વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ એટલે શું અને હું કેવી રીતે પ્રારંભ કરી શકું?

આશ્ચર્ય છે કે વર્ચુઅલ મીટિંગ કેવી રીતે સેટ કરવી? હજી સારું, હજી પણ આશ્ચર્ય છે કે વર્ચુઅલ મીટિંગ શું છે? અહીં એક સારા સમાચાર છે; આ સમયે, વર્ચુઅલ મીટિંગ સેટ કરવી તે વધુ સરળ રહેશે નહીં અને જો તમે હજી પણ તે શું છે તે વિશે સ્પષ્ટ નથી, તો તમે યોગ્ય સ્થાને છો.

નજીકથી જોવા માટે તૈયાર છો?

વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ છે…

અન્યથા meetingનલાઇન મીટિંગ, અથવા વિડિઓ કોન્ફરન્સિંગ અને વેબ કોન્ફરન્સિંગની છત્ર હેઠળ audioડિઓ કોન્ફરન્સિંગ તરીકે ઓળખાય છે, તે મુજબ વર્ચુઅલ મીટિંગ વ્યાખ્યા શિક્ષા છે: "વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ્સ એ રીઅલ-ટાઇમ ક્રિયાપ્રતિક્રિયાઓ છે જે ઇન્ટરનેટ પર એકીકૃત audioડિઓ અને વિડિઓ, ચેટ ટૂલ્સ અને એપ્લિકેશન શેરિંગનો ઉપયોગ કરીને થાય છે." એક વ્યક્તિગત મીટિંગની જેમ, વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ ભાગ લેનારાઓને બે અથવા વધુ અંતિમ બિંદુઓ વચ્ચેના વિચારોને શેર કરવા, વાતચીત કરવા અને ગતિશીલ સેટિંગમાં જોડાવા માટે ભેગા કરે છે, સિવાય કે ખરેખર શારીરિક રૂપે હાજર હોવાને બદલે, ડિવાઇસનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે.

વર્ચુઅલ મીટિંગ એ વધતા વ્યવસાયના સ્વાસ્થ્ય માટે મહત્વપૂર્ણ છે. કર્મચારીથી લઈને પ્રોજેક્ટ મેનેજર, સી-લેવલ એક્ઝિક્યુટિવ અને કોઈપણ એચઆર વ્યાવસાયિક સમય અને અવકાશમાં અન્ય માણસો વચ્ચેનું અંતર કાપવા માટે તેમનું કાર્ય કરવા માટે સક્ષમ થવા માટે જૂથ સંચાર તકનીક પર આધાર રાખવો પડશે. ફાર્માસ્યુટિકલ અને આઇટી કંપનીઓ, કાયદાકીય કંપનીઓ, નાના અને એન્ટરપ્રાઇઝ વ્યવસાયો અને વધુ, વિડિઓ-કેન્દ્રિત સંદેશાવ્યવહાર અભિગમ રાખવાની તાકીદ અને સુસંગતતાથી તમામ લાભ થાય છે.

આ એક વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ છે:

કોઈપણ સમયે, કોઈપણ જગ્યાએ, કોઈપણ સાથે વાતચીત કરવામાં સમર્થ હોવાના માર્ગ દ્વારા, વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ્સ વ્યવસાયને સ્થાનને ધ્યાનમાં લીધા વિના, વિકસિત થવા દે છે. અવકાશી અવરોધો કે જે સામાન્ય રીતે કાર્યકારી સંબંધો, સાતત્ય અને ઉત્પાદક સહયોગને અવરોધે છે ત્યાં વર્ચુઅલ મીટિંગ્સ નથી કે જે જોડાણને પ્રોત્સાહન આપે છે. કેટલાક એકંદર ફાયદામાં શામેલ છે:

• ઘટાડવાનો સમય
• પરિવહન, મુસાફરી અને રહેઠાણ ખર્ચમાં કાપવા
• ઉત્પાદકતામાં વધારો = ઓછી રીડન્ડન્સી
• કર્મચારીની વધુ રીટેન્શન
• સ્પર્ધાત્મક લાભ

અને જ્યારે વ્યવસાયની વાત આવે છે, ત્યારે તમારી કમ્યુનિકેશન વ્યૂહરચનામાં વિડિઓ-કેન્દ્રિત અભિગમને શામેલ કરવા માટે કેવી રીતે સમર્થન આપવું તે ધ્યાનમાં લો:

