Cách bất kỳ dự án nào bắt đầu thành công là thông qua hợp tác. Khi tất cả mọi người đều biết vai trò của họ và có thể đóng góp một cách có ý nghĩa, thật đáng chú ý là rất nhiều bộ phận chuyển động có thể kết hợp lại thành một chức năng được sắp xếp hợp lý. Ưu tiên cộng tác làm động lực thúc đẩy một sáng kiến đưa bạn đến đỉnh cao của sự đổi mới, hình thành ý tưởng và năng suất cao nhất.
Trong một cuộc họp ảo, sự hợp tác là chất keo gắn kết cả nhóm lại với nhau. Biết rằng đồng đội của bạn sẽ tiếp tục nơi bạn đã dừng lại và hiểu rằng bạn và đồng nghiệp của bạn phụ thuộc vào nhau và có trách nhiệm với nhau tạo ra một năng lượng động tồn tại cả trực tiếp và ảo.
Khi đồng bộ hóa hội nghị truyền hình, hãy tận dụng tối đa năng lượng nhóm động này bằng cách sử dụng bảng trắng trực tuyến. Tính năng được bổ sung này mở đường cho năng suất, giúp chuyển đổi từ văn phòng sang trực tuyến liền mạch. Đó là công cụ cần thiết để tạo và tăng cường sự gắn kết giữa các nhóm giữa các nhân viên văn phòng, gia đình và tại hiện trường.
Đây là cách bạn có thể thúc đẩy văn hóa cộng tác bằng cách sử dụng bảng trắng trực tuyến trong hội nghị truyền hình:
Bảng trắng trực tuyến là gì?
Bây giờ, tất cả chúng ta đã quen với việc gõ trên màn hình, tắt tin nhắn văn bản và chia sẻ các trang trình bày và tài liệu qua đồng bộ hóa trực tuyến. Công nghệ đã thay đổi cách chúng ta làm việc và tương tác, nhưng hãy đối mặt với nó. Có một cái gì đó có giá trị trong việc sử dụng màu sắc, hình dạng, hình ảnh và thậm chí viết ghi chú của riêng bạn để học tốt hơn và tạo kết nối. Trong trường hợp các từ đôi khi có thể bị thiếu, một hình vẽ nguệch ngoạc, meme, bảng tâm trạng, tham chiếu hình ảnh hoặc video có thể điền vào chỗ trống.
Nhập một bảng trắng trực tuyến. Đó chính xác là cách bạn luôn biết về nó, ngoại trừ kỹ thuật số và thậm chí còn trực quan hơn so với bản sao “đời thực”. Đó là một không gian tương tác mời những người tham gia - trong thời gian thực - thêm, chơi và thể hiện các khái niệm, ý tưởng, suy nghĩ, mô hình khó diễn đạt thành lời và hơn thế nữa.
Nó cải thiện sự cộng tác như thế nào?
Giá trị của bảng trắng trực tuyến đến từ việc sử dụng nó như một nơi cần đến để gỡ rối những suy nghĩ và ý tưởng và đưa chúng vào cuộc sống một cách trực quan. Khi một diễn giả cố gắng làm cho điều đó trở nên hữu hình vô hình, thì bảng trắng trực tuyến là công cụ hỗ trợ họ phân phối.
Sự cộng tác nổi lên khi bảng trắng trực tuyến được sử dụng để nhận phản hồi. Hoàn hảo để mở cuộc thảo luận và mời gọi một vòng suy nghĩ, ý kiến và sửa đổi, mọi người tham gia đều có thể chia sẻ và nhận thông tin chi tiết.
Ví dụ, khi các mục tiêu và nhiệm vụ được hiển thị rõ ràng và dễ tiếp cận hơn cho toàn đội, sự hợp tác và giao tiếp sẽ tự nhiên được mở ra. Việc làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn và các quy trình trở nên chủ động hơn.
Triển khai bảng trắng trực tuyến để làm cho các quy trình một chiều tương tác hơn với:
- Một chương trình làm việc đa chiều hơn có video, bảng và biểu đồ có thể hiển thị trực tiếp
- Ghi chú cuộc họp có thể được thêm vào và sửa đổi bởi nhiều người
- Ghi lại các ý tưởng và từ thông dụng mà mọi người có thể thêm vào hoặc sửa đổi
- Hẹn giờ cho mỗi điểm thảo luận để giữ cho cuộc họp diễn ra kịp thời và đúng giờ
Tôi có thể sử dụng nó để làm gì khác?
