Mikutano ya mbali imekuwa sehemu muhimu ya jinsi kazi inavyofanywa kote ulimwenguni. Hata kama unaishi katika jiji kubwa, inasaidia kuziba pengo ikiwa uko katika sehemu moja ya jiji na ofisi yako iko katika nyingine. Simu za mkutano na mkutano wa video fanya ionekane kama hakuna umbali kati ya mtumaji na mpokeaji, kubadilisha njia ambayo tunawasiliana. Inashangaza sana kwamba tunaishi katika enzi ambapo tunaweza kuweka ofisi nchini Singapore, London, New York na akina mama wasio na nyumba wanaoishi katika vitongoji - wote kwa ukurasa mmoja wakifanya kazi pamoja.
Kwa hivyo kwa kuwa sasa kampuni yako ina watu wenye vipaji vya hali ya juu na umeanzisha mtindo mzuri wa mikutano, kuna unyanyapaa kwamba wasimamizi wanapendelea mikutano ya kibinafsi badala ya mikutano ya mbali. Ingawa hii ni kweli jadi, ndivyo pia uwezo wa kuzoea na kuweka wafanyikazi wa mbali na zana bora za biashara kwa tija zaidi, kujishughulisha (na usalama wa mtandao!) mikutano inayosababisha kupiga nambari na kuponda malengo.
Kwa kuwa sheria tofauti hutumika wakati hauko kwenye mkutano wa ana kwa ana, kuwa na mazungumzo kuhusu "sheria za dhahabu" huhusisha kila mtu ili kila usawazishaji uweze kuwasilishwa na kupokewa kwa njia inayopata matokeo. Hapa kuna sheria kuu za kukumbuka katika uhusiano wa kufanya kazi wa mbali:
KABLA YA MKUTANO
Jifahamishe Teknolojia yako
Kuwasha kamera ya video na kutuma nambari ya simu ya mkutano wako ni rahisi. Lakini kufahamiana kidogo na jinsi programu na vifaa vinavyoendesha vinaweza kukuweka vizuri ikiwa - mbinguni ikikataza - kuna ugumu wa kiteknolojia wakati wa mkutano wa mkutano. Kuzuia hiccups yoyote kwa kwenda mkondoni dakika 5 kabla ya ratiba ili uweze kuanzisha mapema; au uwe na mpango b tayari kuanza kuchukua hatua. Hata kufanya mazoezi ya kurekodi video ni hoja nzuri!
Ongeza Tabaka kwenye Nafasi Iliyoshirikiwa
Nafasi iliyoshirikiwa sio chumba cha mkutano. Kwa kweli, ni chumba cha mkutano ambacho kinashikilia nafasi zilizoshirikiwa kama chati kuu, an ubao mweupe mkondoni, skrini zilizoshirikiwa na zaidi. Wafanyakazi wa mbali wanaweza kuhisi jambo la pili bora kwa kuwa huko kwa kushawishiwa na mchanganyiko wa nafasi hizi wakati wa mkutano wa mkutano.
Weka Ajenda, Shiriki Kabla ya Wakati
Wito wa mkutano wa mbali unajumuisha juhudi na mipango ya kuhakikisha kila mtu anaweza kuhudhuria. Kwa kuangazia mada zilizofunikwa na kushiriki ajenda kabla, unaweza kuokoa wakati mzuri kwa kushikamana na mpango. Kwa njia hii, washiriki wanajua kinachokuja na wanaweza kusikiliza kikamilifu na pia kuja tayari na sehemu yao ya mkutano.
Alika Chagua chache
Kadiri idadi ya waliohudhuria kwenye mkutano huo inavyozidi kuongezeka, ndivyo matarajio ya kuchangia majadiliano yanavyopungua. Wahudhuriaji 1-10 ni bora.
WAKATI WA MKUTANO
Weka Lengo La Mkutano Mbele Na Katikati
Kwa maneno rahisi, mkumbushe kila mtu kile kinachohitajika kutimizwa mwishoni mwa wito wa mkutano. Andika kwenye ubao mweupe mkondoni, kwa mfano, ili kila mtu aweze kuiona wazi, na uitumie kushirikisha washiriki ikiwa wataacha njia wakati wa majadiliano.
Thibitisha Wajibu wa Wito wa Mkutano
Majukumu yanaweza kutolewa kwa wahudhuriaji tofauti kama msimamizi, mtunza muda na mwandishi ili kuzingatia alama zote za hatua na maamuzi yaliyotolewa. Kwa mikutano ya mara kwa mara, chora majina na badilisha majukumu kwa hivyo imeamuliwa mwanzoni mwa mkutano na - mshangao! - inaweza kuwa wewe! Hii uboreshaji utahakikisha watu wanakaa kushiriki.
Kila mtu Anapata Utangulizi
Wahudhuriaji wako tayari zaidi kushiriki katika simu ya mkutano wanapokuwa na ufahamu bora ni nani yuko kwenye wito pamoja nao. Utangulizi wa haraka wa kila mtu katika mkutano, (hata ikiwa kuna ikoni au picha) inaongeza mguso wa ubinadamu na hufanya wafanyikazi wa mbali kuhisi kuonekana na kusikia!
Tia moyo Mazungumzo Madogo Kidogo
Kuunganisha na wenzako wa mbali hufanya uwepo wao uonekane katika mkutano. Kukamata haraka siku yao, hali ya hewa, mipango ya wikendi - huwafanya wajisikie kama wanajulikana katika ulimwengu wa kweli na pia ulimwengu wa dijiti.
BAADA YA MKUTANO
Weka Pamoja Kufuatilia
Fupisha muhtasari wa hoja kuu na mafanikio ya mkutano utakaotumwa. Sehemu ambayo inafanya kuhusika? Ongeza kipengee cha kufurahisha na urafiki. Gif, video, au picha ya kuchekesha husaidia kuifanya barua pepe au ujumbe wa gumzo usikumbuke, ambayo kwa upande mwingine, itakuwa na kila mtu anayetazamia barua pepe inayofuata baada ya mikutano ya baadaye.
Taja Nambari
Afya na tija ya uhusiano wa kufanya kazi wa mbali unategemea kufikia malengo, kupiga nambari na kufikia malengo ya utendaji. Tenga muda wa kuzijadili katika mkutano, au tuma barua pepe ya ufuatiliaji inayoeleza mabadiliko, mafanikio, maboresho n.k.
Ruhusu programu ya Callbridge inayofanya vizuri sana ihusishe simu za mkutano wa biashara. Jukwaa lake la chumba cha mikutano cha darasa la kwanza huziba pengo la mikutano ya mtandaoni na ya ulimwengu halisi. Na huduma za kipekee za kushirikiana pamoja na kugawana skrini, kushiriki faili, kuwasilisha hati na gumzo la kikundi, Teknolojia ya kipekee ya kuona ya sauti ya Callbridge inakuza uhusiano wa kufanya kazi wa mbali.
