వర్చువల్ సమావేశాన్ని ఎలా ఏర్పాటు చేయాలో ఆలోచిస్తున్నారా? ఇంకా మంచిది, వర్చువల్ సమావేశం అంటే ఏమిటి? ఇక్కడ శుభవార్త ఉంది; ఈ సమయంలో, వర్చువల్ సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేయడం అంత సులభం కాదు మరియు ఒకటి ఏమిటో మీకు ఇంకా స్పష్టంగా తెలియకపోతే, మీరు సరైన స్థలంలో ఉన్నారు.
దగ్గరగా చూడటానికి సిద్ధంగా ఉన్నారా?
వర్చువల్ సమావేశం…
లేకపోతే ఆన్‌లైన్ సమావేశం, లేదా వీడియో కాన్ఫరెన్సింగ్ మరియు వెబ్ కాన్ఫరెన్సింగ్ గొడుగు కింద ఆడియో కాన్ఫరెన్సింగ్ అని పిలుస్తారు, వర్చువల్ మీటింగ్ డెఫినిషన్ ప్రకారం విద్య ఇది: “వర్చువల్ సమావేశాలు ఇంటిగ్రేటెడ్ ఆడియో మరియు వీడియో, చాట్ టూల్స్ మరియు అప్లికేషన్ షేరింగ్ ఉపయోగించి ఇంటర్నెట్‌లో జరిగే నిజ-సమయ సంకర్షణలు.” ఒక వ్యక్తి సమావేశం వలె, ఒక వర్చువల్ సమావేశం పాల్గొనేవారిని రెండు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ ఎండ్ పాయింట్ల మధ్య ఆలోచనలను పంచుకోవడానికి, సంభాషించడానికి మరియు సహకరించడానికి సేకరిస్తుంది, వాస్తవానికి శారీరకంగా ఉండడం మినహా, బదులుగా ఒక పరికరం ఉపయోగించబడుతుంది.
వర్చువల్ సమావేశం పెరుగుతున్న వ్యాపారం యొక్క ఆరోగ్యానికి కీలకం. ఉద్యోగి నుండి ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్, సి-లెవల్ ఎగ్జిక్యూటివ్ మరియు ఎవరైనా ఆర్ ప్రొఫెషనల్ వారి పనిని చేయటానికి మరియు సమయం మరియు ప్రదేశంలో ఇతర మానవుల మధ్య అంతరాన్ని తగ్గించడానికి సమూహ కమ్యూనికేషన్ టెక్నాలజీపై ఆధారపడాలి. Ce షధ మరియు ఐటి కంపెనీలు, న్యాయ సంస్థలు, చిన్న మరియు వ్యాపార వ్యాపారాలు మరియు మరిన్ని, వీడియో-సెంట్రిక్ కమ్యూనికేషన్ విధానాన్ని కలిగి ఉన్న తక్షణం మరియు of చిత్యం నుండి ప్రయోజనం పొందుతాయి.
