Veebikoosoleku planeerimisel peate osalejate tähelepanu pöörama rohkem kui lootma! Tegelikult soovite innustada neid kihluma ja kohal olema. Selleks peab teie veebikohtumine olema struktureeritud. See tuleb kujundada ja teie publiku jaoks.
Lõppude lõpuks, mis eesmärk on muidu? Miks kulutada aega vägede kogumisele, et minna üle eduaruannetest või avada suhtlusliinid, et pigi ajendada, kui ainsaks kuuldavaks heliseks on kilked?
Interaktiivsema lähenemisega veebikohtumistele võite oodata kõrget seotust, paremat teabe omastamist ja põhjalikumat sisu mõistmist. Võib-olla isegi natuke lõbus!
Läheme asja juurde - ärikohtumised, see tähendab!
Harvardi ettevõtlusülevaate artikli kohaselt veedavad tippjuhid, C-taseme töötajad ja teised otsustajad ligi kolmveerand ajast teistega kohtumiseks, et arutada töö edenemist. See on palju koosolekutel veedetud aega.
Ärgem unustagem ka kaugtöötajaid. Tänu keerukale tehnoloogiale on online-kohtumised meeskondade ja kolleegidega erinevates kohtades võimalikud, kuid ajavööndite, ühenduvuse ja projektide koordineerimisega on endiselt probleeme. Siin võib kulutatud aeg kaduma minna või väärkasutada.
Kas teete kõik endast oleneva, et tagada veebikohtumiste produktiivsus ja ajakasutus?
Kui soovite:
- Leidke kolleegide ja kaugtöötajatega kooskõlastamiseks lihtsamaid viise
- Püsige ühenduses ajast ja kaugusest hoolimata
- Elavdage suhtlemist
- Suurema osaluse ja efektiivsuse saavutamiseks vajutage
Siin on mõned ideed koosolekute elavdamiseks, et muuta need interaktiivsemaks ja tõhusamaks:
Esiteks küsige endalt: kas see kohtumine on hädavajalik? Kas peate tõesti seda koosolekut pidama?
Osalejate suhtlemiseks ja koostööks tuleb kuulda hääli, arvamusi, järeldusi ja teabe jagamist. Veebikohtumise korral eelistatakse monoloogile dialoogi.
Kui on mõni teadaanne või teave, mis ei nõua osalejatelt lisamist või töötamist ja ainult kuulamist, kaaluge, kuidas teie sõnum võiks e-kirjas paremini sobida. Interaktiivsete ja huvitavate koosolekute jaoks võib osalejate ainult kuulamist palumine põhjustada huvi kaotamise või teesklemise.
Kui veebikohtumise sisu ja eesmärk on „vajalikuks” seatud, toimige järgmiselt.
12. Hallake ootusi
Kasvatage kolleegide seas õiget mõtteviisi, andes neile eelnevalt teada, et nende osalemine on vajalik. Enne veebikohtumist saadetud päevakavas esitage lihtne paigutus sellest, mida kõik võivad oodata.
Esitage probleemi ja andke osalejatele teada, et nende ideid ja panust on vaja. See annab neile aega mõtlemiseks ja probleemide lahendamiseks, seades samas ka mõned põhireeglid.
Lisaks andke neile teada mõned põhilised eeldatavad etiketid, näiteks:
- Kui te ei räägi, klõpsake nuppu „vaigista”
- Hoiduge söömisest ja joomisest
- Pange telefonid eemale ja muud segavad tegurid pausi
11. Check-in koos kolleegidega
Hiljutise pandeemia valguses, mille tagajärjel töötavad miljonid inimesed kodus, võib kaugtöö tunda eraldatust. Kavandades lihtsalt esmaspäeval koosoleku ja alustades lihtsast küsimusest: "Mida sa sel nädalavahetusel tegid?" saate osalemist esile kutsuda ja julgustada kolleege end avama.
Veelgi parem, olenevalt kohtumise suurusest, kasutage seda sissejuhatavat aega, et kõik jõuaksid ja tänaksid kolleegi millegi eest, mida nad tegid. Suur või väike, näidates tänulikkust lihtsa nimekõne ja ülesande hüüdmisega, aitab tänulikkus kõiki muuta tunne end rohkem ühendatuna. See on väike, kuid vägev viis sotsiaalse sideme ergutamiseks virtuaalsel platvormil.
