当大流行病影响世界时，不可避免地改变了世界的运作方式。 逐步穿越未知领域，每个行业和每个企业都在学习如何适应这种新常态，尤其是在法律上取得成功。
法律制度受到多种限制和局限，结果影响了动议，预审，审判和整个诉讼过程的频率和可用性。
作为法律专业人士，您一定已经亲身体验了必须在家工作的隐忧。 随着以前的流程和系统转变为在线空间，虚拟会议已成为流行。 随着法律格局的明显变化，视频会议已成为许多法律诉讼的首选解决方案，从检查发现开始。
通过视频会议，律师双方都可以在诉讼中获得必要和关键的事实，证据，支持，主张，证据和辩护，而不必出庭就职。
假设您的律师事务所在线上进行了过渡 –增加远程会议的数量，加强IT部门，学习如何使用 屏幕共享 和虚拟背景，从而可以调整为更短，更简洁的在线会议和演示文稿–您现在可以看到技术如何为轻松进行远程通信提供了机会。
让我们更深入地探讨这是如何在不同的法律含义中形成的。
视频会议最方便和向前推动的功能之一包括录制。 在线会议正在进行时，点击记录可为参与者提供从头到尾，完整捕获的同步记录中记录的所有记录。
但是，对于许多公司和企业而言，这可能是程序上的转变。 在上网之前，大多数人在家工作，有没有录制过团队电话？ 谁做会议笔记？ 会议花了多少时间？ 通过整合繁重的技术（例如捕获音频，视频，屏幕抓图，已发送的链接和文档），使移动更加无缝。
记录的好处通常包括转录和智能摘要，这是两个增强检查发现过程的功能。 不仅可以通过视频捕获细微差别和肢体语言，还可以通过该技术的说话者标签，高级算法和常见主题链接来辨别语音，思维模式和词汇。
然而，在另一方面，未来的诉讼和调查应考虑一些挑战。 从数据存储的角度来看，海量记录引起了三个方面的关注：
数据乘法
当记录越来越多的在线交流时，会堆积更多的文件，视频文件的大小也会随之堆积。 随着数据量的增加，安全存储和检索的能力将随之提高。
管理记录
安全可靠的数据存储势在必行，因为共享和讨论的信息可能非常敏感，并不意味着其他任何人都可以看到。 考虑这些文件的存储方式和位置。 谁或什么是保障措施？ 谁有权访问，如何保护他们？
药物发现
以前，会议有可能被录音或写在文字处理文档中，因此，这限制了所提供信息的准确性和范围。
也许数据是在演示文稿或议程中整理的。 现在，更详细的电子文件和转录的潜力比以往任何时候都更具优势。 录制的在线会议具有捕获音频和/或视频以及所有会议内容（包括整个会议中的每笔交易和交流）的能力。
记住面部表情，手势和其他所有东西的价值 交流时不说话.
注意事项：
参加录制的会议可以证明既是 正面及负面 因为“数字足迹”可能是以后使用的基础。 确保您的隐私和安全措施是最新且透明的，因为诉讼发现请求可以像电子邮件和文档一样包含视频会议。
为了确保总体准确性和透明度，请设置在视频会议方面建立凝聚力的策略。 组织数据，确定指导方针并总体上建立在线会议的流程或程序，将确保限制安全风险，挖掘数据并随时提供信息：
- 确定会议的命名约定以及负责管理录音的人。 记录将保存在哪里，以及存储，可访问性，删除，发现等的管理规则是什么？
- 根据会议的规模，将录制职责委派给一个或几个参与者。 从每个部门，主管或经理中选择一名参与者来负责记录不同类型的会议。 谁将担任主持人？对于不同的虚拟会议，需要制定哪些政策，规则和程序？
- 您要保存什么“视图”？ 一旦确定了主持人是谁（或者可能是几个主持人），请选择满足您公司需求的各种会议选项中的哪一个，以及谁将在哪台计算机（或更高角度）上进行记录。
- 密切注意最后 摘要 和视频会议平台提供的报告，并确定谁对此负责。 谁会收到它们，以及如何访问它们？
- 避免使用以下视频会议内容破坏发现：
确定对方的物理位置以及如何在逻辑上建立他/他以连接到虚拟会议
如果法院报告人和答辩人无法在同一地点露面，则可以使用另一种选择
提前或通过电子方式通过邮件将展览品发送给对方
平稳运行–在虚拟沉积的一天之前测试技术
连接来自不同地理位置的多个律师和参与者
每个人都同意是否将其记录-征得同意 - 制定保留策略，以分解视频会议的存储方式，并在一定时间后销毁。
在线会议结束后，录音将保存在云中，并可以通过公司的门户或主持人进行访问。 允许某些参与者访问是一种隐私和安全措施。 应通过讨论和制定政策和程序来建立一般记录管理，操作协议和访问。
借助使每个在线交换都安全私密的技术，防止安全漏洞和视频窃听。 在会议期间授权使用一次性访问代码或一个人击中记录。 查找以下功能：
- 一次性访问码：每个呼叫均使用唯一的私有代码加密，该代码仅对指定的和计划的有效 电话会议.
