जब आप एक ऑनलाइन मीटिंग की योजना बना रहे हों, तो आपको आशा से अधिक प्रतिभागियों पर ध्यान देना होगा! वास्तव में, आप उन्हें लगे रहने और उपस्थित होने के लिए प्रेरित करना चाहते हैं। ऐसा होने के लिए, आपकी ऑनलाइन मीटिंग को संरचित करने की आवश्यकता है। इसे डिजाइन करने की जरूरत है और आपके दर्शकों को पूरा किया गया.
आखिर मकसद क्या है वरना? प्रगति रिपोर्ट पर जाने के लिए सैनिकों को इकट्ठा करने में समय क्यों व्यतीत करें या एक पिच पर मंथन करने के लिए संचार की लाइनें खोलें यदि केवल ध्वनि सुनाई देती है तो क्रिकेट है?
अपनी ऑनलाइन मीटिंग के लिए अधिक इंटरैक्टिव दृष्टिकोण के साथ, आप उच्च जुड़ाव, जानकारी के बेहतर अवशोषण और अपनी सामग्री की अधिक गहन समझ की उम्मीद कर सकते हैं। शायद थोड़ा मज़ा भी!
आइए व्यापार के लिए नीचे उतरें - व्यावसायिक बैठकें, अर्थात्!
हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू के एक लेख के अनुसार, उच्च प्रबंधन, सी-लेवल के निष्पादन, और अन्य निर्णय लेने वाले अपना लगभग तीन-चौथाई समय कार्य प्रगति पर चर्चा करने के लिए दूसरों के साथ बैठक में बिताते हैं। बैठकों में बहुत समय व्यतीत होता है।
आइए दूरस्थ श्रमिकों के बारे में भी न भूलें। परिष्कृत प्रौद्योगिकी के लिए धन्यवाद, विभिन्न स्थानों में टीमों और सहयोगियों के साथ ऑनलाइन बैठकें संभव हैं लेकिन समय क्षेत्र, कनेक्टिविटी और समन्वय परियोजनाओं के साथ अभी भी चुनौतियां हैं। यह वह जगह है जहाँ बिताया गया समय खो सकता है या उसका दुरुपयोग हो सकता है।
क्या आप यह सुनिश्चित करने के लिए हर संभव प्रयास कर रहे हैं कि आपकी ऑनलाइन बैठकें उत्पादक हों और समय का सदुपयोग हो?
यदि आप देख रहे हैं:
- सहकर्मियों और दूरस्थ श्रमिकों के साथ समन्वय करने के सरल तरीके खोजें
- समय या दूरी की परवाह किए बिना जुड़े रहें
- बातचीत को फिर से जीवंत करें
- अधिक भागीदारी और प्रभावशीलता के लिए पुश करें
फिर बैठकों को अधिक संवादात्मक और प्रभावी बनाने के लिए उन्हें जीवंत बनाने के लिए यहां कुछ उपाय दिए गए हैं:
सबसे पहले, अपने आप से पूछें: क्या यह मुलाकात अनिवार्य है? क्या आपको वाकई इस बैठक को आयोजित करने की ज़रूरत है?
