Pan fydd rhywbeth mor fawr â phandemig yn effeithio ar y byd, mae'n anochel ei fod yn newid sut mae'r byd yn gweithio. Cam wrth gam, gan groesi trwy diriogaeth anhysbys, mae pob diwydiant a phob busnes yn dysgu sut i addasu a bod yn llwyddiannus yn yr arfer newydd hwn - yn enwedig cyfreithiol.
Mae'r system gyfreithiol wedi mynd trwy gyfyngiadau a chyfyngiadau lluosog, ac o ganlyniad, mae wedi effeithio ar amlder ac argaeledd cynigion, cyn-dreialon, treialon, a'r broses ymgyfreitha gyfan.
Fel gweithiwr proffesiynol cyfreithiol, siawns nad ydych chi wedi profi'n uniongyrchol y goblygiadau o orfod gweithio gartref. Mae cyfarfodydd rhithwir wedi dod yn arian cyfred wrth i brosesau a systemau blaenorol symud i drawsnewid yn ofod ar-lein. Gyda thirwedd gyfreithiol sy'n newid yn amlwg, mae fideo-gynadledda yn dod yn ddatrysiad i lawer o achos cyfreithiol, gan ddechrau gydag arholiadau i'w darganfod.
Mae fideo-gynadledda yn caniatáu i ddwy ochr y cwnsler gaffael ffeithiau, tystiolaeth, cefnogaeth, honiadau, prawf ac amddiffynfeydd angenrheidiol a beirniadol yn yr achos cyfreithiol heb orfod camu troed yn y llys erioed.
Gan dybio bod eich cwmni cyfreithiol wedi trosglwyddo ar-lein - cynyddu nifer y cyfarfodydd o bell, cryfhau'r adran TG, dysgu sut i ddefnyddio rhannu sgrin a chefndiroedd rhithwir, gan wneud addasiad i gyfarfodydd a chyflwyniadau byrrach, mwy cryno ar-lein - gallwch nawr weld sut mae technoleg yn rhoi cyfle i gyfathrebu o bell yn rhwydd.
Gadewch i ni blymio'n ddyfnach i sut mae hyn yn cymryd siâp ar draws gwahanol oblygiadau cyfreithiol.
Mae un o nodweddion hawsaf a blaengar cynadledda fideo yn cynnwys recordio. Mae taro record unwaith y bydd cyfarfod ar-lein wedi cychwyn, yn rhoi recordiad dechrau-i-orffen, wedi'i ddal yn llawn o bopeth a ddaeth i'r amlwg yn y sync.
Fodd bynnag, gall hyn fod yn newid gweithdrefnol i lawer o gwmnïau a busnesau. Cyn symud ar-lein a'r rhan fwyaf o bobl yn gweithio gartref, a gofnodwyd galwadau tîm erioed? Pwy gymerodd nodiadau cyfarfod? Faint o amser a dreuliwyd yn ymgynnull? Gwnewch y symudiad yn fwy di-dor trwy ymgorffori technoleg sy'n gwneud y gwaith codi trwm fel dal sain, fideo, sgriniau sgrin, dolenni a dogfennau wedi'u hanfon atoch.
Ochr yn ochr â budd recordio fel rheol daw trawsgrifiadau a chrynodebau craff, dwy nodwedd sy'n gwella'r broses darganfod arholiadau. Nid yn unig y mae naws ac iaith y corff yn cael eu dal trwy fideo, ond hefyd gellir canfod naws y llais, patrymau meddwl, a geirfa trwy dagiau siaradwr y dechnoleg, algorithmau datblygedig, a chysylltiadau pwnc cyffredin.
Ar ochr arall y geiniog, fodd bynnag, mae ychydig o heriau y dylai ymgyfreitha ac ymchwilio yn y dyfodol eu hystyried. Mae recordio torfol yn codi tri phwynt pryder o safbwynt storio data:
Lluosi Data
Pan fydd mwy a mwy o gyfnewidfeydd ar-lein yn cael eu cofnodi, mae mwy o ffeiliau'n pentyrru ac felly hefyd maint y ffeiliau fideo. Wrth i faint y data ddringo o ran maint, bydd y gallu i storio ac adfer yn ddiogel yn cynyddu ochr yn ochr.
