想知道如何建立虛擬會議嗎？ 更好的是，仍然想知道什麼是虛擬會議？ 這是個好消息； 在這個時間點上，召開虛擬會議並不容易，而且如果您仍然不清楚會議的內容，那麼您來對地方了。
準備好仔細看看了嗎？
虛擬會議是…
在網絡會議的框架下，虛擬會議的定義也稱為在線會議，視頻會議和音頻會議。 教育 是：“虛擬會議是使用集成的音頻和視頻，聊天工具和應用程序共享通過Internet進行的實時交互。” 就像面對面的會議一樣，虛擬會議會聚集參與者以在兩個或多個端點之間的動態設置中共享想法，交談和協作，但實際上並沒有實際使用，而是使用了設備。
虛擬會議對於不斷發展的業務的健康至關重要。 從員工到項目經理，高層管理人員以及 HR專業人員 必須依靠群組通訊技術來完成工作，並彌合其他人在時間和空間上的鴻溝。 製藥和 IT 公司、律師事務所、小型和企業企業等都受益於採用以視頻為中心的通信方法的即時性和相關性。
這是一個虛擬會議：
通過能夠隨時隨地與任何人進行通信，虛擬會議可以使企業蓬勃發展，而無論其位置在哪裡。 鼓勵聯繫的虛擬會議不再存在通常會阻礙工作關係、連續性和富有成效的協作的空間障礙。 一些整體好處包括：
- 減少通勤時間
- 減少運輸，旅行和住宿費用
- 提高生產力=減少冗餘
- 更好地保留員工
- 競爭優勢
當涉及到業務時，請考慮將以視頻為中心的方法納入您的溝通策略是如何支持以下工作的：
- 更加數字化和互聯的勞動力
- 進入管理
- 增強的全球 交流文化
- 更好的可靠性等於更快的結果
- 減少冗餘和最新數據和信息
- 更高的價值
- 關於如何開始視頻會議還有些不清楚？ 設置虛擬會議的方法如下：
選擇合適的軟件
在與服務提供商做出承諾之前，請考慮一些物流問題。
您認為需要多久使用一次該軟件？ 如果您正在尋找企業級視頻會議，請考慮參與者的位置； 在家裡還是在會議室？ 如果是前者，那麼基於Web的會議將更適合，更輕鬆和方便地使用。
看一下提供的功能。 是否帶有屏幕共享功能（非常適合 IT 客戶服務和演示）； 在線白板（有助於教育目的或集思廣益的創造性工作）； 或文檔共享（使共享講義，重要文檔以及更加精簡的新人才入職）等。
搞清楚為什麼需要虛擬會議
您為什麼首先召集會議？ 是內部的（公告，入職，組織會議，管理會議）還是外部的（銷售推銷，新業務發展）？ 考慮一下結構和原因，然後自然而然地，其他部分會像考勤一樣落入適當的位置。
決定誰需要參加
虛擬會議對於在不同地方同時接待人特別有效。 因此，如果您在海外、家里或大廳內有參與者，無論身在何處，您都可以輕鬆有效地進行連接。 只要每個人都知道潛在的時差或使用時區調度程序，就很容易參加。 但是請記住，只邀請必要的人。 僅包括必不可少的參與者，可以節省時間和金錢。 對於其他人，請記錄會議以稍後發送。
創建輪廓
制定議程將使您的想法井井有條，因此您可以進行及時，清晰，引人入勝的虛擬會議。 另外，它將幫助參與者了解他們的期望。 他們需要貢獻什麼？ 在同步之前是否需要刷任何材料？ 會議要持續多久？ 包括簡短的佈局將防止混淆並幫助參與者感到有準備。
發出邀請和提醒
虛擬會議的優點在於，您現在可以即席召開會議，也可以提前安排會議時間。 將所有必要的信息（例如時間，日期和其他重要信息）插入初始邀請中很容易，因為它是自動的。 設置提醒以幫助協調您的呼叫，以提醒參與者即將進行的同步。 對於需要在現場舉行的更緊急的會議，請使用 SMS 通知將會議詳細信息直接發送到參與者的設備。 不再浪費時間等待遲到或未參加的人。
利用功能實現更有效的虛擬會議
適用於您的虛擬會議的視頻會議軟件將具有大量實用且方便的功能，可以增強您的在線體驗。 為了獲得最佳效果，請確保選擇的技術已加載：
- 屏幕共享： 立即與參與者共享屏幕以進行演示或解決IT問題。
- 記錄： 立即點擊記錄，以後再觀看。 非常適合無法接聽電話的參與者。
- 成績單： 所有錄製的會議的自動抄寫可確保不會留下任何想法。
- 在線白板： 一種使用圖像，顏色和形狀來表達概念和圖形的創新方法。
包括外賣
在虛擬會議結束時，您希望參與者離開哪裡？ 目的是什麼，下一步是什麼？ 確保每個人都知道目標和下一步需要做什麼而走開。
跟進電子郵件
盡量使其簡短而甜美，但是以下是後續電子郵件中要包含的內容：會議紀要摘要，後續步驟，關鍵的會議成就（這應與會議目標相符）以及錄音（如果已錄製） ）。
虛擬會議最佳實踐
現在您已經更好地了解了虛擬會議如何加強發送方和接收方之間的溝通，還有一些 禮儀 跟隨。 這裡有幾件事要牢記：
技術： 會前進行檢查，以確保您的技術已更新並正常運行。 確保您的麥克風，揚聲器和攝像頭已準備就緒。 驗證您的設置，如果您正在審核，請啟動等候室並確保每個人都自動設置為靜音。
參與： 在事情開始之前查看您的會議大綱並檢查流程。 這樣，您可以準備暫停和休息的位置，併計劃要問的問題。 嘗試使用在線白板並使用屏幕共享功能“顯示”而不是“講述”來包括一項活動。
訂婚： 當您使交付變得有趣時，參與者更有可能吸收您的信息。 不僅要中繼統計數據和乾燥指標，還需要講故事的開頭，中間和結尾。 在使用圖像，視頻，鮮豔的色彩並突出顯示重要單詞的過程中嵌入必要的數據和信息。
玩得開心： 讓我們不要忘記讓虛擬會議成為社交活動！ 打開有關破冰遊戲問題的虛擬會議。 更個人化的問題在小組中很有效，比如，“這個週末你都做了什麼？” 或“告訴我們您在 Netflix 上觀看了什麼。”
在更大的團隊中，您可能會變得更加模糊和有趣，“您一直使用的個人藉口是什麼？” 或“哪個孩子的電影或書中的角色使您想起自己？”
在會議中，考慮提出一個相關問題，例如“您上一次在小組中發言是什麼時候？” 或者更獨特的東西，例如“如果您可以有任何動物的尾巴，那會是什麼？”
這個想法是要在專業的環境中相互了解，但語調要隨意一些。 破冰船可以激發適當的情感，刺激學習並促進結盟。 將所有出色的技能帶到虛擬表中！
選擇了Callbridge作為您的團隊交流平台，並在了解如何設置虛擬會議後立即觀察生產率和參與度的提高。 借助包括屏幕共享，基於AI的轉錄和摘要的高級功能，以及增強的安全性措施，零下載和自定義功能，您可以使任何虛擬會議都能與參與者見面。
