực tuyến 10 phút qua cuộc gọi hội nghị sẽ cho phép bạn nhanh chóng giải quyết vấn đề của mình mà không có nguy cơ một hoặc nhiều người tham gia hiểu nhầm.
Biểu cảm trên khuôn mặt là một phần quan trọng của giao tiếp bằng lời nói
Một yếu tố quan trọng khác khiến các cuộc họp trực tuyến tốt hơn so với các cuộc trò chuyện bằng văn bản là việc các cuộc họp trực tuyến bao gồm tùy chọn thêm video độ phân giải cao , cho phép bạn thực sự nhìn thấy khuôn mặt của những người tham gia và ngược lại.
Chắc hẳn ai cũng từng nghe câu nói quen thuộc rằng “ phần lớn giao tiếp là phi ngôn ngữ ”. Giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt chiếm phần lớn trong giao tiếp, vì vậy cách dễ nhất để đảm bảo ý nghĩa đằng sau lời nói của bạn được hiểu là hãy đưa hai khía cạnh quan trọng này vào cuộc trò chuyện.
Các cuộc họp trực tuyến bao gồm nhiều tính năng cộng tác mà email thiếu
Tổ chức một cuộc họp trực tuyến không khó khăn hay vất vả như bạn có thể tin tưởng. Callbridge trao quyền cho cả bạn và những người tham gia cuộc họp trực tuyến của bạn bằng thiết bị dễ dàng nhất, cho dù đó là điện thoại thông minh, máy tính xách tay hay máy tính để bàn. Nó cũng cho phép bạn chia sẻ tài liệu dễ dàng và an toàn trong cuộc họp trực tuyến của bạn thông qua chia sẻ màn hình và chia sẻ tài liệu, làm cho việc phổ biến tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều so với email.
Không ai nói rằng email nên được thay thế. Thay vào đó, các chuyên gia kinh doanh nên cố gắng sử dụng công cụ phù hợp cho đúng công việc và xem các cuộc họp trực tuyến là cách tốt nhất để chia sẻ thông tin nhạy cảm hoặc phức tạp với các thành viên trong nhóm của họ.
Nếu bạn chưa từng thử các cuộc họp trực tuyến tuyệt vời của Callbridge, bạn có thể trải nghiệm Callbridge miễn phí trong 30 ngày và tự mình thấy tại sao các cuộc họp trực tuyến là cách tốt nhất để chia sẻ thông tin quan trọng.