Ý tưởng đằng sau một bảng trắng trực tuyến là sử dụng nó như một giao diện kỹ thuật số mang những người tham gia lại với nhau trên một phương tiện sáng tạo và hấp dẫn trực quan. Nó không chỉ phục vụ cho các từ và các khối văn bản dài, bảng trắng trực tuyến trở thành một trung tâm để làm rõ, giải thích và thậm chí là thú vị!
Vậy điều gì tạo nên một bảng trắng trực tuyến hiệu quả? Tìm kiếm các tính năng sau để có trải nghiệm hiệu quả toàn diện:
- Canvas không hạn chế: Rõ ràng là bảng trắng vật lý có giới hạn về kích thước, nhưng trên mạng, không có điều đó! Chuyển sang kỹ thuật số cung cấp cho bạn vô số bảng trắng để bạn có thể thể hiện các hình ảnh minh họa và hình ảnh cực lớn.
- Hợp tác chéo: Sử dụng đám mây, người tham gia có thể cộng tác trong thời gian thực. Trên bất kỳ và tất cả các thiết bị, bạn có thể chia sẻ và đồng bộ hóa - bao gồm nhận xét và phản hồi tức thì!
- Tài liệu đính kèm: Để đẩy nhanh các dự án hoặc nhanh chóng kéo lên các tài liệu tham khảo, khả năng đính kèm tệp bao gồm các liên kết, phương tiện và hình ảnh, bổ sung thêm chiều sâu và chức năng cho việc sử dụng bảng trắng của bạn.
- Tương thích với các bài thuyết trình: Có thể chia sẻ và xuất bảng trắng trực tuyến của bạn có nghĩa là không có ý tưởng nào bị bỏ lại. Mọi chi tiết và sửa đổi đều được bao gồm khi bạn gửi nó đi. Thêm vào đó, nó khá quan trọng đối với quá trình hợp tác!
Một số cách sử dụng rõ ràng hơn cho bảng trắng trực tuyến bao gồm:
- Chia sẻ nội dung đa phương tiện – Khi bạn có thể chia sẻ liên kết, phương tiện, video và tệp và đặt tất cả chúng trong tầm tay của bạn ở một nơi, việc truy cập và truy xuất trở nên liền mạch cho tất cả mọi người.
Tải lên tài liệu - Chỉ cần kéo và thả bất cứ thứ gì bạn muốn chia sẻ với nhóm vào canvas. Thật dễ dàng để thêm tài nguyên vào bài thuyết trình hoặc hội thảo của bạn mà không bị chậm trễ. - Ghi chú dính - Để lại ghi chú kỹ thuật số dưới dạng lời nhắc trên canvas để người khác đọc, chọn hoặc thêm vào.
- Sáng tạo bút kỹ thuật số - Sử dụng máy tính bảng để vẽ ra một ý tưởng thô - ngay tại chỗ - hoặc phác thảo, vẽ và thậm chí viết tay trên bảng trắng công cộng hoặc riêng tư để làm ngay bây giờ hoặc tiết kiệm cho muộn.
Hơn nữa, bảng trắng trực tuyến giúp làm hiện thực hóa những suy nghĩ, khái niệm và ý tưởng bằng cách giải thích và giảng dạy trong không gian kỹ thuật số.
Một số cách sử dụng ít rõ ràng hơn đối với bảng trắng trực tuyến bao gồm:
Bản đồ tư duy - Bắt đầu bằng hình ảnh, hãy tăng cường sự tương tác với một bản đồ tư duy được thực hiện trên bảng trắng trực tuyến của bạn. Xem khi bạn lấy một đống thông tin và sắp xếp nó thành một sơ đồ có cấu trúc (và được liên kết!) Tập hợp các từ, hình ảnh, khái niệm và hành động để tạo thành một cấu trúc sống và thở có khả năng di chuyển với đầu vào và luồng ý tưởng của mọi người.
Lập kế hoạch - Cho dù bạn đang lên kế hoạch tái cấu trúc công ty, thành lập ủy ban hay quyết định cách bàn ăn và DJ có thể phù hợp với địa điểm, bảng trắng trực tuyến cung cấp cho bạn chức năng lập kế hoạch hoạt động và tổ chức không gian. Tất cả các dự án, sự kiện và danh sách việc cần làm đều có thể được hưởng lợi.
