Nếu bạn là một luật sư hoặc làm việc trong ngành luật, không thể đánh giá thấp sức mạnh của giao tiếp ngắn gọn. Cho dù giữa các đồng nghiệp hoặc quản lý mối quan hệ khách hàng-luật sư; thảo luận về các giải pháp hoặc quản lý xung đột - cách mà bạn trình bày khá đúng nghĩa đen của câu chuyện có thể là sự khác biệt giữa thành công và thất bại.
Cài đặt âm báo bắt đầu bằng việc gửi và nhận tin nhắn trong như pha lê. Cách đây không lâu, các công ty luật chủ yếu dựa vào các cuộc gọi hội nghị như một phương thức giao tiếp ưa thích. Tuy nhiên, khi hội nghị truyền hình mang lại nhiều lợi ích hơn dẫn đến năng suất tốt hơn, tăng tiết kiệm chi phí, hạnh phúc và an toàn của nhân viên cũng như giữ chân khách hàng tốt hơn, các công ty đang dựa vào công nghệ giao tiếp hai chiều để thu hút hoạt động kinh doanh.
Những lợi ích của hội nghị truyền hình là rất nhiều. Những gì từng được coi là tương lai và có thể trị giá hàng chục nghìn đô la, ngày nay, công nghệ này được yêu cầu để vận hành một doanh nghiệp - và không tốn kém nhiều. Thêm vào đó, phần mềm đã được tinh chỉnh đáng kể và tinh vi. Nó trực quan để sử dụng, triển khai và chia sẻ.
Nếu bạn là một công ty luật đang muốn:
- Nhanh chóng hơn với việc truyền thông tin, dữ liệu và hỗ trợ cho khách hàng
- Tăng cường văn hóa doanh nghiệp và giao tiếp nội bộ
- Cải thiện và hợp lý hóa các tác vụ quản lý và thanh toán phức tạp
- Khu vực và tập trung vào các cuộc họp khách hàng mà không có cuộc gọi tĩnh, bị gián đoạn hoặc bị phân tâm
- Quản lý tính linh hoạt của cuộc gọi trong nước hoặc nước ngoài
Sau đó, xem xét hội nghị truyền hình như một phần của chiến lược kinh doanh của bạn. Hãy ghi nhớ những câu hỏi sau sẽ giúp bạn quyết định nền tảng nào tốt nhất cho nhu cầu của công ty bạn.
Những điều đầu tiên trước tiên. Không có gì là không hiệu quả về các cuộc gọi hội nghị. Trên thực tế, chúng cực kỳ hiệu quả cho nhiều mục đích sử dụng. Bài đăng này không nói về việc thay thế các cuộc gọi hội nghị bằng hội nghị truyền hình. Nó chỉ đơn thuần để cho thấy rằng bằng cách sử dụng cả hai, bạn có thể cung cấp nhiều giá trị hơn để tiếp cận sâu hơn với khách hàng.
Gọi hội nghị là tuyệt vời cho:
- Có các cuộc thảo luận ngẫu hứng hoặc theo lịch trình liên quan đến sự phát triển trong trường hợp
- Cắt bớt các chuỗi email dài để đi thẳng vào vấn đề
- Chuyên môn hóa và chia sẻ thông tin về các chủ đề cụ thể
- Đưa những người ra quyết định vào cùng một không gian
- Cho phép phiên âm và ghi âm hội nghị để biết thêm thông tin chi tiết
Thêm vào chiều tiếp theo mà hội nghị truyền hình cung cấp và bạn sẽ thấy các dịch vụ của mình không chỉ dành cho khách hàng mà còn với các đồng nghiệp trong văn phòng và cấp trên được hoàn thiện hơn như thế nào. Nhân sự, CNTT và các bộ phận khác cũng được hưởng lợi rất nhiều.
Hội nghị truyền hình cung cấp những gì?
Giao tiếp với khách hàng là yếu tố quan trọng hàng đầu cho sự thành công của mọi công ty luật.
Vào cuối ngày, nó trở thành:
1) xây dựng lòng tin đối với khách hàng và
2) sau đó duy trì nó.
Hai bước quan trọng này là nền tảng để cung cấp giao tiếp tuyệt vời với khách hàng rằng:
- Phục vụ nhu cầu của họ và mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng bằng cách khiến họ cảm thấy mình được ưu tiên, định vị bạn như một người ủng hộ cho mục tiêu của họ.