ఇది వర్చువల్ సమావేశం:
ఎవరితోనైనా, ఎక్కడైనా ఎప్పుడైనా సంభాషించగలిగే మార్గం ద్వారా, వర్చువల్ సమావేశాలు స్థానంతో సంబంధం లేకుండా వ్యాపారాలు అభివృద్ధి చెందడానికి అనుమతిస్తాయి. కనెక్షన్‌ను ప్రోత్సహించే వర్చువల్ సమావేశాలతో సాధారణంగా పని సంబంధాలు, కొనసాగింపు మరియు ఉత్పాదక సహకారాన్ని నిరోధించే ప్రాదేశిక అవరోధాలు ఇక ఉండవు. మొత్తం ప్రయోజనాల్లో కొన్ని:
- ప్రయాణ సమయాన్ని తగ్గించారు
- రవాణా, ప్రయాణ మరియు వసతి ఖర్చులను తగ్గించడం
- ఉత్పాదకత పెంచండి = తక్కువ పునరుక్తి
- మంచి ఉద్యోగుల నిలుపుదల
- పోటీతత్వ ప్రయోజనాన్ని
వ్యాపారం విషయానికి వస్తే, మీ కమ్యూనికేషన్ వ్యూహానికి వీడియో-సెంట్రిక్ విధానాన్ని చేర్చడం ఎలా మద్దతు ఇస్తుందో పరిశీలించండి:
- మరింత డిజిటల్-ప్రారంభించబడిన మరియు కనెక్ట్ చేయబడిన శ్రామికశక్తి
- నిర్వహణకు ప్రాప్యత
- మెరుగైన గ్లోబల్ కమ్యూనికేషన్ సంస్కృతి
- వేగవంతమైన ఫలితాలకు సమానమైన మంచి విశ్వసనీయత
- తగ్గిన పునరావృత్తులు మరియు నిమిషం వరకు డేటా మరియు సమాచారం
- మంచి విలువ
- వీడియో కాన్ఫరెన్సింగ్‌తో ఎలా ప్రారంభించాలో ఇంకా కొంచెం అస్పష్టంగా ఉందా? వర్చువల్ సమావేశాన్ని ఎలా ఏర్పాటు చేయాలో ఇక్కడ ఉంది:
సరైన సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఎంచుకోండి
సేవా ప్రదాతతో నిబద్ధతతో దూకడానికి ముందు కొన్ని లాజిస్టిక్‌లను పరిగణించండి.
మీరు సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఎంత తరచుగా ఉపయోగించాల్సి ఉంటుందని మీరు అనుకుంటున్నారు? మీరు ఎంటర్ప్రైజ్-రెడీ వీడియో కాన్ఫరెన్సింగ్ కోసం చూస్తున్నట్లయితే, పాల్గొనేవారు ఎక్కడ ఉన్నారో ఆలోచించండి; ఇంట్లో లేదా బోర్డు గదిలో? ఇది మునుపటిది అయితే, వెబ్ ఆధారిత కాన్ఫరెన్సింగ్ మరింత అనుకూలమైనది, సులభం మరియు ఉపయోగించడానికి సౌకర్యంగా ఉంటుంది.
ఏ లక్షణాలు అందించబడ్డాయో పరిశీలించండి. ఇది స్క్రీన్ షేరింగ్‌తో వస్తుందా (ఐటి కస్టమర్ సేవ మరియు ప్రెజెంటేషన్‌లకు సరైనది); ఆన్‌లైన్ వైట్‌బోర్డ్ (విద్యా ప్రయోజనాల కోసం లేదా సృజనాత్మక పనికి కలవరపరిచేది); లేదా పత్ర భాగస్వామ్యం (భాగస్వామ్య హ్యాండ్‌అవుట్‌లు, ముఖ్యమైన పత్రాలు మరియు ఆన్‌బోర్డింగ్ కొత్త ప్రతిభను మరింత క్రమబద్ధీకరించేలా చేస్తుంది) మొదలైనవి.
మీకు వర్చువల్ సమావేశం ఎందుకు అవసరమో స్పష్టంగా తెలుసుకోండి
మీరు మొదట సమావేశాన్ని ఎందుకు పిలుస్తున్నారు? ఇది అంతర్గత (ప్రకటనలు, ఆన్‌బోర్డింగ్, టిష్యూ సెషన్‌లు, నిర్వహణ సమావేశం) లేదా బాహ్య (అమ్మకాల పిచ్, కొత్త వ్యాపార అభివృద్ధి)? నిర్మాణం మరియు కారణం గురించి ఆలోచించండి, ఆపై సహజంగానే, ఇతర ముక్కలు హాజరు వంటి చోటికి వస్తాయి.
