Với cách tiếp cận tập trung vào kỹ thuật số hơn về cách thức tiến hành hoạt động kinh doanh, không có gì ngạc nhiên khi phần mềm truyền thông đang tích hợp các giải pháp trực quan tốt hơn. Mối quan hệ với khách hàng không chỉ được đào sâu mà còn là sự gắn bó, tham gia và cộng tác của nhân viên khi bạn có thể thể hiện ý của mình thay vì chỉ nói ra.
Chúng ta đừng quên mất đi bao nhiêu sắc thái và ý nghĩa khi giao tiếp qua tin nhắn. Hướng dẫn dài dòng, chuỗi email và trò chuyện văn bản là những hình thức giao tiếp tuyệt vời cho một số nhiệm vụ nhất định, nhưng khi nói đến một bài thuyết trình hoặc tạo ấn tượng ban đầu tuyệt vời, có nhiều cách khác để nâng cao hiệu quả.
Đó là nơi chia sẻ màn hình và chia sẻ tài liệu. Hai tính năng chính này bổ sung thêm chiều hướng cho cuộc họp và tương tác trực tuyến của bạn bằng cách cung cấp cho những người tham gia gần xa mọi thứ họ cần trong không gian trực tuyến theo thời gian thực.
Đây là nơi triển khai cả chia sẻ màn hình và chia sẻ tài liệu đẩy các cuộc họp để hiệu quả hơn:
Nền tảng giao tiếp nhóm hai chiều để làm gì?
Trước khi đi vào chi tiết cụ thể, hãy phân tích phần mềm giao tiếp hai chiều chính xác là gì và cách nó hoạt động để cải thiện quy trình làm việc của bạn với tất cả mọi người bao gồm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, nhà cung cấp, bạn bè, gia đình và hơn thế nữa.
Thay vì dựa vào email và các cuộc gọi đã lên lịch để động não hoặc đưa ra các quyết định điều hành, hãy lên lịch một cuộc họp trước hoặc tại chỗ với hội nghị truyền hình /phần mềm gọi điện hội nghị. Công nghệ không tải xuống dựa trên trình duyệt cho phép thiết lập nhanh chóng và đơn giản giúp 1 đến 1,000 người thiết lập và chạy trực tuyến. Tự tin hội tụ bằng cách sử dụng phòng họp trực tuyến với những người tham gia từ khắp nơi trên thế giới để thảo luận các vấn đề lớn hay nhỏ và cộng tác trong các bài thuyết trình, quảng cáo chiêu hàng và dự án từ xa.
Với công nghệ phức tạp như vậy, các tính năng đi kèm được thiết kế để nâng cao cách thức đạt được giao tiếp cấp cao.
Chia sẻ tài liệu là gì?
Còn được gọi là chia sẻ tệp, tính năng này cung cấp cho bạn quyền truy cập siêu hợp lý để chia sẻ bất kỳ tệp kỹ thuật số nào thông qua nền tảng hội nghị web. Bạn có thể dễ dàng chuyển qua lại các liên kết, phương tiện, video, tệp âm thanh, v.v. hoặc làm việc đồng thời và cộng tác với những người khác trên cùng một tài liệu từ, bản trình bày, v.v.
Sử dụng Chia sẻ Tài liệu để:
Đảm bảo mọi người đều có “bản cứng” của tài liệu
Thật dễ dàng để kéo và thả hoặc chọn và tải lên bất kỳ tệp nào cần được phổ biến. Chia sẻ bản sao của bài thuyết trình sau khi giao hàng. Gửi một tệp ảnh đã nén. Quay video quảng cáo, các liên kết đến công thức nấu ăn yêu thích của bạn hoặc các tệp PDF cần được gửi cho nhóm.
Phân phối các tệp cần thiết cho dự án và hoặc cuộc họp
Là một phần của chương trình làm việc đã định, hãy chuẩn bị sẵn các tệp của bạn để gửi trước khi cuộc họp trực tuyến của bạn được tiến hành. Mọi người đều có thể có bản sao kỹ thuật số của riêng mình để thêm ghi chú, chỉnh sửa hoặc mở ra sau này để xem.
Gửi tác phẩm của bạn trong một hội nghị trên web
Cho dù là để kinh doanh hay học tập, các dự án có thể được gửi qua hội nghị web để người lãnh đạo hoặc nhà giáo dục xem xét sau này. Điều này hoạt động tốt cho nỗ lực cộng tác hoặc phân công nhóm có nhiều thành viên trong nhóm hoặc nhiều bộ phận chuyển động.