- Tạo dựng danh tiếng của bạn. Trong một ngành công nghiệp mà sự truyền miệng có giá trị như vàng, danh tiếng của công ty luật chính là tấm thẻ gọi của bạn. Hầu hết các công ty luật đang cạnh tranh để kinh doanh dựa trên kinh nghiệm của họ.
- Bạn muốn nổi bật? Tiếp cận chiến lược giao tiếp với khách hàng của bạn bằng các công cụ và phương pháp hiện đại mang lại cho bạn những thông tin chi tiết chính mà bạn cần để hiểu nhau.
- Tạo ra sự hòa hợp giữa bạn và khách hàng của bạn. Giao tiếp liên tục ở mọi điểm tiếp xúc của quy trình hoạt động để tránh bất cứ điều gì bị cuốn vào tấm thảm hoặc không được đưa ra.
Đặc biệt là khi bắt đầu khi khách hàng chỉ đang cố gắng tìm hiểu xem họ có thích bạn với tư cách là luật sư và muốn thuê bạn hay không, đồng thời, bạn đang cố gắng đánh giá xem họ có vấn đề pháp lý nào mà bạn có thể giúp họ giải quyết hay không.
Việc đặt nền tảng giao tiếp phù hợp ngay từ đầu là rất quan trọng. Đừng để các phương pháp giao tiếp phụ, quản lý mối quan hệ kém và sử dụng thời gian không hợp lý ảnh hưởng đến cách xử lý khách hàng của bạn.
Thay vào đó, hãy thêm vào hội nghị truyền hình hỗn hợp đi kèm với những 3 lợi ích chính:
Lợi ích chính # 1
Tiêu chuẩn bảo mật cao trong suốt thời gian cuộc gọi.
Giữ thông tin của khách hàng của bạn an toàn và bảo mật là ưu tiên hàng đầu của mọi người hành nghề luật. Họp trực tuyến cho dù ngắn hạn hay mở rộng cần được trang bị tất cả các bước thực hành tốt nhất cần thiết để hướng tới các biện pháp an ninh thích hợp:
- Bắt buộc cung cấp quyền truy cập vào một cuộc gọi hội nghị an toàn
- Phải có khả năng kiểm soát người tham gia cuộc gọi
- Thêm các lớp bảo mật bổ sung nếu cần (Khóa cuộc họp, Mã truy cập một lần, v.v.)
- Đảm bảo rằng những người tham gia cuộc gọi là người tham gia DUY NHẤT trong cuộc gọi
- Cổng cuộc gọi hội nghị
Lợi ích chính # 2
Truyền gửi và nhận thông tin dễ dàng.
Khi giao dịch với khách hàng, điều quan trọng là phải cung cấp công nghệ giao tiếp dễ sử dụng, được thiết kế trực quan, giúp ích nhiều hơn là cản trở. Một nền tảng thân thiện với người dùng và có thể được tùy chỉnh để phản ánh thương hiệu của bạn chứng tỏ là một trải nghiệm thú vị hơn.
Hơn nữa, hãy chọn một nền tảng được tải với các tính năng hỗ trợ cuộc trò chuyện của bạn như:
- Chia sẻ màn hình để nghiền ngẫm các tài liệu và tệp trực tuyến trong thời gian thực. Bằng cách chia sẻ màn hình của mình, bạn có thể đưa những người tham gia khác vào xem và biết chính xác những gì bạn đang thấy. Mọi quá trình hành động đều được đặt ở chế độ “có thể xem được” để tăng cường khả năng cộng tác, tăng cường giao tiếp và tăng cường tham gia. Chia sẻ màn hình làm cho bất kỳ cuộc trò chuyện nào trở nên năng động hơn và dễ dàng tạo điều kiện hơn.
- Ghi âm cuộc họp để kể lại chính xác các sự kiện, chi tiết và lịch sử trong quá khứ. Được sử dụng trong một hội nghị video (hoặc cuộc gọi hội nghị), bản ghi cung cấp bức tranh toàn cảnh hơn về những gì đang diễn ra. Đặc biệt là khi hỏi một số câu hỏi hóc búa, việc ghi lại cuộc họp có thể tỏ ra có lợi khi xem xét để biết thêm chi tiết vì ngôn ngữ cơ thể, sắc thái và giọng nói của một người được thể hiện rõ ràng hơn qua video.
- Các bản ghi video và âm thanh cũng hoạt động rất tốt nếu ai đó không thể tham dự hoặc xem ngay bây giờ vì họ có thể xem sau.