प्रतिभागियों को बातचीत और सहयोग करने के लिए आवाज, राय, निष्कर्ष और सूचनाओं के आदान-प्रदान को सुनना होगा। एक ऑनलाइन मीटिंग के उदाहरण में, एक एकालाप पर एक संवाद को प्राथमिकता दी जाती है।
अगर कोई ऐसी घोषणा या जानकारी है जिसमें प्रतिभागियों को जोड़ने या काम करने और केवल सुनने की आवश्यकता नहीं है, तो विचार करें कि आपका संदेश ईमेल में कैसे बेहतर अनुकूल हो सकता है। उन बैठकों के लिए जो संवादात्मक और आकर्षक हैं, प्रतिभागियों को केवल सुनने के लिए कहने से वे अपनी रुचि खो सकते हैं या दिखावा कर सकते हैं।
एक बार ऑनलाइन मीटिंग की सामग्री और उद्देश्य "आवश्यक" के रूप में स्थापित हो जाने के बाद, आगे क्या करना है:
12. उम्मीदें प्रबंधित करें
सहकर्मियों को पहले से बताकर कि उनकी भागीदारी आवश्यक है, उनके बीच सही मानसिकता विकसित करें। ऑनलाइन मीटिंग से पहले भेजे गए एजेंडे में, हर कोई क्या उम्मीद कर सकता है इसका एक सरल लेआउट प्रस्तुत करें।
समस्या का प्रदर्शन करें और प्रतिभागियों को बताएं कि उनके विचारों और इनपुट का अनुरोध किया गया है। यह उन्हें कुछ जमीनी नियम निर्धारित करने के साथ-साथ सोचने और समस्या को हल करने का समय प्रदान करता है।
साथ ही, उन्हें कुछ बुनियादी अपेक्षित शिष्टाचार बताएं, जैसे:
- जब आप बोल नहीं रहे हों तो "म्यूट" दबाएं
- खाने-पीने से परहेज करें
- फ़ोन को दूर रखें और अन्य विकर्षणों को विराम दें
11. सहकर्मियों के साथ चेक-इन
घर से काम करने वाले लाखों लोगों के साथ हाल ही में एक महामारी के आलोक में, दूरस्थ कार्य अलग-थलग महसूस कर सकता है। केवल सोमवार को एक बैठक की योजना बनाकर और साधारण प्रश्न से शुरू करके, "आपने इस सप्ताह के अंत में क्या किया?" आप भागीदारी प्राप्त कर सकते हैं और सहकर्मियों को खुलने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं।
इससे भी बेहतर, अपनी मीटिंग के आकार के आधार पर, इस परिचयात्मक समय का उपयोग करके सभी को अपने सहकर्मियों को उनके द्वारा किए गए किसी भी कार्य के लिए धन्यवाद देने के लिए प्रोत्साहित करें। चाहे वह कार्य छोटा हो या बड़ा, नाम लेकर या उनके कार्य की सराहना करके आभार व्यक्त करने से सभी को एक-दूसरे से जुड़ाव महसूस होता है। यह वर्चुअल प्लेटफॉर्म पर सामाजिक जुड़ाव को बढ़ावा देने का एक छोटा लेकिन प्रभावशाली तरीका है।
क्या आपकी टीम में कई दूरस्थ कार्यकर्ता शामिल हैं? बर्फ को तोड़ने में मदद करने और लोगों को सामाजिक दूरी या घर से काम करने के साथ कम अकेलापन महसूस कराने के लिए थोड़ा सा मज़ा इंजेक्ट करके सामाजिक बंधन की भावना पैदा करें:
- स्पाइस अप परिचय:
अजनबियों से भरा ऑनलाइन मीटिंग रूम? प्रतिभागियों को अपना परिचय देने के लिए आमंत्रित करें और एक विचित्र जानकारी दें:
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- उनका पसंदीदा कराओके गाना
- उनका सिग्नेचर होम कुक्ड डिश
- वे अब तक के सबसे अच्छे संगीत कार्यक्रम में गए
उन्हीं सहयोगियों के साथ ऑनलाइन मीटिंग रूम? परिचित चेहरों को इसमें आमंत्रित करें:
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- हाल ही में देखी गई एक अच्छी फिल्म के बारे में संक्षेप में चर्चा करें
- साझा करें कि उनका पालतू कैसा कर रहा है
