Myndbandafundir hafa þróast í að verða mikilvægt tæki fyrir stofnanir um allan heim til að eiga samskipti og samvinnu vegna heimsfaraldursins, sem veldur því að fólk situr heima og heldur félagslegri fjarlægð. Samþykkt myndbandsfunda til að halda umræður á netinu á opinberum vettvangi hefur ekki verið skilið eftir. Í þessari blogggrein verður farið yfir hvernig vídeóráðstefnur eru notaðar af stjórnvöldum til fjarfundaviðræðna.
Ríkisstjórnarkostir netfunda
Ríkisiðnaðurinn getur hagnast á myndbandsfundum á margvíslegan hátt. Eftirfarandi eru nokkrir kostir þess að nota myndspjall fyrir fjarfundi:
Kostnaðarsparnaður:
Með því að nota myndbandsfundi í stað þess að tala í eigin persónu geturðu sparað peninga í flugfargjöldum, gistingu og öðrum tengdum kostnaði. Þetta hjálpar ríkjum að ná umtalsverðum fjárhagslegum sparnaði sem nýta má betur annars staðar.
Aukin framleiðni:
Með því að fjarlægja þörfina fyrir fólk til að ferðast til ákveðins staðar, Myndfundir geta aukið skilvirkni með því að stytta ferðatímann Þetta gefur til kynna að hægt sé að gera meira á styttri tíma.
Aukið aðgengi:
Svo framarlega sem fundarmenn eru með nettengil, gera myndbandsfundir þeim kleift að taka þátt í fundum hvaðan sem er. Þetta bætir aðgengi með því að gera það einfaldara fyrir fólk sem annars ætti erfitt með að ferðast á persónulegar samkomur af ýmsum ástæðum, þar á meðal staðsetningar, flutninga eða önnur vandamál.
Bætt samstarf:
Myndfundur gerir kleift að deila skrám í rauntíma á myndasýningum, blöðum og öðrum skrám. Það gerir stofnunum einnig kleift að halda nákvæma dagbók yfir fundi með uppskriftum og fundarskrám og samantektum. Þetta eykur teymisvinnu og ákvarðanatöku á sýndarsamkomum.
Mismunandi fjarráðstefnusnið með myndbandsráðstefnu
Fyrir ýmsar fjarlægar samkomur, Ríkisiðnaðurinn notar myndbandsfundi. Þessar viðræður geta m.a
Ríkisstjórnarfundir:
Stjórnarviðræður eru afgerandi skref í ákvarðanatöku í stjórnsýslunni. Stjórnarmeðlimir geta tekið þátt í fundum á netinu í gegnum myndbandsráðstefnu, sem bætir framleiðni og styttir tíma.
Fundir í húsinu:
Myndbandsfundur er nú nauðsynlegur fyrir umræður á Alþingi. Þingmenn geta tekið þátt í fundum og umræðum með fjarfundum með myndfundum sem auðveldar þeim að sinna skyldum sínum.
Alþjóðlegar ráðstefnur:
Fulltrúar ríkisstjórnarinnar sækja erlendar ráðstefnur og fundi til að ræða vandamál sem hafa áhrif á heimsvísu. Fulltrúar stjórnvalda geta tekið þátt í þessum ráðstefnum á netinu þökk sé myndbandsráðstefnu, sem lækkar ferðakostnað og eykur aðgengi.
Dómfundir:
Myndfundir eru einnig notaðir fyrir dómsmál, sem gerir vitnum og sérfræðingum kleift að taka þátt í málum úr fjarlægð. Þetta heldur mikilli ábyrgð og hreinskilni á sama tíma og sparar tíma og peninga.
fjarlækninga
Fyrir ríkisstofnanir sem starfa á heilbrigðissviði eru myndbandsfundir orðnir ómissandi tæki. Fjarlæknisfræði, sem gerir heilbrigðisstarfsmönnum kleift að bjóða upp á læknisþjónustu nánast með því að nota myndbandsfundatækni, er eitt af aðalforritum myndbandsfundir í heilbrigðisgeiranum. Myndbandsfundir gera kleift að ná árangri í samvinnu og samskiptum milli ríkisstofnana og heilbrigðisstarfsmanna, fræðimanna og annarra aðila.
Heilsa og öryggi
Ríkisstofnanir sem sjá um að tryggja að reglum um heilsu og öryggi sé fylgt reiða sig í auknum mæli á myndbandsfundi. Til dæmis hafa ríkisstofnanir, sem sjá um að skoða öryggi á vinnustað, og halda áfram að hafa samráð við fyrirtæki og stofnanir nánast í gegnum myndbandsfundi.
Dæmi um stjórnvöld sem nota myndbandsfundi í fjarlægum fundum
Á heimsvísu hafa nokkrar stjórnir þegar byrjað að nota myndbandsráðstefnur fyrir netviðræður. Hér eru nokkur dæmi:
Ríkisstjórn Bandaríkjanna:
Bandarísk stjórnvöld hafa um nokkurra ára skeið notað myndsímtöl í fjarviðræðum. Vegna faraldursins hafa myndbandsfundir nýlega orðið mikilvægir. Bandaríska húsið heldur nú fjarlægar myndbandsráðstefnufundi fyrir þingstörf.
