Videoneuvotteluista on kehittynyt keskeinen työkalu organisaatioille ympäri maailmaa vuorovaikutuksessa ja yhteistyössä maailmanlaajuisen epidemian seurauksena, joka saa ihmiset jäämään kotiin ja pitämään sosiaalista etäisyyttä. Videoneuvottelujen käyttöönotto julkisten verkkokeskustelujen järjestämiseen ei ole jäänyt taakse. Tässä blogiartikkelissa käydään läpi, kuinka hallitukset käyttävät videoneuvotteluja etäneuvotteluihin.
Online-kokousten hallinnolliset edut
Valtion teollisuus voi hyötyä videoneuvotteluista monin eri tavoin. Seuraavassa on joitain etuja videokeskustelun käytöstä etäkokouksissa:
Kustannussäästö:
Käyttämällä videoneuvottelua henkilökohtaisten keskustelujen sijaan voit säästää rahaa lentolipuista, majoituksesta ja muista liittyvistä kuluista. Tämä auttaa valtioita saavuttamaan merkittäviä taloudellisia säästöjä, jotka voidaan käyttää paremmin muualla.
Lisääntynyt tuottavuus:
Poistamalla ihmisten tarpeen matkustaa tiettyyn paikkaan, videoneuvottelut voivat lisätä tehokkuutta vähentämällä matka-aikaa Tämä osoittaa, että enemmän voidaan tehdä lyhyemmässä ajassa.
Parannettu saavutettavuus:
Niin kauan kuin osallistujilla on Internet-linkki, he voivat liittyä kokouksiin mistä tahansa videoneuvottelun avulla. Tämä parantaa saavutettavuutta yksinkertaistamalla ihmisiä, joiden olisi muuten vaikea matkustaa henkilökohtaisiin kokoontumisiin eri syistä, kuten sijainnista, kuljetuksesta tai muista syistä.
Parempi yhteistyö:
Videoneuvottelu mahdollistaa diaesitysten, papereiden ja muiden tiedostojen reaaliaikaisen tiedostojen jakamisen. Sen avulla organisaatiot voivat myös pitää huolellista lokia kokouksista transkriptioiden sekä kokouslokien ja yhteenvetojen avulla. Tämä tehostaa tiimityötä ja päätöksentekoa virtuaalitapaamisten aikana.
Erilaiset etäkonferenssiformaatit videoneuvotteluilla
Erilaisia kaukaisia kokoontumisia varten valtion teollisuus käyttää videoneuvotteluja. Nämä keskustelut voivat sisältää
Hallituksen kokoukset:
Hallitusneuvottelut ovat keskeinen vaihe hallinnon päätöksentekoprosessissa. Hallituksen jäsenet voivat osallistua kokouksiin verkossa videoneuvottelun kautta, mikä parantaa tuottavuutta ja lyhentää aikaa.
Kokoukset talossa:
Eduskunnan keskusteluja varten tarvitaan nyt videokonferenssi. Eduskunnan jäsenet voivat osallistua kokouksiin ja keskusteluihin etävideoneuvottelujen avulla, mikä helpottaa tehtäviensä suorittamista.
Kansainväliset konferenssit:
Hallituksen edustajat osallistuvat ulkomaisiin konferensseihin ja istuntoihin keskustellakseen maailmanlaajuisesti vaikuttavista ongelmista. Valtion edustajat voivat osallistua näihin konferensseihin verkossa videoneuvottelujen ansiosta, mikä alentaa matkakuluja ja laajentaa saavutettavuutta.
Oikeuden käsittelyt:
Videoneuvottelua käytetään myös oikeudenkäynneissä, jolloin todistajat ja asiantuntijat voivat osallistua tapauksiin etäältä. Tämä ylläpitää korkeaa vastuullisuutta ja avoimuutta säästäen samalla aikaa ja rahaa.
telelääketiede
Terveysalalla toimiville valtion järjestöille videokokouksista on tullut korvaamaton väline. Telelääketiede, jonka avulla terveydenhuollon tarjoajat voivat tarjota lääketieteellisiä palveluita virtuaalisesti videoneuvotteluteknologian avulla, on yksi tärkeimmistä sovelluksista terveysalan videokokoukset. Videoistunnot mahdollistavat tehokkaan yhteistyön ja viestinnän valtion järjestöjen ja terveydenhuollon toimijoiden, tutkijoiden ja muiden osapuolten välillä.
Terveys ja turvallisuus
Terveys- ja turvallisuusmääräysten noudattamisesta vastaavat valtion organisaatiot luottavat yhä enemmän videokokouksiin. Esimerkiksi työturvallisuuden tarkastamisesta vastaavat valtion organisaatiot ovat neuvotelleet ja neuvovat edelleen yrityksiä ja organisaatioita virtuaalisesti videokokousten kautta.