- अपने शौक या निजी प्रोजेक्ट के बारे में खुलकर बात करें
- अपने दिमाग का उपयोग करो:
टीम निर्माण अभ्यास सिर्फ इसलिए नहीं करना चाहिए क्योंकि टीम के सदस्य अधिक बिखरे हुए हैं। समय से पहले मानदंड प्रदान करें ताकि प्रतिभागी तैयार दिख सकें। मीटिंग खोलने के अधिक दिलचस्प तरीके के लिए चरादे, या बलदरडश का एक छोटा ऑनलाइन प्रस्तुतीकरण आज़माएं। - अंदाजा लगाने का एक खेल खेलें:
लोगों को और अधिक व्यस्त रखने का एक अन्य तरीका यह है कि प्रत्येक प्रतिभागी को अपने दूरस्थ कार्य क्षेत्र में किसी आइटम का वर्णन करके ISpy का एक सरल संस्करण चलाने के लिए कहें।
10. समय से पहले अपनी मीटिंग एजेंडा बनाएं
यदि आपका मीटिंग एजेंडा स्पष्ट और स्पष्ट है, तो आप अपनी ऑनलाइन मीटिंग के साथ समान ROI की अपेक्षा कर सकते हैं! बिना किसी योजना या पूर्वविचार के, एक अस्पष्ट, गलत सूचना के साथ समन्वयन से भ्रम और समय बर्बाद होगा।
एक संरचित एजेंडा तैयार करें जो प्रमुख मुद्दों की रूपरेखा तैयार करता है, और उल्लेख करता है कि प्रतिभागियों से क्या आवश्यक और अपेक्षित है। कम से कम एक दिन पहले भेजें और जानकारी को शीघ्रता से प्रसारित करने के लिए अपने निमंत्रण और अनुस्मारक सेटिंग का उपयोग करना न भूलें।
9. अपनी तकनीक तैयार करें
तकनीक जितनी अद्भुत है, अभी भी ऐसे मौके आते हैं जब यह थोड़ा भद्दा हो सकता है। अपनी तकनीक का परीक्षण करके और सभी उपकरणों के चार्ज होने की जांच करके आश्वस्त महसूस करें कि सब कुछ सुचारू रूप से चल रहा है। पता करें कि आपके बिजली के आउटलेट कहां हैं और अपने चार्जर पास में रखें। अपने कैमरे, माइक्रोफ़ोन, इंटरनेट कनेक्शन का परीक्षण करें और अपनी ज़रूरत की किसी भी चीज़ पर विचार करें:
- क्या आपका प्रकाश बहुत उज्ज्वल या बहुत मंद है?
- क्या आप बहुत सारी अव्यवस्थाओं से घिरे हैं?
- क्या आप एक उच्च-यातायात क्षेत्र में हैं जहाँ लोग आ रहे हैं और जा रहे हैं?
- पिछली बार आपने अपना उपकरण कब बंद/रीसेट किया था?
इन बिंदुओं को प्री-मीटिंग एजेंडा ईमेल में शामिल करने पर विचार करें ताकि सभी को इसकी जानकारी हो।
8. अपनी डिलीवरी में जान फूंकें
निश्चित रूप से आप प्रमुख वस्तुओं को हटाकर अपनी ऑनलाइन मीटिंग को प्रभावी ढंग से चला सकते हैं, लेकिन आप लोगों को आकर्षित करने के लिए कुछ पिज्जाज़ भी जोड़ सकते हैं:
- आंदोलन को आमंत्रित करें
हम सभी जानते हैं कि काम में निवेश करना कितना आसान है। अपने डेस्क से उठना एक अच्छा विचार है, लेकिन जब आप आग बुझाने या एक लंबा ईमेल लिखने की स्थिति में हों तो इसे भुला दिया जा सकता है। अपनी ऑनलाइन मीटिंग के किसी बिंदु पर, प्रतिभागियों को अपना खून घुमाने के लिए इसे थोड़ा सा हिलाएं। अपने सिर के ऊपर अपनी बाहों को फैलाने या कुछ बार खड़े होने और बैठने या कुछ डेस्क स्ट्रेच करने जैसी साधारण हरकतें मस्तिष्क में ऑक्सीजन को बढ़ा सकती हैं और थकान और सुस्ती की भावनाओं को दूर करने का काम कर सकती हैं। - दृश्य जोड़ें
बातचीत को प्रोत्साहित करें और अपनी सामग्री को अपने दर्शकों तक पहुंचाएं
चमकीले रंग, वीडियो, फ़ोटो और तेज़ कॉल आउट का उपयोग करना। एक सरल समझने योग्य प्रस्तुति के साथ अपनी सामग्री को सुपाच्य और अविस्मरणीय बनाएं जो दृश्यों के उपयोग के साथ आकर्षक हो और शायद एक अच्छी तरह से रखा, उपयुक्त मेम! - रीयल-टाइम में फ़ीडबैक प्राप्त करें