ఎవరు హాజరు కావాలో నిర్ణయించుకోండి
వర్చువల్ సమావేశాలు ప్రత్యేకించి ఒకే సమయంలో, వేరే ప్రదేశంలో ప్రజలను కారెల్ చేయడానికి ప్రభావవంతంగా ఉంటాయి. కాబట్టి మీరు విదేశాలలో, ఇంట్లో లేదా హాలులో పాల్గొనేవారిని కలిగి ఉంటే, మీరు స్థానంతో సంబంధం లేకుండా సులభంగా మరియు సమర్థవంతంగా కనెక్ట్ చేయవచ్చు. ప్రతి ఒక్కరూ సంభావ్య సమయ వ్యత్యాసం గురించి తెలుసుకున్నంతవరకు లేదా టైమ్ జోన్ షెడ్యూలర్‌ను ఉపయోగిస్తున్నంత వరకు, హాజరుకావడం సులభం. అవసరమైన వ్యక్తులను మాత్రమే ఆహ్వానించాలని గుర్తుంచుకోండి. అవసరమైన పాల్గొనేవారిని మాత్రమే చేర్చడం ద్వారా సమయం మరియు డబ్బు ఆదా చేయండి. మరెవరికైనా, తరువాత పంపించడానికి సమావేశాన్ని రికార్డ్ చేయండి.
ఒక రూపురేఖను సృష్టించండి
ఎజెండాను నిర్దేశిస్తే మీ ఆలోచనలు క్రమబద్ధీకరించబడతాయి, అందువల్ల మీరు సమయానుకూలంగా, స్పష్టంగా మరియు ఆకర్షణీయమైన వర్చువల్ సమావేశాన్ని పొందవచ్చు. అదనంగా, పాల్గొనేవారికి వారి నుండి ఏమి ఆశించాలో తెలుసుకోవడానికి ఇది సహాయపడుతుంది. వారు ఏమి సహకరించాలి? సమకాలీకరణకు ముందు వారు ఏదైనా పదార్థం ఉందా? సమావేశం ఎంతకాలం నడుస్తుంది? సంక్షిప్త లేఅవుట్‌తో సహా గందరగోళాన్ని నివారిస్తుంది మరియు పాల్గొనేవారు సిద్ధంగా ఉన్నట్లు భావిస్తారు.
ఆహ్వానాలు మరియు రిమైండర్‌లను పంపండి
వర్చువల్ సమావేశాల గురించి గొప్ప విషయం ఏమిటంటే, మీరు ఇప్పుడే ఒకదాన్ని ముందుగానే సెషన్ లేదా ముందుగానే షెడ్యూల్ చేయవచ్చు. ప్రారంభ ఆహ్వానంలో సమయం, తేదీ మరియు ఇతర ముఖ్యమైన సమాచారం వంటి అన్ని అవసరమైన సమాచారాన్ని స్వయంచాలకంగా ప్లగ్ చేయడం సులభం. రాబోయే సమకాలీకరణలో పాల్గొనేవారికి గుర్తు చేయడానికి మీ కాల్‌లను సమన్వయం చేయడంలో సహాయపడటానికి రిమైండర్‌లను సెట్ చేయండి. అక్కడికక్కడే జరగాల్సిన మరింత అత్యవసర సమావేశాల కోసం, సమావేశ వివరాలను పాల్గొనేవారి పరికరాలకు నేరుగా కాల్చడానికి SMS నోటిఫికేషన్‌లను ఉపయోగించండి. ఆలస్యంగా వచ్చినవారికి లేదా హాజరుకానివారి కోసం వేచి ఉండటానికి ఎక్కువ సమయం వృధా కాదు.
మరింత ప్రభావవంతమైన వర్చువల్ సమావేశాల కోసం లక్షణాలను ఉపయోగించుకోండి
మీ వర్చువల్ సమావేశం కోసం సరైన వీడియో కాన్ఫరెన్సింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ మీ ఆన్‌లైన్ అనుభవాన్ని మెరుగుపరచడానికి అనేక ఆచరణాత్మక మరియు అనుకూలమైన లక్షణాలతో వస్తుంది. ఉత్తమ ఫలితాల కోసం, మీరు ఎంచుకున్న సాంకేతికత లోడ్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి:
- స్క్రీన్ షేరింగ్: ప్రదర్శనకు నాయకత్వం వహించడానికి లేదా ఐటి సమస్యను పరిష్కరించడానికి పాల్గొనే వారితో మీ స్క్రీన్‌ను తక్షణమే భాగస్వామ్యం చేయండి.