Ra quyết định - Trước khi bạn đưa ra quyết định, hãy xem xét tất cả các thông tin. Sử dụng bảng trắng trực tuyến để hình dung các khía cạnh khác nhau trong quyết định của bạn. Tập hợp một bảng minh họa điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chọn A hơn B hoặc sử dụng các lộ trình và khuôn khổ ra quyết định, chẳng hạn như bảng SWOT.
Giảng dạy - Mang đến cho người học một trải nghiệm học tập phong phú hơn dù là trong lớp học hay từ xa. Số hóa các bài học của bạn bằng cách bỏ bảng trắng (và bảng đen!) Sang bảng trắng trực tuyến để bổ sung vào lớp học vật lý của bạn hoặc đưa “lớp học” của bạn lên mạng. Tất cả các bài tập, hướng dẫn, hội thảo, buổi học đều có thể được tối ưu hóa và đa dạng hơn với bảng trắng trực tuyến mang lại sự tương tác tức thì.
Bây giờ bạn đã biết bảng trắng trực tuyến ảnh hưởng tích cực như thế nào đến sự cộng tác và tiến lên phía trước, có một số kỹ thuật cần thực hiện nếu bạn thực sự muốn đạt được năng suất cao nhất từ tính năng này và tất nhiên là cả nhóm của bạn.
5 kỹ thuật cho các cuộc họp web tốt hơn với bảng trắng trực tuyến:
- Không tham gia vào mục đích cuộc họp trực tuyến của bạn bằng cách sử dụng bảng trắng trực tuyến để tạo cấu trúc. "Dạng tự do" của nó giúp bạn có trách nhiệm xác định mục đích của quá trình đồng bộ hóa. Viết ra ý tưởng chính, thiết lập giai điệu bằng video, chia nhỏ mục tiêu thành một vài từ thông dụng; Định hình cuộc họp xung quanh thông điệp của bạn và đưa nó vào hàng trước và chính giữa trên canvas để làm trọng tâm chính cho tất cả những người tham gia.
- Đảm bảo canvas của bạn sạch sẽ và có tổ chức. Sử dụng dòng và mã màu; tạo khoảng trống được chỉ định và viết rõ ràng để có kết quả tốt nhất. Ngược lại, đổ bất cứ thứ gì và mọi thứ lên không gian cũng là một lựa chọn. Lưu nó, lau sạch và bắt đầu lại nếu bạn cần thêm chỗ hoặc nếu nó quá lộn xộn.
- Chia nội dung của bạn thành các danh mục nếu có thể. Khi nhiều ý tưởng bắt đầu xuất hiện và phát triển, bạn sẽ muốn sử dụng các hàng, cột và phần để đảm bảo tính dễ đọc và phát triển. Đánh dấu sự phát triển trong suy nghĩ của bạn sẽ giúp bạn biết bạn đến từ đâu và hướng đi của bạn.
- Tạo một "bãi đậu xe" để lưu trữ những ý tưởng mới bắt đầu hoặc những ý tưởng nửa vời để không bị mất đà hoặc trôi chảy. Nếu ai đó đang trình bày hoặc bạn đang tập trung vào dự án nhưng một ý nghĩ không liên quan và hấp dẫn xuất hiện, hãy giữ ý tưởng đó bằng cách gửi nó vào ngân hàng để không bị mất nó. Điều này hoàn hảo cho các điểm chuyển đổi bên, chủ đề, chủ đề và tiếp tuyến.