Gửi qua những gì cần xem trong trường hợp kết nối internet kém
Nếu bạn đang ở một cộng đồng nông thôn hoặc wifi của bạn yếu, hãy xem xét gửi tài liệu như một tùy chọn thứ hai để chia sẻ màn hình. Hãy yên tâm khi biết các tệp quan trọng của bạn đã được thực hiện một cách an toàn mà không bị gián đoạn hoặc chậm trễ.
Lợi ích của việc chia sẻ tài liệu:
Bằng cách đưa tài liệu trực tiếp đến tay của những người tham gia cần thiết, bạn có thể yên tâm khi biết rằng thông tin quan trọng của bạn chính xác ở vị trí cần thiết. Di chuyển khẩn cấp qua các dự án và sự phát triển bằng cách chia sẻ tài liệu trong thời điểm hiện tại:
Đạt được các chỉ số hiệu suất chính của bạn bằng cách thu hút nhiều khách hàng hơn, thúc đẩy doanh số bán hàng và đạt được các mục tiêu bổ sung khi bạn có thể cập nhật thông tin liên quan cho nhóm hoặc cộng tác trên một tệp từ xa.
Tận hưởng bộ nhớ và dễ dàng truy cập vào tất cả tài liệu của bạn trên đám mây. Đúng rồi! Tất cả các mục quan trọng của bạn như bảng tính, đồ họa, tệp âm thanh, hình ảnh, v.v. - thậm chí lớn hoặc độ phân giải cao - được lưu trữ trên đám mây và có thể gỡ xuống bất cứ khi nào bạn muốn. Các tệp của bạn vẫn an toàn ngay cả khi có điều gì đó xảy ra với máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của bạn.
Cắt giảm chi phí bằng cách gửi các bản sao kỹ thuật số thay vì các bản in nặng nề, tốn kém bởi tòa án. Thêm vào đó, bạn biết người nhận có nó mà không có khả năng nó bị thất lạc trên đường đi.
Chia sẻ tài liệu dễ dàng, đơn giản và nhanh hơn để truy xuất, truy cập và gửi đi so với qua email. Sử dụng Tóm tắt thông minh sau cuộc họp để tìm các tài liệu đã nhận của bạn hoặc xem các tài liệu bạn đã gửi đi.
Chia sẻ màn hình là gì?
Chia sẻ màn hình cung cấp cho bạn một cách để chia sẻ chính xác những gì bạn đã hiển thị trên màn hình của mình. Chính xác những gì bạn thấy là những gì họ thấy. Nhấn nút chia sẻ màn hình và xem bản trình bày, video, tài liệu của bạn - bất cứ thứ gì bạn muốn người khác để mắt đến!
Sử dụng Chia sẻ màn hình để:
Làm sống động các bài thuyết trình trực tuyến
Chia sẻ báo cáo tiến độ? Có một số số liệu thú vị để thảo luận? Cần nhắc cổ đông về kế hoạch tương lai? Thật dễ dàng để chia sẻ bất kỳ bản trình bày nào và xem qua nó bằng cách xác định chính xác những gì bạn muốn trình bày hoặc gọi ra.
Đơn giản hóa các cuộc biểu tình trực tiếp
Điều hướng đồng nghiệp thông qua nút thắt khó giải thích, trải nghiệm người dùng hoặc giới thiệu các tính năng phần mềm mới và cải tiến bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ màn hình giúp hiển thị và kể dễ dàng hơn.
Lưu trữ hướng dẫn web
Tạo một môi trường học tập trực tuyến tốt hơn (có thể chuyển đổi!) Khi bạn có thể phát trực tiếp và có mặt ngay lúc đó để trả lời câu hỏi, nhận cuộc gọi và cung cấp hỗ trợ theo thời gian thực.
Phá vỡ các vấn đề và khắc phục sự cố
Tăng cường hàng loạt giải pháp CNTT của bạn với tính năng chia sẻ màn hình cung cấp cho bạn tùy chọn xem những gì khách hàng hoặc đồng nghiệp của bạn đang nhìn thấy. Không cần phải “phỏng đoán” và bạn có thể xem bức tranh đầy đủ về những gì bạn đang làm việc, bất kể vị trí địa lý hoặc múi giờ của bạn ở đâu.
