کانفرنس کال میٹنگ کی میزبانی کیسے کریں
اگر آپ سب سے زیادہ چھوٹے کاروباری مالکان کی طرح ہیں، تو آپ کو میزبانی کرنی پڑے گی۔ ایک کانفرنس کال میٹنگ یا اپنی ٹیم کے ساتھ ترتیب کی منصوبہ بندی یا ذہن سازی کریں۔ آپ نے شاید اب تک یہ بھی محسوس کر لیا ہو گا کہ تمام میٹنگیں اتنی نتیجہ خیز نہیں ہوتیں جتنی کہ ہو سکتی ہیں۔
بعض اوقات ملازمین دیر سے دکھاتے ہیں۔ بعض اوقات وہ بہت زیادہ نیند یا مشغول ہوتے ہیں۔ دوسرے اوقات ، وہ بالکل بھی ظاہر نہیں ہوتے ہیں۔ کبھی کبھی حیرت کرنا آسان ہے کہ اگر کانفرنس کال میٹنگ کی میزبانی کرنا بھی ممکن ہو جہاں کچھ بھی غلط نہ ہو۔
خوش قسمتی سے آپ کے لئے ، ایک بامعنی اور نتیجہ خیز کانفرنس کال میٹنگ ممکن ہے۔ پر کالبرج، ہم نے کافی ملاقاتوں کو دیکھا اور سہولت فراہم کی ہے تاکہ یہ جان سکے کہ ممکنہ طور پر بہترین اجلاس کی میزبانی کے ل you آپ کو کیا کرنا چاہئے۔ آپ کو ان تیز اور آسان مراحل پر عمل کرنے کی ضرورت ہے۔
مرحلہ 1: اس سے پہلے کہ آپ کچھ اور کریں ، ملنے کا ایک واضح مقصد رکھیں۔
مرحلہ 2: ایک کانفرنس کال میٹنگ کا ایجنڈا بنائیں جو زیادہ سے زیادہ تفصیل سے ہو۔
مرحلہ 3: میٹنگ کے مفصل دعوت نامے بھیجیں اور اپنے مہمانوں کی پیروی کریں۔
مرحلہ 4: غیر منسلک مضامین کو بعد میں محفوظ کریں تاکہ آپ کی میٹنگ پٹڑی سے دور نہ ہو۔
مرحلہ 5: اجلاس کے اختتام سے پہلے ہر ایک کے ل next اگلے اقدامات پر اتفاق کریں۔
ایک واضح جلسہ مقصد ہے
حلقوں میں گھومنا آسان ہے جب آپ ایک میٹنگ کی میزبانی کریں "پروجیکٹ X پر جائیں" یا "Y سے متعلق موضوعات کو دریافت کریں"، کیونکہ آپ نے میٹنگ کے لیے واضح اہداف مقرر نہیں کیے ہیں۔ اس کے بجائے، "زوال کی مہم کے لیے ایک سمت طے کریں"، یا "ہمارے سوشل میڈیا اشتہارات کے لیے پیمائش کے فریم ورک کو قائم کریں اور اس پر اتفاق کریں" جیسے ہدف کو کیسے ترتیب دیں۔
اپنے اہداف کے ساتھ ہر ممکن حد تک مخصوص ہونے کی کوشش کریں ، اور آپ نہ صرف یہ بتاسکیں گے کہ آپ کی میٹنگ کامیابی ہے یا نہیں ، بلکہ یہ بھی کہ آپ اپنی گفتگو میں باخبر رہ رہے ہیں یا نہیں۔
کانفرنس کال میٹنگ کا ایجنڈا تشکیل دیں
کوئی بھی شخص اپنا 90 XNUMX٪ وقت پیشانی پر صرف کرکے کتاب نہیں لکھتا ہے۔ کسی ایجنڈے کا ہونا اور اس پر قائم رہنا آپ کو اپنی کانفرنس کال میٹنگ کے لئے واقعی اس مقصد کے حصول کے بہت قریب ہوجائے گا جو آپ نے پہلے طے کیا تھا کیونکہ آپ کے اجلاس میں تمام اہم مضامین پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے ایک مقررہ وقت ہوگا۔
یہ یاد رکھنا بھی ضروری ہے کہ ہم سب صرف انسان ہی ہوتے ہیں ، اور بعض اوقات ہم میں سے بہترین غلطیاں کرتے ہیں ، ٹینگیینٹ پر چلتے ہیں ، یا تفریح کے لئے محض بے وقوف ہوتے ہیں۔ آپ اپنی کانفرنس کال میٹنگ کو شیڈول کے مطابق رکھیں ، لیکن براہ کرم اس کے بارے میں عسکریت پسند نہ بنو۔ ہر جلسے میں کچھ تفریح کرنے کی گنجائش موجود ہے۔