- రికార్డింగ్: తరువాత చూడటానికి ఇప్పుడే రికార్డ్ నొక్కండి. కాల్‌కు హాజరుకాని పాల్గొనేవారికి పర్ఫెక్ట్.
- లిప్యంతరీకరణ: రికార్డ్ చేయబడిన అన్ని సమావేశాల యొక్క స్వయంచాలక లిప్యంతరీకరణలు ఎటువంటి ఆలోచనను కోల్పోకుండా చూస్తాయి.
- ఆన్‌లైన్ వైట్‌బోర్డ్: చిత్రాలు, రంగులు మరియు ఆకృతులను ఉపయోగించి భావనలు మరియు గ్రాఫిక్‌లను వ్యక్తీకరించడానికి ఒక సృజనాత్మక మార్గం.
టేక్ అవే చేర్చండి
మీ వర్చువల్ సమావేశం ముగింపులో, పాల్గొనేవారు దేనితో బయలుదేరాలని మీరు కోరుకుంటున్నారు? ఉద్దేశ్యం ఏమిటి మరియు తదుపరి దశలు ఏమిటి? ప్రతి ఒక్కరూ లక్ష్యాన్ని తెలుసుకొని దూరంగా నడుస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి మరియు తరువాత ఏమి చేయాలి.
ఇమెయిల్‌తో అనుసరించండి
మీకు వీలైనంత చిన్నదిగా మరియు తీపిగా ఉంచండి, అయితే ఇక్కడ తదుపరి ఇమెయిల్‌లో ఏమి చేర్చాలి: సమావేశ నిమిషాల సారాంశం, తదుపరి దశలు, ముఖ్య సమావేశ సాధన (ఇది మీ సమావేశం యొక్క లక్ష్యంతో సరిపోలాలి) మరియు రికార్డింగ్ (మీరు రికార్డ్ చేస్తే ).
వర్చువల్ మీటింగ్ ఉత్తమ పద్ధతులు
వర్చువల్ సమావేశం పంపినవారికి మరియు స్వీకరించేవారికి మధ్య కమ్యూనికేషన్‌ను ఎలా బలోపేతం చేయగలదో మీకు ఇప్పుడు మంచి అవగాహన వచ్చింది, కొన్ని ఉన్నాయి మర్యాద అనుసరించుట. గుర్తుంచుకోవలసిన కొన్ని విషయాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:
టెక్నాలజీ: మీ టెక్నాలజీ నవీకరించబడిందని మరియు పనిచేస్తుందని నిర్ధారించుకోవడానికి ప్రీ-మీటింగ్ చెక్ చేయండి. మీ మైక్, స్పీకర్లు మరియు కెమెరా సిద్ధంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. మీ సెట్టింగులను ధృవీకరించండి మరియు మీరు మోడరేట్ చేస్తుంటే, వెయిటింగ్ రూమ్ ప్రారంభించండి మరియు ప్రతి ఒక్కరూ స్వయంచాలకంగా మ్యూట్ చేయడానికి సెట్ చేయబడ్డారని నిర్ధారించుకోండి.
పార్టిసిపేషన్: మీ సమావేశ రూపురేఖలను సమీక్షించండి మరియు విషయాలు జరుగుతున్న ముందు ప్రవాహాన్ని అధిగమించండి. ఈ విధంగా, విరామాలు మరియు విరామాలు ఎక్కడ ఉన్నాయో మీరు సిద్ధం చేసుకోవచ్చు మరియు పాల్గొనేవారిని అడగడానికి ప్రశ్నలను ప్లాన్ చేయవచ్చు. ఆన్‌లైన్ వైట్‌బోర్డ్‌ను ఉపయోగించి కార్యాచరణను చేర్చడానికి ప్రయత్నించండి మరియు “చెప్పండి” కు బదులుగా “చూపించు” చేయడానికి స్క్రీన్ షేరింగ్ ఫీచర్‌ని ఉపయోగించండి.