Rheoli Cofnodion
Mae storio data yn ddiogel yn hanfodol oherwydd gall y wybodaeth a rennir ac a drafodir fod yn sensitif iawn ac ni ddylai unrhyw un arall ei gweld. Ystyriwch sut a ble mae'r ffeiliau hyn yn cael eu storio. Pwy neu beth yw'r diogelwch? Pwy sydd â mynediad, a sut maen nhw'n cael eu gwarchod?
Discovery
Yn flaenorol, mae'n bosibl bod cyfarfodydd wedi'u recordio ar sain, neu wedi'u hysgrifennu mewn dogfen prosesu geiriau, felly, gan gyfyngu ar gywirdeb a chwmpas y wybodaeth a ddarparwyd.
Efallai y casglwyd y data mewn cyflwyniad neu agenda. Nawr, mae'r potensial ar gyfer ffeiliau a thrawsgrifiadau electronig manylach yn llawer mwy manteisiol nag erioed. Mae gan gyfarfodydd ar-lein wedi'u recordio y gallu i ddal sain a neu fideo ochr yn ochr â holl gynnwys y cyfarfod sy'n cynnwys pob trafodyn a chyfnewid trwy gydol y cyfarfod.
Cadwch mewn cof werth mynegiant wyneb, ystumio, a phopeth sydd cyfathrebu heb siarad.
Rhywbeth i'w gofio:
Gall mynediad i gyfarfodydd wedi'u recordio fod yn a cadarnhaol a negyddol gan y gallai “ôl troed digidol” fod yn sail i'w ddefnyddio'n ddiweddarach. Sicrhewch fod eich mesurau preifatrwydd a diogelwch yn gyfredol ac yn dryloyw gan y gall ceisiadau darganfod achos cyfreithiol gynnwys cyfarfodydd fideo yr un mor gyffredin â negeseuon e-bost a dogfennau.
Er mwyn sicrhau cywirdeb a thryloywder cyffredinol, gosodwch bolisïau sy'n creu cydlyniant o ran cynadledda fideo. Bydd trefnu data, penderfynu ar ganllawiau, a sefydlu llif neu weithdrefn yn gyffredinol o ran cyfarfodydd ar-lein yn sicrhau bod risgiau diogelwch yn gyfyngedig, bod data'n cael ei gloddio a bod gwybodaeth ar gael yn rhwydd:
- Penderfynwch ar gonfensiynau enwi cyfarfodydd a phwy sy'n gyfrifol am reoli'r recordiadau. Ble bydd y recordiadau'n byw a beth yw'r rheolau gweinyddol ar gyfer storio, hygyrchedd, dileu, darganfod, ac ati?
- Yn dibynnu ar faint y cyfarfod, dirprwyo cyfrifoldebau recordio i un neu ychydig o gyfranogwyr. Dewiswch gyfranogwr o bob adran, goruchwyliwr neu reolwr i fod yn gyfrifol am recordio gwahanol fathau o gyfarfodydd. Pwy fydd y safonwr a pha bolisïau, rheolau a gweithdrefnau y mae angen eu rhoi ar waith ar gyfer gwahanol gyfarfodydd rhithwir?
- Pa “olygfa” ydych chi am ei chadw? Ar ôl i chi benderfynu pwy yw'r safonwr (neu efallai fod yna ychydig) dewiswch pa un o'r opsiynau cyfarfod amrywiol sy'n diwallu anghenion eich cwmni a phwy fydd yn gwneud y recordiad o ba gyfrifiadur - neu fan gwylio.
- Cadwch lygad ar y diwedd crynodebau ac adroddiadau a ddarperir gan y platfform fideo-gynadledda a phenderfynu pwy sy'n gyfrifol amdanynt. Pwy fydd yn eu derbyn a sut y bydd mynediad atynt?
- Osgoi derailing darganfyddiad gyda dyddodion fideo-gynadledda:
Sefydlu lleoliad ffisegol y deponydd a sut y bydd ef / hi yn cael ei sefydlu'n logistaidd i gysylltu â'r cyfarfod rhithwir
Dewch gydag opsiwn arall os na all gohebydd y llys a'r deponydd arddangos yn yr un lleoliad
Mynnwch arddangosion i'r deponydd trwy'r post ymlaen llaw neu'n electronig yn ystod y dyddodiad
Rhedeg yn llyfn - profwch y dechnoleg cyn diwrnod y rhith-ddyddodiad
Cysylltu atwrneiod lluosog a chyfranogwyr o amrywiol leoliadau daearyddol
Mae pawb yn cytuno arno ynghylch a fydd yn cael ei gofnodi ai peidio - mynnwch gydsyniad - Bod â pholisi cadw sy'n dadansoddi sut y bydd cynadleddau fideo yn cael eu storio, a'u dinistrio'n ddiweddarach ar ôl cyfnod penodol o amser.
