Khi một cái gì đó lớn như đại dịch ảnh hưởng đến thế giới, nó chắc chắn sẽ thay đổi cách thức vận hành của thế giới. Từng bước, đi qua những lãnh thổ chưa biết, mỗi ngành và mỗi doanh nghiệp đang học cách thích nghi và thành công trong điều bình thường mới này - đặc biệt là về mặt pháp lý.
Hệ thống pháp luật đã trải qua nhiều hạn chế và hạn chế, và do đó, đã ảnh hưởng đến tần suất và tính khả dụng của các chuyển động, tiền xét xử, xét xử và toàn bộ quy trình tố tụng nói chung.
Là một chuyên gia pháp lý, chắc chắn bạn đã tận mắt trải nghiệm những tác động của việc phải làm việc tại nhà. Các cuộc họp ảo đã trở thành đơn vị tiền tệ khi các quy trình và hệ thống trước đây đã chuyển sang chuyển đổi thành không gian trực tuyến. Với bối cảnh pháp lý đang thay đổi rõ ràng, hội nghị truyền hình đang trở thành giải pháp cần thiết cho nhiều thủ tục pháp lý, bắt đầu từ việc kiểm tra để phát hiện.
Hội nghị truyền hình cho phép cả hai bên luật sư thu thập các dữ kiện cần thiết và quan trọng, bằng chứng, hỗ trợ, yêu cầu, bằng chứng và biện hộ trong vụ kiện mà không cần phải bước chân ra tòa.
Giả sử công ty luật của bạn đã thực hiện chuyển đổi trực tuyến - tăng số lượng các cuộc họp từ xa, củng cố bộ phận CNTT, học cách sử dụng chia sẻ màn hình và nền ảo, giúp điều chỉnh các cuộc họp và thuyết trình trực tuyến ngắn hơn, súc tích hơn - giờ đây bạn có thể thấy cách công nghệ mang lại cơ hội giao tiếp từ xa một cách dễ dàng.
Hãy đi sâu hơn vào việc điều này hình thành như thế nào thông qua các hàm ý pháp lý khác nhau.
Một trong những tính năng hữu ích và thúc đẩy nhất của hội nghị truyền hình bao gồm ghi âm. Ghi lại khi cuộc họp trực tuyến đang diễn ra, cung cấp cho người tham gia bản ghi bắt đầu từ đầu đến cuối, ghi lại đầy đủ mọi thứ diễn ra trong quá trình đồng bộ hóa.
Tuy nhiên, điều này có thể là một sự thay đổi về thủ tục đối với nhiều công ty và doanh nghiệp. Trước khi chuyển sang trực tuyến và hầu hết mọi người làm việc tại nhà, các cuộc gọi nhóm đã bao giờ được ghi lại chưa? Ai đã ghi chép cuộc họp? Đã dành bao nhiêu thời gian để triệu tập? Làm cho việc di chuyển trở nên liền mạch hơn bằng cách kết hợp công nghệ thực hiện những công việc nặng nhọc như ghi lại âm thanh, video, màn hình, liên kết đã gửi và tài liệu cho bạn.
Cùng với lợi ích của việc ghi âm thường là phiên âm và tóm tắt thông minh, hai tính năng giúp nâng cao quá trình khám phá bài kiểm tra. Không chỉ được ghi lại sắc thái và ngôn ngữ cơ thể thông qua video, mà cả giọng nói, kiểu suy nghĩ và từ vựng cũng có thể được phân biệt thông qua thẻ diễn giả của công nghệ, thuật toán nâng cao và liên kết chủ đề phổ biến.
Tuy nhiên, ở mặt khác của đồng tiền này, có một số thách thức mà các vụ kiện tụng và điều tra trong tương lai nên xem xét. Ghi âm hàng loạt nêu lên ba điểm đáng quan tâm từ quan điểm lưu trữ dữ liệu:
Phép nhân dữ liệu
Khi ngày càng có nhiều trao đổi trực tuyến được ghi lại, nhiều tệp sẽ chồng chất hơn và kích thước của tệp video cũng vậy. Khi số lượng dữ liệu tăng dần về kích thước, khả năng lưu trữ và truy xuất một cách an toàn sẽ tăng song song.