ان سے ملاقات کے تفصیلی دعوت نامے بھیجیں اور ان کی پیروی کریں
دعوت نامے بھیجنا ، قاعدہ "پہلے والا ، بہتر" ہے۔ اس طرح ، آپ کے پاس وقت ہے کہ وہ آہستہ سے لوگوں کو یاد دلائیں اگر وہ آپ کی میٹنگ میں RSVP کو بھول گئے ہیں۔ اپنے شرکاء کو وقت دینا بھی انہیں آپ کے جلسے کی تیاری کرنے کا اہل بناتا ہے ، اور خود کو اس رفتار تک پہنچا دیتا ہے جس سے انہیں اجلاس سے پہلے جاننے کی ضرورت ہوتی ہے۔
آپ کے ایجنڈے کو تفصیل سے بیان کرنے کی ضرورت کیوں ہے؟ محض اس لئے کہ جب شرکا جان لیں کہ ان سے کسی خاص موضوع یا نوکری کے بارے میں پوچھا جائے گا تو وہ پیشگی جواب تیار کرنے کا رجحان رکھتے ہیں۔ بنیادی طور پر ، وہ ان کی میٹنگ کے لئے زیادہ تیار ہوں گے ، یہاں تک کہ اگر صرف کسی ایسے شخص کی حیثیت سے تیار ہونے سے بچنا ہے جو تیار نہیں تھا۔
"پارک" کانفرنس کال میٹنگ کے مضامین جو متعلق نہیں ہیں
جب آپ کی میٹنگ غیر متعلقہ ٹینجینٹ میں جانے لگے تو آپ کیا کریں گے؟ آپ انہیں بس روکنے کے لئے کہہ سکتے تھے ، لیکن یہ شاید سب سے زیادہ تدبیر اور پذیرائی حاصل کرنے والا حل نہ ہو۔ اس کے بجائے ، اجلاس کے اختتام پر ، یا بعد میں ، ان ٹینجنٹس کا دورہ کرنے کے لئے "پارکنگ" کرنے کی کوشش کریں۔ کچھ لوگ اسے "پارکنگ" کہتے ہیں۔
اگر کسی نے کوئی درست نقطہ اٹھایا تو اس کی نشاندہی کرنے کی ضرورت ہے ، لیکن اس کے بعد بھی اس ملاقات کے لئے واضح طور پر مطابقت نہیں رکھتا ہے۔ اس طرح ، اہم مضامین کو ابھی بھی ان کی توجہ دی جاسکتی ہے جب کہ آپ کی میٹنگ جاری رہتی ہے ، بغیر کسی عنوان کے گفتگو سے۔
یقینی بنائیں کہ اگلے اقدامات پر اتفاق رائے ہو گیا ہے
یہ اقدام ضروری ہے۔ میٹنگ کے اختتام پر ، اگلے سارے اقدامات کو دہرائیں ، نیز یہ بھی معلوم کریں کہ کون ملکیت اختیار کرے گا۔ ایک بار جب تمام فریق اپنے کاموں پر راضی ہوجائیں تو ، کوئی بھی شخص الجھن میں ہونے کا ، یا یہ کہتے ہوئے کہ "کوئی چیز ان کے ذہن سے کھسک گئی" نہیں بنا سکتی۔
شکریہ اشارہ، آپ تمام شرکا کو AI سے تیار میٹنگ کی نقل بھی بھیج سکتے ہیں تاکہ اس کے بارے میں کوئی الجھن نہ ہو کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے۔
اگلی میٹنگ کب ہوگی اس سے اتفاق کرنے کے بعد ، آپ پھر اپنی پارکنگ میں چکر لگاسکتے ہیں اور کسی بھی اضافی تفصیلات کو ایڈریس کرسکتے ہیں ، یا صرف چیٹ کرسکتے ہیں۔ اگرچہ آپ کبھی بھی کانفرنس کال میٹنگ کی میزبانی کرتے وقت حالیہ واقعات اور فلموں جیسی چیزوں کے بارے میں بات کرنا بیکار سمجھ سکتے ہیں ، لیکن یہ کام کے ایک مثبت ماحولیاتی نظام اور خوش ملازمین کے لئے ضروری ہے۔