Ar ôl i gyfarfod ar-lein lapio, mae'r recordiadau'n cael eu cadw yn y cwmwl ac yn parhau i fod yn hygyrch trwy borth y cwmni neu gan y safonwr. Mesur preifatrwydd a diogelwch yw caniatáu mynediad i rai cyfranogwyr. Dylid sefydlu rheoli cofnodion cyffredinol, protocolau gweithredu a mynediad trwy drafod a datblygu polisi a gweithdrefn.
Atal torri diogelwch a chlustfeinio fideo gyda thechnoleg sy'n gwneud pob cyfnewidfa ar-lein yn ddiogel ac yn breifat. Gorfodi'r defnydd o god mynediad un-amser neu un person sy'n taro record yn ystod y cyfarfod. Chwiliwch am nodweddion fel:
- Cod Mynediad Un-amser: Mae pob galwad wedi'i hamgryptio â chod unigryw a phreifat sydd ond yn ddilys ar gyfer y rhai penodedig ac a drefnwyd galw cynhadledd.
- Clo Cyfarfod: Ar ôl i'r cyfranogwyr arddangos, actifadwch y nodwedd hon i atal cyfranogwyr dieisiau rhag ymyrryd. Bydd gofyn i unrhyw un sy'n ymddangos yn hwyr ofyn am ganiatâd y safonwr.
- Cod Diogelwch: Os yw agenda'r cyfarfod ar-lein yn golygu trafod gwybodaeth sensitif iawn, ychwanegwch haen arall o ddiogelwch gyda chod ychwanegol sy'n ofynnol wrth fynd i gynhadledd.
Mae technoleg sydd ar gael yn rhwydd ac sy'n darparu'r sail dros ddarganfod yn bodoli yn profi i ddod yn fwy cyffredin. Ac wrth symud ymlaen, mae'n annhebygol y bydd achos personol yn cael blaenoriaeth. Os gellir cyflawni darganfyddiad cyfreithiol a phrosesau eraill ar-lein, mae'n bosibl y byddant yn parhau i gael eu cynnal ar-lein.
O ran troi at meddalwedd cynadledda fideo yn lle arddangos i fyny yn bersonol,
mae'r buddion - gan gynnwys arbed costau, llai o deithio, mwy o amser, cydweithredu o bell, cynnydd mewn cynhyrchiant, llai o oedi - yn sicr yn gorbwyso'r heriau:
Her # 1:
Yn draddodiadol, mae pob parti fel arfer ym mhresenoldeb corfforol eu cwnsler cyfreithiol y mae'n ofynnol iddynt ddarparu, cynorthwyo ac egluro dogfennau ac arddangosion yn ystod yr arholiad.
Ateb:
Yn lle, gyda chynadledda fideo, mae hwn yn gyfle i gynllunio ymlaen llaw. Rhaid i atwrneiod a chwnsler cyfreithiol ddatrys unrhyw ddarn o dystiolaeth, arddangos, dogfennu a phrawf ymlaen llaw. Dylai fod yn glir, wedi'i labelu, ei drefnu, ei deitl, a'i anfon trwy'r post neu'n barod i gael ei danio yn electronig. Sicrhewch fod cyfeiriadau'n gyfredol, wedi'u sillafu'n gywir a bod pawb sydd angen y data yn cael eu cynnwys yn y trafodiad digidol neu'r post a bostiwyd.
Her # 2:
Gallai asesu ymarweddiad a chyfaddawd tystion fod yn wallgof trwy gyswllt fideo yn hytrach na bod yn bresennol yn yr un lleoliad corfforol.
Ateb:
Bydd prawf technoleg a wneir yn y dyddiau sy'n arwain at y cyfarfod rhithwir yn sicrhau bod y cyfranogwr yn cael ei weld yn glir ac yn gyfan gwbl. Creu canllaw cyfeirio fideo-gynadledda ar gyfer cleientiaid, cydweithwyr, a gweithwyr proffesiynol cyfreithiol eraill yn eich cwmni sy'n cynnwys arferion gorfodol ar gyfer taflunio lleisiol, goleuo, osgo, cefndiroedd derbyniol, ac unrhyw wybodaeth arall sy'n gwneud darganfyddiad fideo ar bwynt, caboledig a phroffesiynol.