- 会议锁：出现与会者之后，立即激活此功能以防止不需要的与会者介入。 迟到的任何人都必须征求主持人的许可。
- 验证码：如果在线会议议程需要讨论高度敏感的信息，请在参加会议时在安全性的另一层添加额外的代码。
事实证明，易于获得的技术为发现的存在提供了基础。 展望未来，面对面的诉讼程序不太可能具有优先权。 如果法律发现和其他程序可以在线完成，则可能会继续在线进行。
当诉诸于 视频会议软件 而不是亲自出现，
好处–包括节省成本，减少旅行，增加时间，远程协作，提高生产率，减少延误–无疑超过了挑战：
挑战1：
传统上，每一方通常都在其法律顾问的亲自陪同下，他们需要在检查过程中提供，协助和解释文件和证物。
解决方案：
相反，在视频会议中，这是一个提前计划的机会。 律师和法律顾问必须提前整理所有证据，证据，文件和证据。 它应该是清晰的，带有标签的，有条理的，带有标题的，并通过邮件发送或准备以电子方式开除。 确保地址是最新的，正确拼写的，并且每个需要数据的人都包含在数字交易或邮寄的帖子中。
挑战2：
通过视频链接评估证人的举止和镇静可能会变得晦涩难懂，而不是出现在同一物理位置。
解决方案：
在虚拟会议召开的前几天进行的技术测试将确保清晰，完整地看到参与者。 为公司内的客户，同事和其他法律专业人士创建视频会议参考指南，其中包括对语音投影，灯光，姿势，可接受的背景以及任何其他使视频点播，清晰和专业化的信息的强制性实践。
挑战3：
设置不合理或看起来不中立或不适当的设置可能会造成刺激，误导或导致检查不充分。
解决方案：
提供示例视频和在线教程，说明视频会议的召开，发现电话，预审或审判程序应如何进行。 概述什么是可以接受的，以及哪些设置和背景将导致考试成功。 给出不良视频的示例以及不应该采取的措施。
挑战4：
不在同一个物理空间中可能使检查容易受到滥用或渎职。
解决方案：
讨论的完全透明性要求从开始到结束。 在会议开始时同意明显的提示，以确保每个人都合规。 此外，在考试过程中提供有关最佳实践的教育和培训，可以巩固流程，以确保它们精简并符合标准。
关于整个考试期间通过视频会议发现的实际交流质量，以下是一些最佳做法：
•预留时间–之前，期间和之后
签到，访谈，证词，会议，证词–确保准备前有一段时间，在准备过程中有足够的时间，在录音和总结后要留出一些时间。
•确保所有技术正常运行
当时间很紧迫时，不要在每个人都在等待的同时赶上解决和解决技术问题的时间。 稍早出现在视频会议上，并测试您的麦克风，扬声器和连接。
检查是否已为所有设备充电，是否有多余的电线可用，wifi是否牢固等，请利用企业级会议平台提供的音频和视频测试。
•仔细检查现场
选择一个安静，无菌且无干扰的位置。 白色的墙壁或封闭的房间，具有朴素，无干扰的背景效果最佳。
•坚持时机
提前沟通会议的时间长度，以便每个人都可以进行相应的计划。 就像面对面的会议一样，创建议程，遵守议程并保护每个人的时间。
•检查音频和视频连接
使用头戴式耳机可最大程度地减少反馈并最大程度地提高您的听力和投射能力。 使用具有高质量音频/视频功能的视频会议。
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