可以肯定地說，隨著2020年的到來，到年中，到現在為止，您在視頻會議方面的經驗已提高了十倍。 您的辦公室很可能已轉換為更加在線的在家工作方式，為與客戶進行視頻會議，團隊簡報，高層管理電話會議，集思廣益會議，狀態會議等打開了在線交流的大門。上。
更重要的是，隨著我們繼續適應每個人當前所面臨的變化時代，勞動力在如何實際（或實際上！）表現出來的工作上越來越分歧。 您有全職在家工作的同事嗎？ 管理層是否每週在辦公室工作 2 天，然後遠程工作？ 您是否在每週必須呆在辦公室5天的客戶之間來回走動？
當同事和團隊成員遍布數字和物理環境時，將所有人團結在一起可能是一項艱鉅的任務，儘管並非不可能！ 即使存在時間限制，語言障礙，層次結構上的差異以及時間管理方面的一般性挑戰，每個人的確確實希望使盡可能有效和富有成效的合作成為可能。
如果您的團隊分散在家中，辦公室或現場，這裡將介紹如何有效維護協作工作環境的方法。
管理跨辦公室協作的9種方法：
9. 避免電子郵件混亂
電子郵件是快速有效溝通的關鍵，同時又確保了“線索”。 但是，當一個小問題變成一個冗長而復雜的巨大對話時，交流的實際效果就會變得令人費解。
轉而使用能夠以視覺化和圖形化方式呈現工作、狀態和更新的商務溝通工具，可以讓所有相關人員更清晰地了解正在發生的事情。像 Slack 這樣的協作工具以及功能豐富的視訊會議軟體都能實現這種凝聚力。這樣，您就可以將兩個平台整合在一起，從而獲得最佳的協作效率。
8.注意工作量
通過項目管理工具查看每個人都在做什麼有助於辨別項目的狀態以及誰在參與。 這樣，無論您是在家中還是出差工作，您都可以跳過去，查看正在準備的內容。
利用顏色編碼，並採用行和列佈局來整理文件、位置和時間追蹤資訊。另一方面，透過視訊會議進行即時線上專案討論，可以讓同事們有機會暢所欲言，分享他們在專案進行過程中的感受和處境。養成定期召開線上會議的習慣，討論專案狀態和最新進展，有助於識別優先事項、瓶頸問題，並減少延誤工期的情況。
（alt標籤：時髦的女人，走在街上拿著手機，一邊看著手機，一邊翻閱。）
7. 注意時區
參加“紅眼會議”或睡前開會不是理想的選擇，但是在安排項目或同步時，時區在決定何時召開跨辦公室聚會中發揮著作用。
安排好每個人的日程安排並使其可用，可以使主持人或組織者可以實時了解召開在線會議的最佳時間。 尋找時區調度程序隨附的視頻會議軟件，或者對某些必須立即記錄會議以便稍後觀看的受邀參與者開放。
6.定期入住
當您的團隊分佈在辦公室，家庭和現場時，很容易失去一些協同工作而彼此之間只有幾英尺遠的典型行為，例如瞥了一眼問一個問題或路過彼此在大廳或休息室。
為了確保每個人都在同一頁上，請養成經常觸摸底座的習慣。 不管是通過電子郵件，同步，電話會議，視頻會議還是文本聊天，都可以每週多次建立連接！
5.依靠自動化來跟踪
如果您不能親自完成任務，那麼管理截止日期，狀態和工作進度就不那麼容易了。 但是，當您可以卸載耗時的重複性工作時，您就可以騰出時間花在更重要的任務上。 另外，消除人為因素會產生更好，更準確的結果。 讓自動化為您完成繁重的工作：
- 為即將舉行的視頻會議安排邀請和提醒
- 將Google日曆與您的視頻會議軟件集成，以實現無縫的日程安排和通知
- 與Google Doc共享實時信息，並將即時編輯和更改發送到您的電子郵件中
- 項目管理和視頻工具可自動執行電子表格，客戶信息，記錄，轉錄等操作。
4.使用行動應用程式
在召開在線會議時，移動應用程序為同事提供了快速簡便的選擇，使他們可以從任何地方（在街道，後院或午餐室中）接聽電話。
隨時隨地開始會議，可以為您提供高質量的會議，就像在桌面上一樣。 您仍然可以提前或在現場安排會議； 您可以訪問並同步到您的日曆和地址簿； 當然，就在您的位置，是您的會議所在的位置。 移動應用程序使您可以自由地在有互聯網連接的地方進行會議或通話。
另外，在安全可靠的會議環境中，您仍然可以訪問呼叫歷史記錄，筆錄和錄音。
3.創建一個“標準化”工作存儲中心
使所有重要的文件，鏈接，文檔和媒體都易於訪問並將其存儲在一個位置。 當它集中在一個地方時，到達它似乎不是一項任務。 當項目被實時編目、組織和可用時，每個人都可以訪問最新的文件、最近記錄的會議和重要的決策。
其他一些建議：
如果您在不同地點設有辦事處，則可能會講多種語言。 嘗試使用最廣泛使用的語言，如果您確實需要使用其他語言進行交流，請通過文本聊天或在單獨的渠道中進行私人對話。
顯然，正確地標記文件名並清楚有一個處理文件的程序，可以避免文件的重複。 沒有比浪費大量時間處理已經完成的文檔，更新版本或丟失文檔更糟糕的了。
確定哪種溝通方式最適合您的目標。 如果您需要詳細說明或是或否的問題，請通過文本聊天向您的同事發送消息。 如果您擔心即將到來的超時請求，請發送電子郵件。 如果同事遇到問題，並且影響到您執行和完成良好工作的能力，請安排一對一的視頻會議。
2.採用“視頻優先”的方法
尤其是在全球疫情肆虐的背景下，以視訊為中心、重視面對面交流的方式，能夠讓同事們感覺像是在與真人而非虛擬人物合作。露臉、發聲、肢體語言——這些都有助於在虛擬環境中塑造一個更真實的自我。視訊會議能夠將正常的辦公環境帶入數位化空間。
另外，為什麼您可以“顯示”時“告訴”？ 某些演示文稿，尤其是涉及概念，抽象概念或網站設計中的細節導航的演示文稿，最好通過使用屏幕共享的演示來實現。 同事們實際上可以在視頻會議的同一頁上，而您的想法卻排在第一位。
1.實驗並獲得反饋
像大多數安排一樣，涉及到一些過渡和實驗。 跨部門協作的工作方式更像是一台運轉良好的機器，而不是一台生鏽的機器，需要實施不同的策略，溝通方式和工具，以查看對團隊有效的最佳行動方案。
決定團隊成功或項目成果的最重要因素之一是每個人彼此信任的意願。 團隊成員能夠互相尊重嗎？ 遠程工作者是否在減輕體重而不僅僅是閒逛？ 辦公室工作人員承擔過多的工作，渴望留下深刻印象並發揮領導作用嗎？
專注於計劃、團隊建設工具的使用以及這里和那裡的一點友情，即使您的團隊分散，嘗試新事物來彌合差距也不會令人生畏。 重要的是嘗試新的策略和工具，看看哪些能為您的團隊和目標帶來最佳結果。
跨部門協作總會伴隨著一系列衝突和挑戰。同事們無論身處辦公室內外、遠近距離，或是採用不同的工作時間安排（例如彈性工時、兼職或全職），都會影響工作產出和流程。然而，即便在當今世界情勢下，這也為我們提供了一個契機，讓我們能夠適應並調整工作與生活更加融合的平衡模式，使其與我們所使用的技術相輔相成。
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