Lợi ích của Chia sẻ màn hình:
Chia sẻ màn hình có lợi vì nhiều lý do. Trải nghiệm cách truyền đạt vấn đề dễ dàng hơn, giao tiếp ít khó khăn hơn và tác động trực quan được cải thiện tổng thể:
Đặc biệt đối với dịch vụ khách hàng và bán hàng, các thắc mắc phức tạp có thể được giải quyết và giải đáp chi tiết, ngoài ra các đại diện có thể cung cấp hướng dẫn trực tiếp được cá nhân hóa ngay tại chỗ!
Chia sẻ màn hình giúp nâng cao hiểu biết sâu sắc hơn, có tác động hơn khi khách hàng và hoặc đại diện có thể di chuột qua các khu vực cụ thể của trang để thảo luận về các vấn đề, cơ hội và bất kỳ điểm trò chuyện nào khác.
Khi ở chế độ chia sẻ màn hình, quyền riêng tư vẫn được đặt lên hàng đầu. Màn hình nền có thể hiển thị, nhưng chỉ có thể xem chứ không thể truy cập. Không có cách nào để nhấp hoặc trang, mở tab hoặc truy cập ứng dụng.
Chia sẻ màn hình không yêu cầu tải xuống hoặc cài đặt phần mềm bổ sung.
Trước khi nhấn Chia sẻ màn hình, hãy đảm bảo:
Kiểm tra kỹ những gì bạn có trên máy tính để bàn của mình:
Hãy biết bạn đang nói chuyện với ai hoặc ai sẽ tham gia cuộc họp trực tuyến của bạn. Bằng cách biết đối tượng của mình, bạn có thể sử dụng hiệu quả hình nền máy tính để tạo ấn tượng. Nhưng trước tiên, hãy tránh bất kỳ thứ gì quá bận rộn hoặc gây khó chịu, và từ đó, hãy cân nhắc việc nâng cao thương hiệu của công ty bạn hoặc thương hiệu của khách hàng mà bạn đang quảng cáo.
Ngoài ra, hãy xem xét những tab và trang nào bạn đang mở. Nó là cá nhân? Đảm bảo đóng chúng lại.
Dọn dẹp màn hình của bạn:
Dọn dẹp nhanh chóng các thư mục linh tinh, hình ảnh đã tải xuống và những thứ lộn xộn chung tích tụ hàng ngày. Giữ cho màn hình của bạn trông gọn gàng và ngăn nắp để bạn có thể dễ dàng điều hướng và tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm mà không phải mất thời gian tìm kiếm hoặc có khả năng kéo nhầm tài liệu.
Tắt các chương trình và cửa sổ trình duyệt:
Máy tính của bạn sẽ chạy chậm hơn với các chương trình chạy nền. Đảm bảo bạn bắt kịp tốc độ bằng cách đóng mọi thứ bạn không cần khi tham gia cuộc họp trực tuyến.
Đăng xuất khỏi nhắn tin và trò chuyện:
Tránh khả năng xuất hiện một thông báo đáng xấu hổ bằng cách đăng xuất khỏi bất kỳ ứng dụng trò chuyện hoặc nhắn tin nào. Điều cuối cùng bạn muốn là bị gián đoạn hoặc bị gián đoạn bằng một tin nhắn cá nhân trực tiếp!
Kiểm tra kết nối Internet của bạn:
Chuẩn bị sẵn ethernet hoặc mật khẩu wifi của bạn và sẵn sàng sử dụng. Hãy thử kết nối trước khi đến giờ trò chơi để đảm bảo mọi thứ đều sẵn sàng để có trải nghiệm mượt mà.
Sử dụng tính năng chia sẻ màn hình thổi sức sống vào mọi tương tác trực tuyến liên quan đến giao tiếp. Ngoài bản trình bày và cuộc họp ảo, hãy dùng thử để cải thiện:
Đào tạo nhân viên - Đào tạo nhân viên được sắp xếp hợp lý hơn rất nhiều khi bạn có thể nhắm mục tiêu nhiều người học cùng một lúc, từ sự tiện lợi của máy tính để bàn của bạn. Đưa họ tham quan bằng cách sử dụng webcam của bạn hoặc đưa họ đến một sàn định hướng, nơi họ có thể đặt câu hỏi và nhận câu trả lời trong thời gian thực.
