जब अधिक काम तेजी से करने की बात आती है, तो ऐसा लगता है कि हमेशा नए रुझान सामने आ रहे हैं। केंद्रित चर्चा के लिए हडल रूम; बेहतर कर्मचारी खुशी के लिए काम कर रहे फ्लेक्स; फोन बूथ गोपनीयता के लिए - और ये केवल सतह को खरोंच रहे हैं। अगर इसका मतलब काम की समान गुणवत्ता में तेजी लाना या बेहतर तरीके से अनुकूलित करना है, तो हर तरह से, व्यवसाय को बैंड-बाजे पर कूदना चाहिए और देखना चाहिए कि क्या काम करता है।
किसी भी प्रकार की टीम के सामने आने वाली कुछ बाधाओं में, चाहे स्टार्ट-अप हो या उद्यम, त्वरित समन्वयन या वर्चुअल मीटिंग के लिए टीम के सदस्यों को इकट्ठा करना शामिल है। जब बड़े विचार-मंथन सत्रों और मूल्यांकनों की बात आती है, तो पहले से एक बैठक की योजना बनाना असामान्य नहीं है, लेकिन यह छोटी मुलाकातें हैं जो रास्ते से हट जाती हैं। और वे उतने ही फायदेमंद हैं! प्रगति को साझा करने, बाधाओं को दूर करने और संरेखित रहने के लिए छोटे समन्वयन के लिए मानसिक बैंडविड्थ और भौतिक (या आभासी!) उपस्थिति की भी आवश्यकता होती है। दरारों के माध्यम से उन्हें गिरने देना आपके व्यवसाय के स्वास्थ्य के लिए आपके द्वारा महसूस किए जाने से अधिक हानिकारक हो सकता है।
दर्ज करें, स्टैंड-अप आभासी बैठकें. सचमुच खड़े होने के दौरान सहकर्मियों के साथ कम, छोटी और आकस्मिक बैठकें करके अपनी कंपनी की नब्ज को महसूस करें। कभी-कभी, औपचारिकताओं की कोई आवश्यकता नहीं होती है। जब एक स्टैंड-अप मीटिंग में, स्वर अधिक तरल होता है, कम दखल देता है और बिना बैठने और इसे भरा हुआ महसूस कराए बिना कहीं अधिक ज्ञानवर्धक हो सकता है। अगली बार जब आप स्टैंड-अप मीटिंग करेंगे तो क्या करें और क्या न करें, के बारे में यहां बताया गया है।
कैमरा चालू करें
आमतौर पर, पास में कम से कम एक व्यक्ति अपने लैपटॉप या डेस्कटॉप के साथ मौजूद होता है। दूरस्थ कर्मचारियों को स्टैंड-अप में आमंत्रित करके और इसे वर्चुअल मीटिंग बनाकर लूप में रखें। साथ में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और स्क्रीन साझा करने की क्षमता, मीटिंग लिंक के माध्यम से शामिल होना और उन्हें उपस्थित होने का अहसास कराना आसान है।
खड़े रहो
ठीक है, यह स्पष्ट हो सकता है, लेकिन इस नियम का पालन करने से अन्य सभी नियमों का पालन करना आसान हो जाता है। वर्चुअल मीटिंग के दौरान खड़े रहने से वक्ताओं का ध्यान केंद्रित रहता है और उन्हें ड्रोनिंग करने से रोकता है। कुर्सियों को हटा दें या उन्हें कमरे के किनारे पर धकेल दें या अधिक आकस्मिक सेटिंग में अपना सिंक करें।
टीम के सदस्यों को रेम्बल न करने दें
एक विचार के लिए एक भगोड़ा ट्रेन बनना आसान है, लेकिन स्टैंड-अप मीटिंग के साथ, इसे संक्षिप्त रखें। यदि यह उपस्थित सभी लोगों के लिए मूल्यवान नहीं है, तो इसे कहने से बचना चाहिए। या प्रत्येक वक्ता के लिए एक समय सीमा रखें।
स्टैंड-अप को कम रखें