Quản lý hồ sơ
Lưu trữ dữ liệu an toàn và bảo mật là bắt buộc vì thông tin được chia sẻ và thảo luận có thể rất nhạy cảm và không có nghĩa là cho bất kỳ ai khác xem. Xem xét cách thức và vị trí các tệp này đang được lưu trữ. Ai hoặc cái gì là biện pháp bảo vệ? Ai có quyền truy cập và họ được bảo vệ như thế nào?
khám phá
Trước đây, có thể các cuộc họp được ghi âm hoặc ghi lại trong tài liệu xử lý văn bản, do đó, hạn chế độ chính xác và phạm vi của thông tin được cung cấp.
Có lẽ dữ liệu đã được đối chiếu trong một bài thuyết trình hoặc chương trình làm việc. Giờ đây, tiềm năng cho các tệp điện tử và bản ghi chi tiết hơn đang có lợi hơn bao giờ hết. Các cuộc họp trực tuyến được ghi lại có khả năng ghi lại âm thanh và hoặc video cùng với tất cả nội dung cuộc họp bao gồm mọi giao dịch và trao đổi trong suốt cuộc họp.
Hãy ghi nhớ giá trị của nét mặt, cử chỉ và mọi thứ giao tiếp mà không cần nói.
Vài điều cần nhớ:
Quyền truy cập vào các cuộc họp được ghi lại có thể chứng minh là cả hai tích cực và tiêu cực như một "dấu chân kỹ thuật số" có thể là cơ sở để sử dụng sau này. Đảm bảo các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư của bạn được cập nhật và minh bạch vì các yêu cầu khám phá vụ kiện có thể bao gồm các cuộc họp video phổ biến như email và tài liệu.
Để đảm bảo tính chính xác và tính minh bạch tổng thể, hãy đặt các chính sách tạo sự gắn kết khi nói đến hội nghị truyền hình. Tổ chức dữ liệu, quyết định các nguyên tắc và nói chung là thiết lập quy trình hoặc thủ tục khi nói đến các cuộc họp trực tuyến sẽ đảm bảo hạn chế rủi ro bảo mật, dữ liệu được khai thác và thông tin luôn sẵn có:
- Quyết định quy ước đặt tên cho các cuộc họp và người chịu trách nhiệm quản lý các bản ghi âm. Các bản ghi sẽ tồn tại ở đâu và các quy tắc quản trị đối với lưu trữ, khả năng truy cập, xóa, khám phá, v.v. là gì?
- Tùy thuộc vào quy mô của cuộc họp, giao trách nhiệm ghi chép cho một hoặc một số người tham gia. Chọn một người tham gia từ mỗi bộ phận, người giám sát hoặc người quản lý để chịu trách nhiệm ghi lại các loại cuộc họp khác nhau. Ai sẽ là người điều hành và những chính sách, quy tắc và thủ tục nào cần được áp dụng cho các cuộc họp ảo khác nhau?
- Bạn muốn lưu "chế độ xem" nào? Khi bạn đã quyết định người kiểm duyệt là ai (hoặc có thể có một vài người), hãy chọn tùy chọn cuộc họp nào trong số các tùy chọn cuộc họp khác nhau đáp ứng nhu cầu của công ty bạn và ai sẽ thực hiện ghi âm từ máy tính nào - hoặc điểm thuận lợi.
- Để mắt đến cuối cùng tóm tắt và các báo cáo do nền tảng hội nghị truyền hình cung cấp và xác định ai chịu trách nhiệm về chúng. Ai sẽ nhận chúng và chúng sẽ được truy cập như thế nào?
- Tránh việc khám phá trật tự với các khoản tiền gửi qua hội nghị truyền hình:
Thiết lập vị trí thực của người phụ trách và cách họ sẽ được thiết lập về mặt hậu cần để kết nối với cuộc họp ảo
Hãy chọn một lựa chọn khác nếu người báo tòa và người phụ trách không thể xuất hiện ở cùng một vị trí
Nhận các vật trưng bày cho người bị trục xuất trước qua đường bưu điện hoặc qua đường điện tử trong quá trình trưng bày
Chạy trơn tru - kiểm tra công nghệ trước ngày lắng đọng ảo
Kết nối nhiều luật sư và người tham gia từ các vị trí địa lý khác nhau
Được mọi người đồng ý về việc liệu nó có được ghi lại hay không - nhận được sự đồng ý - Có chính sách lưu giữ phân tích cách hội nghị truyền hình sẽ được lưu trữ và sau đó bị hủy sau một khoảng thời gian nhất định.