Her # 3:
Gallai lleoliad nad yw'n sefydliadol neu sy'n ymddangos nad yw mor niwtral neu briodol fod yn crebachu, yn gamarweiniol, neu'n arwain at archwiliad annigonol.
Ateb:
Rhowch fideos enghreifftiol a thiwtorialau ar-lein o sut y dylai dyddodiad y gynhadledd fideo, galwad darganfod, cyn-dreial, neu'r broses dreial ddatblygu. Amlinellwch yr hyn sy'n dderbyniol, a pha drefniadau a chefndiroedd a fydd yn arwain at arholiad llwyddiannus. Rhowch enghreifftiau o fideos gwael a beth i beidio â'i wneud hefyd.
Her # 4:
Mae peidio â bod yn yr un gofod corfforol yn agor yr archwiliad i gamdriniaeth neu gamymddwyn posib.
Ateb:
Mae angen tryloywder llawn y drafodaeth o'r dechrau i'r diwedd. Mae cydsynio â phrydlon amlwg ar ddechrau'r cyfarfod yn sicrhau bod pawb yn cydymffurfio. At hynny, mae darparu addysg a hyfforddiant ynghylch arferion gorau yn ystod arholiad yn solidoli prosesau i sicrhau eu bod yn symlach ac yn safonol.
O ran ansawdd gwirioneddol y cyfathrebu trwy gydol arholiadau i'w darganfod trwy fideo-gynadledda dyma rai arferion gorau:
• Gosod Ar wahân i'r Amser - Cyn, Yn ystod Ac Ar Ôl
Gwiriadau i mewn, cyfweliadau, tystiolaethau, cyfarfodydd, dyddodion - gwnewch yn siŵr bod peth amser o'r blaen i baratoi, digon o amser yn ystod i fynd drwodd a rhoi peth amser o'r neilltu i fyfyrio a mynd trwy'r recordiad neu'r crynodebau.
• Sicrhau bod Pob Techneg yn Gweithredu
Pan nad yw amser yn hanfodol, peidiwch â chael eich dal i geisio trwsio a datrys materion technegol tra bod pawb yn aros. Dangoswch i'r gynhadledd fideo ychydig yn gynharach a phrofwch eich mic, siaradwr a'ch cysylltiad.
Gwiriwch i weld a oes tâl am bopeth, mae cortynnau ychwanegol ar gael, mae wifi yn gryf, ac ati. Manteisiwch ar brofion sain a fideo a gynigir gan lwyfannau cynadledda ar lefel menter.
• Gwiriwch Ddwbl Y Smotyn
Dewiswch fan sy'n dawel, di-haint, a heb dynnu sylw. Mae wal wen neu ystafell gaeedig gyda chefndir plaen, aflonyddgar yn gweithio orau.
• Cadw at yr Amseru
Cyfathrebu hyd y cyfarfod o flaen amser fel y gall pawb gynllunio yn unol â hynny. Yn union fel cyfarfod personol, crëwch agenda, cadwch ato, ac amddiffyn amser pawb.
• Gwiriwch Gysylltiad Sain a Fideo
Defnyddiwch headset i leihau adborth a chynyddu eich clyw a'ch tafluniad i'r eithaf. Defnyddiwch gynadledda fideo sydd â galluoedd sain / fideo o ansawdd uchel.
Gadewch i Callbridge ddarparu'r dechnoleg fideo-gynadledda i'ch cwmni cyfreithiol sy'n gwneud i weithdrefnau cyn-dreial redeg yn esmwyth mewn lleoliad rhithwir. Gyda'r potensial anhygoel i ddod â llawer o drafodion personol ar-lein, mae'r cyfle i gwtogi ar gostau, gweithio mwy gartref, cyflymu prosesau barnwrol, a chael mwy o wybodaeth yn gyflymach ar flaenau eich bysedd.
Mae gan blatfform cyfathrebu dwyffordd Callbridge y pŵer i fynd yn fwy manwl a rhoi dimensiwn i'r ffordd y mae cwmnïau cyfreithiol yn cynnal eu busnes. Mae cyfarfodydd ar-lein wedi'u recordio yn rhoi'r ymdeimlad i'r holl bartïon o fod wyneb yn wyneb ond o bellter diogel ac iach. Hefyd, mae'n darparu presenoldeb mwy hyblyg a chyda'r meddylfryd cywir, mae cynllunio a pharodrwydd yn lle addas ar gyfer cyfarfodydd personol.