Ríkisstjórn Bretlands:
Fyrir netviðræður notar breska ríkisstjórnin einnig myndbandsráðstefnur. Breska þingið hélt sinn fyrsta sýndarþingfund í sögunni árið 2020, sem gerði þingmönnum kleift að taka þátt í umræðum og leggja fram fyrirspurnir á netinu.
Ástralska ríkisstjórnin:
Ástralska ríkisstjórnin hefur haldið fjarlægar viðræður með myndbandsráðstefnu. Ríkisstjórn þjóðarinnar hefur staðið fyrir netfundum þar sem þingmenn alls staðar að af landinu hafa nánast tekið þátt í.
Indversk stjórnvöld:
Indversk stjórnvöld hafa haldið fjarlægar viðræður í gegnum myndbandsráðstefnur í nokkur ár. Myndbandafundir hafa verið notaðir af indverska þinginu fyrir nefndafundi og aðra mikilvæga viðburði, sem gerir það auðveldara fyrir þingmenn að taka þátt úr fjarlægð.
Kanadísk stjórnvöld:
Kanadíska ríkisstjórnin hefur einnig samþykkt myndbandsráðstefnu fyrir fjarfundi. Þing landsins hefur staðið fyrir sýndarfundum, sem gerir þingmönnum kleift að taka þátt í umræðum og löggjafarstarfi frá sínum stöðum.
Öryggisáhyggjur með myndfundum
Þó að myndbandsfundur hafi marga kosti fyrir fjarfundi, þá eru einnig öryggisvandamál sem stjórnvöld verða að takast á við til að tryggja örugga fjarfundi. Möguleikinn á ólöglegum aðgangi að einkagögnum er meðal helstu öryggisvandamála við myndbandsfundi. Til að forðast innbrot og ólöglegan aðgang verða stjórnvöld að ganga úr skugga um að myndbandsfundahugbúnaðurinn sem þeir nota sé nægilega tryggður.
Möguleikinn á gagnaleka er enn eitt öryggisvandamálið með myndspjalli. Ríkisstjórnir þurfa að ganga úr skugga um að myndbandsráðstefnuhugbúnaðurinn sem þeir nota séu í samræmi við reglur um gagnaöryggi og að allar upplýsingar sem deilt er á fundinum séu verndaðar og öruggar.
Það eru nokkur atriði sem stjórnvöld ættu að leita að þegar þeir velja sér örugga myndfundaþjónustu.
WebRTC byggt hugbúnaður
WebRTC (Web Real-Time Communication) myndráðstefnur eru taldar öruggari en hefðbundnar myndfundaaðferðir af ýmsum ástæðum.
Til að byrja með er dulkóðun frá enda til enda notað af WebRTC til að tryggja gagnaflutning. Þetta þýðir að gögn eru dulkóðuð áður en þau fara úr tæki sendanda og aðeins viðtakandinn getur afkóðað þau. Þetta stöðvar ólöglegan aðgang að gögnum og útilokar nánast getu tölvuþrjóta til að stöðva eða stela gögnum á meðan þau eru send.
Í öðru lagi er engin þörf á að fá neinn viðbótarhugbúnað eða viðbætur vegna þess að WebRTC keyrir algjörlega í vafranum. Með því að gera þetta minnkar möguleikinn á því að auglýsingahugbúnaður eða sýkingar hlaðist niður í tæki, sem dregur úr öryggisáhættu sem þeim stafar af.
Í þriðja lagi notar WebRTC persónulega jafningjatengla, sem gerir kleift að senda upplýsingar á milli tækja án þess að þurfa utanaðkomandi netþjóna. Þetta dregur úr möguleikum á gagnaleka og tryggir að gögn séu örugg og persónuleg.
Almennt séð veitir WebRTC myndbandsfundur mikið öryggi, sem gerir það að frábærum valkosti fyrir fyrirtæki og hópa sem þurfa áreiðanlega og örugga myndfundarmöguleika.
Fullveldi gagna í þínu landi
Fullveldi gagna er sú hugmynd að upplýsingar verði að vera í samræmi við reglur og lög þjóðarinnar þar sem þeim er safnað, meðhöndlað og varðveitt. Fullveldi gagna í tengslum við myndbandsráðstefnur vísar til þeirrar hugmyndar að allar upplýsingar sem sendar eru á fundi, þar á meðal spjallskilaboð, mynd- og hljóðstraumar og skrár, séu undir stjórn þjóðarinnar þar sem fundurinn er haldinn.