• વધુ ડિજિટલી-સક્ષમ અને કનેક્ટેડ કાર્યબળ
• સંચાલનમાં પ્રવેશ
• એક ઉન્નત વૈશ્વિક વાતચીત સંસ્કૃતિ
• વધુ સારી વિશ્વસનીયતા જે ઝડપી પરિણામોની બરાબર છે
• ઘટાડેલી રીડન્ડન્સ અને અપ-ટુ-ધ મિનિટ ડેટા અને માહિતી
• વધુ સારું મૂલ્ય
• વિડિઓ કોન્ફરન્સિંગની શરૂઆત કેવી રીતે કરવી તે હજી થોડું અસ્પષ્ટ છે? વર્ચુઅલ મીટિંગ કેવી રીતે સેટ કરવી તે અહીં છે:

યોગ્ય સ Softwareફ્ટવેર પસંદ કરો

કોઈ સેવા પ્રદાતા સાથેની પ્રતિબદ્ધતામાં કૂદતા પહેલા થોડા લોજિસ્ટિક્સનો વિચાર કરો.
તમને કેટલી વાર લાગે છે કે તમારે સ theફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર પડશે? જો તમે એન્ટરપ્રાઇઝ-તૈયાર વિડિઓ કોન્ફરન્સિંગ શોધી રહ્યાં છો, તો સહભાગીઓ ક્યાં સ્થિત થશે તે વિશે વિચારો; ઘરે અથવા બોર્ડરૂમમાં? જો તે ભૂતપૂર્વ છે, તો વેબ આધારિત ક conન્ફરન્સિંગ વધુ યોગ્ય, સરળ અને ઉપયોગમાં અનુકૂળ છે.

કઈ સુવિધાઓ પ્રદાન કરવામાં આવે છે તે પર એક નજર નાખો. શું તે સ્ક્રીન શેરિંગ (આઇટી ગ્રાહક સેવા અને પ્રસ્તુતિઓ માટે યોગ્ય) સાથે આવે છે; whiteનલાઇન વ્હાઇટબોર્ડ (શૈક્ષણિક હેતુઓ અથવા વિચારશીલ સર્જનાત્મક કાર્ય માટે સહાયક); અથવા દસ્તાવેજ શેરિંગ (શેરિંગ હેન્ડઆઉટ્સ, મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો અને નવી પ્રતિભાને વધુ સુવ્યવસ્થિત બનાવે છે), વગેરે.

તમારે વર્ચ્યુઅલ મીટિંગની જરૂર કેમ છે તે વિશે સ્પષ્ટ થાઓ

તમે શા માટે પ્રથમ સ્થાને મીટિંગ બોલાવી રહ્યાં છો? તે આંતરિક છે (ઘોષણાઓ, boardનબોર્ડિંગ, ટીશ્યુ સેશન્સ, મેનેજમેન્ટ મીટિંગ) અથવા બાહ્ય (વેચાણની પિચ, નવો વ્યવસાય વિકાસ)? બંધારણ અને કારણ વિશે વિચારો અને પછી સ્વાભાવિક રીતે, અન્ય ટુકડાઓ હાજરીની જેમ સ્થાને આવી જશે.

કોને ભાગ લેવાની જરૂર છે તે નક્કી કરો

વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ્સ ખાસ કરીને તે જ સમયે, જુદી જુદી જગ્યાએ લોકોને એકીકૃત કરવા માટે અસરકારક છે. તેથી જો તમારી પાસે વિદેશમાં, ઘરે અથવા હોલની નીચે સહભાગીઓ હોય, તો તમે સ્થાનને ધ્યાનમાં લીધા વિના સરળતાથી અને અસરકારક રીતે કનેક્ટ થઈ શકો છો. જ્યાં સુધી દરેક સંભવિત સમયના તફાવતથી વાકેફ હોય અથવા ટાઇમ ઝોન શેડ્યૂલરનો ઉપયોગ કરે ત્યાં સુધી, તેમાં હાજર રહેવું સરળ છે. ધ્યાનમાં રાખશો નહીં કે ફક્ત જરૂરી લોકોને આમંત્રિત કરવા જોઈએ. ફક્ત જરૂરી સહભાગીઓનો સમાવેશ કરીને સમય અને નાણાં બચાવો. બીજા કોઈપણ માટે, મીટિંગને પછીથી મોકલવા રેકોર્ડ કરો.

એક રૂપરેખા બનાવો

કાર્યસૂચિ નક્કી કરવાથી તમારા વિચારો વ્યવસ્થિત થઈ જશે જેથી તમે સમયસર, સ્ફટિકીકૃત અને આકર્ષક વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ કરી શકો. ઉપરાંત, તે સહભાગીઓને તેમાંથી શું અપેક્ષિત છે તે જાણવામાં મદદ કરશે. તેમને શું ફાળો આપવાની જરૂર છે? સમન્વયન પહેલાં તેમને કોઈ સામગ્રી સમાપ્ત કરવાની જરૂર છે? સભા ક્યાં સુધી ચાલશે? સંક્ષિપ્ત લેઆઉટ શામેલ કરવું મૂંઝવણને અટકાવશે અને સહભાગીઓને તૈયાર થવામાં અનુભૂતિ કરવામાં મદદ કરશે.