Esimerkkejä viranomaisista, jotka käyttävät videoneuvotteluja etäistunnoissa
Maailmanlaajuisesti useat hallinnot ovat jo alkaneet käyttää videoneuvotteluja online-keskusteluihin. Tässä on muutama tapaus:
Yhdysvaltain hallitus:
Yhdysvaltain hallitus on useiden vuosien ajan käyttänyt videopuheluita etäneuvotteluihin. Epidemian vuoksi videoneuvotteluista on tullut viime aikoina keskeistä. Yhdysvaltain parlamentti järjestää nyt etäisiä videokonferenssikokouksia kongressin yrityksille.
Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus:
Online-neuvotteluissa Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus käyttää myös videoneuvotteluja. Ison-Britannian parlamentti piti ensimmäisen virtuaalisen parlamenttiistuntonsa vuonna 2020, jolloin lainsäätäjät voivat osallistua keskusteluihin ja lähettää kyselyitä verkossa.
Australian hallitus:
Australian hallitus on käynyt etäneuvotteluja videoneuvottelujen avulla. Maan hallitus on pitänyt verkkokokouksia, joihin on osallistunut virtuaalisesti kansanedustajia kaikkialta maasta.
Intian hallitus:
Intian hallitus on käynyt etäneuvotteluja videoneuvottelujen kautta useiden vuosien ajan. Intian parlamentti on käyttänyt videoneuvottelua valiokuntien istuntoihin ja muihin merkittäviin tapahtumiin, mikä helpottaa jäsenten osallistumista etäältä.
Kanadan hallitus:
Kanadan hallitus on myös ottanut käyttöön videoneuvottelut etäkokouksia varten. Maan parlamentti on pitänyt virtuaalisia istuntoja, joiden avulla kansanedustajat ovat voineet osallistua keskusteluihin ja lainsäädäntötyöhön omasta paikastaan.
Videoneuvotteluihin liittyvät turvallisuusongelmat
Vaikka videoneuvotteluilla on monia etuja etäkokouksissa, on myös turvallisuuskysymyksiä, jotka hallitusten on käsiteltävä turvallisten etäkokousten takaamiseksi. Mahdollisuus laittomaan pääsyyn yksityisiin tietoihin on yksi videoneuvottelujen tärkeimmistä turvallisuuskysymyksistä. Hakkeroinnin ja laittoman maahantulon välttämiseksi hallitusten on varmistettava, että heidän käyttämänsä videoneuvotteluohjelmistot ovat asianmukaisesti suojattuja.
Tietovuotojen mahdollisuus on jälleen yksi videokeskustelun turvallisuusongelma. Hallitusten on varmistettava, että heidän käyttämänsä videoneuvotteluohjelmistot ovat tietoturvamääräysten mukaisia ja että kaikki kokouksen aikana jaetut tiedot ovat suojattuja ja turvallisia.
Hallitusten tulee ottaa huomioon muutamia asioita valitessaan suojattua videoneuvottelupalvelua.
WebRTC-pohjainen ohjelmisto
WebRTC (Web Real-Time Communication) -videoneuvottelua pidetään turvallisempana kuin perinteisiä videoneuvottelumenetelmiä useista syistä.
Aluksi WebRTC käyttää päästä päähän -salausta tiedonsiirron suojaamiseen. Tämä tarkoittaa, että tiedot salataan ennen kuin ne lähtevät lähettäjän laitteesta ja vain vastaanottaja voi purkaa sen salauksen. Tämä estää laittoman pääsyn tietoihin ja käytännössä eliminoi hakkereilta mahdollisuuden siepata tai varastaa tietoja niiden siirron aikana.
Toiseksi, ei tarvitse hankkia lisäohjelmistoja tai laajennuksia, koska WebRTC toimii täysin selaimessa. Näin tekemällä mainosohjelmien tai tartuntojen mahdollisuus latautua laitteille vähenee, mikä pienentää niiden aiheuttamaa tietoturvariskiä.
Kolmanneksi WebRTC käyttää yksityisiä vertaislinkkejä, mikä mahdollistaa tiedon lähettämisen laitteiden välillä ilman ulkoisten palvelimien tarvetta. Tämä vähentää tietovuotojen mahdollisuutta ja takaa tietojen turvallisuuden ja yksityisyyden.
Yleisesti ottaen WebRTC-videoneuvottelut tarjoavat korkean suojaustason, joten se on loistava vaihtoehto yrityksille ja ryhmille, jotka tarvitsevat luotettavia ja turvallisia videoneuvotteluvaihtoehtoja.
Tietojen itsemääräämisoikeus maassasi
Tietojen itsemääräämisoikeus on ajatus siitä, että tiedon on noudatettava sen maan sääntöjä ja lakeja, jossa niitä kerätään, käsitellään ja säilytetään. Tietosuvereniteetilla tarkoitetaan videoneuvottelun yhteydessä ajatusta, että kaikki kokouksen aikana lähetetty tieto, mukaan lukien chat-viestit, video- ja äänisyötteet sekä tiedostot, pysyvät sen maan hallinnassa, jossa kokous pidetään.
