當大流行病影響世界時，不可避免地改變了世界的運作方式。 逐步穿越未知領域，每個行業和每個企業都在學習如何適應這種新常態，尤其是在法律上取得成功。
法律制度受到多種限制和局限，結果影響了動議，預審，審判和整個訴訟過程的頻率和可用性。
作為法律專業人士，您一定已經親身體驗了必須在家工作的隱憂。 隨著以前的流程和系統轉變為在線空間，虛擬會議已成為流行。 隨著法律格局的明顯變化，視頻會議已成為許多法律訴訟的首選解決方案，從檢查發現開始。
通過視頻會議，律師雙方都可以在訴訟中獲得必要和關鍵的事實，證據，支持，主張，證據和辯護，而不必出庭就職。
假設您的律師事務所在線上進行了過渡 –增加遠程會議的數量，加強IT部門，學習如何使用 屏幕共享 和虛擬背景，可以調整為更短，更簡潔的在線會議和演示文稿–現在，您可以看到技術如何為輕鬆進行遠程通信提供了機會。
讓我們更深入地探討這是如何在不同的法律含義中形成的。
視頻會議最方便和向前推動的功能之一包括錄製。 在線會議正在進行時，點擊記錄可為參與者提供從頭到尾，完整捕獲的同步記錄中記錄的所有內容的記錄。
但是，對於許多公司和企業而言，這可能是程序上的轉變。 在上網之前，大多數人在家工作，有沒有錄製過團隊電話？ 誰做會議筆記？ 會議花了多少時間？ 通過整合可完成繁重工作的技術，例如為您捕獲音頻，視頻，屏幕抓圖，已發送的鏈接和文檔，使移動更加無縫。
記錄的好處通常包括轉錄和智能摘要，這是兩個增強檢查發現過程的功能。 不僅可以通過視頻捕獲細微差別和肢體語言，還可以通過該技術的說話者標籤，高級算法和常見主題鏈接來辨別語音，思維模式和詞彙。
然而，在另一方面，未來的訴訟和調查應考慮一些挑戰。 從數據存儲的角度來看，海量記錄引起了三個方面的關注：
數據乘法
當記錄越來越多的在線交流時，會堆積更多的文件，視頻文件的大小也會隨之堆積。 隨著數據量的增加，安全存儲和檢索的能力將隨之提高。
管理記錄
安全可靠的數據存儲勢在必行，因為共享和討論的信息可能非常敏感，並不意味著其他任何人都可以看到。 考慮這些文件的存儲方式和位置。 誰或什麼是保障措施？ 誰有訪問權，如何保護他們？
發現
以前，會議有可能被錄音或寫在文字處理文檔中，因此，這限制了所提供信息的準確性和範圍。
也許數據是在演示文稿或議程中整理的。 現在，更詳細的電子文件和轉錄的潛力比以往任何時候都更具優勢。 記錄的在線會議具有捕獲音頻和/或視頻以及所有會議內容（包括整個會議中的每筆交易和交流）的能力。
記住面部表情，手勢和其他所有東西的價值 交流時不說話.
要記住的事情：
參加錄製的會議可以證明既是 正面和負面的 因為“數字足跡”可能是以後使用的基礎。 確保您的隱私和安全措施是最新且透明的，因為訴訟發現請求可以像電子郵件和文檔一樣包含視頻會議。
為確保總體準確性和透明度，請設置在視頻會議方面建立凝聚力的策略。 組織數據，確定準則並通常在進行在線會議時建立流程或程序，這將確保限制安全風險，挖掘數據並隨時提供信息：
- 確定會議的命名約定以及負責管理錄音的人。 記錄將保存在哪裡，以及存儲，可訪問性，刪除，發現等的管理規則是什麼？
- 根據會議的規模，將錄製職責委派給一個或幾個參與者。 從每個部門，主管或經理中選擇一名參與者來負責記錄不同類型的會議。 誰將擔任主持人？對於不同的虛擬會議，需要製定哪些政策，規則和程序？
- 您要保存什麼“視圖”？ 一旦確定了主持人是誰（或者可能是幾個主持人），請選擇滿足您公司需求的各種會議選項中的哪一個，以及誰將在哪台計算機（或更高角度）上進行記錄。
- 密切注意最後 摘要 和視頻會議平台提供的報告，並確定誰對此負責。 誰會收到它們，以及如何訪問它們？
- 避免使用以下視頻會議內容破壞發現：
確定對方的物理位置以及如何在邏輯上建立他/他以連接到虛擬會議
如果法庭記者和答辯人無法在同一地點露面，則可以選擇另一種選擇
預先通過郵件或在存入過程中通過電子方式向對方發送展覽品
平穩運行–在虛擬沉積的一天之前測試技術
連接來自不同地理位置的多個律師和參與者
每個人都同意是否將其記錄-徵得同意 - 制定保留策略，以分解視頻會議的存儲方式，並在一定時間後銷毀。
在線會議結束後，錄音將保存在雲中，並可以通過公司的門戶或主持人進行訪問。 允許某些參與者訪問是一種隱私和安全措施。 應通過討論和製定政策和程序來建立一般記錄管理，操作協議和訪問。
借助使每個在線交換都安全私密的技術，防止安全漏洞和視頻竊聽。 在會議期間授權使用一次性訪問代碼或一個人擊中記錄。 查找以下功能：
- 一次性訪問碼：每個呼叫均使用唯一的私有代碼加密，該代碼僅對指定的和計劃的有效 電話會議.
