Mọi doanh nghiệp đều dựa vào khả năng quản lý thời gian và công việc của mình để có thể đạt được hiệu quả cao nhất. Phát triển, mở rộng quy mô, mở rộng, tôi sẽ không thể thực hiện được nếu không triển khai một cấu trúc quy trình làm việc vững chắc và quản lý cách nó diễn ra. Sau tất cả, nếu không quản lý được thì không thể đo lường được. Vậy quản lý công việc chính xác là gì và nó tối ưu hóa nhóm như thế nào? Đọc tiếp để tìm hiểu thêm.
Quản lý công việc là gì?
Theo thuật ngữ cơ bản nhất của nó, quản lý công việc đề cập đến nơi các quá trình của nhóm và các quá trình của doanh nghiệp gặp nhau để hình thành sự gắn kết trong quy trình làm việc và đầu ra.
Phần mềm quản lý công việc đặc biệt hữu ích trong việc sắp xếp quy trình và phân định các quy trình tạo ra thông tin. Kết hợp với các cuộc họp trực tuyến sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình, phương pháp quản lý công việc tạo ra nhịp điệu và khả năng hiển thị cho mọi người, từ nhân viên đến khách hàng và hợp lý hóa các quy trình cho nâng cao hiệu suất và kết quả.
Quản lý công việc có thể được đào sâu để quản lý một dự án hoặc cá nhân cụ thể. Quá trình quản lý công việc bắt đầu từ đầu chu trình quản lý dự án để bạn có thể hiểu rõ hơn về phạm vi liên quan để phân tích rõ hơn cách một (hoặc nhiều) dự án sẽ diễn ra.
Quản lý công việc ảnh hưởng đến cách xử lý các nhóm. Điêu nay bao gôm:
- Quản lý cá nhân
- Giám sát quy trình làm việc
- Chỉ đạo khối lượng công việc
- Phân bổ nhiệm vụ cho các nhóm
- Quyết định ưu tiên là gì
- Tạo thời hạn
- Cập nhật khách hàng và nhân viên về các thay đổi hoặc khối
… Tất cả đều có thể được xử lý thông qua phần mềm quản lý công việc và được trao quyền thêm thông qua các cuộc họp trực tuyến và trò chuyện video.
Quản lý dự án Vs. Quản lý công việc
Quản lý dự án là một cách tiếp cận tổng thể cho toàn bộ, trong khi quản lý công việc là một cách tiếp cận kết hợp quản lý dự án, tự động hóa công việc và cộng tác để trao quyền cho các nhóm làm việc tốt hơn trong tất cả các dự án, nhiệm vụ, công việc được giao, v.v.
Quản lý dự án giúp quản lý các dự án có sự khởi đầu và kết thúc và các vai trò rõ ràng cho các nhân viên khác nhau. Tuy nhiên, nó có thể giảm giá các dự án khẩn cấp hoặc đặc biệt, các nhiệm vụ đã cắt giảm vào phút chót và hơn thế nữa. Ngoài ra, hãy xem xét thời gian dành cho email, nhiệm vụ quản trị, tham gia các cuộc họp và các mục khác không phải là công việc mà một nhân viên được giao cụ thể trong nhóm phải làm.
Tại sao quản lý công việc lại quan trọng như vậy?
Về cơ bản: nó cải thiện hiệu suất. Cũng giống như với bất kỳ hệ thống quản lý nào hoặc cá nhân ở vị trí quản lý, quản lý công việc là một cách khác để đảm bảo nhóm của bạn đang làm việc với hiệu suất cao nhất để mang lại chất lượng tốt nhất với tốc độ phân phối hiệu quả nhất mà không phải cạn kiệt tài chính. Tất cả đều có thể được thiết lập để giảm bớt sự dư thừa, xác định tắc nghẽn, xác định thời gian so với ngân sách với chiến lược và giao tiếp phù hợp cho hệ thống quản lý công việc tốt nhất.