Sau khi cuộc họp trực tuyến kết thúc, các bản ghi được lưu trên đám mây và vẫn có thể truy cập được thông qua cổng thông tin của công ty hoặc bởi người kiểm duyệt. Cho phép một số người tham gia truy cập là một biện pháp bảo mật và quyền riêng tư. Quản lý hồ sơ chung, các giao thức vận hành và truy cập cần được thiết lập thông qua thảo luận và phát triển chính sách và thủ tục.
Ngăn chặn vi phạm bảo mật và nghe trộm video bằng công nghệ giúp mọi trao đổi trực tuyến an toàn và riêng tư. Ủy quyền sử dụng mã truy cập một lần hoặc một người ghi lại trong cuộc họp. Tìm kiếm các tính năng như:
- Mã truy cập một lần: Mỗi cuộc gọi được mã hóa bằng một mã riêng và duy nhất chỉ hợp lệ cho cuộc gọi hội nghị.
- Khóa cuộc họp: Ngay sau khi người tham gia xuất hiện, hãy kích hoạt tính năng này để ngăn những người tham gia không mong muốn can thiệp. Bất kỳ ai xuất hiện muộn sẽ phải xin phép người điều hành.
- Mã bảo vệ: Nếu chương trình họp trực tuyến đòi hỏi thảo luận về thông tin nhạy cảm cao, hãy thêm một lớp bảo mật khác với mã bổ sung cần thiết khi tham gia hội nghị.
Công nghệ sẵn có và cung cấp cơ sở để khám phá tồn tại đang ngày càng trở nên phổ biến. Và trong tương lai, không có khả năng thủ tục trực tiếp sẽ được ưu tiên. Nếu việc khám phá pháp lý và các quy trình khác có thể được thực hiện trực tuyến, thì có thể chúng sẽ tiếp tục được lưu giữ trực tuyến.
Khi nói đến việc sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình thay vì xuất hiện trực tiếp,
những lợi ích - bao gồm tiết kiệm chi phí, ít đi lại, nhiều thời gian hơn, cộng tác từ xa, tăng năng suất, ít chậm trễ hơn - chắc chắn vượt trội hơn những thách thức:
Thử thách số 1:
Theo truyền thống, mỗi bên thường có sự hiện diện trực tiếp của cố vấn pháp lý của họ, người được yêu cầu cung cấp, hỗ trợ và giải thích các tài liệu và vật chứng trong quá trình kiểm tra.
Giải pháp:
Thay vào đó, với hội nghị truyền hình, đây là cơ hội để lập kế hoạch trước. Các luật sư và cố vấn pháp lý phải sắp xếp trước bất kỳ và mọi phần bằng chứng, vật trưng bày, tài liệu và bằng chứng. Nó phải rõ ràng, có nhãn, có tổ chức, có tiêu đề và được gửi qua đường bưu điện hoặc sẵn sàng để gửi đi bằng phương thức điện tử. Đảm bảo các địa chỉ được cập nhật, viết đúng chính tả và mọi người cần dữ liệu đều được đưa vào giao dịch kỹ thuật số hoặc bài gửi qua thư.
Thử thách số 2:
Việc đánh giá thái độ và sự điềm tĩnh của nhân chứng có thể không rõ ràng thông qua một liên kết video hơn là có mặt ở cùng một địa điểm thực tế.
Giải pháp:
Một bài kiểm tra công nghệ được thực hiện trong những ngày trước cuộc họp ảo sẽ đảm bảo rằng người tham gia được nhìn thấy rõ ràng và toàn bộ. Tạo hướng dẫn tham khảo về hội nghị truyền hình cho khách hàng, đồng nghiệp và các chuyên gia pháp lý khác trong công ty của bạn, bao gồm các phương pháp bắt buộc về trình chiếu giọng nói, ánh sáng, tư thế, bối cảnh có thể chấp nhận và bất kỳ thông tin nào khác giúp khám phá video đúng chỗ, trau chuốt và chuyên nghiệp.
Thử thách số 3:
Một cài đặt không mang tính thể chế hoặc có vẻ không trung lập hoặc phù hợp có thể gây chói tai, gây hiểu lầm hoặc dẫn đến việc kiểm tra không đầy đủ.