Kas teie meeskonda kuulub palju kaugtöötajaid? Sisestage rohkem sotsiaalse sideme tunnet, süstides natuke lõbusat, et aidata jäälõhkuda ja panna inimesi vähem sotsiaalset distantseerumist või kodutööd tehes tundma:
- Vürtsi sissejuhatused:
Veebikohtumiste tuba täis võõraid? Kutsu osalejaid ennast tutvustama ja omapärast teavet:
-
- Nende lemmik karaokelaul
- Nende kodus valmistatud roog
- Parim kontsert, kus nad käinud on
Veebikoosolekuruum samade kolleegidega? Kutsu tuttavaid nägusid:
-
- Arutlege lühidalt hea filmi üle, mida nad hiljuti nägid
- Jagage, kuidas nende lemmikloomal läheb
- Avage mõni hobist või isiklikust projektist, mille nad on ette võtnud
- Kasuta oma aju:
Meeskonna loomise harjutused ei tohiks kõrvale jääda lihtsalt seetõttu, et meeskonnaliikmed on hajutatumad. Esitage kriteeriumid enne tähtaega, et osalejad saaksid valmis olla. Koosoleku avamiseks huvitavama viisi proovige lühikest veebiülekannet Charades või Balderdash. - Mängi äraarvamismängu:
Teine võimalus inimesi rohkem kaasata on paluda igal osalejal mängida ISpy lihtsat versiooni, kirjeldades oma kaugtööpiirkonnas olevat üksust.
10. Koostage oma kohtumiste kava enne tähtaega
Kui teie koosoleku päevakord on selge ja sõnastatud, võite oma veebikohtumisega oodata sama investeeringutasuvust! Plaani või eelarvamusteta põhjustab ebamäärane, valesti informeeritud sünkroonimine segadust ja raiskab aega.
Valmistage ette struktureeritud päevakava, milles tuuakse välja põhiküsimused ja mainitakse seda, mida osalejad nõuavad ja eeldavad. Saatke välja vähemalt päev ette ja ärge unustage teabe kiireks levitamiseks kasutada oma kutseid ja meeldetuletusi.
9. Pange oma tehnoloogia valmis
Nii imeline kui tehnoloogia on, on ikka veel juhtumeid, kus see võib veidi viletsaks minna. Võite kindel olla, et kõik töötab tõrgeteta, testides oma tehnikat ja kontrollides, kas kõik seadmed on täis laaditud. Õppige tundma oma pistikupesasid ja laske laadijatel lähedal olla. Testige kaamerat, mikrofoni, Interneti-ühendust ja kaaluge kõike muud, mida vajate:
- Kas teie valgustus on liiga hele või liiga hämar?
- Kas teid ümbritseb suur segadus?
- Kas olete tiheda liiklusega piirkonnas, kuhu inimesed tulevad ja lähevad?
- Millal viimati seadme välja lülitasite / lähtestasite?
Kaaluge nende punktide lisamist koosoleku-eelse päevakorra e-kirjale, et kõik oleksid kursis.
8. Hinga oma sünnitusele elu
Muidugi saate oma veebikohtumise tõhusalt läbi viia, mõeldes peamistele üksustele, kuid võite ka inimeste huvi tekitamiseks lisada pizzazhi:
- Kutsu liikumine
Me kõik teame, kui lihtne on tööle investeerida. Töölaualt tõusmine on suurepärane idee, kuid võib ununeda, kui olete tulekahju kustutamas või pikka e-kirja kirjutanud. Mingil hetkel oma veebikohtumisel raputage seda natuke üles, pannes osalejad oma verd liikuma. Lihtsad liigutused, nagu käte sirutamine pea kohal või paar korda püsti tõusmine ja istumine või paar lauale venitamist, võivad suurendada aju hapnikku ja töötada väsimuse ja letargia tunde läbimurdmiseks. - Lisage visuaalid
Julgustage suhtlemist ja viige oma sisu oma vaatajaskonnani
erksate värvide, videote, fotode ja koheste kõnede väljundite kasutamine. Muutke oma sisu seeditavaks ja unustamatuks lihtsasti mõistetava esitlusega, mis on atraktiivne visuaalide kasutamisel ja võib-olla hästi paigutatud, asjakohane meem! - Hankige tagasisidet reaalajas
Kohapealse küsitluse abil saate teada, kuidas inimesed teie sisu neelavad. Need pole mitte ainult lõbusad, vaid katkestavad tegelikult programmi ja pakuvad teile reaalajas kasulikku teavet. See on kohene otsuste tegemise tööriist, hoiab kaasatuse kõrgel ja aitab struktureerida järgmised sammud.
7. Delegeerige ülesanded
Kui inimesed vastutavad veebikohtumisel millegi panustamise eest, näiteks modereerimise, jäämurdja tegevuse korraldamise või märkmete tegemise eest, on iga inimene seda aktiivsem. Lisaks aitab see koosolekuid väiksena hoida. Hoidke rollid ilmselged, kaasates sinna ainult need, kes peavad seal olema nagu otsustaja, nõustaja, praktikant jne.
- Moderaatori valimine
Moderaator tagab, et koosolekut rööbastelt maha ei viida. Tema ülesandeks on tehnoloogial silma peal hoida, juhtida autoriteediga, anda kõneluba neile, kes seda vajavad, vastutada salvestamise eest ning jälgida, et heli ja video kvaliteedi eest hoolitsetakse.