- Phiên âm AI giúp bạn và nhóm của bạn hiện diện và giữ không gian hơn là phân chia sự chú ý của bạn giữa ghi chú và lắng nghe. Với phiên âm chi tiết được thực hiện để bạn bao gồm thẻ người thuyết trình, dấu thời gian và ngày tháng, bạn có thể tiếp tục với lời khai hoặc giao tiếp dựa trên video khác mà không phải lo lắng liệu thông tin có bị bắt hay không. Ngày, tên, địa điểm và các chủ đề và chủ đề chung đều được lọc và ghi lại để dễ dàng nhớ lại và có thêm dữ liệu chuyên sâu sau hội nghị.
Thông tin chi tiết được trình bày với thẻ người thuyết trình, dấu ngày tháng và lời nói dễ đọc thành ghi chú văn bản giúp bạn tiết kiệm thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích cho các lời chứng thực, hoặc các quy trình xét xử khác bao gồm cả trát đòi, v.v.
Lợi ích chính # 3
Truy cập vào tất cả các thông tin có được sau khi cuộc gọi hoàn tất.
Nó đặc biệt quan trọng và có lợi cho công nghệ hội nghị truyền hình để cung cấp tóm tắt và phiên âm cuộc gọi được tổ chức vào cuối quá trình đồng bộ hóa. Dữ liệu sau hội nghị được gắn thẻ và dễ dàng tìm kiếm như email của bạn giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, tất cả thông tin bao gồm các liên kết đã gửi, phương tiện, video và bản ghi, cùng với các tệp và tài liệu sẽ được lưu vào đám mây để có một đường dẫn điều hướng truy cập dễ dàng, tập trung hơn mà bạn và bất kỳ ai trong nhóm của bạn hoặc trong công ty của bạn đều có thể truy cập.
Tóm tắt cuộc gọi điện video có mọi thứ ở cùng một nơi giúp việc chia sẻ thông tin trở nên trơn tru và liền mạch hơn. Không có gì lọt vào giữa các vết nứt khi mọi thứ được bày ra trước mắt bạn.
Bây giờ những lợi ích đã rõ ràng hơn một chút, rõ ràng hơn là cách triển khai hội nghị truyền hình vào hàng ngày của bạn có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng giao tiếp của bạn như thế nào. Xem cách mọi thứ trở nên hợp lý hơn khi mọi người được kết nối với nhau. Khách hàng muốn biết bạn đang quan tâm đến nhu cầu của họ và nhân viên muốn cảm thấy như cấp trên của họ có niềm tin vào họ.
Khi bạn đang xem xét các giải pháp hội nghị truyền hình cho công ty luật của mình, đây là 6 câu hỏi bạn cần hỏi trước tiên:
6. Bạn sẽ kết hợp hội nghị truyền hình vào thực tế của mình như thế nào?
Công ty của bạn ở đâu trong mối quan hệ với đồn cảnh sát, bệnh viện, tòa án, trung tâm giam giữ, v.v.? Những nơi này có cho phép gửi video và các hình thức liên lạc khác cho các thủ tục pháp lý không? Khách hàng của bạn hiểu biết về công nghệ như thế nào?
5. Bạn định lên lịch cho các hội nghị truyền hình bao lâu một lần?
Ghi lại quy mô công ty của bạn và những gì có thể đạt được trong tương lai để phát triển. Hơn nữa, các bộ phận khác cũng sẽ nhảy vào cuộc chiến? Đây là cơ hội tuyệt vời để Nhân sự giữ liên lạc với các công ty khác và tuyển dụng quốc tế.
4. Bạn sẽ sử dụng hội nghị truyền hình để đào tạo thêm và hội thảo trên web chứ?
Đối với những người hành nghề luật muốn nâng cao kỹ năng của họ; Để kết nối các đối tác và các công ty luật chị em; trở thành người cố vấn hoặc đào tạo CNTT - sử dụng hội nghị truyền hình là một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí sử dụng công nghệ để trao quyền cho mọi người trong vai trò của họ.
HR có thể sử dụng hội nghị truyền hình các giải pháp để xúc tiến và cải thiện quá trình tuyển dụng và tuyển dụng bằng cách mở rộng nguồn nhân tài ở nước ngoài. CNTT có thể nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề công nghệ và cung cấp hỗ trợ qua các cuộc trò chuyện văn bản cùng với sự trợ giúp chia sẻ màn hình và trò chuyện video, cung cấp hướng dẫn, điều hướng và thiết lập phức tạp - mọi lúc, mọi nơi.