Phiên động não - Sau khi mọi người đã tụ tập trong phòng họp trực tuyến, hãy nhấn chia sẻ màn hình và sau đó mở bảng trắng trực tuyến để ghi lại các ý tưởng và khái niệm. Sử dụng màu sắc, hình dạng và hình ảnh để tập hợp một sơ đồ tư duy hoặc bảng tâm trạng mà bạn đang lưu trữ và dẫn dắt, nhưng mọi người khác có thể nhìn thấy.
Phỏng vấn tài năng mới - Điều này hoàn toàn phù hợp để một nhân viên tiềm năng thể hiện kỹ năng máy tính kỹ thuật của họ. Nếu một ứng viên đang tham gia một cuộc phỏng vấn, họ có thể chỉ cần nhấn vào chia sẻ màn hình và hướng dẫn đại diện nhân sự xem qua danh mục đầu tư của họ hoặc cung cấp giải pháp mã hóa nhanh chóng.
Cập nhật dự án - Đưa các nhân viên điều hành cấp C xem trạng thái của một dự án đã lên lịch bằng cách chia sẻ nó với nhân viên và nhận phản hồi từ họ trong thời gian thực. Lặp lại các bên liên quan, nhà đầu tư và người quản lý để xem bảng tính, số liệu và tài liệu kỹ thuật số.
Và nhiều hơn nữa. Bất kể bạn tham gia chia sẻ màn hình như thế nào như một phần của bản trình bày, quảng cáo chiêu hàng hoặc cuộc họp ảo, sự tiện lợi mang lại cho mọi ngành và nhóm người cảm giác cộng tác và gắn kết cao hơn. Đột nhiên, mọi người đều có thể là một phần của quá trình ra quyết định và cảm thấy như họ đang ở trong hoàn cảnh khi họ có thể không ở cùng một khu vực của thị trấn!
Chia sẻ tài liệu và màn hình khác nhau như thế nào?
Chia sẻ màn hình là cách hoàn hảo để theo thời gian thực. Những người tham gia có thể xem và trở thành một phần của bài thuyết trình của bạn hoặc hướng dẫn trong thời điểm này. Đó là một công cụ cực kỳ hữu ích để thu hút đồng nghiệp trải nghiệm những gì bạn đang trải qua.
Mặt khác, việc chia sẻ tài liệu mang tính chất của một “bài học kinh nghiệm”. Những người tham gia được để lại với các liên kết hữu hình, video, tài liệu, phương tiện và tệp mà họ có thể truy cập vào thời gian của mình. Họ có thể lấy các tệp quan trọng ngay bây giờ để xem và mở ngay bây giờ hoặc lưu để sử dụng sau. Thêm vào đó, tính năng này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp kết nối internet không phù hợp.
Tại sao bạn cần cả hai?
Cả hai tính năng đều rất cần thiết và kết hợp hoàn hảo với nhau để tăng cường mạnh mẽ nơi làm việc, lớp học hoặc không gian hỗ trợ trực tuyến cho bất kỳ cộng đồng hoặc doanh nghiệp nào để tập hợp và đạt được tiến bộ trong một dự án. Xem xét các yếu tố này ảnh hưởng đến chăm sóc sức khỏe, công việc từ thiện, viện dưỡng lão, tụ họp ảo, kiện tụng, Và nhiều hơn nữa.
Ngoài ra, với các tính năng hỗ trợ khác như bảng trắng trực tuyến, hội nghị truyền hình, lời mời và lời nhắc, ghi âm cuộc họp, tóm tắt thông minh và hơn thế nữa, khả năng hợp lực và tạo dựng quan hệ đối tác là vô tận. Luôn có cơ hội để giao tiếp tốt hơn, hiệu quả hơn giúp bạn đạt được kết quả như mong muốn.
Làm việc thông minh hơn, không khó hơn với hai tính năng này hoạt động để củng cố hội nghị trên web và làm cho các cuộc họp trực tuyến hiệu quả hơn, cộng tác và hấp dẫn hơn.
Hãy để nền tảng mạnh mẽ của Callbridge nâng cao cách bạn làm việc với nhóm của mình hoặc giao tiếp với bạn bè và gia đình. Có lẽ hai tính năng phổ biến nhất, cả chia sẻ màn hình và chia sẻ tài liệu sẽ cách mạng hóa cách thức giao tiếp của bạn diễn ra.
Xem khi các cuộc trò chuyện trở nên ngắn gọn hơn, quá trình sản xuất trở nên nhanh hơn, phản hồi sâu hơn và người tham gia muốn đóng góp nhiều hơn.
Hãy thử hội nghị trên web giúp nâng cao chất lượng giao tiếp.
