可以肯定地说，随着2020年的到来，到年中，到现在，您在视频会议方面的经验已提高了十倍。 您的办公室很可能已转换为更在线的在家工作方法，为与客户进行视频会议，团队简报，高层管理电话会议，集思广益会议，状态会议等打开了在线交流的大门。上。
更重要的是，随着我们继续适应每个人当前所面临的变化时代，劳动力在如何实际（或实际上！）表现出来的工作上变得越来越分歧。 您有全职在家工作的同事吗？ 管理层每周工作两天在办公室，然后进行远程工作吗？ 您是否在每周必须呆在办公室2天的客户之间来回走动？
当同事和团队成员遍布数字和物理环境时，将所有人团结在一起可能是一项艰巨的任务，尽管并非不可能！ 即使存在时间限制，语言障碍，层次结构上的差异以及时间管理方面的一般性挑战，每个人的确确实希望使彼此合作尽可能有效和富有成效。
如果您的团队分散在家中，办公室或现场，这里将介绍如何有效维护协作工作环境的方法。
管理跨办公室协作的9种方法：
9.避免电子邮件混乱
电子邮件是快速有效沟通并确保存在“线索”的关键。 但是，当一个小问题变成一个冗长而又复杂的巨大对话时，交流的实际效果就变得扑朔迷离。
转到业务通信工具，该工具提供一个使工作，状态和更新可见和图形化的通道，使甲板上的每个人都可以更轻松地了解正在发生的事情。 像Slack这样的协作工具会产生这种凝聚力，随带的视频会议软件也是如此 整合选项。 这样，您可以将两个平台结合在一起以实现最终的协作性能。
8.注意工作量
通过项目管理工具查看每个人都在做什么，这有助于辨别项目的状态以及正在进行的人员。 这样，无论您是在家中还是出差工作，您都可以跳转并查看正在准备的内容。
利用颜色编码，并使用行和列来组织文件，位置和时间跟踪。 相反， 在线会议 使用视频会议实时讨论该项目可为同事提供机会，让他们了解自己的位置以及他们对事物的感觉。 建立讨论状态和更新的在线会议常规，将有助于确定优先事项，瓶颈并减少错过的时间表。
（alt标签：时髦的女人，走在街上拿着手机，一边看着手机，一边翻阅。）
7.注意时区
参加“红眼会议”或睡前开会不是理想的选择，但是在安排项目或同步时，时区在决定何时召开跨办公室聚会中发挥着作用。
安排好每个人的日程安排并使其可用，使主持人或组织者可以实时了解召开在线会议的最佳时间。 寻找时区调度程序随附的视频会议软件，或者对某些必须立即记录会议以便稍后观看的受邀参与者开放。
6.定期入住
当您的团队分布在办公室，家庭和现场时，很容易失去一些协同工作而彼此之间只有几英尺远的典型行为，例如瞥了一眼问一个问题或路过彼此在大厅或休息室。
为了确保每个人都在同一页上，请养成经常触摸底座的习惯。 不管是通过电子邮件，同步，电话会议，视频会议还是文本聊天，都可以每周进行多次连接！
5.依靠自动化来跟踪
如果您不能亲自完成任务，那么管理截止日期，状态和工作进度就不那么容易了。 但是，当您可以卸下费时的重复性工作时，您就可以腾出时间花在更重要的任务上。 另外，消除人为因素会产生更好，更准确的结果。 让自动化为您完成繁重的工作：
- 安排即将举行的视频会议的邀请和提醒
- 将Google日历与您的视频会议软件集成，以实现无缝的日程安排和通知
- 与Google文档共享实时信息，并将即时编辑和更改发送到您的电子邮件中
- 项目管理和视频工具可自动执行电子表格，客户信息，记录，转录等操作。
4.使用行动应用程式
在召开在线会议时，移动应用程序为同事提供了快速简便的选择，使他们可以从任何地方（在大街上，在后院或在午餐室中）接听电话。
随时随地开始会议，可以为您提供高质量的会议，就像在桌面上一样。 您仍然可以提前或在现场安排会议； 您可以访问并同步到您的日历和通讯簿； 当然，就在您的位置，是您的会议所在的位置。 移动应用程序使您可以自由地在有互联网连接的地方进行会议或通话。
另外，在安全可靠的会议环境中，您仍然可以访问呼叫历史记录，笔录和录音。
3.创建一个“标准化”工作存储中心
使所有重要的文件，链接，文档和媒体都易于访问并将其存储在一个位置。 当它集中在一个地方时，到达它不一定像这样的任务。 当项目被分类，组织并实时提供时，每个人都可以访问最新文件，最近记录的会议以及重要的决定。
其他一些建议：
如果您在不同地点设有办事处，则可能会讲多种语言。 尝试使用最广泛使用的语言，如果您确实需要使用其他语言进行交流，请通过文本聊天或在单独的渠道进行私人对话。
显然，正确地标记文件名并清楚有一个处理文件的程序，可以避免文件的重复。 没有比浪费大量时间处理已经完成的文档，更新版本或丢失文档更糟糕的了。
确定哪种沟通方式最适合您的目标。 如果您需要详细说明或是或否的问题，请通过文本聊天向您的同事发送消息。 如果您担心即将到来的超时请求，请发送电子邮件。 如果同事遇到问题，并且影响了您执行和完成出色工作的能力，请安排一对一的视频会议。
2.采用“视频优先”的方法
特别是鉴于 流感大流行 影响整个世界的是一种以视频为中心的方法，这种方法重视面对面的互动，可以使同事感觉就像在与一个真实的人一起工作，而不是一个人的想法。 露出脸庞，分享声音，移动身体–这些都是在虚拟环境中创建逼真的版本的一部分。 视频会议旨在将普通的办公环境创建为数字景观。
另外，为什么您可以“展示”时“讲”？ 某些演示文稿，尤其是涉及概念，抽象概念或网站设计中的细节导航的演示文稿，最好通过使用屏幕共享的演示来实现。 同事们实际上可以在视频会议的同一页上，而您的想法却排在第一位。
1.实验并获得反馈
像大多数安排一样，涉及到一些过渡和实验。 跨部门协作的工作方式更像是一台运转良好的机器，而不是一台生锈的机器，需要实施不同的策略，沟通方式和工具，以查看对团队有效的最佳行动方案。
决定团队成功或项目成果的最重要因素之一是每个人彼此信任的意愿。 团队成员能够互相尊重吗？ 远程工作人员是不是在放松自己的体重，而不是在闲逛？ 办公室工作人员承担过多的工作，渴望留下深刻印象并发挥领导作用吗？
着眼于计划，使用团队建设工具以及四处散布的友情，即使您的团队分散了，尝试新的东西来弥合差距也不必令人望而生畏。 重要的是尝试新的策略和工具，看看哪些能为您的团队和目标带来最佳结果。
跨部门协作将始终伴随着一系列冲突和挑战。 在办公室内外工作的同事的成果，这些工作按不同的时间表进行，例如 弹性时间，兼职或全职都会影响工作的产出和流程。 但是，即使在当前的世界形势下，这也是一个适应潜在的，更集成的工作与生活平衡的机会，这种平衡会随着我们使用的技术而变化。
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