- 會議鎖：出現與會者之後，立即激活此功能以防止不需要的與會者介入。 遲到的任何人都必須徵求主持人的許可。
- 安全碼：如果在線會議議程需要討論高度敏感的信息，請在參加會議時在安全性的另一層添加額外的代碼。
事實證明，易於獲得的技術為發現的存在提供了基礎。 展望未來，面對面的訴訟程序不太可能具有優先權。 如果法律發現和其他程序可以在線完成，則可能會繼續在線進行。
當訴諸於 視頻會議軟件 而不是親自出現，
好處–包括節省成本，減少旅行，增加時間，遠程協作，提高生產率，減少延誤–無疑超過了挑戰：
挑戰1：
傳統上，每一方通常都在其法律顧問的親自陪同下，他們需要在檢查過程中提供，協助和解釋文件和證物。
解決方案：
相反，通過視頻會議，這是一個提前計劃的機會。 律師和法律顧問必須事先整理所有證據，證據，文件和證據。 它應該是清晰的，帶有標籤的，有條理的，帶有標題的，並通過郵件發送或準備以電子方式開除。 確保地址是最新的，正確拼寫的，並且每個需要數據的人都包含在數字交易或郵寄的帖子中。
挑戰2：
通過視頻鏈接評估證人的舉止和鎮靜可能會變得晦澀難懂，而不是出現在相同的物理位置。
解決方案：
在虛擬會議召開的前幾天進行的技術測試將確保清晰，完整地看到參與者。 為公司內的客戶，同事和其他法律專業人士創建視頻會議參考指南，其中包括語音投影，燈光，姿勢，可接受的背景以及任何其他使視頻點播，清晰和專業化的信息的強制性做法。
挑戰3：
設置不合理或看起來不中立或不適當的設置可能會造成刺激，誤導或導致檢查不充分。
解決方案：
提供示例視頻和在線教程，說明視頻會議的召開，發現電話，預審或審判程序應如何進行。 概述什麼是可以接受的，以及哪些設置和背景將導致考試成功。 給出不良視頻的示例以及不應該採取的措施。
挑戰4：
不在同一個物理空間中可能使檢查容易受到濫用或瀆職。
解決方案：
討論的完全透明性要求從開始到結束。 在會議開始時同意明顯的提示，以確保每個人都合規。 此外，在考試過程中提供有關最佳實踐的教育和培訓，可以鞏固流程，以確保它們精簡併符合標準。
關於整個考試期間通過視頻會議發現的實際交流質量，以下是一些最佳做法：
•預留時間–之前，期間和之後
簽到、採訪、證詞、會議、證詞——確保之前有一些時間準備，期間有足夠的時間來完成，之後留出一些時間來反思和完成錄音或總結。
• 確保所有技術正常運行
當時間很緊迫時，不要在每個人都在等待的同時趕上解決和解決技術問題的時間。 稍早出現在視頻會議上，並測試您的麥克風，揚聲器和連接。
檢查是否已為所有設備充電，是否有多餘的電線可用，wifi是否牢固等，請利用企業級會議平台提供的音頻和視頻測試。
•仔細檢查現場
選擇一個安靜，無菌且無干擾的位置。 白色的牆壁或封閉的房間，以無干擾的樸素背景為最佳。
•堅持時機
提前溝通會議的時間長度，以便每個人都可以進行相應的計劃。 就像面對面的會議一樣，創建議程，遵守議程並保護每個人的時間。
•檢查音頻和視頻連接
使用頭戴式耳機可最大程度地減少反饋，並最大程度地提高您的聽力和投射能力。 使用具有高質量音頻/視頻功能的視頻會議。
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Callbridge的雙向通訊平台具有更深入的能力，並可以擴大律師事務所的業務方式。 錄製的在線會議使所有各方都感到面對面，但又安全又健康。 另外，它提供了更靈活的出席方式，並且經過適當的深思熟慮，計劃和準備工作是代替面對面會議的合適選擇。