Tietosuvereniteetti on olennaista videokeskustelun turvallisuuden lisäämiseksi, sillä se varmistaa, että yksityiset tiedot ovat edelleen konferenssin järjestämisvaltion sääntöjen ja lakien alaisia. Kokouksen aikana välitettyihin tietoihin sovellettaisiin Yhdysvaltain tietosuojasääntöjä, esimerkiksi jos Yhdysvaltain valtion virasto kävisi videopuhelun ulkomaisen valtion viraston kanssa. Arkaluontoinen materiaali hyötyisi ylimääräisestä suojaustasosta, koska se kattaa Yhdysvaltojen tietosuoja- ja turvallisuussäännöt ja -määräykset.
Tietojen itsemääräämisoikeus auttaa estämään ulkomaisia valtioita tai organisaatioita saamasta laitonta pääsyä tietoihin. Tietojen itsemääräämisoikeutta koskevat lait voivat estää ulkomaisia hallituksia tai organisaatioita saamasta tai hankkimasta luottamuksellisia tietoja, jotka on välitetty kokousten aikana, varmistamalla, että tiedot pysyvät maassa, jossa kokous pidetään.
Tietojen itsemääräämisoikeus voi auttaa varmistamaan, että videoneuvottelualustat noudattavat paikallisia tietosuojasääntöjä ja -määräyksiä sekä tarjoavat oikeusturvaa yksityisille tiedoille. Esimerkiksi yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR).
Euroopan unioni velvoittaa säilyttämään EU:n asukkaiden henkilötiedot EU:ssa. Videoneuvottelualustat voivat taata alueellisten tietosuojalakien noudattamisen ja estää mahdolliset oikeudelliset seuraukset varmistamalla, että tietosuojalakeja noudatetaan.
Kaiken kaikkiaan tietojen riippumattomuus on ratkaisevan tärkeää videokeskustelun turvallisuuden lisäämiseksi, koska se tarjoaa luottamuksellisten tietojen oikeudellisen suojan ja varmistaa paikallisten tietosuojalakien ja -määräysten noudattamisen.
Asianmukainen yhteensopivuus, kuten HIPAA ja SOC2
Hallitusten tulee harkita tarkasti SOC2:n (Service Organisation Control 2) ja HIPAA:n vaatimustenmukaisuutta valitessaan videoneuvottelupalvelua, koska ne takaavat, että palveluntarjoaja on ottanut käyttöön riittävät valvontatoimenpiteet arkaluonteisten tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden turvaamiseksi.
Yrityksille, jotka ovat osoittaneet noudattavansa American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) -luottamuspalvelukriteerit, myönnetään SOC2-vaatimustenmukaisuusakkreditointi. Luottamuspalvelukriteerinä tunnetun ohjekokoelman tarkoituksena on arvioida palveluntarjoajien turvallisuutta, saavutettavuutta, käsittelyn eheyttä, salassapitoa ja yksityisyyttä. Koska se takaa, että palveluntarjoaja on toteuttanut tarvittavat toimenpiteet videokeskustelujen aikana jaetun tiedon turvallisuuden, eheyden ja saatavuuden turvaamiseksi, SOC2-yhteensopivuus on erityisen tärkeää videoneuvottelupalveluissa.
Yksityisiä terveystietoja käsittelevien organisaatioiden on noudatettava HIPAA-sääntöjä (PHI). HIPAA asettaa joukon vaatimuksia, joita yritysten on noudatettava suojellakseen PHI:n turvallisuutta. HIPAA-vaatimusten noudattaminen on tärkeää liittovaltion organisaatioille, jotka ovat tekemisissä terveydenhuollon tarjoajien kanssa, sekä organisaatioille, jotka hallinnoivat terveystietoja, kuten terveys- ja henkilöstöministeriö.
Valtion organisaatiot voivat tuntea olonsa turvalliseksi, kun he tietävät, että niiden videoneuvottelupalvelun toimittaja on ottanut käyttöön tarvittavat suojatoimenpiteet luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi valitsemalla SOC2- ja HIPAA-yhteensopivan palvelun. Tämä sisältää turvatoimenpiteet, kuten tietojen varmuuskopioinnit, pääsyrajoitukset, salauksen ja katastrofien palautusstrategiat. Lisäksi SOC2- ja HIPAA-yhteensopivuus takaa, että palveluntarjoaja on kokenut rutiiniarvioinnit ja -arvioinnit, jotka takaavat asiaankuuluvien standardien ja lakien jatkuvan noudattamisen.
Hallintosektori on jatkossakin vahvasti riippuvainen videoviestinnästä, kun lähestymme pandemian jälkeistä maailmaa. Hallitusten on investoitava luotettaviin videoneuvotteluratkaisuihin, jotka on räätälöity heidän ainutlaatuisiin tarpeisiinsa ja jotka käsittelevät asianmukaisesti turvallisuuskysymykset.
Tarvitsetko luotettavan ja turvallisen videoneuvotteluvaihtoehdon yrityksellesi valtion kanssa? Callbridge on ainoa paikka, jonne mennä. Kehittyneitä suojausominaisuuksia alustallamme ovat päästä päähän -salaus ja tietosuojamääräysten noudattaminen. Ota meihin heti yhteyttä saadaksesi lisätietoja siitä, kuinka Callbridge voi auttaa hallitustasi pitämään tehokkaita ja turvallisia etäneuvotteluja. Lue lisää >>