Giải pháp:
Cung cấp các video ví dụ và hướng dẫn trực tuyến về cách diễn ra quá trình hội nghị truyền hình, cuộc gọi khám phá, bản dùng thử trước hoặc dùng thử. Vạch ra những gì có thể chấp nhận được, những thiết lập và bối cảnh nào sẽ dẫn đến một cuộc kiểm tra thành công. Đưa ra các ví dụ về video kém và những việc không nên làm.
Thử thách số 4:
Việc không ở trong cùng một không gian vật lý dẫn đến việc kiểm tra có thể bị lạm dụng hoặc sơ suất.
Giải pháp:
Hoàn toàn minh bạch của cuộc thảo luận là bắt đầu để kết thúc biểu mẫu. Sự đồng ý với một lời nhắc đáng chú ý khi bắt đầu cuộc họp đảm bảo mọi người đều tuân thủ. Hơn nữa, việc cung cấp giáo dục và đào tạo về các phương pháp hay nhất trong quá trình kiểm tra củng cố các quy trình để đảm bảo chúng được sắp xếp hợp lý và đạt tiêu chuẩn.
Liên quan đến chất lượng giao tiếp thực tế trong suốt các kỳ thi khám phá thông qua hội nghị truyền hình, đây là một số phương pháp hay nhất:
• Đặt Bên cạnh Thời gian - Trước, Trong và Sau
Đăng ký, phỏng vấn, lời khai, cuộc họp, lưu chiểu - đảm bảo có một khoảng thời gian trước đó để chuẩn bị, đủ thời gian để hoàn thành và một số thời gian sau đó để suy ngẫm và xem qua bản ghi hoặc tóm tắt.
• Đảm bảo tất cả công nghệ đang hoạt động
Khi thời gian là quan trọng nhất, đừng bị cuốn vào việc cố gắng sửa chữa và giải quyết các vấn đề kỹ thuật trong khi mọi người đang chờ đợi. Đến hội nghị truyền hình sớm hơn một chút và kiểm tra micrô, loa và kết nối của bạn.
Kiểm tra xem mọi thứ đã được sạc đầy chưa, có dây phụ không, wifi có mạnh không, v.v. Hãy tận dụng thử nghiệm âm thanh và video do các nền tảng hội nghị cấp doanh nghiệp cung cấp.
• Kiểm tra kỹ điểm
Chọn một nơi yên tĩnh, vô trùng và không có sự phân tâm. Một bức tường trắng hoặc phòng kín với nền đơn giản, không gây rối mắt là hiệu quả nhất.
• Bám sát thời gian
Thông báo trước thời lượng của cuộc họp để mọi người có thể lập kế hoạch phù hợp. Cũng giống như một cuộc họp trực tiếp, hãy tạo ra một chương trình nghị sự, tuân thủ nó và bảo vệ thời gian của mọi người.
• Kiểm tra kết nối âm thanh và video
Sử dụng tai nghe để giảm thiểu phản hồi và tối đa hóa khả năng nghe và chiếu của bạn. Sử dụng hội nghị truyền hình có khả năng âm thanh / video chất lượng cao.
Hãy để Callbridge cung cấp cho công ty luật của bạn công nghệ hội nghị truyền hình giúp các thủ tục trước khi xét xử diễn ra suôn sẻ trong môi trường ảo. Với tiềm năng đáng kinh ngạc trong việc đưa nhiều thủ tục tố tụng trực tiếp trực tuyến, cơ hội cắt giảm chi phí, làm việc tại nhà nhiều hơn, đẩy nhanh các quy trình xét xử và nhận được nhiều thông tin hơn với tốc độ nhanh hơn nằm trong tầm tay bạn.
Nền tảng giao tiếp hai chiều của Callbridge có khả năng đi sâu hơn và cung cấp chiều hướng cho cách các công ty luật tiến hành hoạt động kinh doanh của họ. Các cuộc họp trực tuyến được ghi lại mang lại cho tất cả các bên cảm giác trực diện nhưng từ một khoảng cách an toàn và lành mạnh. Thêm vào đó, nó cung cấp sự tham dự linh hoạt hơn và với sự suy tính, lập kế hoạch và chuẩn bị phù hợp là sự thay thế phù hợp cho các cuộc họp trực tiếp.