6. Pea kinni ajaraamist
Kui olete teadlik oma piiratud ajast, kipub tootlikkus tööle panema. Ajapiiranguga töötamine „raamistab“ koosoleku ja annab sellele fookuse. Määrake iga võtmepunkti jaoks kindel aeg 10-minutilise puhvriga. Nii saavad kõik õigel ajal või lihtsalt enne tähtaega lõpetada!
5. Eemaldage segajad
Veebikoosolekul olles on lihtne (ja väga levinud) soov kontrollida oma e-posti aadressi või heita pilk telefonile. Püsige ajastuses ja vältige kiusatusi, eemaldades häirivad tegurid algusest peale: sulgege sülearvuti vahelehed, pange telefon vaiksele (või lennukirežiimile!), Sulgege taustamüra sulgemiseks aken (või kasutage kõrvaklappe) ja salvestage pärast suupisteid!
(alt-tag: Naine, kes istub laua taga ja töötab avatud sülearvutiga, istub varahommikul akna lähedal)
4. Edendage koostööd
Kasutage osalejate ideede genereerimiseks veebikohtumist. Varuge mõni aeg mõttekoja või ajurünnaku tunnuste omandamiseks. Lubage inimestel oma ideed välja pakkuda või teiste ideedest kinni hoida; Loovate mahlade voolamiseks proovige sellist funktsiooni nagu veebipõhine tahvel.
3. Lisage mängud
Läbi Gamification, võite eeldada, et teie online-kohtumise interaktiivsuse tase laseb läbi katuse! Lisage alguses väike küsimine ja paluge osalejatel seda jälgida. Neid saab ka stimuleerida - pikendatud lõunasöök, ettevõtte vahetamine, varajane puhkus jne. Näiteks:
- Valige slaididesse manustatav pilt või märk ja laske osalejatel vastata, mitu korda seda kogu esitluse vältel nähti.
- Visake lõpus lihtne viktoriin, et proovida osalejate arusaama sisust.
- Koguge kolleegide hinnapakkumisi ja laske neil arvata, kes mida ütles.
2. Lõpeta hästi liigendatud tegevusüksustega
Veebikoosoleku eesmärk on osalejate kogumine ja kokkutulek järgmise sammu poole liikumiseks. Seda saab teha ainult selgete tegevusüksustega. Kui kõik on teadlikud sellest, mida nad peavad tegema, saavad asjad siis tehtud. Enne koosoleku lõppu kontrollige, kas osalejatel on oma roll selge. Kulutage mõni hetk arutletule ja määrake inimene sellele tööle.
1. Jagage kokkuvõtet
Veebikoosolekul võib ilmneda palju. Ümber visatakse palju ideid, ettepanekuid ja arvamusi, mistõttu hästi kokkuvõtlikud märkmed aitavad sünkroonimise terviklikkust säilitada.
Valige videokonverentside tarkvara, mis on varustatud salvestusfunktsiooniga või tehisintellekti võimalustega, et jäädvustada kõike, mis langes. Käsitsi märkmete tegemine on alati hea mõte, kuid kui teie jaoks töötab tehnoloogia taustal, saate koosoleku ajal esineda teades, et ülejäänu on hoolitsetud.
Siin on veel mõned nipid, et teie järgmine veebikohtumine säraks:
- Embleemige oma kaubamärk kogu oma kohtumise puutepunktis
Potentsiaal väljavaadetele? Salvestage oma sõnum, mis tutvustab teie ettevõtte nime, loosungit ja olulisi teadaandeid, kui osalejad ilmuvad kohandatav veebipõhine koosolekuruum. Esitage oma logo ja brändivärvidega kogu kasutajaliideses suurepärane esmamulje, mis on lihvitud ja professionaalne. - Kasutage tehist tehes sääretööd
Veebikoosolekul teete tulevikku suunatud tööd. Vali videokonverentsid lahendus, mis töötab taustal, et pakkuda transkriptsioone, kõlarite silte ja kuupäevamärke hiljem hõlpsaks otsimiseks. - Vajutage ekraani jagamise nuppu „Räägi” asemel „Näita”
Koos ekraani jagamine suvandi abil on veebikohtumise ajal raskesti seletatavate tutvustuste ja tooteomadustega navigeerimine lihtsalt lihtsam. Kõik saavad aru, mida te ütlete, kui nad saavad seda oma silme ees näha. Tooge osalejad samale lehele, kui kõiki tegevusi saab reaalajas näidata.
Las Callbridge elavdab teie veebikohtumisi. Keeruka tehnoloogia, kohandatavate funktsioonide ja intuitiivselt kujundatud kasutajaliidese abil muutusid teie koosolekud lihtsalt huvitavamaks ja produktiivsemaks.