Fullveldi gagna er nauðsynlegt til að auka öryggi myndspjalla því það tryggir að einkagögn falli enn undir reglur og lög þjóðarinnar þar sem ráðstefnan er haldin. Gögnin sem send voru á fundinum myndu lúta reglum um fullveldi bandarískra gagna, til dæmis ef bandarísk ríkisstofnun hélt myndsímtal við erlenda ríkisstofnun. Viðkvæmt efni myndi njóta góðs af auknu öryggislagi vegna þess að það falli undir gagnavernd og öryggisreglur og reglugerðir í Bandaríkjunum.
Fullveldi gagna hjálpar til við að koma í veg fyrir að erlend ríki eða stofnanir fái ólöglegan aðgang að gögnum. Lög um fullveldi gagna geta komið í veg fyrir að erlend stjórnvöld eða stofnanir fái eða öðlist trúnaðarupplýsingar sem sendar eru á fundum með því að tryggja að gögn haldist innan þjóðarinnar þar sem fundurinn fer fram.
Fullveldi gagna getur aðstoðað við að tryggja að myndfundapallar uppfylli staðbundnar reglur og reglugerðir um gagnavernd auk þess að bjóða upp á réttaröryggi fyrir einkagögn. Til dæmis, almenn gagnaverndarreglugerð (GDPR) um
Evrópusambandið leggur til að persónuupplýsingar íbúa ESB verði varðveittar innan ESB. Myndfundapallar geta tryggt að farið sé að svæðisbundnum gagnaverndarlögum og komið í veg fyrir hugsanlegar lagalegar afleiðingar með því að ganga úr skugga um að lögum um fullveldi gagna sé virt.
Á heildina litið er fullveldi gagna mikilvægt til að auka öryggi myndspjalla vegna þess að það býður upp á trúnaðarupplýsingar um réttarvernd og tryggir að farið sé að staðbundnum gagnaverndarlögum og reglugerðum.
Rétt samræmi eins og HIPAA og SOC2
Ríkisstjórnir ættu að íhuga vandlega SOC2 (Service Organization Control 2) og HIPAA fylgni þegar þeir velja myndfundaþjónustu vegna þess að þau tryggja að veitandinn hafi komið á fullnægjandi eftirliti til að tryggja trúnað, heiðarleika og aðgengi viðkvæmra upplýsinga.
Fyrirtæki sem hafa sannað samræmi við American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) traustþjónustuviðmið fá SOC2 fylgniviðurkenningu. Safni leiðbeininga sem kallast Trust Services Criteria er ætlað að leggja mat á öryggi, aðgengi, meðhöndlunarheilleika, leynd og friðhelgi þjónustuveitenda. Vegna þess að það tryggir að þjónustuveitan hafi gert nauðsynlegar ráðstafanir til að tryggja öryggi, heilleika og aðgengi gagna sem deilt er meðan á myndspjalli stendur, er SOC2 samræmi sérstaklega mikilvægt fyrir myndfundaþjónustu.
Stofnanir sem annast persónulegar heilsufarsupplýsingar verða að fylgja HIPAA reglugerðum (PHI). HIPAA setur sett fram kröfur sem fyrirtæki verða að fylgja til að vernda öryggi og öryggi PHI. HIPAA fylgni er mikilvægt fyrir alríkisstofnanir sem fást við heilbrigðisstarfsmenn sem og stofnanir sem hafa umsjón með heilsufarsupplýsingum, eins og heilbrigðis- og mannþjónusturáðuneytið.
Ríkisstofnanir geta fundið fyrir öryggi með því að vita að birgir myndfundaþjónustu þeirra hefur sett nauðsynlegar verndarráðstafanir til að vernda trúnaðargögn með því að velja einn sem er í samræmi við SOC2 og HIPAA. Þetta felur í sér öryggisráðstafanir eins og öryggisafrit af gögnum, aðgangstakmarkanir, dulkóðun og aðferðir til að endurheimta hörmungar. Að auki, SOC2 og HIPAA fylgni ábyrgist að þjónustuveitandinn hafi upplifað venjubundið mat og mat til að tryggja áframhaldandi fylgni við viðeigandi staðla og lög.
Ríkisgeirinn mun halda áfram að vera mjög háður myndbandssamskiptum þegar við nálgumst heim eftir heimsfaraldur. Ríkisstjórnir verða að fjárfesta í áreiðanlegum myndbandsráðstefnulausnum sem eru sérsniðnar að einstökum kröfum þeirra og sem sinna öryggismálum á réttan hátt.
Þarftu áreiðanlegan og öruggan myndráðstefnuvalkost fyrir fyrirtæki þitt við stjórnvöld? Callbridge er eini staðurinn til að fara. Háþróaðir öryggiseiginleikar á vettvangi okkar fela í sér dulkóðun frá enda til enda og að fylgja reglum um gagnavernd. Til að fá frekari upplýsingar um hvernig Callbridge getur aðstoðað stjórnvöld þín við að halda árangursríkar og öruggar fjarviðræður skaltu hafa samband við okkur strax. Frekari upplýsingar >>