- Có nhiều cách để sử dụng bảng trắng trực tuyến. Công dụng của nó rất nhiều và sâu rộng từ cách nó có thể bắt đầu một phiên động não để quản lý tài năng mới và phổ biến các dự án liên bộ phận. Một số lợi ích bao gồm:
- Bắt đầu cuộc họp của bạn đúng giờ
Điều đầu tiên bạn có thể làm để bắt đầu cuộc họp của mình ngoài công viên là xuất hiện và nhận được bắt đầu vào thời giane. Chắc chắn điều đó nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng ngay khi bạn đang chạy phía sau, bạn đang kéo mọi người xuống theo mình. Bạn chịu trách nhiệm về thời gian của mọi người, vì vậy nếu bạn đang điều hành cuộc họp, hãy đến sớm để ủi phẳng mọi nếp nhăn. Hãy nâng tầm và xem liệu bạn có thể kết thúc cuộc họp trực tuyến sớm 5 phút hay không! - Các bài thuyết trình hấp dẫn hơn
Toàn bộ mục đích của bất kỳ cuộc họp nào là gửi thông điệp của bạn đến khán giả bằng cách nói một ngôn ngữ và truyền tải thông điệp đó theo cách hấp dẫn. Nếu nó không hấp dẫn, người tham gia sẽ không có mặt đầy đủ. Đó là nơi bảng trắng trực tuyến bước vào để thêm kích thước và hình dạng vào kết quả trình diễn hoặc hội thảo của bạn. - Chuyển các mục ra khỏi danh sách của bạn nhanh hơn
Luồng công việc, sơ đồ hóa bất cứ thứ gì tạo nên các yếu tố hữu hình vô hình thành cách các thành viên trong nhóm có thể hấp thụ thông tin để hiện thực hóa nó một cách hiệu quả hơn. Công nghệ hiện đại thúc đẩy cộng tác hoạt động để đi sâu vào các ý tưởng, chia sẻ chúng và xúc tiến quá trình. Từ xa, tại chỗ - không quan trọng đội của bạn ở đâu. Bảng trắng trực tuyến vẫn là trung tâm kỹ thuật số mà mọi người có thể truy cập. - Tăng cường cách thức tiến hành các cuộc họp
Trải nghiệm cách văn hóa công ty nở hoa khi có ý tưởng và thông tin. Mở ra cuộc đối thoại giữa các bộ phận, quản lý và nhân viên tự nhiên tạo ra nhiều sự hợp tác hơn. Tính minh bạch và “chính sách mở cửa rất quan trọng khi xem xét mức độ hạnh phúc của nhân viên. - Hội nghị tốt hơn, hấp dẫn hơn
Giờ đây, hội nghị truyền hình có thể diễn ra mà không cần dây điện, không dây, các phòng đặc biệt và các thiết lập đắt tiền, cấu trúc thực tế của các cuộc họp đã thay đổi đáng kể so với những gì đã từng là cách đây không lâu. Phần mềm dựa trên trình duyệt, không tải xuống giúp việc chạm vào cơ sở trên thiết bị của bạn trở nên dễ dàng và khả thi khi đang di chuyển.
Ngoài ra, với các tính năng được thiết kế để thu hút về mặt hình ảnh và thêm một vài hồi chuông và còi mời người tham gia cuộc họp, việc thu phục khán giả của bạn dễ dàng hơn bao giờ hết.
- Kết hợp nhân viên từ xa
Những công nhân không dành ngày này qua ngày khác với nhóm của họ vẫn có thể cảm thấy như một phần của phi hành đoàn với thiết bị hiện đại cho phép kết nối nhanh chóng và thời gian trực tiếp tức thì. Âm thanh rõ ràng, độ nét cao, khả năng tương thích với iPhone và Android, và các tính năng như phòng họp trực tuyến, lưu trữ đám mây và chia sẻ màn hình giúp hoạt động song song và tồn tại độc lập về mặt địa lý một làn gió. - Giảm tải Đội ngũ CNTT
Không có gì lạ khi một nhóm CNTT (bất kể lớn hay nhỏ) cảm thấy căng thẳng với hàng loạt câu hỏi và vấn đề đến từ đồng nghiệp hoặc khách hàng gặp phải khối kỹ thuật. Phần mềm cung cấp khả năng tương tác giữa các phần cứng đảm bảo hoạt động suôn sẻ. Thêm vào đó, các tính năng như chia sẻ màn hìnhvà một bảng trắng trực tuyến giúp hiển thị linh hoạt hơn thay vì cho biết khi nào cần thông báo một vấn đề.
Ngoài ra, hãy xem xét hệ thống giao tiếp nhóm hai chiều có thể hoạt động hiệu quả về chi phí như thế nào về lâu dài với chi phí bảo trì bằng không, ít giờ CNTT hơn, tăng năng suất và giảm thời gian ngừng hoạt động của nhân viên.
Hãy để phần mềm hội nghị truyền hình mạnh mẽ của Callbridge mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội cho doanh nghiệp của bạn. Tận hưởng các tính năng như chia sẻ màn hình, bảo mật cao cấp, trợ lý ảo thông minh và nhiều hơn nữa, cùng với bảng trắng trực tuyến để giúp các bài thuyết trình và cuộc họp của bạn trở nên toàn diện và sâu sắc hơn.