આમંત્રણો અને રિમાઇન્ડર્સ મોકલો

વર્ચુઅલ મીટિંગ્સમાં શ્રેષ્ઠ તે છે કે તમે અવિરત સત્ર અથવા અગાઉથી શેડ્યૂલ તરીકે હોસ્ટ કરી શકો છો. પ્રારંભિક આમંત્રણ જેવા સમય, તારીખ અને અન્ય મહત્વપૂર્ણ માહિતીમાં બધી જરૂરી માહિતીને પ્લગ કરવું સરળ છે કારણ કે તે સ્વચાલિત છે. આવનારા સમન્વયનના સહભાગીઓને યાદ કરવા માટે તમારા ક callsલ્સને સંકલન કરવામાં સહાય માટે રીમાઇન્ડર્સ સેટ કરો. વધુ તાકીદની મીટિંગ્સ માટે કે જેઓ સ્થળ પર થવાની જરૂર છે, તે માટે, ભાગ લેનારાઓની ઉપકરણો પર સીધી મીટિંગ વિગતોને કા fireી નાખવા માટે એસએમએસ સૂચનાઓનો ઉપયોગ કરો. મોડા આવનારા અથવા બિન-હાજર લોકોની રાહ જોવામાં વધુ સમય બગાડવો નહીં.

વધુ અસરકારક વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ્સ માટે સુવિધાઓનો ઉપયોગ

તમારી વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ માટે યોગ્ય વિડિઓ કfereન્ફરન્સિંગ સ softwareફ્ટવેર તમારા experienceનલાઇન અનુભવને વધારવા માટે ઘણી વ્યવહારુ અને અનુકૂળ સુવિધાઓ સાથે આવશે. શ્રેષ્ઠ પરિણામો માટે, ખાતરી કરો કે તમે પસંદ કરો છો તે તકનીક ભરેલી છે:

• સ્ક્રીન શેરિંગ: પ્રેઝન્ટેશનને દોરવા અથવા આઇટી સમસ્યા હલ કરવા માટે તમારી સ્ક્રીનને સહભાગીઓ સાથે તરત શેર કરો.
• રેકોર્ડિંગ: પછીથી જોવા માટે રેકોર્ડ હિટ કરો. સહભાગીઓ કે જે કectલમાં હાજર રહી શકતા નથી માટે યોગ્ય છે.
• ટ્રાન્સક્રિપ્ટ: બધી રેકોર્ડ કરેલી મીટિંગ્સના સ્વચાલિત ટ્રાન્સક્રિપ્શન ખાતરી કરે છે કે કોઈ વિચાર પાછળ નહીં આવે.
• ઓનલાઇન વ્હાઇટબોર્ડ: છબીઓ, રંગો અને આકારોનો ઉપયોગ કરીને ખ્યાલો અને ગ્રાફિક્સને વ્યક્ત કરવાની એક રચનાત્મક રીત.

એક ટેક અવે શામેલ કરો

તમારી વર્ચુઅલ મીટિંગના અંતે, તમે સહભાગીઓ શું સાથે છોડવા માંગો છો? હેતુ શું હતો અને આગળનાં પગલાં શું છે? ખાતરી કરો કે દરેક ઉદ્દેશ્ય અને આગળ શું થવાની જરૂર છે તે જાણીને ચાલશે.

એક ઇમેઇલ સાથે અનુસરો

તેને તમે કરી શકો તેટલું ટૂંકું અને મીઠું રાખો, પરંતુ ફોલો-અપ ઇમેઇલમાં શું સમાવવું તે અહીં છે: મીટિંગ મિનિટનો સારાંશ, આગળના પગલાં, મુખ્ય મીટિંગ સિદ્ધિ (આ તમારી મીટિંગના ઉદ્દેશ્ય સાથે મેળ ખાતું હોવું જોઈએ), અને રેકોર્ડિંગ (જો તમે તેને રેકોર્ડ કર્યું હોય તો) ).

વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો

હવે જ્યારે તમને વર્ચુઅલ મીટિંગ પ્રેષક અને પ્રાપ્તકર્તા વચ્ચેના સંદેશાવ્યવહારને કેવી રીતે મજબુત બનાવી શકે છે તે વિશેની સારી સમજ મળી છે, ત્યાં થોડીક છે શિષ્ટાચાર અનુસરો. અહીં ધ્યાનમાં રાખવા માટે થોડી વસ્તુઓ છે:

ટેકનોલોજી: તમારી તકનીકી અપડેટ થઈ છે અને કાર્યરત છે તેની ખાતરી કરવા માટે પૂર્વ-મીટિંગ તપાસ કરો. ખાતરી કરો કે તમારું માઇક, સ્પીકર્સ અને ક cameraમેરો જવા માટે તૈયાર છે. તમારી સેટિંગ્સને ચકાસો, અને જો તમે મધ્યસ્થ છો, તો પ્રતીક્ષાનો ઓરડો લોંચ કરો અને ખાતરી કરો કે દરેક આપમેળે મ્યૂટ પર સેટ છે.