ఎంగేజ్మెంట్: మీరు మీ డెలివరీని ఆసక్తికరంగా చేసినప్పుడు పాల్గొనేవారు మీ సమాచారాన్ని గ్రహించే అవకాశం ఉంది. గణాంకాలు మరియు పొడి కొలమానాలను ప్రసారం చేయడానికి బదులుగా, ప్రారంభ, మధ్య మరియు ముగింపుతో కథను చెప్పండి. చిత్రాలు, వీడియోలు, ప్రకాశవంతమైన రంగులు మరియు ముఖ్యమైన పదాలను హైలైట్ చేయడం ద్వారా అవసరమైన డేటా మరియు సమాచారాన్ని పొందుపరచండి.
ఆనందించండి: వర్చువల్ సమావేశాన్ని సామాజికంగా చేయడం మర్చిపోవద్దు! ఐస్ బ్రేకర్ ప్రశ్నలతో వర్చువల్ సమావేశాన్ని తెరవండి. "ఈ వారాంతంలో మీరు ఏమి పొందారు?" వంటి చిన్న సమూహాలలో కొంచెం ఎక్కువ వ్యక్తిగత పని చేసే ప్రశ్నలు. లేదా “మీరు నెట్‌ఫ్లిక్స్‌లో ఏమి చూస్తున్నారో మాకు చెప్పండి.”
పెద్ద సమూహాలతో, మీరు మరింత అస్పష్టంగా మరియు సరదాగా ఉండవచ్చు, “మీరు ఎప్పటికప్పుడు ఉపయోగించే వ్యక్తిగత అవసరం ఏమిటి?” లేదా “ఏ పిల్లవాడి సినిమా లేదా పుస్తక పాత్ర మీ గురించి మీకు గుర్తు చేస్తుంది?”
మరియు ఒక సమావేశంలో, "మీరు సమూహంలో చివరిసారి మాట్లాడినది ఎప్పుడు?" లేదా "మీరు ఏదైనా జంతువుల తోకను కలిగి ఉంటే, అది ఏమిటి?"
వృత్తిపరమైన వాతావరణంలో ఒకరినొకరు తెలుసుకోవాలనే ఆలోచన ఉంది, కాని మరింత సాధారణం స్వరంతో. ఐస్ బ్రేకర్ తగిన భావోద్వేగాన్ని ప్రేరేపిస్తుంది, అభ్యాసాన్ని ప్రేరేపిస్తుంది మరియు బంధాన్ని ప్రోత్సహిస్తుంది. వర్చువల్ టేబుల్‌కు తీసుకురావడానికి అన్ని అద్భుతమైన నైపుణ్యాలు!
కాల్‌బ్రిడ్జ్‌ను మీ గ్రూప్ కమ్యూనికేషన్ ప్లాట్‌ఫామ్‌గా ఎంచుకోండి మరియు వర్చువల్ మీటింగ్‌ను ఎలా సెటప్ చేయాలో నేర్చుకున్న తర్వాత ఉత్పాదకత మరియు ఎంగేజ్మెంట్ స్పైక్‌గా చూడండి. స్క్రీన్ షేరింగ్, AI- శక్తితో కూడిన ట్రాన్స్క్రిప్షన్ మరియు సారాంశాలు, అధిక భద్రతా చర్యలు, సున్నా డౌన్‌లోడ్‌లు మరియు అనుకూలీకరణలతో కూడిన ప్రీమియం లక్షణాలతో, మీరు పాల్గొనే వారితో ఏదైనా వర్చువల్ సమావేశాన్ని విజయవంతం చేయవచ్చు.