ये अंतरंग आभासी बैठकें केवल आवश्यक होने पर ही होना चाहिए, इसलिए एक नियमित प्रवाह जिसके लिए सभी को एक ही दिन एक ही समय पर मिलना आवश्यक है, तब तक आवश्यक नहीं है, जब तक कि आपका वर्कफ़्लो इसके लिए कॉल न करे।
डू गो फॉर शॉर्ट एंड स्वीट
लोग खड़े हैं, इसलिए इस प्रकार की आभासी बैठक की प्रकृति संक्षिप्त है। महत्वपूर्ण अपडेट विवरण के बिना साझा किए जाने चाहिए। पिछले स्टैंड-अप के बाद से इसे हाइलाइट रील के रूप में सोचें - 15 मिनट से अधिक नहीं और अधिक विवरण एक अनुवर्ती ईमेल में शामिल किए जा सकते हैं।
अपनी टीम की प्रतीक्षा न करें
समय पर शुरू करें। जो कोई भी इसे याद करता है या देर से आता है वह अगली बार इसे बनाने की पूरी कोशिश करेगा। यह सभी के शेड्यूल को सुचारू रूप से चलाने में मदद करता है।
संरचनात्मक अखंडता बनाए रखें
अनौपचारिक, त्वरित, लेकिन लेजर केंद्रित, एक स्टैंड-अप वर्चुअल मीटिंग टीम के सदस्यों से प्रगति अपडेट, वर्तमान कार्य स्थिति और जहां वे फंस रहे हैं, साझा करने से बहुत दूर नहीं होनी चाहिए।
अपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल को हाथ में रखें
ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड को ऊपर उठाएं या फाइलों को तुरंत साझा करें ताकि सभी लोग परियोजनाओं के प्रवाह के साथ एक ही पृष्ठ पर हों। क्या चल रहा है, लंबित है या आरंभ करने की आवश्यकता है, इसकी समीक्षा करने से टीम को बड़ी तस्वीर देखने में मदद मिलती है।
3 प्रश्नों के साथ लक्ष्य-उन्मुख रहें
सुनिश्चित नहीं हैं कि स्टैंड-अप वर्चुअल मीटिंग कैसे प्रवाहित होनी चाहिए? उत्पादकता बनाए रखने के लिए टीम के प्रत्येक सदस्य को निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर देने के लिए कहें:
1) पिछली स्टैंड-अप मीटिंग के बाद से आपने क्या हासिल किया?
2) अगली स्टैंड-अप मीटिंग तक आपके पास क्या चल रहा है?
3) क्या कोई अवरोध या चुनौतियाँ हैं जो आपको उस कार्य को पूरा करने से रोक रही हैं जिसे करने के लिए आपने निर्धारित किया है?
नए विचार पेश करने की कोशिश न करें
इसके बजाय 3 प्रश्नों पर टिके रहें। एक नया विचार लाने से स्टैंड-अप वर्चुअल मीटिंग की लय बदल जाएगी और यह सभी के लिए लंबी हो जाएगी। यदि प्रेरणा मिलती है, तो अनुवर्ती ईमेल में इसका उल्लेख करें।
टीम संचार के अन्य रूपों को प्रोत्साहित करें
स्टैंड-अप शीर्ष पंक्ति संचार के लिए फायदेमंद है, लेकिन टीम को आधार को छूने का एकमात्र तरीका नहीं होना चाहिए, खासकर के लिए दूरदराज के कार्यकर्ता. अधिक विस्तृत सत्रों के माध्यम से, या कार्य सप्ताह के दौरान टेक्स्ट चैट के माध्यम से सभी को लूप में रखें।
कॉलब्रिज को अपनी टीम के लिए अपने समय को अधिकतम करने के साधनों की सुविधा दें। उच्च गुणवत्ता वाली ऑडियो और वीडियो क्षमताओं, बेहतर साझाकरण सुविधाओं और शून्य डाउनलोड के साथ सुविधाजनक कनेक्शन का उपयोग करके एक स्टैंड-अप वर्चुअल मीटिंग टीम को समग्र रूप से एक साथ लाती है। के साथ परियोजना या कार्यप्रवाह का बेहतर दृश्य प्राप्त करें वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर जो आपके साथ काम करता है।