ભાગીદારી: તમારી મીટિંગની રૂપરેખાની સમીક્ષા કરો અને વસ્તુઓ ચાલુ થાય તે પહેલાં પ્રવાહ પર જાઓ. આ રીતે, તમે વિરામ અને વિરામ ક્યાં છે તે તૈયાર કરી શકો છો, અને સહભાગીઓને પૂછવા માટે પ્રશ્નોની યોજના બનાવી શકો છો. Whiteનલાઇન વ્હાઇટબોર્ડનો ઉપયોગ કરીને અને "શેર કરો" ને બદલે "બતાવવા" માટે સ્ક્રીન શેરિંગ સુવિધાનો ઉપયોગ કરીને કોઈ પ્રવૃત્તિ શામેલ કરવાનો પ્રયાસ કરો.

સગાઈ: જ્યારે તમે તમારી ડિલિવરીને રસપ્રદ બનાવો છો ત્યારે સહભાગીઓ તમારી માહિતીને શોષી લે તેવી શક્યતા છે. ફક્ત આંકડા અને શુષ્ક મેટ્રિક્સને ફરીથી ચલાવવાને બદલે, શરૂઆત, મધ્ય અને અંતની વાર્તા કહો. છબીઓ, વિડિઓઝ, તેજસ્વી રંગોનો ઉપયોગ કરીને અને મહત્વપૂર્ણ શબ્દોને પ્રકાશિત કરવા દરમ્યાન જરૂરી ડેટા અને માહિતી એમ્બેડ કરો.

મજા કરો: ચાલો વર્ચુઅલ મીટિંગને સામાજિક બનાવવાનું ભૂલશો નહીં! આઇસબ્રેકર પ્રશ્નો સાથે વર્ચુઅલ મીટિંગ ખોલો. પ્રશ્નો જે નાના જૂથોમાં થોડું વધારે વ્યક્તિગત કામ કરે છે, જેમ કે, "તમે આ સપ્તાહના અંત સુધી શું મેળવશો?" અથવા "અમને જણાવો કે તમે નેટફ્લિક્સ પર શું જોઇ રહ્યાં છો."

મોટા જૂથો સાથે, તમે વધુ અસ્પષ્ટ અને મનોરંજક બની શકો છો, "તમે હંમેશાં વ્યક્તિગત સમયનો ઉપયોગ કરો છો?" અથવા "કયા બાળકની મૂવી અથવા પુસ્તકનું પાત્ર તમને પોતાનું યાદ અપાવે છે?"

અને મીટિંગમાં, સંબંધિત પ્રશ્ન પૂછવાનો વિચાર કરો, જેમ કે, "તમે જૂથમાં છેલ્લી વાર ક્યારે બોલ્યા હતા?" અથવા કંઈક અનોખું કંઈક, "જો તમારી પાસે કોઈ પ્રાણીની પૂંછડી હોત, તો તે શું હશે?"

એક વ્યાવસાયિક વાતાવરણમાં પણ વધુ કેઝ્યુઅલ સ્વર સાથે એકબીજાને જાણવાનો વિચાર છે. આઇસબ્રેકર યોગ્ય લાગણી પ્રેરણા આપે છે, ભણતરને ઉત્તેજિત કરે છે અને બંધનને પ્રોત્સાહિત કરે છે. વર્ચુઅલ ટેબલ પર લાવવાની બધી ઉત્તમ કુશળતા!

તમારા ગ્રુપ કમ્યુનિકેશન પ્લેટફોર્મ તરીકે ક Callલબ્રીજ પસંદ કરો અને વર્ચુઅલ મીટિંગ કેવી રીતે સેટ કરવી તે તમે શીખ્યા પછી ઉત્પાદકતા અને સગાઈ સ્પાઇક તરીકે જુઓ. પ્રીમિયમ સુવિધાઓ જેમાં સ્ક્રીન શેરિંગ, એઆઈ-સંચાલિત ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન અને સારાંશ, વત્તા વધારે સુરક્ષા પગલાં, શૂન્ય ડાઉનલોડ્સ અને કસ્ટમાઇઝેશન શામેલ છે, તમે કોઈપણ વર્ચુઅલ મીટિંગને સહભાગીઓ સાથે ઘરે બનાવી શકો છો.