Fjarfundir eru orðnir ómissandi hluti af því hvernig vinna fer fram um allan heim. Jafnvel ef þú býrð í stórborg, hjálpar það að brúa bilið ef þú ert staðsettur í einum hluta bæjarins og skrifstofan þín er í hinum. Símafundir og vídeó fundur láta það virðast eins og það sé bókstaflega engin fjarlægð á milli sendanda og móttakanda, sem breytir því hvernig við höfum samskipti. Það er sannarlega ótrúlegt að við lifum á tímum þar sem við getum haldið skrifstofum í Singapúr, London, New York og heimavinnandi mæður sem búa í úthverfum – allt á sömu síðu vinna saman.
Þannig að núna þegar fyrirtækið þitt er með hæfileikaríka hæfileika og þú hefur komið á áhrifaríkum fundartakti, þá er sá stimpill að stjórnendur kjósa persónulega fundi frekar en fjarlæga. Þó að þetta sé jafnan satt, þá er það líka hæfileikinn til að aðlagast og setja upp fjarstarfsmenn með bestu verkfæri fagsins fyrir afkastameiri, grípandi (og netöryggi!) fundir sem leiða til þess að slá tölur og slá niður mörk.
Þar sem mismunandi reglur gilda þegar þú ert ekki á augliti til auglitis fundi, eiga samtal um „gylltu reglurnar“ að taka þátt í öllum þannig að hægt sé að afhenda hverja samstillingu og taka á móti á þann hátt sem skilar árangri. Hér eru helstu reglur sem þarf að hafa í huga í fjarvinnusambandi:
FYRIR FUNDINN
Kynntu þér tækni þína
Það er auðvelt að kveikja á myndavélinni og senda kóða fyrir símafundinn þinn. En að kynnast aðeins betur hvernig hugbúnaðurinn og vélbúnaðurinn keyrir gæti sett þig vel ef - himinn bann - tæknilegur vandi er á meðan á símafundinum stendur. Komdu í veg fyrir hiksta með því að fara á netið 5 mínútum á undan áætlun svo þú getir sett upp snemma; eða hafa áætlun b tilbúin til að spretta í gang. Jafnvel að stjórna myndbandsupptökuæfingu er snjöll ráðstöfun!
Bættu lögum við sameiginlegt rými
Sameiginlegt rými er ekki fundarherbergi. Reyndar er það fundarherbergið sem geymir sameiginlegu rýmin eins og flettirit, og töflu á netinu, sameiginlegir skjáir og fleira. Fjarstarfsmenn geta fundið það næstbesta að vera þarna líkamlega með því að hafa áhrif á samsetningu þessara rýma meðan á ráðstefnunni stendur.
Settu dagskrá, deildu henni fyrir tíma
Fjarráðstefna hringir felur í sér átak og skipulagningu til að tryggja að allir geti mætt. Með því að draga fram umræðuefni og deila dagskránni áður geturðu sparað dýrmætar stundir með því að halda þig við áætlun. Þannig vita þátttakendur hvað er í vændum og þeir geta virkir hlustað sem og verið tilbúnir með sinn hluta fundarins.
Bjóddu fáum
Því meiri sem fjöldi þátttakenda í símafundinum er, því minni er vonin um að leggja sitt af mörkum til umræðunnar. 1-10 þátttakendur eru tilvalin.
Á FUNDinum
Haltu fundarmarkmiðum framar og miðju
Í einföldum orðum, minna alla á hvað þarf að ná í lok símafundarins. Skráðu það til dæmis á töfluna á netinu, svo allir sjái það skýrt, og notaðu það til að jarðtengja þátttakendur ef þeir snúa of utan námskeiðs í umræðunni.
Hlutverk Gamify ráðstefnusímtala
Hlutverk geta verið gefin út fyrir mismunandi þátttakendur eins og leiðbeinanda, tímavörð og skrifara til að taka eftir öllum aðgerðarpunktum og ákvörðunum sem teknar eru. Fyrir endurtekna fundi, teiknið nöfn og breyttu hlutverkunum svo það sé ákveðið í upphafi fundarins og - á óvart! - það gæti verið þú! Þetta gamification mun tryggja að fólk haldi þátt.
Allir fá kynningu
Fundarmenn eru viljugri til að taka þátt í Símafundur þegar þeir skilja betur hverjir eru í símtali með þeim. Fljótleg kynning á öllum á fundinum, (jafnvel þó að það sé til táknmynd eða mynd) bætir við mannkyninu og fær afskekktum starfsmönnum til að finnast þeir sést og heyrðir!
Hvetjum til smá smáræðis
Tenging við fjarstarfsmenn gerir nærveru þeirra vart á fundinum. A fljótur ná dag þeirra, veðrið, áætlanir fyrir helgina - gerir þeim líða eins og þeir eru þekktir í hinum raunverulega heimi sem og stafræna ríkinu.
EFTIR FUNDINN
Settu saman eftirfylgni
Taktu saman meginatriði og tímamót fundarins sem senda á út. Sá hluti sem gerir það aðlaðandi? Bættu við þætti af skemmtun og félagsskap. GIF, myndband eða fyndið mynd hjálpar til við að gera tölvupóstinn eða spjallskilaboðin eftirminnileg, sem aftur mun láta alla hlakka til eftirfylgdartölvupóstsins eftir fundi í framtíðinni.
Nefndu tölur
Heilsa og framleiðni fjarvinnusambands byggir á því að ná markmiðum, ná tölum og ná frammistöðumarkmiðum. Taktu þér tíma til að ræða þau á fundinum, eða sendu eftirfylgni í tölvupósti þar sem þú lýsir breytingum, árangri, endurbótum osfrv.
Láttu afkastamikinn ráðstefnuhugbúnað frá Callbridge blása lífi í símafund fyrirtækja. Fyrsta flokks fundarherbergispallur þess brúar bilið fyrir sýndar- og raunverulega fundi. Með óvenjulegir samstarfseiginleikar Sem fela í sér samnýtingu skjáa, deiling skjala, skjalakynning og hópspjall, einstök hljóð- og myndtækni Callbridge hlúir að fjarvinnutengslum.