Chia nhỏ quản lý công việc
Các chi tiết sẽ thay đổi giữa các ngành và giữa các tổ chức, tuy nhiên, có một số điểm chung và những thách thức chung về quản lý công việc:
- Nhóm công việc
Khi một dự án mới xuất hiện, đầu tiên là tổ chức và ủy quyền. Người quản lý có trách nhiệm phân công và phân bổ các nguồn lực đồng thời đảm bảo họ có người phù hợp cho công việc hoặc nhiệm vụ trên đồng thời đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng cao. Sẽ rất hữu ích nếu bạn theo dõi xem ai đang làm gì bằng các công cụ kỹ thuật số và phần mềm quản lý, đồng thời theo dõi thường xuyên cuộc họp ảo lên lịch để cập nhật trạng thái, đăng ký và họp giao ban - Thiết lập ranh giới giữa các nhiệm vụ khẩn cấp và ưu tiên cao
Đặc biệt là nếu một cái gì đó xuất hiện từ hư không, có thể có một số nhầm lẫn về những gì cần phải hoàn thành sớm. Nhận thức được các thời hạn sắp tới và có khả năng hiển thị những gì đang diễn ra sẽ tạo ra sự hiểu biết tốt hơn và điểm thuận lợi để biết nên nói có hay không với các sản phẩm được phân phối. - Tạo thời hạn cho công việc
Một người quản lý có kiến thức và kinh nghiệm sẽ thành thạo trong việc thiết lập thời hạn thích hợp cho các nhiệm vụ. Các vấn đề phát sinh khi thời hạn thay đổi hoặc không có đủ thời gian đệm. Ngày kết thúc cần được vạch ra rõ ràng và hiển thị cho tất cả mọi người xem. - Vẫn minh bạch với khách hàng
Nguyên tắc chung là quảng cáo thấp và phân phối quá mức, chứ không phải ngược lại. Các cuộc trò chuyện rõ ràng và ngắn gọn với khách hàng và nhóm giúp quản lý kỳ vọng và thiết lập các ưu tiên để mọi người đều ở trên cùng một trang. Đó là khi các thay đổi và chuyển hướng đối với dự án, thời hạn và phân bổ nguồn lực không được làm rõ khiến dự án có thể bị trật bánh hoặc trở nên khó khăn hơn.
Với quy trình quản lý công việc phù hợp cho phép các cuộc họp và cập nhật trực tuyến nhất quán, các dự án có thể hình thành chính xác hơn, tiết kiệm ngân sách và đúng thời gian.
Các phương pháp quản lý công việc tốt nhất
Cho dù bạn có phần mềm quản lý công việc cụ thể hay bạn có một hệ thống khác như các cuộc họp trực tuyến thông thường, chỉ cần biết rằng nó không cần phải được viết bằng đá. Quản lý công việc hiệu quả nhất là sinh hoạt và thở và phải thường xuyên được xem xét lại. Ở đây có một ít nên và không nên:
- Thực hành giao tiếp xuất sắc
Xây dựng môi trường nhóm hợp tác với giao tiếp rõ ràng và kịp thời. Thiết lập thông tin và tài liệu tập trung, các cuộc họp trực tuyến thường xuyên và các cuộc họp nhóm. Làm thấm nhuần văn hóa giao tiếp của công ty bằng cách thống nhất các quy tắc tham gia: Khi nào là tốt nhất để gửi email hoặc tổ chức một cuộc họp? Ai chịu trách nhiệm về những gì và làm thế nào để có thể liên hệ với họ? Nhân viên mới được giới thiệu như thế nào? Nhân viên có thể đến đâu để đặt câu hỏi? - Đừng tránh sự minh bạch
Cho các thành viên trong nhóm biết điều gì đang xảy ra ngay khi nó xảy ra hoặc ngay khi nó thích hợp. Có bị cắt giảm ngân sách không? Một sự thay đổi trong lãnh đạo? Doanh nghiệp mới phát triển? Giữ cho mọi người biết và đề cập đến lý do đằng sau sự thay đổi khi nó phù hợp. Ngoài ra, hãy cố gắng tránh che khuất thông tin quan trọng. Tin đồn làm lãng phí thời gian và làm suy sụp tinh thần. - Khuyến khích vòng lặp phản hồi liên tục
Để có kết quả tốt nhất có thể, sự đánh giá cao và phản hồi cơ hội thực thi việc lắng nghe và khuyến khích kết quả tốt hơn. Nó không chỉ tạo dựng niềm tin mà còn giữ chân nhân viên và khiến mọi người cảm thấy được trân trọng. Hãy để phản hồi là một phần của quy trình quản lý công việc để có năng suất tốt hơn và ít lãng phí thời gian hơn. - Không quản lý vi mô
Các thành viên trong nhóm đã được thuê để thực hiện công việc. Một khi họ đã được cung cấp công cụ và thời gian cần thiết, họ không cần phải bị theo dõi như diều hâu. Cho phép họ có quyền truy cập vào phần mềm và nền tảng có thông tin họ cần và sau đó tin tưởng họ hoàn thành những gì họ đã đặt ra. Nói cách khác, hãy tóm tắt chúng và thiết lập chúng để thành công để chúng có thể phát huy hết khả năng của mình mà không bị gián đoạn.
Hãy để nền tảng hội nghị truyền hình phức tạp của Callbridge tạo ra các kết nối để trao quyền cho các cá nhân và các nhiệm vụ quản lý công việc mà họ phải đối mặt. Với cách tiếp cận tập trung vào video, tích hợp liền mạch với các công cụ giao tiếp kinh doanh và quản lý dự án khác, bạn có thể tối ưu hóa cách nhóm của mình hoạt động ngay lập tức.