मौके पर ही पोल आयोजित करके देखें कि लोग आपकी सामग्री को कैसे ग्रहण कर रहे हैं। ये पोल न केवल मनोरंजक होते हैं, बल्कि कार्यक्रम में रुकावट डालकर आपको वास्तविक समय की जानकारी भी प्रदान करते हैं जो बहुत उपयोगी होती है। यह तुरंत निर्णय लेने में सहायक होता है, सहभागिता बनाए रखता है और आगे की योजना बनाने में मदद करता है। इंटरैक्टिव पोल को विश्वसनीय संचार उपकरणों, जैसे कि सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल फोन सेवाओं के साथ जोड़कर उपयोग करें। साइबरन्यूज़ द्वारा मान्यता प्राप्तइससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि प्रतिक्रियाएं स्पष्ट रूप से दर्ज की जाएं और तकनीकी बाधाओं के बिना चर्चा सुचारू रूप से चलती रहे।"
7. प्रतिनिधि कार्य
जब लोग ऑनलाइन मीटिंग में कुछ योगदान देने के लिए ज़िम्मेदार होते हैं जैसे कि मॉडरेट करना, आइस-ब्रेकर गतिविधि चलाना या नोट्स लेना, प्रत्येक व्यक्ति जितना अधिक व्यस्त होगा। साथ ही, यह मीटिंग्स को छोटा रखने में मदद करता है। केवल उन लोगों को शामिल करके भूमिकाओं को स्पष्ट रखें, जिन्हें निर्णय लेने वाले, सलाहकार, इंटर्न आदि जैसे वहां रहने की आवश्यकता है।
- एक मॉडरेटर का चयन
एक मॉडरेटर सुनिश्चित करता है कि मीटिंग पटरी से न उतरे। उसका काम प्रौद्योगिकी पर नजर रखना, अधिकार के साथ नेतृत्व करना, जिसे इसकी आवश्यकता है उसे बोलने की अनुमति देना, रिकॉर्डिंग के लिए जिम्मेदार होना और यह देखना कि ऑडियो और वीडियो की गुणवत्ता का ध्यान रखा जाता है।
6. समय सीमा का पालन करें
जब आप अपने पास सीमित समय के बारे में जानते हैं, तो उत्पादकता में वृद्धि होती है। टाइम-कैप के साथ काम करना मीटिंग को "फ्रेम" करता है और इसे फोकस देता है। 10 मिनट के बफर के साथ प्रत्येक प्रमुख बिंदु के लिए एक विशिष्ट समय निर्दिष्ट करें। इस तरह हर कोई समय पर या समय से ठीक पहले समाप्त हो सकता है!
5. विकर्षणों को दूर करें
ऑनलाइन मीटिंग के दौरान अपने ईमेल की जांच करना या अपने फ़ोन पर एक नज़र डालना आसान (और अत्यधिक सामान्य) है। समय पर टिके रहें और शुरुआत से ही विकर्षणों को दूर करके प्रलोभन से बचें: अपने लैपटॉप पर टैब बंद करें, अपने फोन को साइलेंट (या हवाई जहाज मोड!) बाद के लिए स्नैकिंग!
(alt-tag: सुबह-सुबह खिड़की के पास खुले लैपटॉप पर काम करके डेस्क पर बैठी महिला)
4. सहयोग को बढ़ावा देना
प्रतिभागियों से विचार उत्पन्न करने के लिए ऑनलाइन मीटिंग का उपयोग करें। थिंक टैंक या विचार-मंथन सत्र की विशेषताओं पर विचार करने के लिए कुछ समय निकालें। लोगों को अपने विचारों के साथ आने दें या दूसरों के विचारों से पीछे हटें; रचनात्मक रस बहने के लिए ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड जैसी सुविधा का प्रयास करें।
3. खेलों को शामिल करें
यहाँ Gamification, आप छत के माध्यम से शूट करने के लिए अपनी ऑनलाइन मीटिंग में अन्तरक्रियाशीलता के स्तरों की अपेक्षा कर सकते हैं! शुरुआत में एक छोटा सा प्रश्न शामिल करें और प्रतिभागियों को इसका अनुसरण करने के लिए कहें। इन्हें भी प्रोत्साहन दिया जा सकता है - विस्तारित लंच, कंपनी स्वैग, जल्दी छुट्टी, आदि। उदाहरण के लिए:
- पूरी स्लाइड में एम्बेड करने के लिए एक छवि या चरित्र का चयन करें और प्रतिभागियों को यह उत्तर देने के लिए कहें कि इसे पूरी प्रस्तुति में कितनी बार देखा गया।
- प्रतिभागियों की सामग्री की समझ का परीक्षण करने के लिए अंत में एक सरल प्रश्नोत्तरी फेंकें।
- सहकर्मियों से उद्धरण एकत्र करें और उन्हें अनुमान लगाएं कि किसने क्या कहा।
2. अच्छी तरह से स्पष्ट कार्रवाई आइटम के साथ समाप्त करें
एक ऑनलाइन मीटिंग का उद्देश्य प्रतिभागियों को इकट्ठा करना और अगले चरण की दिशा में प्रगति करने के लिए एक साथ आना है। यह केवल स्पष्ट कार्रवाई आइटम के साथ किया जा सकता है। जब सभी को इस बात की जानकारी होगी कि उन्हें क्या करना है, तभी चीजें हो सकती हैं। बैठक समाप्त होने से पहले, जांच लें कि प्रतिभागी अपनी भूमिका के बारे में स्पष्ट हैं। जिस पर चर्चा की गई थी और उस व्यक्ति को काम के लिए सौंपने पर कुछ क्षण बिताएं।
1. सारांश साझा करें
ऑनलाइन मीटिंग में बहुत कुछ हो सकता है। बहुत सारे विचार, सुझाव और राय इधर-उधर फेंक दी जाती हैं, यही वजह है कि अच्छी तरह से संक्षेपित नोट्स सिंक की अखंडता को बनाए रखने में प्रभावी होते हैं।
वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर चुनें जो रिकॉर्डिंग सुविधा और या एआई क्षमताओं के साथ आता है जो सब कुछ नीचे चला गया है। मैन्युअल रूप से नोट्स लेना हमेशा एक अच्छा विचार है, लेकिन जब आपके पास पृष्ठभूमि में आपके लिए तकनीक काम कर रही हो, तो आप मीटिंग के दौरान प्रदर्शन कर सकते हैं, यह जानते हुए कि बाकी का ध्यान रखा गया है।
आपकी अगली ऑनलाइन मीटिंग को चमकदार बनाने के लिए यहां कुछ और तरकीबें दी गई हैं:
- अपनी मीटिंग के सभी टचप्वाइंट पर अपने ब्रांड को प्रदर्शित करें
संभावनाओं के लिए पिचिंग? अपना स्वयं का संदेश रिकॉर्ड करें जो आपकी कंपनी का नाम, स्लोगन और महत्वपूर्ण घोषणाओं का परिचय देता है जबकि प्रतिभागी अनुकूलन योग्य ऑनलाइन बैठक कक्ष. उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस पर अपने लोगो और ब्रांड के रंगों के साथ एक शानदार और पेशेवर पहला प्रभाव बनाएं। - लेगवर्क करने के लिए एआई का प्रयोग करें
एक ऑनलाइन मीटिंग में, आप अग्रगामी कार्य कर रहे हैं। चुनें वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग समाधान जो बाद में आसान खोज के लिए ट्रांसक्रिप्शन, स्पीकर टैग और दिनांक टिकट प्रदान करने के लिए पृष्ठभूमि में काम करता है। - "बताएं" के बजाय "दिखाएं" के लिए स्क्रीन शेयर हिट करें
उसके साथ स्क्रीन साझेदारी विकल्प, एक ऑनलाइन मीटिंग के दौरान कठिन-से-व्याख्यात्मक प्रदर्शनों और उत्पाद सुविधाओं को नेविगेट करना अब आसान हो गया है। हर कोई समझ सकता है कि आप क्या कह रहे हैं जब वे इसे अपनी आंखों के सामने देख पा रहे हैं। प्रतिभागियों को उसी पृष्ठ पर लाएं जब कार्रवाई के प्रत्येक पाठ्यक्रम को रीयल-टाइम में दिखाया जा सके।
कॉलब्रिज को अपनी ऑनलाइन मीटिंग्स को मज़बूत करने दें। परिष्कृत तकनीक, अनुकूलन योग्य सुविधाओं और सहज रूप से डिज़ाइन किए गए उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के साथ, आपकी बैठकें अभी और अधिक रोचक और उत्पादक हो गई हैं।