3. Có bao nhiêu luật sư và khách hàng sẵn sàng sử dụng công nghệ này?
Xem xét cách nhóm của bạn hoạt động bằng cách thảo luận về các tính năng và lợi ích của chiến lược truyền thông tập trung hơn vào video. Điều này sẽ tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống? Luật sư có thể làm việc tại nhà một số ngày không? Điều này cũng áp dụng cho khách hàng. Họ có đáp ứng với facetime ảo tiềm năng hơn không? Việc triển khai phương pháp tiếp cận trực tuyến hơn đối với các cuộc họp và mối quan hệ luật sư-khách hàng có tiết kiệm thời gian đi lại và cải thiện năng suất không?
2. ROI bạn có thể mong đợi là bao nhiêu?
Đi sâu vào mức độ sử dụng gần đúng. Với một phép tính nhanh, hãy so sánh và đối chiếu lượng thời gian hiện tại được dành cho các trường hợp nhất định giữa thời gian đi lại và nguồn lực. Hãy cộng nó để tìm ra số giờ mỗi tháng và xem việc triển khai hội nghị truyền hình có thể tạo ra sự khác biệt như thế nào.
1. Công nghệ bạn đang xem xét sắp xếp hợp lý đến mức nào?
Điều tra cách phần mềm giao tiếp hai chiều có thể tích hợp với cơ sở hạ tầng hiện có của bạn và làm thế nào điều đó có thể tác động đến quy trình làm việc của bạn. Tìm kiếm thứ gì đó đơn giản hóa các quy trình; dễ dàng cho mọi người sử dụng; kết nối với lực lượng lao động ảo từ xa và cung cấp các ứng dụng và tính năng mang lại giá trị và các tương tác có ý nghĩa hơn.
Theo dõi các câu hỏi để suy ngẫm:
• Những tính năng bảo mật nào được bao gồm?
• Có bao nhiêu người tham gia được đáp ứng?
• Có hỗ trợ khách hàng không?
• Bao gồm những tính năng nào? Có ghi âm không? Chia sẻ màn hình? Tóm tắt?
• Trải nghiệm di động như thế nào? Có một ứng dụng?
Bằng cách kết hợp cả cuộc gọi hội nghị và hội nghị truyền hình vào mỗi ngày của bạn: từ các cuộc họp nội bộ, đến giới thiệu nhân viên và tiếp tục học hỏi, đến tiền gửi ảo và hơn thế nữa, hiển nhiên là để chuyển động với thời đại, các công ty luật phải chấp nhận chuyển đổi kỹ thuật số.
Các dịch vụ trực tuyến mở ra cánh cửa để kinh doanh nhiều hơn, năng suất và nâng cao lòng tin cũng như khả năng tiếp cận với khách hàng. Giao tiếp nâng cao làm cho vai trò của mọi người - riêng biệt hoặc toàn bộ - hiệu quả hơn.
Hãy để Callbridge cung cấp cho công ty luật của bạn tính năng hội nghị tinh vi tốt nhất trong lớp nhằm xây dựng văn hóa giao tiếp được trao quyền trong nhóm và văn phòng trực tiếp của bạn đồng thời làm sáng tỏ cách quản lý và nuôi dưỡng các mối quan hệ với khách hàng.
Cung cấp nền tảng giao tiếp hai chiều để khuyến khích giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn trong và ngoài phòng xử án bắt đầu bằng công nghệ được thiết kế để thu hẹp khoảng cách giữa các cuộc họp được tổ chức trực tiếp và trực tuyến.
Bộ sưu tập các dịch vụ kỹ thuật số của Callbridge hoạt động để:
- Giữ cho nhân viên và khách hàng được thông báo với khả năng truyền tải và tiếp cận thông tin dễ dàng
- Duy trì kết nối riêng tư và an toàn mọi lúc
- Đơn giản hóa và kết nối với các tính năng như Phiên âm AI, Ghi âm cuộc họp và Chia sẻ màn hình giúp nâng cao năng suất, hiệu quả và sự tham gia
- Khuyến khích nhiều thời gian gặp mặt hơn trong thời gian thực với hội nghị âm thanh và video chất lượng cao
- Và nhiều hơn nữa!
Tìm hiểu cách các giải pháp hội nghị truyền hình Callbridge có thể mang lại cho công ty của bạn lợi thế cạnh tranh bằng cách tận dụng công việc đã hoàn thành và cách khách hàng được chăm sóc.
